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SaaS Renewals: bonnes pratiques

Découvrez les principaux écueils des renouvellements ainsi que les bonnes pratiques de renouvellement des contrats SaaS pour développer une stratégie proactive de renouvellement reposant sur l’utilisation des licences et des lignes directrices bien définies.

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SaaS Renewals: bonnes pratiques

Introduction

Avec l’éclosion des technologies basées sur le cloud, les entreprises accumulent de nombreuses applications SaaS et perdent rapidement de vue non seulement leur utilisation mais également leurs renouvellements. Il n’est dès lors guère étonnant que les grandes entreprises aient à traiter régulièrement une énorme quantité de renouvellements de contrats SaaS, dont certains sont automatisés et passent complètement inaperçus.

Les entreprises reposant sur des applications basées sur le cloud doivent dès lors établir un système permettant une gestion efficace des contrats SaaS et offrant une visibilité optimale du portefeuille des SaaS. C’est en effet la seule solution pour réduire le Shadow IT, les dépenses sur le cloud et les menaces de sécurité, et tirer pleinement parti de chaque application SaaS.

Ce guide vous fournira tout ce qu’il faut savoir sur les bonnes pratiques de renouvellement des contrats SaaS et sur la façon dont celles-ci vous permettront de surmonter les écueils relatifs aux abonnements et contrats SaaS.

 

Enregistrer les détails des contrats

Défi : même si l’enregistrement des détails des contrats semble assez intuitif à première vue, il est négligé par de nombreuses d’entreprises. Les contrats sont souvent sauvegardés dans des emplacements aléatoires et difficiles d’accès, surtout après un certain temps. Le nombre de contrats à stocker suit la courbe du nombre d’applications SaaS utilisées par l’entreprise.

À cause de ce manque de visibilité, vos contrats SaaS sont renouvelés par les fournisseurs sans que vous ayez pu les renégocier. Pour évaluer l’efficacité de votre système de gestion des contrats, rien de plus simple : prenez n’importe quelle application SaaS et tentez de récupérer rapidement les informations suivantes :

  • Quelle est l’échéance du renouvellement ?
  • Quelle est la durée du renouvellement ?
  • Quelle est la valeur du contrat ?

Bonne pratique : vous n’avez probablement pas le temps de lire intégralité du contrat à chaque fois que vous recherchez un détail sur une application SaaS. Il est dès lors conseillé d’extraire les détails les plus importants de chaque application et de les enregistrer au même endroit.

Idéalement, ces détails comprennent notamment le nom du fournisseur, la valeur du contrat, le responsable, la durée ou la date de renouvellement, la catégorie et l’objectif. Pour les hiérarchiser, il importe de définir l’importance de l’application pour votre entreprise.

Documenting SaaS Contract & Agreement details

 

Attribuer la responsabilité des applications SaaS

Défi : le nombre d’applications acquises au fil du temps dépend de la taille de l’entreprise. Démocratisation du numérique oblige, n’importe quel employé s’estime en mesure d’acheter des applications adaptées à ses tâches.

Toutefois, si la responsabilité des applications SaaS n’est pas correctement documentée, il est beaucoup plus difficile d’annuler ou d’optimiser les renouvellements des contrats SaaS. Dans la plupart des cas, le responsable reste inconnu ou a déjà quitté l’entreprise. Lorsque vous contactez le fournisseur pour confirmer la responsabilité de l’application, le délai de négociation est souvent échu.

Bonne pratique : le moyen le plus simple de régler ce problème est de désigner dès le départ le responsable des applications SaaS et d’enregistrer ces informations au même endroit que les autres détails des contrats. Le responsable d’une application est également chargé de renégocier les conditions de renouvellement en suivant les lignes directrices en la matière. Si le responsable quitte l’entreprise, ce rôle doit être réattribué.

 

Établir un calendrier des renouvellements

Défi : lorsque vous acquérez une application SaaS, nous ne devenez pas techniquement le « propriétaire » du logiciel mais uniquement son « locataire ». En d’autres termes, le nombre de contrats et abonnements SaaS évolue avec l’acquisition de nouveaux logiciels basés sur le cloud.

Une grande majorité de ces modèles d’abonnements repose sur un renouvellement automatique : la durée du contrat est renouvelée pour un nouveau cycle d’abonnement si vous ne contactez pas le fournisseur 60 ou 90 jours avant la date indiquée. Une fois le délai écoulé, vous vous retrouvez bloqué dans un autre contrat même si vous n’avez plus besoin de l’application.

Bonne pratique : pour suivre facilement tous les renouvellements de contrats SaaS à venir, utilisez un calendrier des renouvellements des contrats SaaS qui vous informe préalablement, vous ou le responsable de l’application SaaS, et vous permet d’agir au bon moment.

 

LeanIX SI SaaS Renewals Calendar with automated alerts

Avec une bonne stratégie de gestion des renouvellements, une entreprise peut prendre des décisions proactives en matière de renouvellement en révisant les conventions et contrats d’achat et en élaborant des stratégies de négociation qui ne vous laissent pas à la merci des fournisseurs. Une plateforme de SaaS Management comme celle de LeanIX vous permet de configurer des alertes personnalisées et de ne plus manquer aucune fenêtre de négociation.

