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In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie eine proaktive SaaS-Verlängerungsstrategie und die dazugehörigen Prozesse erarbeiten und in Ihrem Unternehmen implementieren können, indem Sie Vertragsverlängerungen priorisieren, die tatsächliche SaaS-Nutzung als Verhandlungsargument verwenden und von benutzerdefinierten Vertragsverlängerungshinweisen profitieren.
► So implementieren Sie eine proaktive SaaS-Verlängerungsstrategie!
Da immer mehr Unternehmen auf cloudbasierte Software setzen, steigt auch die Zahl der zu verwaltenden SaaS-Verträge, damit die SaaS-Kosten nicht unnötig in die Höhe schnellen. Aufgrund der steigenden digitalen Kompetenz und der Tatsache, dass Mitarbeiter problemlos selbst SaaS-Applikationen innerhalb kürzester Zeit beschaffen können, wird es für Unternehmen immer schwieriger, die gesamte Cloud-Landschaft und die Vertragsbedingungen jedes einzelnen Produkts im Blick zu behalten.
Deswegen sollten in der Cloud agierende Unternehmen sich bemühen, so viel Transparenz über ihre SaaS-Landschaft wie möglich herzustellen und standardisierte Verlängerungsprozesse einzurichten. SaaS-Applikationen sind schließlich abonnementbasiert und werden automatisch verlängert, wenn sie nicht rechtzeitig gekündigt werden.
In den nächsten Abschnitten dieses Guides erfahren Sie mehr über die besten Verlängerungsstrategien und -prozesse für Ihre SaaS-Services. Außerdem wird erläutert, wie Sie ein proakives SaaS-Vertragsverlängerungsmanagement in Ihrem Unternehmen leben können.
Sobald Ihnen bewusst wird, dass Ihre SaaS-Verlängerungsstrategie angepasst werden bzw. überhaupt erarbeitet werden muss, sollten Sie die Hauptgründe für die Optimierung Ihrer Verlängerungsstrategie erörtern:
Mit diesen Zielen vor Augen bereiten Sie den Weg für effiziente SaaS-Verlängerungen in Ihrem Unternehmen.
Für die Erarbeitung eines SaaS-Verlängerungsprozesses, von dem Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden und alle anderen Stakeholder profitieren, müssen Sie einige grundlegende Anforderungen erfüllen:
Es gibt SaaS-Abonnements, die in den unendlichen Weiten der SaaS-Landschaft untergehen und auch nicht mehr genutzt werden. Da niemand im Unternehmen um diese Abonnements weiß, verlängern sich deren Verträge automatisch, ohne dass man intervenieren und die Verträge fristgerecht kündigen bzw. neu aushandeln könnte. Aus diesem Grund müssen Sie zunächst eine umfassende Transparenz über alle SaaS-Services schaffen. Wenn Sie diese Transparenz erreicht haben, ist es ein Leichtes, die tatsächliche SaaS-Nutzung und die Anzahl der Lizenzen aufzudecken, für die Sie bezahlen.
Der wohl einfachste Weg, Transparenz über die undurchsichtige SaaS-Umgebung zu schaffen, ist die Einführung einer professionellen SaaS-Management-Plattform. Solche Plattformen bieten Unternehmen eine Reihe nützlicher Features, darunter auch Verlängerungskalender. Ein solcher Kalender kann auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt werden und benachrichtigt Sie rechtzeitig, sobald eine neue Vertragsverlängerung ansteht. So. haben Sie genug Zeit, die jeweilige Applikation ausführlich in Augenschein zu nehmen und ihre Nutzungsmuster zu bewerten. Verlängerungskalender helfen Ihnen auch dabei, sich auf die Vertragsverlängerungen von geschäftskritischen Applikationen bzw. Services zu fokussieren.
