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Découvrez comment établir une stratégie proactive de SaaS renewals au sein de votre entreprise en misant sur la hiérarchisation, l’utilisation réelle des solutions SaaS et les alertes personnalisées de renouvellement.
► Découvrez comment mettre en œuvre une stratégie proactive de renouvellement des contrats SaaS !
Le succès grandissant des solutions logicielles basées sur le cloud entraîne une grande quantité de contrats SaaS qu’il est nécessaire de gérer correctement pour maîtriser les dépenses sur le cloud. Avec la démocratisation du numérique et des employés acquérant des applications SaaS sur un coup de tête, il est difficile de garder un œil sur l’ensemble de l’environnement cloud et de suivre les conditions de renouvellement de chaque produit.
Dès lors, chaque entreprise travaillant sur le cloud a tout intérêt à renforcer la visibilité des services SaaS et mettre en place un processus normalisé de renouvellement. En effet, les applications SaaS sont basées sur des abonnements qui sont renouvelés automatiquement s’ils ne sont pas résiliés à temps.
Vous découvrirez dans ce guide les meilleures stratégies en matière de renouvellement des contrats SaaS, et comment mettre en place une gestion proactive dans ce domaine.
Si vous souhaitez créer ou adapter une stratégie de renouvellement des contrats SaaS, définissez tout d’abord vos principales motivations. Des objectifs clairs vous permettront de tirer parti de tous les avantages d’une bonne stratégie de renouvellement. Dans la plupart des cas, ces objectifs sont les suivants :
Avec ces objectifs à l’esprit, vous pouvez préparer vos renouvellements de contrats SaaS avec efficacité et sérénité.
Pour créer un processus de renouvellement des contrats SaaS qui servira au mieux votre entreprise, vos employés, vos clients et toutes les parties prenantes, vous devez accorder une attention particulière à certains critères. Découvrez les éléments à prendre en considération pour développer une stratégie de renouvellement des contrats SaaS, et comment mettre en place de bonnes pratiques au sein de votre entreprise.
Si l’un de vos abonnements SaaS est inutilisé à l’insu de tous, vous ne pourrez renégocier ou résilier le contrat en question avant son renouvellement automatique. Il est dès lors important de renforcer la visibilité de tous les services SaaS. Vous pourrez ainsi avoir une meilleure idée de l’utilisation réelle des services SaaS et du nombre de licences que vous payez.
La façon la plus évidente de renforcer la visibilité des services SaaS est de mettre en place une plateforme de gestion des services SaaS qui comprend notamment un calendrier de renouvellement des licences. Cet outil personnalisable vous informera des prochains renouvellements de licences pour vous donner le temps d’analyser l’application en question, ses conditions et son utilisation. Vous pourrez également vous concentrer sur les renouvellements les plus utiles et les plus importants pour votre entreprise.
Avant l’éclosion des applications basées sur le cloud, votre service informatique avait connaissance de tous vos logiciels, ou presque. Aujourd’hui, les employés ne se privent pas de télécharger des applications SaaS dans l’espoir de gagner en productivité.
Il importe toutefois d’attribuer la responsabilité de chaque application SaaS afin de faciliter les négociations et d’obtenir des informations importantes sur les fournisseurs. Si un responsable d’applications SaaS quitte l’entreprise, cette responsabilité doit être réassignée à un autre collaborateur.
La hiérarchisation des renouvellements fait partie intégrante d’un processus proactif de renouvellement. En effet, les applications SaaS ne sont pas toutes indispensables à votre entreprise. Face aux centaines de renouvellements à gérer, il est important de mettre l’accent sur celles qui créent le plus de valeur et qui offrent les meilleures possibilités d’optimisation.
Outre la criticité métier et la valeur réelle des contrats, les dates de renouvellement doivent également figurer parmi vos critères : au plus proche est la date, au plus vite vous devez agir.
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White Paper
SaaS Management for CIOs and CFOsLa décision de renouveler ou non un abonnement SaaS n’est pas toujours évidente. Vous devez prendre le temps de bien évaluer chaque application avant de trancher. Ainsi, lorsqu’il est temps de réviser, renégocier ou résilier votre contrat SaaS, posez-vous les questions suivantes :
Lorsque vous aurez répondu à ces questions, il sera beaucoup plus facile de décider de renouveler ou non une licence et de mieux gérer les dépenses sur le cloud et la sécurité au sein de votre entreprise. La section suivante vous fournit toutes les informations pour gérer vos processus de renouvellement des licences.
