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ÉTUDE DE CAS CLIENT

Comment Degreed crée la transparence sur ses dépenses logicielles

Industrie

Informatique et Services

Siège

Pleasanton, Californie, USA

Nombre d'employés

+ de 600

Résultats

  • Prévisions des dépenses logicielles annuelles 30% plus précises
  • Réduction des dépenses SaaS de 16% en un an
  • Retour sur investissement de 400% pour la solution SaaS Management Platform de LeanIX 

Le Défi

Contrôler les dépenses SaaS

Degreed aide les entreprises à organiser la formation et l'apprentissage continu de leurs employés. Le système d'apprentissage et de talents de Degreed est utilisé par des centaines de grandes entreprises dans le monde afin de permettre aux employés de développer les compétences désirées en vue de mieux s'adapter et d'être plus productifs dans leur travail. 

Évidemment, le développement rapide de Degreed a pour conséquence que certaines équipes doivent s'adapter pour pouvoir suivre l'allure de croissance de l'entreprise. Zac Makin, vice-président de l'équipe FP&A, se souvient d'une réunion avec un département pendant laquelle il était question de l'état du budget. Une question simple a été posée à son équipe : À combien s'élèvent les dépenses pour une licence de logiciel spécifique? Makin se rappelle : « Répondre à cette question m'a demandé bien plus d'efforts qu'il n'aurait fallu. C'était embarrassant. »

Comme c'est le cas pour beaucoup d'entreprises, le SaaS Management était chez Degreed aussi réparti entre deux mondes. « Notre équipe Infosec gérait les différentes licences à l'aide de plusieurs Google Sheets », déclare Makin. « Mais l'équipe Infosec devait toujours demander aux responsables du budget quels logiciels ils achetaient. » L'équipe des finances avait elle une approche différente. Cependant, gérer les logiciels de comptabilité et suivre les différents fournisseurs, abonnements et dates par le biais d'un grand nombre de prepaid journal entries sur Abacus et Bill.com s'est révélé ne pas être fiable. « Nous savions que nous avions plusieurs centaines d'applications logicielles, mais nous manquions de visibilité pour gérer efficacement celles-ci. »

 

Les dépenses liées aux effectifs et aux logiciels font partie des éléments du budget d'une entreprise les plus difficiles à gérer. La solution SaaS Management Platform de LeanIX a permis de considérablement faciliter la tâche de planification. »

Zac Makin,
VP de l'équipe FP&A chez Degreed

Zac Makin

La solution

LeanIX SaaS
Management Platform

Bien que leur processus de budgétisation des finances était conforme aux normes de l'industrie, l'équipe de Degreed voulait trouver une solution qui leur permettrait de se démarquer et d'aller plus loin. 

« Nous dépensons chaque année des sommes s'élevant à plusieurs millions de dollars pour nos logiciels », constate Makin. « Avec un outil de découverte d'applications, nous pouvons désormais obtenir plus de transparence sur notre environnement SaaS et réaliser des économies. »

« Nous savions que nous avions plusieurs centaines d'applications logicielles, mais nous manquions de visibilité pour gérer efficacement celles-ci. »

Zac Makin, VP de l'équipe FP&A chez Degreed

 

Le directeur financier de Degreed a chargé Makin de trouver une solution. Par un heureux hasard, l'entreprise a quelques jours plus tard reçu un appel de LeanIX. La plateforme correspondait parfaitement aux attentes de Makin et de ses collègues de l'équipe Infosec : abordable, sûre, et facile à implémenter.  

Le Résultat

LeanIX devenu essentiel pour
le comité d'approbation
des achats de logiciels

« Grâce à la solution de LeanIX, nous avons déjà pu économiser plus de 75 000 dollars (ce qui correspond à un ROI de près de 400%) », nous dit Makin. Il se réjouit des nombreuses heures gagnées parce que l'équipe peut aujourd'hui prendre des décisions sur les renouvellements de contrats plus rapidement, parce qu'elle ne doit plus gérer de nombreuses feuilles de calcul ou encore perdre du temps à chercher les différents responsables de budget. Les prévisions des dépenses logicielles annuelles de l'équipe FP&A sont aujourd'hui 30% plus précises.

L'entreprise a également renforcé ses mesures de sécurité. « Nous avons mis en place un comité d'approbation des achats de logiciels, dont les membres occupent des postes de direction au sein de divers départements : finances, Infosec, gestion des contrats et gestion des données. » Les notifications et recommandations de LeanIX SMP concernant les renouvellements de contrats à venir sont souvent la base sur laquelle reposent les discussions lors des réunions du comité. Avant tout renouvellement de contrat, chaque logiciel est examiné et approuvé par les équipes responsables. 

Chaque owner de solutions SaaS est invité par le comité à être un utilisateur de LeanIX et prié de régulièrement mettre à jour les données relatives aux achats de logiciels ainsi que les données d'accès. De plus, les owners doivent élaborer un business case avant tout achat de logiciel ou tout renouvellement de contrat. « Nous analysons toujours chaque business case avant de donner le feu vert pour un renouvellement de contrat », conclut Makin.

(Traduit de l'anglais) 

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