Vor dem Zeitalter der cloudbasierten Applikationen gab es kaum Software in Unternehmen, von der die IT-Abteilung nichts wusste. Heutzutage kann beinahe jeder Mitarbeiter SaaS-Applikationen herunterladen, in der Hoffnung, die Produktivität im Allgemeinen zu steigern. Daher ist es wichtig, Applikationsverantwortliche für jeden SaaS-Service festzulegen. Dies stärkt Ihre Verhandlungsposition gegenüber Ihren SaaS-Anbietern, da die Applikationsverantwortlichen über den Status quo ihrer Applikationen im Bilde sind und Ihnen wichtige Informationen und handfeste Argumente liefern können, die Sie in Vertragsverhandlungen für sich nutzen können.
Die Priorisierung von Vertragsverlängerungen ist ein wesentlicher Bestandteil proaktiver Verlängerungsprozesse. Schließlich ist nicht jede SaaS-Applikation geschäftskritisch. Da sich Unternehmen mit Hunderten Vertragsverlängerungen konfrontiert sehen können, ist es von entscheidender Bedeutung, all jene Applikationen zu priorisieren, die große finanzielle Auswirkungen mit sich bringen und ein großes Optimierungspotenzial bieten. Neben der Geschäftskritikalität und dem tatsächlichen Vertragswert stellt auch der Verlängerungszeitraum ein wichtiges Kriterium dar, auf das Sie achten sollten. Je näher die Deadline für die Vertragsverlängerung rückt, desto schneller sollten Sie handeln.
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SaaS-Management für CIOs und CFOsManchmal ist die Entscheidung für die Verlängerung oder Kündigung eines SaaS-Abonnements keine einfache. Daher sollten Sie sich Zeit nehmen, jede Applikation eingehend zu bewerten, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Wenn es also wieder an der Zeit ist, Ihre SaaS-Verträge zu überprüfen, neu auszuhandeln oder zu kündigen, stellen Sie sich einfach die folgenden Fragen:
Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, wird Ihnen die Entscheidung über die Verlängerung eines SaaS-Vertrags um einiges leichter fallen und zu einer Verbesserung der Cloud-Ausgaben und der Sicherheit in Ihrem Unternehmen führen.
Das Ziel einer guten SaaS-Verlängerungsstrategie besteht letztendlich darin, die Verlängerungen in einige wenige vordefinierte Kategorien einzuteilen. Ausgehend von den tatsächlichen Nutzungsdaten und den Antworten auf die Fragen im vorherigen Abschnitt gibt es insgesamt 4 Kategorien:
Nachdem Sie Ihre Verträge nach den oben genannten Kategorien geordnet haben, kann die eigentliche Vertragsverlängerung beginnen. Dafür wählen Sie vorzugsweise den Vertrag aus, dessen Verlängerung kurz bevorsteht und orientieren Sie beim Verlängerungsprozess an den folgenden Schritten:
Da die meisten SaaS-Verträge abonnementbasiert sind, erwartet der Anbieter, dass Sie Ihren Vertrag nach dem ersten Vertragszyklus verlängern und gibt Ihnen in der Regel ein Verlängerungsfenster, falls Sie kündigen oder zu einem anderen Lizenztyp wechseln möchten. Wenn Sie dieses Zeitfenster jedoch verpassen, tritt die automatische SaaS-Verlängerung in Kraft – damit sind Sie verpflichtet, für einen weiteren vollen Abonnementzyklus zahlen.
Deshalb ist es wichtig, das Verlängerungsfenster zu kennen, die Klauseln zur automatischen Vertragsverlängerung im jeweiligen Vertrag zu finden und sich diesbezüglich mit dem SaaS-Anbieter abzustimmen. Dies ist der erste wichtige Schritt im Vertragsverlängerungsprozess.
Sie sollten niemals für ein Produkt oder eine Lizenz bezahlen, die überhaupt nicht genutzt wird. In der SaaS-Welt und in der Schatten-IT ist es jedoch sehr leicht, den Überblick darüber zu verlieren, welche Mitarbeiter welche Software zur Durchführung ihrer Aufgaben nutzen bzw. ob die Services überhaupt genutzt werden. Bevor Sie also SaaS-Verträge verlängern, müssen Sie die tatsächliche SaaS-Nutzung bewerten und sie mit den anfallenden SaaS-Kosten vergleichen.
