A: Office 365 und Microsoft 365 sind mit unterschiedlichen Services erhältlich, die als Bundles in den angebotenen Lizenzpaketen verfügbar sind. Damit Sie die richtige Lizenz für Ihr Unternehmen auswählen, sollten Sie zunächst eine Reihe von Fragen beantworten:
- Nutzen Sie bereits vergleichbare Services?
- Würden die Services, die in dem Lizenzpaket erhalten sind, einen bereits integrierten und genutzten Service ergänzen oder ersetzen? Gibt es Service-Bundles, die nicht benötigt werden?
- Inwieweit sind Sie bereit, Ihr Unternehmen in eine ganze Microsoft-Suite zu integrieren?
Neben der Auseinandersetzung mit diesen Fragestellungen sollten Sie zudem einen genauen Blick auf die Nutzungsdaten der Services werfen. Dies führt zu einer fundierten Entscheidungsfindung, die auf konkreten Daten basiert.
Q: Sollte ich Lizenztypen kombinieren?
A: Es ist üblich, dass Unternehmen unterschiedliche Lizenztypen miteinander kombinieren, da die Anforderungen hinsichtlich des Zugriffs, der Features und der Funktionen je nach Mitarbeitertyp und Rolle variieren. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Transparenz über Ihre IT-Umgebung schaffen und eine gründliche Bestandsaufnahme des Status quo durchführen, bevor Sie Microsoft 365 implementieren.
In diesem Schritt sollten Sie zudem herausfinden, ob bereits ähnliche Services in Ihrem Unternehmen genutzt werden, und entscheiden, ob diese nach der Einführung von Microsoft 365 ausgephast werden sollen oder nicht. Die Entscheidung darüber, ob Services behalten oder abgeschafft werden, beeinflusst maßgeblich, welcher Lizenztyp für jeden einzelnen Mitarbeiter erforderlich ist.
Q: Wo genau werfen Kunden Ihrer Erfahrung nach Geld aus dem Fenster?
A: Unternehmen kaufen Volumenlizenzen, nutzen aber nur einen Bruchteil der verfügbaren Funktionalitäten der jeweiligen Lizenz. Das Gegenstück dazu sind Unternehmen, die zu wenige Lizenzen kaufen und dadurch die Produktivität ihrer Mitarbeiter einschränken. „Buy-to-Fit“ ist der beste Ansatz, um Kosteneffizienz bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Arbeitsleistung zu gewährleisten. Um diese Balance zu erreichen, müssen Unternehmen jedoch genau wissen, für wen sie Lizenzen kaufen, wo Lizenzen bereits vorhanden sind und welche Anwendungsfälle bedient werden sollen.
Sobald all diese Punkte austariert sind, sollte die Einführung und Nutzung der Lizenzen genau verfolgt werden. Es reicht nicht aus, Lizenzen lediglich aufgrund ihrer Sicherheitsfeatures auszuwählen und sich deswegen etwa für Microsoft 365 E5 zu entscheiden. Vielleicht stellen Sie fest, dass nur zwanzig Prozent der Mitarbeiter diese Sicherheitsfunktion nutzen und dass weniger als die Hälfte der Mitarbeiter ihre Microsoft Apps Suite überhaupt aktiviert hat. Planen Sie quartalsweise Lizenzüberprüfungen, um eine angemessene Lizenzzuweisung sicherzustellen.
Q: Was tun Unternehmen, um die Produktivität, das Lizenzmanagement oder die Kosteneinsparungen zu optimieren?
A: Unternehmen verwalten SaaS, indem Sie Pläne für die Einführung und Migration von SaaS-Services erstellen. Mit Lösungen wie LeanIX SaaS Management Platform (SMP) ist es ein Leichtes, den Überblick über die SaaS-Einführung und -Nutzung zu behalten.
Wir haben beispielsweise bei einem unserer Kunden gesehen, dass Office E5-Lizenzen für die Mehrheit der Mitarbeiter gekauft wurden. Doch weniger als 1% der Mitarbeiter nutzte die erweiterte Sicherheitsfunktion der Lizenz. Mehr als 8% der Mitarbeitern wurde keine Microsoft 365 Apps-Lizenz zugewiesen und nur 76% der Benutzer hatten das Produkt überhaupt aktiviert. Viele Benutzer hätten auf eine F1-Lizenz heruntergestuft werden können, ohne die für sie erforderlichen Funktionalitäten zu verlieren.
Wir halfen dem Kunden, die Situation, die potenziellen Kosteneinsparungen und die Unterauslastung der Lizenzen zu verstehen. Dank der SaaS-Transparenz konnten die Lizenzen angepasst und Prozesse erarbeitet werden, um eine bessere SaaS-Akzeptanz zu erreichen.
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