En fin de compte, l’objectif d’une bonne stratégie de renouvellement des contrats SaaS est de classer vos renouvellements dans quelques catégories prédéfinies. Sur la base de l’utilisation réelle des donnés et des réponses aux questions ci-dessus, 4 catégories se dégagent :
La plupart des contrats SaaS étant basés sur des abonnements, le fournisseur part du principe que vous renouvellerez votre contrat après le premier cycle et vous accorde généralement un délai au cas où vous souhaiteriez le résilier ou changer de type de licence. Toutefois, passé ce délai, la licence SaaS est renouvelée automatiquement et vous voilà obligé de payer un nouveau cycle complet d’abonnement.
La première étape du processus de renouvellement consiste dès lors à connaître le délai de renouvellement, à trouver la clause de renouvellement automatique dans le contrat et à la confirmer avec le fournisseur SaaS.
Il ne faut jamais payer pour un produit ou une licence que vous n’utilisez pas. Toutefois, dans le contexte du SaaS et du Shadow IT, il est parfois très difficile de savoir exactement quels employés utilisent quels logiciels dans le cadre de leur travail, ou tout simplement s’ils utilisent réellement ces logiciels. Avant de renouveler l’application, vous devez donc évaluer l’utilisation réelle des applications SaaS et la comparer avec vos dépenses.
Vous pouvez à cet effet utiliser un programme d’analyse des fournisseurs ou une plateforme de gestion des solutions SaaS comme la SaaS Management Platform (SMP) de LeanIX. Cette dernière vous permet de suivre l’utilisation des services SaaS au fil du temps et de collecter rapidement des données sur plus de 4 000 fournisseurs lorsque vous en avez besoin.
Lorsque vous avez défini l’utilisation réelle des applications SaaS, vous pouvez la comparer avec les types de licences disponibles. Souvent, les entreprises paient des licences disproportionnées par rapport à leurs besoins, d’où l’importance de consulter un représentant commercial afin de comprendre les différents tarifs et types de licences des fournisseurs.
Il n’est pas inhabituel pour des fournisseurs SaaS de modifier leurs licences et leurs tarifs, à l’instar de Microsoft avec ses licences Office 365. Il est dès lors possible de trouver de meilleures offres à la fin du premier cycle d’abonnement. Compte tenu de la forte concurrence qui caractérise le marché SaaS, n’hésitez surtout pas à négocier un tarif préférentiel avec votre fournisseur.
Cette étape est étroitement liée à la précédente. Lorsque vous négociez ou renouvelez un contrat, il faut toujours bien comprendre l’objectif du fournisseur. Les métriques de succès des clients (CSM) sont extrêmement importantes pour les fournisseurs SaaS et leurs parties prenantes. L’une des principales métriques est la valeur à vie du client (CLV), qui est optimisée lorsque les clients choisissent de renouveler leur contrat cycle après cycle. La CLV est une motivation importante pour fidéliser un client.
Une autre métrique est le taux d’attrition, à savoir le pourcentage de clients qui résilient le contrat. L’acquisition de nouveaux clients est beaucoup plus coûteuse que la fidélisation d’un client. Veillez à adopter la bonne tactique de négociation de contrat avant de passer à l’étape suivante.
Lorsque vous êtes prêt à renouveler, résilier ou renégocier le contrat SaaS, il est temps de contacter le représentant commercial concerné. Dans tous les cas, mais surtout lors d’une renégociation du contrat, vous devez vous assurer que toutes les informations collectées sont facilement accessibles.
Même lorsque la date de renouvellement est imminente, il faut toujours prendre le temps de bien se préparer. La plupart des fournisseurs possèdent non seulement des représentants commerciaux qui sont votre point de contact mais également des équipes de fidélisation des clients qui entretiennent les relations après-vente.
La gestion des renouvellements des contrats SaaS est une volet important de la SaaS management dans son ensemble. Elle vous permet de tirer pleinement parti des applications SaaS. Vous pouvez utiliser la stratégie présentée dans ce guide et les bonnes pratiques de renouvellement des contrats SaaS pour créer votre propre processus normalisé, et remplacer une stratégie réactive par une stratégie proactive.
Contrôlez vos contrats SaaS dès maintenant !
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