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Erfolgsgeschichte

Wie Degreed Transparenz über seine Softwareausgaben schafft

Industrie

IT & Services

Hauptsitz

Pleasanton,
Kalifornien, USA

Mitarbeiteranzahl

<600

Ergebnisse

  • 30% genauere jährliche Software-Prognosen
  • 16% SaaS-Kosteneinsparungen im ersten Jahr
  • 400% ROI der LeanIX SaaS Management Platform (SMP)

Die Herausforderung

SaaS-Ausgaben kontrollieren

Degreed hilft Unternehmen bei der Qualifizierung und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter. Das Lern- und Talentsystem von Degreed wird von Hunderten der größten Unternehmen weltweit genutzt, damit ihre Mitarbeiter gefragte Fähig- und Fertigkeiten entwickeln sowie leistungsfähiger und anpassungsfähiger werden.

Natürlich hat das Wachstum von Degreed zur Folge, dass sich einige Teams anpassen müssen, um mit der rasanten Entwicklung des Unternehmens Schritt halten zu können. Zac Makin, Vice President von FP&A, erinnert sich an ein Meeting mit einer Abteilung, in dem der Ist- und Sollzustand des Budgets besprochen wurde. Sein Team wurde gefragt, wie viel für eine bestimmte Softwarelizenz bezahlt werde. Makin blickt mit Sorge auf diese Situation zurück: „Die Beantwortung dieser Frage hat mehr Mühe gekostet, als es eigentlich sollte. Es war peinlich.“

Wie in vielen anderen Unternehmen bewegte sich SaaS-Management auch bei Degreed zwischen zwei Welten. „Unser Infosec-Team hat unsere Lizenzen per Google Sheets verwaltet“, sagt Makin. „Aber sie waren natürlich auf die Informationen der Budget Owner angewiesen, die ihnen umgehend mitteilen, welche Software sie erworben haben.“ Das Finanz-Team verfolgte eine andere Herangehensweise. Die Verwaltung von Accounting-Software und Nachverfolgung von Anbietern, Abonnements und Daten durch eine Vielzahl sogenannter Prepaid Journal Entries in Abacus und Bill.com war unzuverlässig. „Auch wenn wir Hunderte Softwareapplikationen zählten, fehlte es uns dennoch an Transparenz zur angemessenen Verwaltung all dieser Applikationen.“

„Die Verwaltung von Mitarbeiter- und Softwareausgaben gestaltet sich am schwierigsten. [LeanIX SaaS Management Platform] hat hier eine große Last von unseren Schultern genommen.“

Zac Makin,
VP FP&A, Degreed

Zac Makin

Die Lösung

LeanIX SaaS Management Platform

Auch wenn der Budgetierungsprozess der Finanzabteilung den Industriestandards entsprach, wollte das Team nicht einfach mit der breiten Masse schwimmen.

„Wir geben jedes Jahr Beträge im siebenstelligen Bereich für unsere Software aus“, erklärt Makin. „Mit jeder neuen Applikation, die wir entdecken, schaffen wir Transparenz über unsere SaaS-Landschaft und können konkrete Kosteneinsparungen erzielen.“

„Auch wenn wir Hunderte Softwareapplikationen zählten, fehlte es uns dennoch an Transparenz zur angemessenen Verwaltung all dieser Applikationen.“

Zac Makin, VP FP&A, Degreed

 

Der CFO von Degreed beauftragte Makin damit, eine Lösung für dieses Problem zu finden. Einige Tage später kam ein zufälliger Anruf von LeanIX. Die Plattform erfüllte alle Anforderungen von Makin und seinen Infosec-Kollegen: LeanIX SaaS Management Platform ist erschwinglich, sicher und einfach in der Implementierung.

 

Der Erfolg

LeanIX wird Teil des Freigabegremiums für Softwarebeschaffungen

„Wir haben mit der Lösung bereits mehr als 74.000 US-Dollar (beinahe 400% des ROI) eingespart“, sagt Makin. Er ist dankbar für die Stunden, die sich durch schnellere Entscheidungen zu Vertragserneuerungen sowie das Wegfallen von Kalkulationstabellen und der Suche nach Budgetverantwortlichen einsparen lassen. Die jährlichen Software-Prognosen von FP&A sind jetzt um 30% genauer.

Zudem hat das Unternehmen seine Sicherheitsvorkehrungen verschärft. „Wir haben ein Freigabegremium für Softwarebeschaffungen ins Leben gerufen, dessen Mitglieder leitende Positionen in den Bereichen Finanzen, Infosec, Vertragsmanagement und Datenmanagement innehaben.“ Die Benachrichtigungen und Warnungen für anstehende Vertragsverlängerungen von LeanIX sind häufig die Gesprächs- und Diskussionsgrundlage der Meetings. Vor Vertragsverlängerung wird jede Software überprüft und von den verantwortlichen Teams gegengezeichnet. 

Jeder SaaS-Owner wird seitens des Gremiums zu LeanIX eingeladen und dazu aufgefordert, die Beschaffungsdetails und Zugangsdaten regelmäßig zu aktualisieren. Die Owner müssen zudem einen Business Case für jeden neuen Softwarekauf oder jede Vertragsverlängerung erstellen. „Wir berücksichtigen die Business Cases, bevor wir grünes Licht für Vertragsverlängerungen geben“, sagt Makin. 

(Übersetzung aus dem Englischen)

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