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DER ULTIMATIVE GUIDE

Best Practices für SaaS-Vertrags­ver­länger­ungen

In diesem Guide werden die größten Herausforderungen beschrieben, die sich Unternehmen bei SaaS-Vertragsverlängerungen gegenübergestellt sehen. Außerdem finden Sie in diesem Guide sechs Best Practices, die Ihnen die Erarbeitung einer proaktiven SaaS-Vertragsverlängerungsstrategie erleichtern.

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Best Practices für SaaS-Vertrags­ver­länger­ungen

Einleitung

Da cloudbasierte Technologien immer häufiger ihren Einsatz finden, häufen sich in Unternehmen Unmengen an SaaS-Applikationen an. Diese Unternehmen verlieren schnell den Überblick über ihre SaaS-Landschaft – nicht nur, was die Nutzung der SaaS-Services anbelangt, sondern auch deren Vertragsverlängerung. Daher ist es nicht verwunderlich, dass größere Unternehmen regelmäßig eine Vielzahl von SaaS-Verträgen verlängern müssen. Einige dieser Vertragsverlängerungen laufen automatisiert ab, sodass die meisten Unternehmen dies überhaupt nicht merken.

Deshalb braucht jedes Unternehmen, das auf cloudbasierte Applikationen setzt, ein geeignetes System, das ein effizientes SaaS-Vertragsmanagement ermöglicht und für maximale Transparenz des SaaS-Portfolios sorgt. Denn nur so lässt sich die Schatten-IT optimieren, Cloud-Ausgaben sowie Sicherheitsbedrohungen reduzieren und das volle Potenzial aus jeder SaaS-Applikation ausschöpfen.

Vertragsdetails speichern

Herausforderung: Auch wenn sich die Speicherung von Vertragsdetails erst einmal nach einem logischen und intuitiven Schritt anhört, findet dieser Prozess nur in den wenigsten Unternehmen statt. Verträge werden meist ziellos abgespeichert, sodass man nur schwer auf sie zugreifen kann – vor allem, wenn einige Zeit vergangen ist. Und je mehr SaaS-Applikationen eingeführt werden, desto mehr Verträge und Vertragsdetails gilt es zu speichern.

Dieser Mangel an Transparenz führt dazu, dass SaaS-Verträge vom Anbieter automatisch verlängert werden und Unternehmen damit die Chance genommen wird, die Vertragsdetails neu auszuhandeln. Ob Ihr Vertragsmanagementsystem tatsächlich funktioniert, lässt sich ganz leicht herausfinden. Suchen Sie sich eine beliebige SaaS-Applikation aus und prüfen Sie, ob Sie die folgenden Informationen schnell abrufen können:

  • Wann ist der Vertragsverlängerungszeitpunkt der Applikation?
  • Wie lange ist die Verlängerungsfrist?
  • Wie hoch ist der Vertragswert/Wie viele Lizenzen haben Sie abonniert?

Best Practice: Sie werden sehr wahrscheinlich nicht die Zeit haben, den gesamten Vertrag zu einer SaaS-Applikation zu lesen, wenn Sie nach einem kleinen Vertragsdetail suchen. Deshalb ist es ratsam, die wichtigsten Details zu jeder Applikation zu extrahieren und sie an einem Ort zu speichern.

Im besten Fall sollten diese Details die folgenden Aspekte abdecken: Name des Anbieters, Vertragswert, App­lika­tions­ver­antwort­licher, Laufzeit bzw. Verlängerungsdatum, Kategorie und Zweck der Applikation. Damit Sie Applikationen und damit auch deren Verträge besser priorisieren können, sollten Sie zudem angeben, wie wichtig die jeweilige Applikation für Ihr Unternehmen ist.

Documenting SaaS Contract & Agreement details

 

SaaS-Applikationsverantwortliche festlegen

Herausforderung: Je größer das Unternehmen, desto mehr Applikationen werden im Laufe der Zeit angehäuft. Und da die digitale Kompetenz unter den Mitarbeitern konsequent steigt, fühlen sich auch Mitarbeiter außerhalb der IT-Abteilung befähigt, die für ihre Aufgaben passenden Applikationen zu erwerben.

Wenn die Applikationsverantwortung jedoch nicht eindeutig dokumentiert wird, gestaltet sich die Kündigung oder die Optimierung dieser SaaS-Verträge eher schwierig. In den meisten Fällen ist nicht klar, wer für eine bestimmte Applikation verantwortlich ist – manchmal hat der Applikationsverantwortliche das Unternehmen bereits verlassen. Wenn Sie sich an Ihren Anbieter wenden, um die Bestätigung der Applikationsverantwortung zu erhalten, ist der Verhandlungszeitraum möglicherweise schon verstrichen.

