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Gérer et négocier les contrats et licences SaaS

Bonnes pratiques pour documenter et gérer les détails des contrats et licences SaaS, rechercher les éléments importants et bien négocier avec votre fournisseur SaaS.

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Gérer et négocier les contrats et licences SaaS

Introduction

Avec la démocratisation du cloud, les entreprises multiplient les contrats et les licences SaaS. Si ces documents importants ne sont pas correctement révisés ou stockés, ils peuvent avoir un impact préjudiciable sur une entreprise.

Ils peuvent par exemple augmenter les failles de sécurité et ralentir la communication des points défaillants des contrats lorsque ceux-ci sont nécessaires à la négociation du renouvellement. Par ailleurs, l’absence d’une vue globale de vos solutions SaaS engendre un Shadow IT et fait obstacle à l’optimisation des applications SaaS.

 

Qu’est-ce qu’une licence SaaS ?

Une licence SaaS est une licence d’un logiciel en tant que service. Elle est concédée par le fournisseur SaaS et établit les conditions auxquelles le logiciel est fourni au client. Ce modèle sur le cloud permet aux utilisateurs d’accéder au logiciel en ligne, et centralise le stockage des données dans le cloud à l’aide des serveurs externes gérés par le fournisseur.

 

Checklist d’une licence SaaS

Lorsque vous signez un nouveau contrat SaaS ou renouvelez un contrat, il importe de dresser une checklist avec les différents points pour faciliter le travail de chaque partie prenante, notamment en cas de révision d’une licence SaaS.

Voici les 9 éléments à ajouter à la checklist de votre licence SaaS pour tirer pleinement parti de vos solutions SaaS.

Date de début

Chaque contrat SaaS doit avoir une date de début à laquelle l’accord entre en vigueur et lie les deux parties. C’est également à partir de cette date que vous, le client, et tous les utilisateurs finaux pourrez accéder au service. Il est indispensable de bien connaître la date de début de votre licence car toutes les durées sont basées sur celle-ci.

Date de fin

Il est tout aussi important de connaître la date de fin de votre contrat Saas, également dénommée « date de résiliation » ou « date de renouvellement » de votre abonnement. En anticipant les dates de renouvellement, les responsables d’applications peuvent négocier en amont les conditions de renouvellement et éviter tout renouvellement accidentel d’un produit qui n’est plus nécessaire ou utilisé.

Délai de notification

Ce point peut s’avérer particulièrement délicat. La majorité des fournisseurs SaaS obligent les clients à faire part de leur volonté de ne pas renouveler automatiquement un abonnement. En règle générale, ce délai de notification peut aller de 15 à 90 jours en fonction du produit. Nous vous recommandons donc d’utiliser un système d’enregistrement de vos licences SaaS, afin de saisir chaque occasion de résilier ou renégocier vos contrats.

Valeur totale du contrat

La valeur totale du contrat combine tous les engagements financiers pris par l’ensemble de votre entreprise en lien avec chaque abonnement SaaS. Vous avez ainsi une idée précise du montant total dépensé pour la solution SaaS et détecter facilement les incohérences lorsque vous comparez vos factures aux stipulations du contrat SaaS.

Connaître la valeur totale du contrat vous permet également de comparer vos dépenses SaaS au fil du temps, de détecter les modifications de prix et de réduire les coûts en désactivant certaines mises à niveau.

Quantité totale de licences et de types de licences

Un autre détail important de votre contrat SaaS est la quantité totale de licences et les types de licences. Dans l’idéal, vous acquérez uniquement le nombre de licences dont vous avez besoin. Ces licences sont ensuite réparties au sein de l’entreprise.

Si, en fin de compte, vos employés n’utilisent pas le logiciel ou quittent l’entreprise, vous pouvez vous retrouver avec des licences sur les bras. Prenez soin de comparer régulièrement le nombre de comptes d’utilisateurs actifs avec le nombre de licences mentionné dans le contrat SaaS.

Fréquence de facturation

Cette partie de votre contrat SaaS indique la fréquence de facturation de votre abonnement SaaS. Conjuguée à vos dépenses totales, cette information vous permet de déterminer la rentabilité d’un produit SaaS.

La facturation des solutions SaaS est généralement mensuelle, semestrielle ou annuelle. Avant d’opter pour une fréquence, consultez le service facturation, comptabilité ou financier de votre entreprise.

Consumption metrics and billing units

L’identification des unités de tarification et de facturation est essentielle pour suivre et maitriser les coûts. Il est d’abord nécessaire de déterminer la métrique de consommation de l’application SaaS, à savoir toute unité de valeur qui détermine le prix et a une capacité ou une limité prédéfinie.

