Erfolgsgeschichte

Wie Lucid Software mithilfe von SaaS-Management Kosten reduziert und IT-Effizienz steigert

Industrie

Technologie

Hauptsitz

Utah, USA

Mitarbeiter

> 1200

Ergebnisse

10% verbesserte IT-Betriebseffizienz
100 weniger Anfragen an das IT Help Desk pro Quartal
2x ROI basierend auf direkten Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung im Team
Go-Live des App Catalog und verbesserte Prozesse für die Softwarebeschaffung

DIE HERAUSFORDERUNG

Doppelte Software, doppelte Arbeit

In den ersten Jahren seiner Unternehmensgeschichte hat Lucid neue SaaS-Tools eingeführt, um alltägliche Herausforderungen erfolgreich zu überwinden und das organische Wachstum zu unterstützen.

Das Unternehmen verfügte über keinen zentralisierten Prozess, geschweige denn über ein Beschaffungssystem zur Verwaltung der SaaS-Käufe. Mitarbeiter schlossen SaaS-Abonnements einfach über ihre Firmenkreditkarten ab und ließen sich die Rechnungen anschließend erstatten.

Dies führte zu einer Vielzahl von Herausforderungen. Da Teams häufig Applikationen unabhängig von anderen Teams kauften und nutzten, bezahlte Lucid am Ende für mehrere Abonnements derselben Software mit unterschiedlichen Geschäftsbedingungen. Und da verschiedene Teams den Beschaffungsprozess für dieselbe Software durchliefen, kam es zu doppeltem Arbeitsaufwand.

Zusätzlich zu den bereits angesprochenen Beschaffungsproblemen fehlte dem IT-Team laut David Torgerson, VP of Infrastructure and IT bei Lucid, ein proaktiver Prozess für die sicherheitstechnische und rechtliche Überprüfung der gekauften Software. Dies resultierte in einem erhöhten Sicherheits- und Geschäftsrisiko.

„Wir mögen zwar nicht in einer regulierten Branche tätig sein, aber unsere Kunden sind es“, so David Torgerson. Deswegen sei die Sicherheitsüberprüfung interner Software von entscheidender Bedeutung.

„Auf unserem Weg hin zum SaaS-Management gab es einige Aha-Momente. Der größte war wohl die Tatsache, dass wir alle Abonnements für dasselbe Tool mit unterschiedlichen Rabatten und Konditionen identifiziert hatten. Das mussten wir ändern.“

David Torgerson,
VP of Infrastructure and IT, Lucid Software

Das Team konnte zwar die Gesamtbetriebskosten seiner SaaS-Landschaft berechnen – zunächst durch die Analyse von Finanzdaten aus Erstattungen und später durch die Implementierung von Coupa als Beschaffungssystem – hatte aber keinen Einblick in die geschäftlichen Gründe, die die Mitarbeiter zum Kauf der jeweiligen Applikationen bewegt hatten.

„Während die finanziellen Aspekte klar waren, wussten wir nicht, warum genau das Tool gekauft wurde“, so David.

Abgesehen von den Kosten fehlte dem Team eine umfassende und zuverlässige Übersicht über die IT-Assets, die das Unternehmen besaß.

Einmal erhielt das IT Help Desk etwa eine dringende E-Mail: Das Sales Dialing Tool war ausgefallen. Als sich das Team an die Arbeit machte, um das Problem zu lösen, wurde schnell klar, dass niemand im IT-Team überhaupt von der Existenz des Tools wusste.

„Es war gekauft, eingeführt und im Sales-Team eingesetzt worden, ohne dass jemand etwas davon wusste“, erinnert sich Ana Coles, IT Help Desk Managerin. Das IT-Team löste das Problem, aber wusste gleichzeitig, dass es die Kontrolle über seinen gesamten SaaS-Stack zurückerlangen musste.