Für Informationen zur SaaS-Nutzung können Sie entweder auf Daten Ihrer Anbieter zurückgreifen oder eine SaaS-Management-Plattform wie die LeanIX SaaS Management Platform (SMP) nutzen. LeanIX SMP ermöglicht es Ihnen, Nutzungsmuster über bestimmte Zeiträume hinweg zu betrachten und mit nur wenigen Klicks die Nutzungsdaten von über 4000 Anbietern abzurufen.
Sobald Sie die Nutzungsmuster Ihrer SaaS-Services kennen, können Sie diese mit den verfügbaren Lizenztypen abgleichen. Häufig bezahlen Unternehmen für große Lizenzpakete, die sie eigentlich nicht brauchen bzw. gar nicht ausreizen können. Daher ist es wichtig, dass Sie sich informieren und mit einem Sales Rep zusammenarbeiten, um die verschiedenen Pricing-Strukturen und Lizenztypen des Anbieters zu verstehen.
Häufig kommt es auch vor, dass SaaS-Anbieter ihre Lizenzen und Pricing-Typen ändern – ähnlich wie es Microsoft mit seinen Office 365-Lizenzen getan hat. Wenn Sie sich regelmäßig mit dem Pricing Ihrer Anbieter auseinandersetzen, können Sie nach Ablauf des ersten Abonnementzyklus ein besseres Angebot finden. Es lohnt sich auch immer, mit Ihren Anbietern in Preisverhandlungen einzusteigen, da der SaaS-Markt sehr wettbewerbsintensiv ist und Anbieter eher bereit sind, Preisnachlasse zu gewähren.
Dieser Schritt schließt nahtlos an den vorherigen an. Bei Vertragsverhandlungen und -verlängerungen ist es immer nützlich zu verstehen, was der Anbieter zu erreichen versucht. Customer Success Metrics (CSM) sind für SaaS-Anbieter und ihre Stakeholder besonders wichtig. Eine der wichtigsten Messgrößen ist der Customer Lifetime Value (CLV), der steigt, wenn sich Kunden regelmäßig für Vertragsverlängerungen entscheiden. Der CLV ist also eindeutig ein starker Anreiz, sich als Anbieter für die Kundenbindung stark zu machen.
Eine weitere Kennzahl ist die sogenannte Churn Rate (Abwanderungsquote bzw. Kundenverlustrate). Die Akquise und das Onboarding von Kunden sind viel kostspieliger als einen bestehenden Kunden zu halten. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Kniffe für Vertragsverhandlungen lernen, bevor Sie zum nächsten Verlängerungsschritt übergehen.
Wenn Sie entschieden haben, einen SaaS-Vertrag entweder zu verlängern, zu kündigen oder neu auszuhandeln, ist es an der Zeit, sich mit dem jeweiligen Sales Rep des Anbieters in Verbindung zu setzen. Besonders, wenn Sie Vertragsbedingungen neu aushandeln möchten, müssen Sie dafür sorgen, dass alle zusammengetragenen Informationen leicht zugänglich sind.
Auch wenn die Vertragsverlängerung kurz bevorsteht, sollten Sie sich die nötige Zeit für die Vorbereitung nehmen. Die meisten Anbieter haben nicht nur Sales Reps sondern auch Customer Success Teams, die sich um die Kundenbeziehung nach Vertragsabschluss kümmern.
Die Verwaltung von SaaS-Vertragsverlängerungen ist ein wichtiger Bestandteil des SaaS-Managements im Allgemeinen und ermöglicht es Ihnen, von allen Vorteilen Ihrer SaaS-Applikationen zu profitieren. Die in diesem Guide beschriebene Vertragsverlängerungsstrategie, in Kombination mit den Best Practices für SaaS-Verlängerungen, erleichtert Ihnen die Erarbeitung standardisierter Prozesse und ermöglicht es Ihnen, eine proaktive Verlängerungsstrategie zu verfolgen.
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