Il peut s’agir de la quantité totale de courriels contenant une newsletter envoyés à l’aide d’une plateforme de marketing.

Traitement des données et conformité aux réglementations

Les entreprises qui utilisent des modèles sur le cloud se reposent énormément sur les données. Il importe dès lors de bien saisir la façon dont les données sensibles sont gérées lorsqu’elles sont stockées chez un fournisseur SaaS tiers. Le contrat SaaS doit préciser les réglementations applicables en matière de protection des données. C’est à vous de déterminer si elles répondent ou non aux normes de votre entreprise et de votre secteur.

Other line-item details

Dernier point mais pas des moindres, il importe de connaître vos métriques de consommation et le seuil d’utilisation de vos solutions SaaS. Vous éviterez les frais excédentaires et inattendus. Un contrat SaaS doit clairement préciser les conséquences financières d’un dépassement de ces seuils.

En fonction de la solution SaaS, ces points peuvent inclure des services professionnels, des fonctionnalités, la valeur totale des lignes, les détails de la plateforme, etc.

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Aspects négligés des contrats et licences SaaS

Les contrats SaaS sont souvent longs et rébarbatifs, raison pour laquelle des détails importants sont souvent négligés. En tant que client SaaS potentiel, vous devez notamment être conscient que vous donnez le contrôle de vos données à un fournisseur SaaS externe.

Rappelez-vous qu’une faille de données peut s’avérer extrêmement coûteuse et mettre en péril la réputation de votre entreprise. C’est souvent après un tel incident que les utilisateurs vérifient leurs contrats SaaS et SLA.

Il importe donc de bien examiner les clauses en petits caractères ayant trait à l’accès aux données avant qu’il ne soit trop tard. C’est en effet l’aspect le plus négligé des contrats SaaS.

Informations sur l’accès aux données

Les systèmes traditionnels s’assurent que seules les entreprises ont accès à leurs données stockées sur site. Toutefois, par définition, les fournisseurs SaaS stockent vos données sur le cloud. S’il importe de toujours stipuler clairement que vous êtes l’unique propriétaire des données que vous créez, le contrat SaaS doit également aborder les questions suivantes :

  • Comment accéder à vos données ou les récupérer ?
  • Qui d’autre peut accéder à vos données ?
  • Que deviennent vos données lorsque le contrat SaaS est résilié ?
  • Pendant combien de temps pouvez-vous accéder à vos données après la résiliation du contrat ?

Votre contrat SaaS doit clairement stipuler la période pendant laquelle votre équipe peut accéder aux données après la résiliation du contrat. Le délai minimal doit de préférence osciller entre 3 et 6 mois pour vous donner le temps d’extraire les informations nécessaires.

Assurez-vous également que le contrat précise les modalités d’accès à ces données ainsi que leur format. Vous pouvez soit recevoir une exportation des données soit les exporter vous-même via l’API SaaS. Quel que soit votre choix, assurez-vous que le format est facile à utiliser et adapté aux pratiques de votre entreprise.

Lorsque vous négociez vos contrats SaaS, il est important d’aborder chacun de ces points. Vous éviterez ainsi de perdre des données précieuses qui sont non seulement sensibles mais également indispensables aux opérations de l’entreprise.

 

Bonnes pratiques liées aux licences SaaS et contrats SaaS

Il est très probable que votre entreprise continue d’adopter une variété de solutions SaaS, d’où l’importance d’établir des bonnes pratiques pour négocier, entretenir et gérer les contrats des applications SaaS pour vous éviter des nœuds au cerveau.

Ces bonnes pratiques varient toutefois d’une entreprise à l’autre. C’est à vous de trouver la meilleure solution pour enregistrer les détails des contrats et optimiser la gestion des solutions SaaS.

Idéalement, une fois que les détails les plus importants du contrat sont enregistrés dans une plateforme de gestion SaaS ou un autre système d’enregistrement, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble des logiciels basés sur le cloud que votre entreprise possède. Vous devez également distinguer les « contrats d’entreprise » des contrats de licence de type « click-through ». Ces derniers favorisent généralement le fournisseur, alors que les contrats d’entreprise vous permettent d’ajouter des clauses concernant la conformité et la protection.

Vous trouverez ci-dessous des bonnes pratiques qui vous permettent de gérer plus aisément vos contrats SaaS.

Saisir tous les aspects de vos contrats et licences SaaS

Certes il importe d’appliquer ces bonnes pratiques pour vos nouvelles licences SaaS. Mais vous devez également analyser vos applications SaaS existantes et examiner les licences correspondantes pour détecter les détails cachés. Une bonne visibilité vous permet de gérer correctement vos contrats SaaS afin d’optimiser leur valeur pour votre entreprise.

