LeanIX Continuous Transformation Platform®
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In diesem Guide wird erklärt, wie Sie SaaS-Verträge und -Vereinbarungen detailliert dokumentieren und verwalten können, worauf Sie achten müssen und wie Sie Ihre Verhandlungsposition gegenüber Ihrem SaaS-Anbieter ausbauen können.
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SaaS-Verträge sind meist sehr lang und können ziemlich überwältigend sein, weswegen wichtige Details häufig übersehen werden. Als potenzieller SaaS-Kunde sollte eine Ihrer wichtigsten Sorgen die Tatsache sein, dass Sie einem externen SaaS-Anbieter die Kontrolle über Ihre Daten übertragen. Denken Sie daran, dass Datenschutzverletzungen äußerst kostspielig sein und den Ruf Ihres Unternehmens langfristig schädigen können. Häufig werden in Unternehmen die SLAs von SaaS-Verträgen erst nach einem solchen Sicherheitsvorfall überprüft.
Deswegen sollten Sie einen genauen Blick auf das Kleingedruckte werfen, das sich mit dem Datenzugriff befasst – bevor es zu spät ist. Dies ist der Aspekt, der in SaaS-Verträgen am häufigsten überflogen bzw. übersehen wird.
Informationen zum Datenzugriff
Mit traditionellen Systemen haben einzig und allein die Unternehmen Zugriff auf Ihre Daten, die Sie On-Premises gespeichert haben. SaaS-Anbieter hingegen speichern Ihre Daten natürlich in der Cloud. Es sollte nicht nur klar vertraglich geregelt werden, dass Sie der Eigentümer der von Ihnen erstellten Daten sind, sondern auf folgende Fragen geklärt werden:
Aus Ihrem SaaS-Vertrag sollte eindeutig hervorgehen, wie lange Ihr Team auf die Daten nach Vertragsende zugreifen kann. In der Regel ist es am besten, wenn Sie mindestens drei bis sechs Monate lang Zugriff haben, damit Sie genug Zeit haben, all Ihre Daten abzurufen.
Vergewissern Sie sich zudem, dass im Vertrag genau festgelegt wird, wie Sie auf die Daten zugreifen können und welches Format sie haben. Sie können von Ihrem SaaS-Anbieter entweder einen Datenexport erhalten oder die Daten selbst über die SaaS-API exportieren. Für welche Möglichkeit Sie sich auch entscheiden: Stellen Sie sicher, dass das Format einfach zu werden ist und mit den etablierten Prozessen und Arbeitsweisen Ihres Unternehmens übereinstimmt.
Wenn Sie Ihre SaaS-Verträge aushandeln, sollten Sie auf jeden dieser Punkte gezielt eingehen. So können Sie sicherstellen, dass keine vertraulichen und für den Geschäftsbetrieb notwendigen Daten verloren gehen.
Ihr Unternehmen wird sehr wahrscheinlich auch weiterhin neue SaaS-Lösungen einführen. Best Practices werden daher Ihr Lebensretter für die Verhandlung, Pflege und Verwaltung von SaaS-Verträgen sein werden, die in Ihrem Unternehmen geschlossen werden. Diese Best Practices sind in jedem Unternehmen einzigartig. Es liegt also an Ihnen, optimale Prozesse für die Dokumentation wichtiger Vertragsdetails zu erarbeiten und dem SaaS-Management eine größere Bedeutung zukommen zu lassen.
Sobald die wichtigsten Vertragsdetails in einer SaaS-Management-Plattform oder einem anderen Aufzeichnungssystem gespeichert worden sind, erhalten Sie im Idealfall einen holistischen Überblick über die cloudbasierte Software, die Ihr Unternehmen besitzt. Sie sollten außerdem den Unterschied zwischen „Unternehmensverträgen“ und „Click-Wrap-Vereinbarungen“ kennen. Letztere begünstigen in der Regel den Anbieter, während Sie bei Unternehmensverträgen zusätzliche Punkte für die Vertragserfüllung und den Sicherheitsschutz hinzufügen können.
Im Folgenden finden Sie unsere Best Practices, die die Verwaltung von SaaS-Verträgen wesentlich vereinfachen.
Wenn Sie neue SaaS-Verträge abschließen, sollten Sie nicht nur Best Practices befolgen. Sie sollten auch einen Blick auf Ihr SaaS-Applikationsportfolio werfen und die jeweiligen SaaS-Verträge überprüfen, um versteckte Vertragsdetails ans Licht zu bringen. Nachdem Sie diese Transparenz geschaffen haben, können Sie Ihre SaaS-Verträge angemessen verwalten und das Beste für Ihr Unternehmen rausholen.