David, Ana und das Lucid-Team wollten einen vollständigen Überblick über ihren SaaS-Stack, einen festgelegten SaaS-Beschaffungsprozess und einen konsistenten Überprüfungsprozess für Softwarekäufe – aus rechtlicher, sicherheitstechnischer und finanzieller Sicht. Außerdem wollten sie ihre SaaS-Landschaft durch die Rationalisierung von Applikationen, Ausphasung redundanter Software und Konsolidierung von Verträgen optimieren.

Deswegen setzte das Unternehmen auf eine SaaS-Management-Plattform.

Die Lösung

Geringere Kosten und die richtigen Abonnements dank SaaS-Management

Lucid kaufte zum ersten Mal im Jahr 2018 eine „SaaS-Management“-Lösung – das macht das Unternehmen angesichts der relativen Neuheit der Kategorie zu einem Early Adopter.

David, Ana und das Team konzentrierten sich zuerst darauf, die SaaS-Kosten unter Kontrolle zu bekommen. Der erste Schritt war die Konsolidierung von Informationen über die mehr als 300 SaaS-Applikationen in ihrer neuen Plattform – Informationen zu den Kosten, der Lizenzanzahl und der Nutzung. Der nächste Schritt bestand darin, mithilfe der gewonnenen Erkenntnisse Kosteneinsparungen zu erzielen. Diese Bemühungen wurden mit ersten positiven Ergebnissen belohnt.

„Innerhalb weniger Monate konnten wir so viel Geld einsparen, dass sich das Tool bereits amortisiert hat“, so David.

„Auf diesem Weg gab es einige Aha-Momente. Der größte war wohl die Tatsache, dass wir alle Abonnements für dasselbe Tool mit unterschiedlichen Rabatten und Konditionen identifiziert hatten. Das mussten wir ändern“, erinnert sich David.

Das Team deckte auch eine Menge ungenutzter Lizenzen auf. Dies war ein weiteres Zeichen dafür, dass sich niemand im Unternehmen für die SaaS-Applikationen der unterschiedlichen Geschäftsbereiche verantwortlich fühlte.

Durch die Einführung und konsequente Nutzung von SaaS-Management fand das Team immer wieder neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung.

„Wir haben etwa herausgefunden, dass Asana, ein Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool, eine Nutzungsrate von 30% hatte, obwohl es unternehmensweit eingesetzt wurde. Anstatt die Lizenzanzahl zu reduzieren, wählten wir einen anderen Weg und konzentrierten uns darauf, die Benutzerakzeptanz zu erhöhen“, erklärt David.

„Wir führten Schulungen durch, sprachen mit verschiedenen Teams und halfen ihnen dabei, den Mehrwert der Reporterstellung zu erkennen und für sich zu nutzen. Wir haben es geschafft, die Zusammenarbeit und Produktivität zu steigern. Das bezeichnen wir als ‚indirekte‘ Kosteneinsparungen“, fügt Ana hinzu.

Das Team konzentrierte sich zunächst darauf, die SaaS-Kosten unter Kontrolle zu bekommen. Es startete mit der Konsolidierung von Informationen über die mehr als 300 SaaS-Applikationen. Der nächste Schritt bestand darin, mithilfe der gewonnenen Erkenntnisse Kosteneinsparungen zu erzielen.

Danach wandte sich das Team dem Softwarebeschaffungsprozess zu. Es führte einen Application Catalog ein: ein zentraler Ort, an dem Mitarbeiter nach Applikationen zur Lösung eines Geschäftsproblems suchen können. Der Catalog enthielt Informationen zu den Applikationen, den Verträgen, Geschäftsbedingungen und Lizenzen. Außerdem wurden dort die Application Owner, also die Applikationsverantwortlichen, die Admins und die Business Owner aufgelistet.

Aber das Team ging noch einen Schritt weiter: Es verbesserte auch den Beschaffungsprozess für neue Tools, indem es einen Tech Counsel bestehend aus Stakeholdern aus dem gesamten Unternehmen einrichtete, der für die Genehmigung neuer Softwareanfragen zuständig ist.