 

Documenting SaaS Contract & Agreement details

 

 

Documenter les détails des contrats

Après le processus de détection, il importe d’enregistrer les détails contractuels de chaque application dans un système qui est facile d’accès et simplifie le processus de révision. Certaines entreprises utilisent encore des feuilles de calcul ou des systèmes de gestion des contrats qui ne sont pas adaptés aux solutions SaaS.

Nous vous recommandons d’utiliser un système qui vous permet d’effectuer une recherche par fournisseur ou application et de comparer différents contrats sans avoir à relire l’intégralité de la licence SaaS.

Évaluer les détails des contrats SaaS

Une analyse globale des applications peut vous aider à évaluer vos licences SaaS, mais il faut placer l’accent sur les points mentionnés précédemment dans la checklist ainsi que sur d’autres que nous avons ajoutés ci-dessous :

  • Catégorie et fonction d’une application
  • Responsabilité de l’application
    • Unité opérationnelle
    • Gestionnaire du contrat
  • Durée du contrat
    • Date de début
    • Date de fin
    • Date de renouvellement
    • Conditions de renouvellement automatique
  • Valeur totale du contrat
    • Coûts de la plateforme
    • Coûts de mise en œuvre
    • Fréquence de facturation
    • Méthode de paiement
  • Métriques de consommation facturables
  • Nombre total de licences
  • Détails concernant les données et les réglementations relatives à la vie privée

Automatisation de la gestion des contrats SaaS

Les entreprises exploitent au mieux leurs applications SaaS lorsqu’elles automatisent la gestion des contrats SaaS et de leurs renouvellements à l’aide d’une solution de gestion SaaS comme la SaaS Management Platform (SMP) de LeanIX.

Cette plateforme est dotée d’outils qui facilitent non seulement la gestion de vos contrats SaaS, mais également la détection des contrats SaaS redondants, ainsi que l’identification et la suppression du Shadow IT.

 

LeanIX SI SaaS Renewals Calendar with automated alerts

En utilisant SMP pour automatiser la gestion des contrats SaaS, vous gardez une visibilité en temps réel de vos solutions SaaS qui vous permet d’organiser votre écosystème SaaS et d’augmenter votre productivité tout en réduisant les coûts.

Négocier les contrats SaaS

Nombre de fournisseurs SaaS sont obsédés par la croissance des revenus récurrents annuels ou mensuels pour établir un nombre critique de clients. Gardez cela à l’esprit lorsque vous négociez vos contrats SaaS, renouvellements ou régularisations (True-ups), par exemple Microsoft EA True-up, car vous pouvez obtenir des réductions à long terme.

Les licences SaaS sont source de nouveaux enjeux en matière d’informatique et d’achat, et nécessitent dès lors une approche différente que pour un contrat traditionnel. Dans le cadre d’une stratégie de renouvellement des contrats SaaS élaborée pour l’informatique et les achats, l’enregistrement des détails de contrats décentralisés et l’attribution de la responsabilité d’une application, combinés avec des bonnes pratiques en matière de renouvellement, visent à faire passer l’approche des dirigeants d’entreprises de réactive à proactive en matière de renouvellement.

Certains fournisseurs SaaS souhaitent également « chouchouter » les clients existants afin de limiter les désabonnements. En saisissant les leviers de valeur intrinsèque et en s’appuyant sur des données d’utilisation réelles dans le cadre des négociations avec chaque fournisseur, les dirigeants peuvent obtenir des conditions et des prix attractifs. Préparez-vous correctement et osez demander.

 

LeanIX SI SaaS usage graph based on license usage.

 

 

Éléments de la stratégie tarifaire

Les prix des solutions SaaS sont déterminés par des politiques qui guident la gestion des réductions et des marges. Celles-ci visent à encourager ou décourager certains comportements et certaines tendances, en fonction des objectifs du fournisseur. PwC classe les principales composantes tarifaires en plusieurs catégories :

  • Remises sur lot ou quantité
  • Remises liées à la durée
  • Remises de fidélité
  • Remises sur volume
  • Ajustement des paiements et crédits
  • Ajustement des types d’utilisation
  • Promotions
  • Mises à jour ou transitions (cross-grades)
  • Tarification régionale
  • Remises propres à un canal
  • Chouchoutage

Chaque composante englobe un ensemble de valeurs, priorités et objectifs sur lesquels un dirigeant d’entreprise avisé doit pouvoir s’appuyer lorsqu’il négocie un contrat SaaS.

Exploiter les éléments tarifaires dans les négociations des contrats SaaS

Lorsque vous saisissez la stratégie tarifaire et les objectifs commerciaux d’un fournisseur, vous pouvez obtenir des clauses contractuelles plus favorables.