Nachdem Sie alle SaaS-Applikationen in Ihrem Unternehmen entdeckt haben, müssen die Vertragsdetails jeder Applikation in einem System of Record dokumentiert werden, auf das leicht zugegriffen werden kann und das den Überprüfungsprozess vereinfacht. Einige Unternehmen greifen hierfür immer noch auf Kalkulationstabellen oder Vertragsverwaltungssysteme zurück, die nicht für SaaS konzipiert sind. Wir empfehlen daher ein System, mit dem Sie nach Anbietern oder Applikationen filtern und unterschiedliche Verträge miteinander vergleichen können, ohne dabei die gesamten SaaS-Verträge lesen zu müssen.
Wenn Sie SaaS-Verträge bewerten, sollten Sie auf all jene Aspekte achten, die wir in der Checkliste bereits aufgeführt haben. Zusätzlich sollten Sie einen Blick auf folgende Elemente werfen, die die Checkliste abrunden:
Unternehmen können dann den größten Mehrwert aus Ihren SaaS-Applikationen ziehen, wenn sie das SaaS-Vertrags- und Verlängerungsmanagement mit einer SaaS-Management-Lösung wie der LeanIX SaaS Management Platform (SMP) automatisieren. Die Plattform bietet nicht nur Tools zur Verwaltung von SaaS-Verträgen – es unterstützt Sie zudem bei der Ermittlung redundanter SaaS-Verträge, doppelter Lizenzen und erleichtert die Ermittlung und Abschaffung von Schatten-IT.
Wenn Sie SMP als Ihr automatisiertes SaaS-Vertragsmanagementsystem nutzen, haben Sie jederzeit einen ganzheitlichen Überblick und können Ihre SaaS-Umgebung so verwalten, dass Produktivität gesteigert wird und gleichzeitig Kosten gesenkt werden.
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SaaS-Management für CIOs und CFOs
Viele SaaS-Anbieter legen großen Wert auf ein monatliches oder jährliches Wachstum der wiederkehrenden Einnahmen (MRR bzw. ARR), um viele Kunden gewinnen zu können. Wenn Sie SaaS-Verträge, Vertragsverlängerungen oder True-Ups (z.B. Microsoft EA True-Up) aushandeln, sollten Sie dies im Hinterkopf behalten, da Sie so über einen längeren Zeitraum hinweg Rabatte erhalten können.
SaaS-Verträge stellen die IT und die Beschaffungsabteilung vor neue Herausforderungen, weswegen hier ein anderer Ansatz als bei traditionellen Verträgen erforderlich ist. SaaS-Verlängerungsstrategien für IT und Beschaffung beschreiben die Speicherung dezentralisierter Vertragsdetails und die Zuweisung von Applikationsverantwortlichen. In Kombination mit Best Practices für die Erneuerung bzw. Verlängerung von SaaS-Verträgen zielen diese Strategien darauf ab, dass Unternehmensleiter von einem reaktiven zu einem proaktiven Verlängerungsansatz übergehen.
Einige SaaS-Anbieter sind auch offen, langjährigen Bestandskunden Rabatte zu gewähren, damit sie dem Anbieter treu bleiben und nicht zur Konkurrenz abwandern. Sobald Sie wissen, wie genau Sie mit Ihren Anbietern umgehen und Ihre Verhandlungsposition stärken können, indem Sie auf die tatsächlichen Nutzungsdaten für jeden Anbieter zurückgreifen, können Führungskräfte attraktive Preise und Bedingungen aushandeln. Tragen Sie Ihre Argumente einfach zusammen, begründen Sie Ihre Ansichten und fragen Sie nach.
SaaS-Preise werden durch Richtlinien für die Rabattierung und das Margenmanagement bestimmt. Diese Richtlinien sind so aufgebaut, dass sie je nach Zielsetzung des Anbieters bestimmte Verhaltensweisen und Trends entweder fördern oder eben verhindern. PwC unterteilt die gängigen Preiskomponenten in folgende Kategorien:
Jedes dieser einzelnen Komponenten bringt seine eigenen Werte, Ziele und Prioritäten mit sich, die ein kluger Business Leader bei der Aushandlung eines SaaS-Vertrags für sich nutzen sollte.
Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Szenarien, in denen Ihr Wissen über die Preisgestaltung eines Anbieters und seine spezifischen Geschäftsziele zu günstigeren Vertragsbedingungen führen könnte. Einige Szenarien haben wir für Sie zusammengefasst:
Lizenztypen von SaaS-Anbietern verstehen
Häufig nutzen Unternehmen umfangreiche Applikationen mit Features, die sie überhaupt nicht brauchen. Dies ist vor allem bei Tools wie Salesforce oder Office 365 der Fall. Sie können die wichtigsten Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Nutzer zusammentragen und die Lizenztypen entsprechend anpassen. So zahlen Sie nur für die Features und Funktionalitäten, die Sie auch wirklich brauchen.
Laufzeitrabatte berücksichtigen
Anbieter brauchen einen konstanten Cash Flow und wollen natürlich vermeiden, dass sie Kunden verlieren. Diese Informationen können Sie in Vertragsverhandlungen für sich nutzen, um attraktive Rabatte auszuhandeln. Nachdem Sie Ihre erfolgskritischen Applikationen ermittelt haben, können Sie mehrere SaaS-Verträge konsolidieren und eine längerfristige Serviceverlängerungen vorschlagen.
