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SaaS Management

Dans ce guide, vous découvrirez ce qu’est le SaaS Management, quels sont les avantages de cette discipline et comment instaurer celle-ci au sein de votre entreprise.

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Introduction

Le Software as a Service (SaaS) a évolué à partir du besoin croissant de disposer d'un système de traitement de données décentralisé durant la troisième révolution industrielle. La campagne “The End of Software¹” de Salesforce en 2000 et la résistance de Concur à la production de disquettes et de CD-ROM ont contribué au monde actuel, où les services d'applications sont délivrés par le biais d'Internet. 

Ceci a mené à un développement fulgurant du Cloud Computing pour le citoyen ordinaire et à des modèles de licences d'entreprise en ligne et moins coûteux. Ces changements disruptifs ont non seulement entraîné une augmentation de la productivité et de la croissance, mais aussi contribué à un certain chaos et amené une multitude de défis. 

Comment une entreprise peut-elle alors rester maître de son environnement de solutions SaaS ? La réponse est simple : grâce au SaaS Management. 

Qu'est-ce que le SaaS Management ?

Le SaaS Management décrit l'ensemble des processus nécessaires afin de garantir l'extensibilité des logiciels cloud, de permettre le développement des objectifs stratégiques de l'entreprise ainsi que d'apporter une réponse adaptée aux besoins du client tout en respectant les normes de protection et de sécurité des données. 

Plutôt que d'utiliser des tableurs pour la gestion d'applications SaaS, la SaaS Management Platform recourt à des méthodes avancées, comme par exemple des intégrations avec des systèmes ERP, outils de gestion comptable et de contrats, de gestion des ressources humaines, des SSO, des intégrations SaaS directes, e-mail scanning ou encore des outils de suivi de trafic du web. 

Pour de nombreuses entreprises, le SaaS Management permet de gérer les processus autrefois utilisés pour les logiciels « On-Premise » et les adapte aux modèles par abonnement d'aujourd'hui.  

Alors que les outils de gestion des actifs informatiques (ITAM) et des actifs logiciels (SAM) existants ne suffisent pas pour une gestion complète des environnements de solutions SaaS, les nouvelles plateformes de différents fournisseurs spécialisés simplifient considérablement leur gestion. 

Le SaaS Management permet aux responsables informatiques, responsables des finances et de la sécurité de prendre des décisions éclairées plus rapidement, ce qui se traduit par une réduction des coûts et une augmentation de la sécurité au sein de l'entreprise. 

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Pourquoi utiliser le SaaS Management ?

De nombreuses entreprises ne savent pas comment gérer correctement leurs environnements de solutions SaaS. De plus, ces entreprises se fient souvent à des solutions CMP incomplètes ou à des données d'analyse directes de fournisseurs. Le SaaS n'est ni un logiciel On-Premise, ni un actif informatique typique.

Aujourd'hui, les fournisseurs de logiciels développent continuellement de nouvelles technologies, adaptent leurs modèles de tarification et créent de nouvelles fonctionnalités pour apporter une réponse aux entreprises avides de solutions cloud. C'est pourquoi LeanIX s'attend à une augmentation fulgurante de l'utilisation du SaaS au cours de cette décennie. Pour sa part, Gartner² s'attend à ce que 85% des entreprises recourent au modèle « cloud first » d'ici à 2025.

Les employés de tous les départements recourent volontiers aux solutions SaaS pour plusieurs raisons : l'achat de ces nouvelles technologies est simple et rapide et cela leur permet d'augmenter leur productivité de manière ciblée lorsqu'ils en ont besoin. Il n'est donc pas surprenant qu'un employé utilise en moyenne 44 applications SaaS³ dans le cadre de son travail.

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Les entreprises ne peuvent pas suivre le rythme de croissance des technologies SaaS et gérer ces technologies efficacement si elles recourent à des tableurs, comme le montrent ces quelques chiffres³ :  
  • 30% des dépenses SaaS effectuées par les entreprises sont consacrées à des services SaaS redondants ou inutilisés qui n'apportent aucune valeur ajoutée à l'entreprise.
  • Les dépenses SaaS annuelles par employé atteignent plus de 13 000 dollars.
  • Une entreprise américaine typique employant 800 personnes utilise en moyenne 141 applications SaaS.