Saisir les types de licences du fournisseur SaaS

Très souvent, les entreprises déploient des progiciels qui englobent des fonctions inutiles. C’est généralement le cas avec les outils de type Salesforce ou Office 365. Vous devez clairement définir les besoins des utilisateurs pour sélectionner les types de licences selon les caractéristiques et fonctionnalités nécessaires.

Envisager des remises liées à la durée

Les fournisseurs ont besoin d’un flux de trésorerie constant et souhaitent éviter les pertes de clients. Vous pouvez utiliser cette information pour négocier votre contrat SaaS et obtenir des réductions importantes. Lorsque vous avez défini les solutions essentielles pour votre entreprise, vous pouvez regrouper plusieurs contrats et proposer une extension de la durée des services.

Demander des remises de fidélité

À l’instar des remises liées à la durée, les fournisseurs se soucient de la valeur à long terme (LTV) des contrats SaaS. Le financement, l’estimation et l’intérêt pour la bourse influent tous sur la valeur des contrats pour les entreprises SaaS. Veillez à garder ces informations en tête pour déterminer vos relations les plus longues et demander à ces fournisseurs des remises de fidélité.

Crainte de la perte de clients

Le modèle SaaS implique généralement des investissements importants dans l’acquisition de clients mais peu de coûts pour garder les clients existants. Si un fournisseur SaaS n’est pas bien implanté au sein de votre entreprise et qu’il existe de bonnes alternatives, utilisez votre pouvoir de négociation pour obtenir des remises de fidélité ou d’autres tarifs préférentiels.

Regrouper vos applications chez un seul fournisseur

Grâce aux plateformes de gestion des applications SaaS, vous pouvez rapidement détecter les applications SaaS redondantes. Vous pouvez dès lors regrouper vos fonctions nécessaires chez un seul fournisseur pour augmenter votre besoin de licence et être en position de force dans les négociations. Il suffit de demander à votre fournisseur privilégié des remises sur volume et de les comparer avec ses concurrents.

Pouvoir de la marque

Si vous travaillez pour une célèbre entreprise jouissant d’une forte image de marque, vous pouvez utiliser le pouvoir de la marque pour obtenir une remise importante. De nombreux fournisseurs SaaS récompensent les équipes commerciales qui concluent des contrats avec des entreprises réputées en vue de renforcer leur leadership sur le marché.

Négocier les aspects liés aux risques et à la sécurité

Lorsque vous négociez vos contrats SaaS, rappelez-vous que les composantes relatives à la sécurité et aux risques ne sont pas immuables. Il est possible de les ajuster en fonction de vos besoins, du moins dans une certaine mesure. Pour vous assurer que les clauses de sécurité de vos contrats SaaS protègent au mieux votre type d’entreprise, suivez les conseils ci-dessous.

Dresser une liste : avant d’entamer la négociation de votre contrat SaaS, dressez la liste de tous les risques importants pour votre entreprise. En règle générale, plus votre achat est important, plus vous serez en position de force pour négocier.

Communiquer les éléments non-négociables : intégrez votre équipe de sécurité en amont des négociations de vos contrats SaaS pour être certain de couvrir tous les risques de sécurité non-négociables relatifs à la protection des données avant d’acquérir une solution SaaS.

Obtenir des protections supplémentaires : vous pouvez demander à votre fournisseur des protections supplémentaires, notamment si celui-ci est racheté ou exposé à des failles de cybersécurité.

Insister pour être rapidement informé en cas de failles : lorsque vous négociez des contrats SaaS, il est conseillé d’inclure des clauses garantissant une notification rapide des failles. Il pourrait s’agir du point le plus délicat à négocier, car les fournisseurs n’aiment pas être tenus par un délai spécifique.

Conclusion

La gestion de vos contrats et licences SaaS est une mission difficile qui demande de bonnes compétences en négociation, une visibilité complète de vos applications SaaS et une bonne compréhension de vos leviers de négociation, des besoins de votre entreprise et des solutions pour protéger ces besoins.

Les plateformes de SaaS management sont la solution la plus efficace pour rationaliser et gérer vos contrats SaaS, optimiser vos dépenses sur le cloud et garder le contrôle de vos données.

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Questions fréquemment posées sur les contrats et licences SaaS

Qu’est-ce qu’une licence SaaS ?

Une licence SaaS est un document juridique émis par le fournisseur SaaS et énonçant les conditions d’utilisation du logiciel fourni au client.

Comment négocier les contrats SaaS ?

Pour négocier des contrats SaaS, il importe de détecter et d’évaluer tous les détails des contrats, saisir les différentes composantes de la stratégie tarifaire ainsi que les types de licences, et les comparer avec l’utilisation réelle des applications concernées pour identifier des leviers de négociation.

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