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Bonnes pratiques pour documenter et gérer les détails des contrats et licences SaaS, rechercher les éléments importants et bien négocier avec votre fournisseur SaaS.
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Les contrats SaaS sont souvent longs et rébarbatifs, raison pour laquelle des détails importants sont souvent négligés. En tant que client SaaS potentiel, vous devez notamment être conscient que vous donnez le contrôle de vos données à un fournisseur SaaS externe.
Rappelez-vous qu’une faille de données peut s’avérer extrêmement coûteuse et mettre en péril la réputation de votre entreprise. C’est souvent après un tel incident que les utilisateurs vérifient leurs contrats SaaS et SLA.
Il importe donc de bien examiner les clauses en petits caractères ayant trait à l’accès aux données avant qu’il ne soit trop tard. C’est en effet l’aspect le plus négligé des contrats SaaS.
Informations sur l’accès aux données
Les systèmes traditionnels s’assurent que seules les entreprises ont accès à leurs données stockées sur site. Toutefois, par définition, les fournisseurs SaaS stockent vos données sur le cloud. S’il importe de toujours stipuler clairement que vous êtes l’unique propriétaire des données que vous créez, le contrat SaaS doit également aborder les questions suivantes :
Votre contrat SaaS doit clairement stipuler la période pendant laquelle votre équipe peut accéder aux données après la résiliation du contrat. Le délai minimal doit de préférence osciller entre 3 et 6 mois pour vous donner le temps d’extraire les informations nécessaires.
Assurez-vous également que le contrat précise les modalités d’accès à ces données ainsi que leur format. Vous pouvez soit recevoir une exportation des données soit les exporter vous-même via l’API SaaS. Quel que soit votre choix, assurez-vous que le format est facile à utiliser et adapté aux pratiques de votre entreprise.
Lorsque vous négociez vos contrats SaaS, il est important d’aborder chacun de ces points. Vous éviterez ainsi de perdre des données précieuses qui sont non seulement sensibles mais également indispensables aux opérations de l’entreprise.
Il est très probable que votre entreprise continue d’adopter une variété de solutions SaaS, d’où l’importance d’établir des bonnes pratiques pour négocier, entretenir et gérer les contrats des applications SaaS pour vous éviter des nœuds au cerveau.
Ces bonnes pratiques varient toutefois d’une entreprise à l’autre. C’est à vous de trouver la meilleure solution pour enregistrer les détails des contrats et optimiser la gestion des solutions SaaS.
Idéalement, une fois que les détails les plus importants du contrat sont enregistrés dans une plateforme de gestion SaaS ou un autre système d’enregistrement, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble des logiciels basés sur le cloud que votre entreprise possède. Vous devez également distinguer les « contrats d’entreprise » des contrats de licence de type « click-through ». Ces derniers favorisent généralement le fournisseur, alors que les contrats d’entreprise vous permettent d’ajouter des clauses concernant la conformité et la protection.
Vous trouverez ci-dessous des bonnes pratiques qui vous permettent de gérer plus aisément vos contrats SaaS.
Certes il importe d’appliquer ces bonnes pratiques pour vos nouvelles licences SaaS. Mais vous devez également analyser vos applications SaaS existantes et examiner les licences correspondantes pour détecter les détails cachés. Une bonne visibilité vous permet de gérer correctement vos contrats SaaS afin d’optimiser leur valeur pour votre entreprise.
Après le processus de détection, il importe d’enregistrer les détails contractuels de chaque application dans un système qui est facile d’accès et simplifie le processus de révision. Certaines entreprises utilisent encore des feuilles de calcul ou des systèmes de gestion des contrats qui ne sont pas adaptés aux solutions SaaS.
Nous vous recommandons d’utiliser un système qui vous permet d’effectuer une recherche par fournisseur ou application et de comparer différents contrats sans avoir à relire l’intégralité de la licence SaaS.
Une analyse globale des applications peut vous aider à évaluer vos licences SaaS, mais il faut placer l’accent sur les points mentionnés précédemment dans la checklist ainsi que sur d’autres que nous avons ajoutés ci-dessous :
Les entreprises exploitent au mieux leurs applications SaaS lorsqu’elles automatisent la gestion des contrats SaaS et de leurs renouvellements à l’aide d’une solution de gestion SaaS comme la SaaS Management Platform (SMP) de LeanIX.
Cette plateforme est dotée d’outils qui facilitent non seulement la gestion de vos contrats SaaS, mais également la détection des contrats SaaS redondants, ainsi que l’identification et la suppression du Shadow IT.
En utilisant SMP pour automatiser la gestion des contrats SaaS, vous gardez une visibilité en temps réel de vos solutions SaaS qui vous permet d’organiser votre écosystème SaaS et d’augmenter votre productivité tout en réduisant les coûts.
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SaaS Management for CIOs and CFOsNombre de fournisseurs SaaS sont obsédés par la croissance des revenus récurrents annuels ou mensuels pour établir un nombre critique de clients. Gardez cela à l’esprit lorsque vous négociez vos contrats SaaS, renouvellements ou régularisations (True-ups), par exemple Microsoft EA True-up, car vous pouvez obtenir des réductions à long terme.
Les licences SaaS sont source de nouveaux enjeux en matière d’informatique et d’achat, et nécessitent dès lors une approche différente que pour un contrat traditionnel. Dans le cadre d’une stratégie de renouvellement des contrats SaaS élaborée pour l’informatique et les achats, l’enregistrement des détails de contrats décentralisés et l’attribution de la responsabilité d’une application, combinés avec des bonnes pratiques en matière de renouvellement, visent à faire passer l’approche des dirigeants d’entreprises de réactive à proactive en matière de renouvellement.
