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ÉTUDE DE CAS CLIENT

Comment l’Université de Nottingham a redéfini les processus de soutien aux étudiants

Industrie

Éducation

Siège

Nottingham, Royaume-Uni

Chiffre d’affaires

700 millions d’euros

Résultats

  • Diminution des durées de configuration de projet
  • Réduction des efforts manuels pour la création de documents
  • Source unique de vérité pour toute la cartographie informatique
  • Réussite du projet d’intégration du logiciel ‘Campus’

LE DÉFI

Incohérence des processus et du soutien des applications

L’Université de Nottingham possède des campus récompensés au Royaume-Uni, en Chine et en Malaisie, et héberge une communauté académique véritablement mondiale composée de 44 000 étudiants et 9 000 employés. Elle est régulièrement classée parmi les meilleures universités au monde. Le passage d’une université basée au Royaume-Uni à une université internationale a accru de manière exponentielle la complexité de l'informatique.

Les processus administratifs et les applications d’assistance n’étaient pas cohérents sur le réseau, ce qui rendait très difficile l’intégration de nouvelles applications. L'absence de plate-forme d’informations centrale a compliqué davantage le processus de lancement de projets car les implications sur la cartographie informatique n’étaient pas claires. La dette technologique et les processus incohérents ont conduit à une situation dans laquelle il était devenu quasiment impossible de modifier les services afin de fournir une expérience de pointe aux étudiants ou de soutenir la recherche mondiale. L’Université de Nottingham devait trouver un moyen de mettre à niveau sa cartographie informatique pour garantir la connexion des étudiants entre les différents campus internationaux, pour réduire les coûts et pour améliorer la prise de décision stratégique.

« Le temps gagné et la transparence créée grâce à des données de haute qualité nous permettront de moderniser notre informatique et de la garder en synergie avec l’entreprise. »

Mark Griffin,
Architecte d’entreprise Senior, Université de Nottingham

Mark Griffin

LA SOLUTION

Intégrations et programmes mondiaux

Programmes mondiaux visant à redéfinir l’expérience des étudiants et à fournir d’excellents Research Information Services (services d’informations pour la recherche)

Le programme Research Information Services œuvre à la consolidation des systèmes, à la réduction des réindexations et à la mise en place d’excellents processus d’aide à la recherche. En parallèle, un programme de plusieurs millions de livres appelé Project Transform a été lancé pour permettre à l’Université de Nottingham de moderniser et de redéfinir l’expérience des étudiants en mettant en phase les processus métiers administratifs et ses systèmes sous-jacents et en les simplifiant.

Intégration mondiale du module financier ‘Campus’

La mise en œuvre et l’intégration de la solution Peoplesoft d’Oracle, ‘Campus’, dans la cartographie existante a constitué une tâche importante pour l’Université. Le programme a été divisé en plusieurs flux de travail basés sur les fonctions métiers. L’amélioration du processus financier pour les étudiants a été un élément central de la refonte globale. Le module Campus Student Financials devait devenir le système d’autorité pour les données financières des étudiants sur tous les territoires.

Pour ceci, de multiples fournisseurs de paiement, systèmes de comptabilité et systèmes d’honoraires pour les étudiants devaient être intégrés au sein de la partie Student Self Service de Campus. Afin de planifier cette intégration complexe, les acteurs informatiques du monde entier devaient travailler avec un ensemble d’informations cohérent. Dans le passé, il a toujours été difficile de centraliser les données.

Élaboration d’une conception haut niveau grâce à une automatisation intelligente

L’équipe d’architecture d’entreprise autour de Mark Griffin était le propriétaire naturel de toutes les données liées à la cartographie informatique.

LeanIX est le centre de données idéal pour toutes les informations nécessaires afin d’élaborer la conception haut niveau sur de multiples projets et programmes : Quels processus et quelles capacités font partie du périmètre ? Quelles capacités sont touchées par les multiples changements ? Comment l’application ‘Campus’ s’intègre-t-elle dans l’architecture informatique existante ? Quels composants techniques et quels objets de données seront affectés par de nouvelles interfaces ? Quels systèmes et quelles intégrations doivent être supprimés ? Quels changements doivent être apportés ensuite ?

Saisir dans LeanIX les changements apportés aux informations technologiques, aux applications et aux capacités a permis à l’Université de Nottingham d’évaluer la cartographie et d’identifier les étapes suivantes pour faire évoluer l’université.

LA RÉUSSITE

Réduction des risques technologiques et création d’une source unique de vérité

Le nouveau niveau de qualité de données dans l’architecture d’entreprise permet de prendre de meilleures décisions stratégiques et de réduire les lacunes et les risques technologiques. Plutôt que de continuellement collecter des informations auprès d’experts pour chaque projet, l’équipe a choisi une approche différente. Toutes les informations essentielles pour la conception architecturale ont d’abord été collectées dans LeanIX. Les différents acteurs du métier et de l’informatique ont apporté leur contribution. L’équipe a adopté ce qui s'appelle la « politique LeanIX d’abord » : Toutes les informations sur l’architecture d’entreprise sont d’abord maintenues dans LeanIX, puis seulement utilisées dans les autres documentations.

En quelques jours, Ben Taylor, membre de cette équipe, a créé un moyen automatique de générer les documents de projet standard demandés en chargeant les données via l’API REST LeanIX dans des documents Microsoft Word. En cliquant simplement sur un bouton, des jours de travail qui auraient été nécessaires dans le passé ont été réduits en secondes.

De plus, les documents nouvellement générés ont été améliorés par des visualisations fiables et puissantes, basées sur les rapports LeanIX, ainsi que par des identifiants de dénomination cohérents permettant une gestion mondiale des documents pour le projet d’intégration.

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Le Jubilee Campus, l'un des principaux bâtiments administratifs de l'université de Nottingham.

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