Wie die Universität Nottingham Supportprozesse für Studierende neu definiert

Die Universität Nottingham hat preisgekrönte Campus-Anlagen im Vereinigten Königreich, China und Malaysia, in denen eine globale akademische Gemeinschaft bestehend aus 44.000 Studierenden und 9.000 Mitarbeitern beherbergt wird. Sie wird regelmäßig unter den weltweit führenden Universitäten gerankt. Diese Entwicklung hin zu einer globalen Universität hat die Komplexität in der IT vervielfacht.

Im gesamten Netzwerk fehlte es an einheitlichen administrativen Prozessen und unterstützenden Applikationen, wodurch sich die Integration neuer Applikationen zunehmend schwieriger gestaltete. Da die Universität keine zentrale Informationsplattform nutzte, konnten Projekte nur langsam gestartet werden – aufgrund der mangelnden Transparenz waren die Auswirkungen der Projekte auf die IT-Landschaft nicht ersichtlich. Durch die angehäuften technischen Schulden und unübersichtlichen Prozesse war es der Universität kaum möglich, ihre Services den Bedürfnissen der Studierenden und Wissenschaftler anzupassen. Die Universität Nottingham musste also einen Weg finden, die IT-Landschaft zu aktualisieren, um die unterschiedlichen internationalen Campus-Standorte zu integrieren, Kosten zu senken und die strategische Entscheidungsfindung zu optimieren.

Globale Programme für bessere Supportprozesse und hervorragende Forschungsinformationsservices

Das Programm für Forschungsinformationsservices ist ein gesondertes Arbeitsprogramm zur Konsolidierung von Systemen, Reduzierung wiederholter Eingaben und Einrichtung herausragender Supportprozesse für die Forschung. Gleichzeitig wurde ein Multimillionen-Pfund schweres Programm namens „Project Transform“ ins Leben gerufen, mithilfe dessen die Studierendenerfahrung modernisiert und neu definiert werden sollte, indem die administrativen Geschäftsprozesse und die unterstützenden Systeme aufeinander abgestimmt werden.

Globale Integration des „Campus“-Finanzmoduls

Die Einführung und Integration der Peoplesoft-Lösung „Campus“ von Oracle in die bestehende IT-Landschaft war eine große Aufgabe für die Universität. Das Programm wurde anhand der Business Capabilities in unterschiedliche Workstreams aufgeteilt. Die Verbesserung der finanziellen Abläufe für Studierende war ein zentraler Bestandteil der gesamten Neugestaltung. Das Modul „Campus Student Financials“ wurde das zentrale System für die Verwaltung von Finanzdaten der Studierenden weltweit.

Dafür mussten verschiedene Zahlungsanbieter, Buchhaltungssystem und Systeme für Studiengebühren in die Komponente „Student Self Service“ der „Campus-Software“ integriert werden. Für die Planung einer derart komplexen Integration war es unabdingbar, dass alle beteiligten IT-Stakeholder weltweit mit einheitlichen Informationen arbeiteten. In der Vergangenheit hat sich besonders die Datenzentralisierung als problematisch erwiesen.

Projektgestaltung mit intelligenter Automatisierung

Das EA-Team von Mark Griffin war für alle Daten der IT-Landschaft verantwortlich.

LeanIX ist eine ideale Datenplattform, in der alle für die Gestaltung von Projekten erforderlichen Informationen zentral zugänglich sind: Welche Prozesse und Capabilities befinden sich im Projektumfang? Welche Capabilities werden durch vielfältige Änderungen beeinflusst? Wie wird sich die Applikation „Campus“ in die bestehende IT-Architektur einfügen? Welche technischen Komponenten und Datenobjekte sind durch neue Schnittstellen betroffen? Welche Systeme und Integrationen müssen abgeschafft werden? Welche Änderungen sind als Nächstes notwendig?

Da Informationen zu Technologien, Applikationen und Capabilities in LeanIX festgehalten werden, kann die Universität Nottingham ihre IT-Landschaft ohne großen Aufwand bewerten und gezielt die nächsten Schritte ermitteln.

Die hohe EA-Datenqualität ermöglicht bessere strategische Entscheidungen und verringert gleichzeitig technologische Schwächen und Risiken. Anstatt diese Informationen immer wieder für jedes Projekt von Stakeholdern einzuholen, entschied sich das Team, einen neuen Weg einzuschlagen. Alle für die Gestaltung der Architektur wichtigen Informationen wurden zunächst in LeanIX zusammengetragen, wobei für die initiale Datenerhebung mit Stakeholdern aus Business und IT zusammengearbeitet wurde. Das Team verfolgt eine sogenannte „LeanIX first“-Richtlinie: Alle EA-Informationen werden zuerst in LeanIX gepflegt und erst danach für andere Dokumentationen verwendet.

Innerhalb weniger Tage entwickelte das Team einen automatisierten Prozess zur Erstellung standardmäßiger Projektdokumente, indem Daten über die LeanIX REST API in Microsoft Word-Dokumente gespeist wurden. Mit einem Mausklick wurde die Arbeit, die früher Tage in Anspruch genommen hatte, in Sekunden erledigt.

Darüber hinaus konnten die neu generierten Dokumente in visuell ansprechenden Diagrammen und Reports dargestellt werden. Zudem unterstützen einheitliche Benennungs-IDs ein globales Dokumentmanagement für das Integrationsprojekt.

(Übersetzung aus dem Englischen)