Best Practice: Die wohl einfachste Lösung für die oben beschriebene Herausforderung ist die Festlegung von Applikationsverantwortlichen, sobald eine Applikation eingeführt wird. Gleichzeitig müssen diese Informationen gemeinsam mit den anderen Vertragsdetails abgespeichert werden. Der Applikationsverantwortliche ist auch für die Neuverhandlung von Vertragsinhalten zuständig, indem er sich an die Verlängerungsrichtlinien hält. Wenn der Applikationsverantwortliche das Unternehmen verlässt, muss diese Rolle neu zugewiesen werden.

Vertragskalender erstellen

Herausforderung: Wenn Sie eine SaaS-Applikation kaufen, dann „gehört“ Ihnen diese Software effektiv nicht – letztlich mieten Sie diese Applikation nur. Je mehr cloudbasierte Software von Ihren Mitarbeitern eingesetzt wird, desto mehr SaaS-Abonnements und -Verträge häufen sich folglich in Ihrem Unternehmen an.

Bei den meisten dieser Abonnementmodelle erfolgt eine automatische Verlängerung. Die Vertragslaufzeit wird also um einen weiteren Abonnementzyklus verlängert, wenn Sie sich nicht 60 bis 90 Tage vor dem festgelegten Verlängerungsdatum bei Ihrem jeweiligen Anbieter melden. Wenn Sie die Frist verpassen, sind sich vertraglich für einen gewissen Zeitraum an eine Applikation gebunden, die Sie vielleicht gar nicht mehr benötigen.

Best Practice: Um einen Überblick über alle anstehenden SaaS-Vertragsverlängerungen zu behalten, können Sie auf SaaS-Vertragskalender setzen. Solch ein Kalender benachrichtigt Sie oder die jeweiligen SaaS-Applikationsverantwortlichen rechtzeitig, damit Sie rechtzeitig handeln und Verträge entweder neu aushandeln oder kündigen können.

LeanIX SI SaaS Renewals Calendar with automated alerts

Mit einem ausgefeilten Plan zur Verwaltung von Vertragsverlängerungen können Unternehmen proaktive Entscheidungen treffen. Indem die ursprünglichen Kaufvereinbarungen und -verträge überprüft und Verhandlungsstrategien entwickelt werden, sind diese Unternehmen ihren Anbietern nicht länger hilflos ausgeliefert. Mit einer SaaS-Management-Plattform wie LeanIX SMP können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungshinweise einstellen, sodass Sie nie wieder Vertragsfristen verpassen.

 

Nutzungsmuster verfolgen

Herausforderung: Geschäftsanforderungen und Teamstrukturen entwickeln sich dynamisch und ändern sich ständig. Deswegen sammeln sich in den meisten Unternehmen eine Vielzahl von SaaS-Applikationen an, die nicht mehr genutzt werden oder deren Funktionalitäten sich überschneiden. Wenn Unternehmen jedoch Zugriff auf die Nutzungsdaten der SaaS-Applikationen erhalten, kann diesem Problem vorgebeugt und gleichzeitig sichergestellt werden, dass Unternehmen nicht für Software oder Softwarefunktionalitäten bezahlen, die gar nicht benötigt werden. Wenn Sie also die Nutzung Ihrer SaaS-Applikationen überwachen, ist es wahrscheinlich, dass Sie Ihre Cloud-Ausgaben auf ein Minimum beschränken können.

Best Practice: Um nicht ausreichend genutzte Softwarelizenzen zu erkennen und folglich zu kündigen, sollten Sie die Nutzungsdaten der Applikationen vollumfänglich untersuchen. Auf diese Weise können Sie abschätzen, ob die Applikationen künftig von mehr oder weniger Mitarbeitern verwendet werden. Mit einer SaaS-Optimierungsplattform wie LeanIX SMP können Sie Transparenz über Ihre SaaS-Umgebung schaffen und erkennen, welche Applikationen unnötige Kosten verursachen. Sobald Sie Standards definiert haben, können Sie den Prozess für andere Applikationen wiederholen, um den Lizenzbedarf zu ermitteln und die Applikationsverträge an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

 

LeanIX SI SaaS usage graph based on license usage.

 

Vertragsverlängerungen priorisieren

Herausforderung: Nicht jede SaaS-Applikation ist geschäftskritisch und für den Geschäftsbetrieb von besonderer Bedeutung. Deshalb sind Verträge für geschäftskritische Software in der Regel von viel höherem Wert und erfordern mehr Aufmerksamkeit als solche für Applikationen, die einfach nur ein schönes Extra sind und nur einen Bruchteil der gesamten Cloud-Ausgaben ausmachen. Wenn Sie die Verhandlungsfrist für einen wirklich wichtigen Vertrag verpassen, den Sie eigentlich optimieren oder neu aushandeln wollten, kann dies viel mehr Schaden anrichten als eine verpasste Verhandlungsfrist einer weniger wichtigen Applikation.