„Der Tech Counsel besteht aus Personen, die mit den Technologien in ihren Abteilungen vertraut sind und die Befugnis haben, Anfragen zu genehmigen. Wir wollten einen unkomplizierten Prozess für die Endbenutzer einführen und gleichzeitig unserer IT-Abteilung dabei helfen, weniger Zeit mit der Suche nach einer Lösung zu verbringen. Außerdem wollten wir sicherstellen, dass unsere Legal-, Sicherheits- und Beschaffungsteams nicht unwissentlich an denselben Dingen arbeiten und somit Doppelarbeit leisten“, erklärt David.

Der Erfolg und die Zukunft

Effiziente Verwaltung der gesamten IT-Landschaft

Nach der Einführung der geeigneten Prozesse konnte das Team von David und Ana einen deutlichen Rückgang in den Anfragen nach SaaS-Applikationen feststellen, die es bereits im Unternehmen gab oder die keinen Mehrwert boten.

„Wir haben einige bemerkenswerte Ergebnisse erzielt. Wir konnten die IT-Effizienz innerhalb der ersten Monate um 10% steigern, die IT-Antwortzeiten verkürzen und die Anfragen an das IT Help Desk pro Quartal erheblich reduzieren“, berichtet Ana.

Die Ergebnisse lassen sich in einer einfachen Gleichung zusammenfassen: Schnellere Antwortzeit + glücklichere Teams = besserer Kundenservice.

„Da eine teamübergreifende Abstimmung für die Entwicklung von kundenrelevanten Tools unerlässlich ist, hilft uns dieser Prozess dabei, unsere Kernaufgabe als Support-Team zu erfüllen.“

„Wir haben einige bemerkenswerte Ergebnisse erzielt. Wir konnten die IT-Effizienz steigern, die IT-Antwortzeiten verkürzen und die Anfragen an das IT Help Desk erheblich reduzieren.“

Ana Coles,
IT Helpdesk Managerin, Lucid Software

Das Lucid-Team konnte mit LeanIX in mehreren Bereichen Ergebnisse erzielen.

„LeanIX ist ein Tool, das Kollegen miteinander ins Gespräch bringt. Einer der größten Erfolge war für mich die engere Zusammenarbeit zwischen internen Stakeholdern. Dank der neugewonnenen Informationen zu Applikationen, Nutzung, Kosten, etc., konnten wir sinnvolle Gespräche über Software anstoßen und abteilungsübergreifende Silos aufbrechen“, so Ana.

Mit LeanIX SMP möchte das Lucid-Team seine Applikationslandschaft vollständig von Duplikaten befreien und sein Lizenzportfolio kontinuierlich optimieren. Aber das ist nur der Anfang. Seit Kurzem setzt das Unternehmen auch auf LeanIX EAM, um die gesamte IT-Landschaft zu verwalten.

„Wir wollen uns nicht nur auf SaaS fokussieren, sondern unsere Arbeit auf das gesamte Applikationsportfolio ausweiten. Wir wollen mit der Planung der Ziellandschaft beginnen und uns dabei auf genaue Prognosen sowie Budgets stützen und gleichzeitig eng an unseren Geschäftszielen orientieren“, erklärt David.

„Die Stakeholder haben das ‚Fact Sheet‘-Konzept schnell verstanden und angenommen. Wir haben sofort eine Veränderung in der Denkweise feststellen können, da die Mitarbeiter nicht mehr nur über die Applikationsfunktionalität nachdenken. Auf einmal sind der Business Fit und die unterstützten Business Capabilities Gesprächsthema“, fügt Ana hinzu.

David und sein Team planen weitere Effizienzsteigerungen und setzen auf LeanIX EAM, um die IT-Komplexität zu reduzieren und die Transparenz im gesamten Unternehmen zu erhöhen.

[Übersetzung aus dem Englischen]

„Wir haben gerade die ersten Schritte im Application Portfolio Management getan. Aber mit LeanIX als Unterstützung und Wegweiser an unserer Seite bin ich mir sicher, dass wir auch in Zukunft an unseren Erfolg anknüpfen werden können.“