Certains fournisseurs SaaS souhaitent également « chouchouter » les clients existants afin de limiter les désabonnements. En saisissant les leviers de valeur intrinsèque et en s’appuyant sur des données d’utilisation réelles dans le cadre des négociations avec chaque fournisseur, les dirigeants peuvent obtenir des conditions et des prix attractifs. Préparez-vous correctement et osez demander.
Les prix des solutions SaaS sont déterminés par des politiques qui guident la gestion des réductions et des marges. Celles-ci visent à encourager ou décourager certains comportements et certaines tendances, en fonction des objectifs du fournisseur. PwC classe les principales composantes tarifaires en plusieurs catégories :
Chaque composante englobe un ensemble de valeurs, priorités et objectifs sur lesquels un dirigeant d’entreprise avisé doit pouvoir s’appuyer lorsqu’il négocie un contrat SaaS.
Lorsque vous saisissez la stratégie tarifaire et les objectifs commerciaux d’un fournisseur, vous pouvez obtenir des clauses contractuelles plus favorables.
Saisir les types de licences du fournisseur SaaS
Très souvent, les entreprises déploient des progiciels qui englobent des fonctions inutiles. C’est généralement le cas avec les outils de type Salesforce ou Office 365. Vous devez clairement définir les besoins des utilisateurs pour sélectionner les types de licences selon les caractéristiques et fonctionnalités nécessaires.
Envisager des remises liées à la durée
Les fournisseurs ont besoin d’un flux de trésorerie constant et souhaitent éviter les pertes de clients. Vous pouvez utiliser cette information pour négocier votre contrat SaaS et obtenir des réductions importantes. Lorsque vous avez défini les solutions essentielles pour votre entreprise, vous pouvez regrouper plusieurs contrats et proposer une extension de la durée des services.
Demander des remises de fidélité
À l’instar des remises liées à la durée, les fournisseurs se soucient de la valeur à long terme (LTV) des contrats SaaS. Le financement, l’estimation et l’intérêt pour la bourse influent tous sur la valeur des contrats pour les entreprises SaaS. Veillez à garder ces informations en tête pour déterminer vos relations les plus longues et demander à ces fournisseurs des remises de fidélité.
Crainte de la perte de clients
Le modèle SaaS implique généralement des investissements importants dans l’acquisition de clients mais peu de coûts pour garder les clients existants. Si un fournisseur SaaS n’est pas bien implanté au sein de votre entreprise et qu’il existe de bonnes alternatives, utilisez votre pouvoir de négociation pour obtenir des remises de fidélité ou d’autres tarifs préférentiels.
Regrouper vos applications chez un seul fournisseur
Grâce aux plateformes de gestion des applications SaaS, vous pouvez rapidement détecter les applications SaaS redondantes. Vous pouvez dès lors regrouper vos fonctions nécessaires chez un seul fournisseur pour augmenter votre besoin de licence et être en position de force dans les négociations. Il suffit de demander à votre fournisseur privilégié des remises sur volume et de les comparer avec ses concurrents.
Pouvoir de la marque
Si vous travaillez pour une célèbre entreprise jouissant d’une forte image de marque, vous pouvez utiliser le pouvoir de la marque pour obtenir une remise importante. De nombreux fournisseurs SaaS récompensent les équipes commerciales qui concluent des contrats avec des entreprises réputées en vue de renforcer leur leadership sur le marché.
Lorsque vous négociez vos contrats SaaS, rappelez-vous que les composantes relatives à la sécurité et aux risques ne sont pas immuables. Il est possible de les ajuster en fonction de vos besoins, du moins dans une certaine mesure. Pour vous assurer que les clauses de sécurité de vos contrats SaaS protègent au mieux votre type d’entreprise, suivez les conseils ci-dessous.
Dresser une liste : avant d’entamer la négociation de votre contrat SaaS, dressez la liste de tous les risques importants pour votre entreprise. En règle générale, plus votre achat est important, plus vous serez en position de force pour négocier.
Communiquer les éléments non-négociables : intégrez votre équipe de sécurité en amont des négociations de vos contrats SaaS pour être certain de couvrir tous les risques de sécurité non-négociables relatifs à la protection des données avant d’acquérir une solution SaaS.
Obtenir des protections supplémentaires : vous pouvez demander à votre fournisseur des protections supplémentaires, notamment si celui-ci est racheté ou exposé à des failles de cybersécurité.
Insister pour être rapidement informé en cas de failles : lorsque vous négociez des contrats SaaS, il est conseillé d’inclure des clauses garantissant une notification rapide des failles. Il pourrait s’agir du point le plus délicat à négocier, car les fournisseurs n’aiment pas être tenus par un délai spécifique.
La gestion de vos contrats et licences SaaS est une mission difficile qui demande de bonnes compétences en négociation, une visibilité complète de vos applications SaaS et une bonne compréhension de vos leviers de négociation, des besoins de votre entreprise et des solutions pour protéger ces besoins.
Les plateformes de SaaS management sont la solution la plus efficace pour rationaliser et gérer vos contrats SaaS, optimiser vos dépenses sur le cloud et garder le contrôle de vos données.
Gardez le contrôle de votre portefeuille de solutions SaaS
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