Best Practice: Um keine wichtigen Vertragsverlängerungen mehr zu verpassen, sollten Sie Ihre Vertragsverlängerungen nach den folgenden drei Kriterien priorisieren: Vertragswert, Geschäftskritikalität und Verlängerungszeitraum. Die folgenden Regeln entsprechen dem SaaS-Optimierungsansatz und können Ihnen als Leitfaden zur Priorisierung von Vertragsverlängerungen dienen:

  • Je größer der Vertragswert einer SaaS-Applikation, desto wichtiger ist die SaaS-Applikation.
  • Je größer der Geschäftswert einer SaaS-Applikation, desto wichtiger ist die SaaS-Applikation.
  • Je näher das Verlängerungsdatum einer SaaS-Applikation rückt, desto früher sollten Sie mit dem Überprüfungsprozess starten.

Guidelines für Vertragsverlängerungen definieren

Herausforderung: Im absoluten Worst-Case verfügen Unternehmen, die auf cloud- und abonnementbasierte Software setzen, über keine Vertragsverlängerungsstrategie für Ihre SaaS-Services oder haben die klare Zuweisung der Applikationsverantwortlichen und Erarbeitung des Verlängerungsprozesses versäumt. Dies führt zu unnötigen Cloud-Ausgaben und einer überladenen IT-Landschaft, die den Mehrwert der im Unternehmen eingesetzten SaaS-Lösungen drastisch reduziert. Deshalb sollten Sie im Vorfeld eine gute Verlängerungsstrategie festlegen, damit Ihre Mitarbeiter genau wissen, was zu tun ist.

Best Practice: Wenn Sie Ihren Verlängerungsprozess unter Kontrolle bekommen wollen, sollten Sie zunächst klare Richtlinien für den Umgang mit Vertragsverlängerungen der im Unternehmen genutzten SaaS-Applikationen festlegen. Die Richtlinien sollten jeden Schritt des Verlängerungsprozesses abdecken und auch einen Zeitplan enthalten, der angibt, wann der Mitarbeiter sowohl intern als auch extern Kontakt zu den jeweiligen Stakeholdern aufnehmen sollte. Stellen Sie sicher, dass die Verlängerungsstrategie schriftlich festgehalten wird, damit Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können.

Fazit

Während sich die meisten Unternehmen auf die Beschaffung von SaaS-Applikationen und die Frage konzentrieren, welches das beste cloudbasierte Produkt für ihre geschäftlichen Anforderungen ist, werden SaaS-Verlängerungsprozesse oft vernachlässigt oder schlichtweg übersehen. Ein gut funktionierender Verlängerungsprozess unterstützt sowohl die IT- als auch die Finanzabteilung und hilft gleichzeitig jedem Unternehmen, das volle Potenzial ihrer SaaS-Technologien auszuschöpfen und Kosten zu senken.

Bevor Sie jedoch Best Practices für die Verlängerung Ihrer SaaS-Verträge einführen können, müssen Sie eine umfassende Transparenz über Ihre SaaS-Umgebung schaffen. Dies hilft Ihnen dabei, die richtigen Applikationsverantwortlichen zu finden, die Nutzung der SaaS-Services nachzuverfolgen, einen Vertragskalender für bevorstehende Verlängerungen zu erstellen und die richtigen Verträge zu priorisieren.

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FAQ: SaaS-Vertragsverlängerungen

Wie sollte man am besten mit SaaS-Vertragsverlängerungen umgehen?

Erfassen Sie die wichtigsten Details zu jeder Applikation und speichern Sie diese Informationen an einem zentralen Ort.

Im besten Fall sollten diese Details die folgenden Aspekte abdecken: Name des Anbieters, Vertragswert, Applikationsverantwortlicher, Laufzeit bzw. Verlängerungsdatum, Kategorie und Zweck der Applikation. Damit Sie Applikationen und damit auch deren Verträge besser priorisieren können, sollten Sie zudem angeben, wie wichtig die jeweilige Applikation für Ihr Unternehmen ist.

Wie priorisiert man SaaS-Vertragsverlängerungen?

Um keine wichtigen Vertragsverlängerungen mehr zu verpassen, sollten Sie Ihre Vertragsverlängerungen nach den folgenden drei Kriterien priorisieren: Vertragswert, Geschäftskritikalität und Verlängerungszeitraum.

Die folgenden Regeln entsprechen dem SaaS-Optimierungsansatz und können Ihnen als Leitfaden zur Priorisierung von Vertragsverlängerungen dienen:
1. Je größer der Vertragswert einer SaaS-Applikation, desto wichtiger ist die SaaS-Applikation.
2. Je größer der Geschäftswert einer SaaS-Applikation, desto wichtiger ist die SaaS-Applikation.
3. Je näher das Verlängerungsdatum einer SaaS-Applikation rückt, desto früher sollten Sie mit dem Überprüfungsprozess starten.

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