Nach Treuerabatt fragen
Ähnlich wie bei den Laufzeitrabatten geht es den Anbietern um den langfristigen Wert (Long-Term Value; LTV) von SaaS-Verträgen. Finanzierung, Bewertung und das Börseninteresse hängen alle mit dem Vertragswert von SaaS-Unternehmen zusammen. Mit diesen Informationen können Sie die SaaS-Anbieter ermitteln, mit denen Sie schon am längsten zusammenarbeiten und diese nach einem Treue- bzw. Stammkundenrabatt fragen.
Kundenabwanderung
Das SaaS-Modell erfordert in der Regel hohe Investitionen in die Kundenakquise, während die Kosten für die Kundenpflege relativ gering sind. Wenn Ihr Unternehmen vertraglich lose an einen SaaS-Anbieter gebunden ist und es gute Alternativen auf dem Markt gibt, sollten Sie Ihre Verhandlungsposition nutzen, um Treuerabatte oder Sonderkonditionen auszuhandeln.
Verträge für Anbieterrabatte konsolidieren
Mithilfe von SaaS-Management-Plattformen können Sie schnell redundante SaaS-Applikationen ermitteln. In diesem Schritt können Sie Applikationsfunktionalitäten konsolidieren, indem Sie sich für einen einzigen Anbieter entscheiden – so können Sie Ihren Lizenzbedarf erhöhen und Ihre Verhandlungsposition verbessern. Fragen Sie einfach den Anbieter, für den Sie sich entschieden haben, nach Mengenrabatten und vergleichen Sie das Angebot mit denen potenzieller Wettbewerber.
Die Macht des Logos
Wenn Sie für ein bekanntes Unternehmen mit einem starken Logo tätig sind, können Sie auch hier gute Rabatte erzielen. Viele SaaS-Anbieter haben bestimmte Prozesse eingerichtet, um Ihre Sales-Teams anzuspornen, Verträge mit hochkarätigen Namen aus der Branche zu schließen. Mit der Unterstützung Ihres Logos können die Anbieter ihre Führungsposition auf dem Markt ausbauen und Ihnen als „kleines Dankeschön“ Rabatte gewähren.
Bei der Verhandlung von SaaS-Verträgen sollten Sie nie vergessen, dass Sicherheits- und Risikokomponenten nicht in Stein gemeißelt sind. Sie können an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden – zumindest bis zu einem gewissen Grad. Damit die Sicherheitsklauseln in SaaS-Verträgen Ihr Unternehmen vollumfänglich schützen, sollten Sie einen Blick auf die folgenden Tipps werfen:
Eine Masterliste erstellen: Noch vor Beginn der Vertragsverhandlungen sollten Sie eine Liste all jener Risiken erstellen, die für Unternehmen von Bedeutung sind. Im Allgemeinen gilt: Je größer die geplante Beschaffung von Services ist, desto mehr Einfluss haben Sie auf den Anbieter.
Nicht verhandelbare Elemente kommunizieren: Sie sollten Ihr Sicherheitsteam bei der Aushandlung von SaaS-Verträgen frühzeitig hinzuziehen. So können Sie sicherstellen, dass nicht verhandelbare Sicherheitsrisiken rund um das Thema Datenschutz abgedeckt sind, bevor Sie eine SaaS-Lösung kaufen.
Zusätzliche Schutzmaßnahmen erwerben: Sie können Ihren Anbieter nach zusätzlichen Schutzmaßnahmen fragen. Dazu könnten beispielsweise Klauseln gehören, die Sie im Falle einer Übernahme Ihres Anbieters schützen, oder auch die Bestimmungen des Anbieters zur Cybersicherheit.
Auf frühzeitige Benachrichtigung bei Verstößen bestehen: Bei der Aushandlung von SaaS-Verträgen sollten Sie Klauseln aufnehmen, die eine unverzügliche Benachrichtigung bei Verstößen gewährleisten. Dies könnte der schwierigste Verhandlungspunkt sein, da sich die Anbieter nur ungern vertraglich auf einen bestimmten Zeitplan festlegen lassen.
Die Verwaltung von SaaS-Verträgen und -Vereinbarungen ist eine komplexe Aufgabe, die nicht nur Verhandlungsgeschick erfordert, sondern auch eine transparente SaaS-Applikationslandschaft und ein fundiertes Verständnis Ihrer Unternehmensbedürfnisse sowie all jener Verhandlungshebel, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen können.
SaaS-Management-Plattformen sind die effizienteste Möglichkeit, um SaaS-Verträge angemessen zu verwalten, den Verwaltungsprozess zu verschlanken, die Cloud-Ausgaben zu optimieren und die Kontrolle über Ihre Daten zu behalten.
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