Suivre l’utilisation

Défi : les besoins des entreprises et les structures des équipes étant dynamiques et évolutifs, de nombreuses entreprises se retrouvent avec des applications SaaS inutilisées ou en double. L’accès à des données sur l’utilisation des applications SaaS réduit ce problème et vous évite de devoir payer pour des logiciels ou des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin. Les entreprises qui surveillent l’utilisation de leurs applications ont donc toutes les chances de limiter leurs dépenses sur le cloud.

Bonne pratique : le meilleur moyen d’éliminer les licences logicielles sous-utilisées est de suivre l’utilisation de chaque application. Vous pourrez ainsi estimer les futures baisses ou hausses d’utilisateurs à l’occasion de chaque renouvellement. Une plateforme d’optimisation des applications SaaS comme LeanIX vous offre la visibilité nécessaire pour détecter les applications qui génèrent des coûts inutiles. Lorsque vous aurez défini une norme, vous pourrez répéter ce processus pour évaluer vos besoins en licences et réajuster vos contrats.

 

LeanIX SI SaaS usage graph based on license usage.

 

Hiérarchiser les renouvellements

Défi : les applications SaaS n’ont pas toutes la même importance pour les activités de votre entreprise. Par conséquent, les contrats concernant les logiciels essentiels pour votre entreprise sont plus importants et nécessitent une plus grande attention que les applications moins utilisées et qui ne représentent qu’un faible pourcentage de vos dépenses sur le cloud. Ainsi, il est beaucoup plus préjudiciable de manquer un renouvellement très important qui aurait dû être optimisé et négocié qu’un autre moins important.

Bonne pratique : pour ne manquer aucun renouvellement important, veillez à hiérarchiser vos renouvellements selon les critères suivants : valeur du contrat, criticité métier et délai de renouvellement. Les règles ci-dessous correspondent à l’approche d’optimisation des applications SaaS et peuvent orienter vos décisions relatives à la hiérarchisation des renouvellements :

  • L’importance d’une application Saas dépend de la valeur de son contrat.
  • L’importance d’une application SaaS dépend également de sa criticité métier.
  • La date de révision des contrats SaaS dépend de la date de renouvellement d’une application SaaS.

 

Définir des lignes directrices pour les renouvellements

Défi : dans le pire des scénarios, une entreprise qui utilise des logiciels sur le cloud et basés sur des abonnements ne possède pas de stratégie de renouvellement des contrats SaaS et n’a désigné aucun responsable de l’application SaaS et de son renouvellement. Ceci engendre des dépenses inutiles sur le cloud et une cartographie informatique engorgée, ce qui réduit drastiquement les avantages des solutions SaaS. Il importe dès lors de définir préalablement une bonne stratégie de renouvellement pour permettre à vos employés de savoir quoi faire.

Bonne pratique : la meilleure façon de garder votre processus de renouvellement sous contrôle est de définir des lignes directrices claires pour gérer les renouvellements des applications SaaS utilisées. Ces lignes directrices doivent couvrir chaque étape du processus de renouvellement et comprennent un calendrier qui fixe la date à laquelle l’employé doit lancer la procédure de contact interne ou externe. La stratégie de renouvellement doit se présenter sous la forme d’un document écrit facilement accessible aux employés actuels et futurs.

 

Conclusion

Si la plupart des entreprises s’efforcent surtout d’acquérir des applications SaaS et d’obtenir les produits basés sur le cloud les plus adaptés à leurs besoins, les processus de renouvellement des contrats SaaS sont souvent négligés. Il est pourtant indispensable de mettre en place un processus de renouvellement fonctionnel pour épauler les départements informatiques et financiers et aider chaque entreprise à tirer le meilleur d’une technologie SaaS et à réduire les coûts.

Toutefois, avant d’établir de bonnes pratiques de renouvellement, il convient d’optimiser la visibilité des applications. Vous pourrez ainsi désigner le bon responsable, suivre l’utilisation, établir un calendrier fonctionnel des renouvellements et hiérarchiser les contrats SaaS.

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Réponses aux questions fréquemment posées sur les renouvellements de contrats SaaS

Comment gérer les renouvellements de contrats SaaS ?

Extraire les détails les plus importants de chaque application et les enregistrer dans un même endroit.

Idéalement, ces détails comprennent notamment le nom du fournisseur, la valeur du contrat, le responsable, la durée ou la date de renouvellement, la catégorie et l’objectif. Pour les hiérarchiser, il importe de définir l’importance de l’application pour votre entreprise.

Comment hiérarchiser les renouvellements de contrats SaaS ?

Pour éviter de manquer un renouvellement important, veillez à hiérarchiser vos renouvellements sur base des critères suivants : valeur du contrat, criticité métier et délai de renouvellement.

Les règles ci-dessous peuvent orienter vos décisions relatives à la hiérarchisation des renouvellements : l’importance d’une application Saas dépend de la valeur de son contrat. L’importance d’une application SaaS dépend également de sa criticité métier. La date de révision des contrats SaaS dépend de la date de renouvellement d’une application SaaS.

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