L'achat de services SaaS est devenu simple, décentralisé et donc plus difficile à suivre et contrôler pour les dirigeants d'entreprise.

Les principaux avantages du SaaS Management

Cinq avantages principaux font du SaaS Management l'outil idéal pour la gestion de votre environnement de solutions SaaS :  

Transparence des environnements de solutions SaaS

Le SaaS Management permet aux entreprises d'obtenir une visibilité complète de l'ensemble de leurs abonnements SaaS, leurs licences d'utilisation, des attributions de Ownership, des contrats, des renouvellements et des dépenses. En même temps, il permet de repérer les tendances d'utilisation de ces services, facilitant les décisions concernant la prolongation de contrats ou les investissements futurs.   

Avec le SaaS Management, les entreprises peuvent identifier quels abonnements ne sont pas utilisés ou ceux qui n'apportent aucune valeur ajoutée et résilier ou renégocier les contrats de licence en question pour la période suivante. La transparence est et reste le cas d'utilisation principal du SaaS Management.

Optimisation des dépenses SaaS et augmentation du ROI 

Les responsables informatiques peuvent se servir des données d'utilisation récoltées par leurs outils dans le but de déterminer si les investissements effectués dans des solutions SaaS apportent une valeur ajoutée à l'entreprise ou non. Les plateformes de SaaS Management et les processus d'optimisation des dépenses SaaS leur permettent de résilier les licences inutilisées et supprimer les logiciels redondants. 

Les informations sur les abonnements SaaS peuvent être utilisées pour négocier des réductions, par exemple en consolidant différents contrats et instances Salesforce. Les entreprises peuvent également faire des économies en se mettant d'accord sur l'utilisation d'un seul service de vidéoconférence tel que Webex, Zoom, GoToMeeting, Skype, etc.   

Suppression des failles de sécurité et respect de la conformité

Premièrement, le SaaS Management permet aux organisations de supprimer les failles de sécurité en évitant le « Shadow IT ». À l'aide d'intégrations, il est possible de suivre et de savoir quels logiciels sont achetés au sein de quels départements, même lorsque ceux-ci sont achetés avec des cartes de crédit d'entreprise.   

Deuxièmement, l'accès aux données sensibles de l'entreprise est sécurisé grâce à une identification et une résiliation automatique des licences utilisées par d'anciens employés qui ont aujourd'hui quitté l'entreprise. 

Avoir une transparence totale de l'environnement de solutions SaaS permet aussi aux dirigeants et administrateurs système d'identifier les fournisseurs SaaS conformes aux politiques de l'entreprise et en même temps de garantir le respect de normes telles que le RGPD, SOC2, etc. 

Grâce au SaaS Management, les dirigeants disposent d'informations pertinentes et sont en mesure de contrôler les risques au sein de l'entreprise.

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Efficacité opérationnelle

Une croissance continue de la pile SaaS signifie que les équipes doivent traiter plusieurs renouvellements de contrats par semaine. Avec le SaaS Management, il est possible de gagner du temps en ayant toutes les informations relatives aux renouvellements de contrats en un seul et même endroit : Ownership, données sur l'utilisation, valeur des contrats et calendrier de renouvellements (avec dates de renouvellement précises).     

Les analystes financiers, informatiques ou des ressources humaines peuvent alors passer d'une approche réactive à une approche proactive puisqu'ils disposent de toutes les informations relatives aux renouvellements et sont capables de répondre à différentes questions telles que :  

  • De quels logiciels un représentant des ventes a-t-il besoin pour son travail quotidien ?
  • À combien s'élèvent les coûts de logiciels pour chaque employé du département marketing ? À combien s'élèvent ces coûts pour l'ensemble du département ?  
  • De combien diminuent les dépenses de logiciels lorsqu'un employé quitte l'entreprise ?

Les étapes du Onboarding et Offboarding des employés demandent du temps, en particulier lorsque l'ensemble du portefeuille de solutions SaaS est inconnu. Grâce aux données fournies par le SaaS Management, l'administrateur système de l'entreprise sait rapidement quelles applications étaient utilisées par les employés qui ont quitté l'entreprise. De plus, l'automatisation des processus de requêtes informatiques permet aux administrateurs de garantir aux employés un accès rapide aux logiciels dont ils ont besoin pour l'exercice de leurs fonctions, le tout en limitant le plus possible l'impact sur les ressources informatiques.      

Satisfaction des employés 

Avec le SaaS Management, les utilisateurs peuvent comprendre la valeur qu'apportent les investissements dans des solutions SaaS et s'assurer qu'ils exploitent pleinement le potentiel des services SaaS achetés. Les outils de SaaS Management permettent d'obtenir des informations précises sur l'utilisation des nouvelles technologies pour chaque employé ainsi que d'identifier ce qui peut être amélioré, par exemple par le biais d'une formation ou d'une campagne de communication interne. 

À l'aide d'un portail libre-service des applications utilisées par l'entreprise, les employés ont à tout moment un accès autorisé et sécurisé aux outils dont ils ont besoin pour leurs tâches quotidiennes. 

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Now Tech: Software-As-A-Service Operations Solutions, Q3 2021

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Comment débuter avec le SaaS Management

Vous connaissez votre entreprise et savez donc précisément quels secteurs ne sont pas rentables ou ne tirent aucune valeur ajoutée des investissements effectués dans les technologies. Le marché d'outils de SaaS Management est un marché croissant et chaque outil a ses particularités. C'est pourquoi il est nécessaire de savoir comment établir un programme de SaaS Management adapté aux besoins de votre entreprise. 

Soutien des différents acteurs de l'entreprise 

Une étape primordiale pour mettre en place un programme de SaaS Management est d'établir un business case auquel participent toutes les parties prenantes concernées. Lorsque vous savez quels objectifs vous souhaitez atteindre, pourquoi, et que vous communiquez ceux-ci clairement, vous pouvez alors compter sur le soutien des différents acteurs de votre entreprise. LeanIX suggère de s'accorder en interne sur plusieurs points :

  • Attribuer le Ownership à des équipes aux compétences et relations interdisciplinaires
  • Définir une vision claire pour le SaaS Management avec les principaux résultats visés
  • S'accorder sur une approche de SaaS Management holistique. Ceci implique une gestion des logiciels SaaS par autorisation, acquisition, utilisation, renouvellement ou suppression
  • Établir une relation et développer une collaboration avec les différentes parties prenantes du programme de SaaS Management
  • Déterminer les Experience Owners (par exemple FP&A or IT) et allouer le capital humain nécessaire à la gestion des services SaaS 
  • Évaluer les différentes plateformes de SaaS Management et choisir un fournisseur avec une expertise du secteur et une équipe d'assistance dédiée

Définition des exigences et des objectifs 

Les différentes parties prenantes ont besoin d'objectifs communs. Cela commence par définir les attentes de la direction avant de passer par chaque étage de l'entreprise. La définition de ces objectifs repose sur un ensemble d'expériences collaboratives. Les parties prenantes intéressées peuvent coopérer et discuter des possibilités d'amélioration pour l'ensemble de l'entreprise. Ensuite, les chefs de projets peuvent, en fonction des objectifs ayant été déterminés, décider de mesures concrètes à prendre pour atteindre ceux-ci.  

Les dirigeants de haut niveau devraient discuter ensemble des principaux défis, comme par exemple les risques, la conformité, la création de valeur ajoutée, l'implication des employés ou encore la réduction des coûts. Ces défis peuvent ensuite être classés par priorité, quantifiés et associés à des objectifs clairs. Une Task Force composée de responsables informatiques, responsables des finances, des ressources humaines et de la sécurité peut ensuite être créée afin d'évaluer les différentes plateformes de SaaS Management et d'élaborer un plan de mise en œuvre. 

Analyse des différences entre divers fournisseurs et plateformes

De nombreuses plateformes de SaaS Management innovatrices existent, utilisées tant par des entreprises du Fortune 500 que par des start-up. Les fonctionnalités et capacités proposées par ces plateformes varient cependant fortement. 

Évaluation des solutions SaaS

Comprendre les fonctionnalités et les capacités des différentes plateformes est primordial pour choisir la solution appropriée à votre entreprise. Même si les plateformes semblent souvent être identiques, chacune d'entre elles se concentre sur des fonctionnalités ou caractéristiques particulières et priorise certains Business Drivers, comme par exemple la visibilité.

Ci-dessous, vous trouvez divers critères auxquels vous devriez prêter attention lors du choix et de l'évaluation d'une plateforme de solutions SaaS : 

  • Transparence des environnements SaaS et découverte d'applications SaaS 
  • Valeur ajoutée apportée par la plateforme 
  • Amélioration de la gestion des risques 
  • Amélioration de l'efficacité opérationnelle 

Définition d'un calendrier pour le déploiement

Bien que la durée de déploiement varie en fonction de la complexité du projet, les plateformes de services SaaS sont pour la plupart des entreprises entièrement fonctionnelles environ quatre à six semaines après la signature du contrat. 

Afin de garantir un Onboarding parfait, l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise devraient être d'accord sur les problèmes qu'elles désirent résoudre en recourant à une plateforme de SaaS Management. Ensuite, il convient de mettre à disposition les ressources internes nécessaires, compiler les informations sur l'inventaire SaaS et de permettre à toutes les parties prenantes d'avoir accès à la documentation des anciens projets de SaaS Management. 

Conclusion

Peu importe la maturité de vos processus de SaaS Management (de bien établis à non-existents), il n'est jamais trop tard pour commencer à (re)prendre le contrôle de votre environnement de solutions SaaS. 

De plus en plus d'entreprises recourent au SaaS Management afin d'atteindre la proposition de valeur des applications Cloud ainsi que pour résoudre des problèmes de sécurité et/ou de conformité. Ces entreprises ont compris la nécessité et l'importance d'être, aujourd'hui, une organisation numérique et agile.   

¹ https://www.provokemedia.com/latest/article/the-launch-of-salesforce-com-and-the-end-of-software

² https://www.gartner.com/en/documents/3994453/predicts-2021-building-on-cloud-computing-as-the-new-nor

³ Statistics are taken from 2019 The State of SaaS Business Spend report conducted by Cleanshelf (now a part of LeanIX).

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Une introduction au SaaS Management, ses avantages et les défis liés à cette discipline.

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Réponses aux questions fréquemment posées sur le SaaS Management

Qu'est-ce que le SaaS Management ?

Le SaaS Management décrit l'ensemble des processus nécessaires afin de garantir l'extensibilité des logiciels cloud, de permettre le développement des objectifs stratégiques de l'entreprise ainsi que d'apporter une réponse adaptée aux besoins du client tout en respectant les normes de protection et de sécurité des données. 

Combien de temps faut-il pour débuter avec le SaaS Management ?

Bien que la durée de déploiement varie en fonction de la complexité du projet, les plateformes de services SaaS sont pour la plupart des entreprises entièrement fonctionnelles environ quatre à six semaines après la signature du contrat. 

Puis-je utiliser le SaaS Management à la place d'un autre système de gestion d'actifs (ITAM, SAM) ?

Les entreprises utilisant exclusivement des applications SaaS ont besoin du SaaS Management pour garantir une gestion sûre et efficace de leur environnement de solutions SaaS. Pour les entreprises recourant aux logiciels SaaS seulement partiellement, disposer d'un système ITAM ou SAM est un bon point de départ pour obtenir une certaine transparence et comprendre l'utilisation des solutions SaaS. Le Saas Management peut donc être une solution utile et complémentaire à vos processus existants.

À qui est destiné le SaaS Management ?

Le SaaS Management est destiné aux entreprises et aux dirigeants qui désirent obtenir des informations complètes sur leur environnement de solutions SaaS. Parmi nos utilisateurs actifs, on retrouve des responsables informatiques, responsables des finances, de la sécurité et autres qui peuvent aider et coopérer avec les équipes SAM, équipes des RH ou en charge des achats, les chefs de projets et d'autres encore grâce à des données fiables.

Comment puis-je savoir si le SaaS Management est adapté à mon organisation ?

Si vous êtes à la recherche d'une solution efficace et proactive pour la gestion et la planification des applications SaaS au sein de votre entreprise, le SaaS Management est bien ce dont votre organisation à besoin.

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