SAP LeanIX IT Cost Optimization Survey 2025

Die IT-Kosten rücken zunehmend in den Fokus: In 85 Prozent der für die Studie befragten internationalen Unternehmen ist die Nachfrage nach Einsparungen in der IT in den letzten beiden Jahren gestiegen. Eine große Mehrheit von 70 Prozent ist überzeugt, dass dieser Druck im Jahr 2026 weiter zunehmen wird. Die entsprechenden Maßnahmen scheinen jedoch überwiegend nicht einer Umschichtung von Budgets zu dienen, sondern sind Bestandteil von unternehmensweiten Sparprogrammen.

Die vorliegende Untersuchung zeigt, wo es Einsparpotenzial gibt. 82 Prozent der befragten Enterprise-Architekten (EA) schätzen, dass der Anteil vermeidbarer Ausgaben am IT-Budget jedes Jahr bei mindestens 10 bis 20 Prozent liegt. Dies ist vor allem auf redundante Applikationen und technische Schulden zurückzuführen. Es überrascht daher nicht, dass sich fast alle Firmen mit Programmen zur Applikationsrationalisierung befassen. Was solchen Maßnahmen im Weg steht? Die meisten sehen in der mangelnden Zusammenarbeit von IT und Business eine signifikante Hürde. So stimmen 80 Prozent der Aussage zu, dass Entscheidungen über das Portfolio zwischen den Abteilungen zeitaufwändig und schwierig sind. Verantwortlich sind dafür in erster Linie unklare Zuständigkeiten, unrealistische Zeitvorgaben von Unternehmensseite und fehlende Informationen.

Ein Blick auf die aktuell verfügbaren Informationen über das Portfolio offenbart, dass in fast der Hälfte der Unternehmen nicht einmal die Eigentümerschaft von Applikationen in vollem Umfang bekannt ist. In 72 Prozent der Fälle sind überdies auch die Abhängigkeiten zwischen Applikationen nur „teilweise“ geklärt. Besonders selten verfügen die befragten Enterprise-Architekten über detaillierte Kosteninformationen – also Daten zur „Total Cost of Ownership“ (TCO). Dabei sind sich 90 Prozent der Studienteilnehmer einig, dass diese Informationen die Entscheidungen im Prozess der Applikationsrationalisierung beschleunigen würden.

Es fehlen also genau die Daten, die eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen würden und mit deren Hilfe sich die Optimierung der IT-Kosten vorantreiben ließe. Zwei Drittel der Befragten sehen in ihrem bestehenden Enterprise-Architecture-Tool die perfekte Plattform, um Kosteninformationen zu den Applikationen zu erfassen. Doch es gibt Zweifel, ob die Verantwortung dafür bei den Architekten liegen sollte, vermutlich weil diese Daten im Unternehmen über zahlreiche Systeme verstreut sind. Es ist Aufgabe der Entscheidungsträger, passende Lösungen zu finden. Denn wenn die Stakeholder über alle relevanten Informationen verfügen, verbessert sich auch die Zusammenarbeit zwischen IT und Business. Momentan bezeichnen diese nur 39 Prozent der Befragten als zufriedenstellend.

IT-Verantwortliche sehen sich aktuell zwei großen Herausforderungen gegenüber. Zum einen hat sich die Euphorie gegenüber generativer KI auf Unternehmensseite zu einer klaren Erwartungshaltung bezüglich konkreter KI-Use-Cases entwickelt. Zum anderen müssen notwendige Investitionen in diesem Bereich zunehmend aus vorhandenen IT-Budgets finanziert werden. Dies hat André Christ, Co-Founder & General Manager bei SAP LeanIX, in seiner Keynote beim SAP Transformation Excellence Summit in Austin im September 2025 aufgezeigt.

Wie stark ist dieser Kostendruck in Unternehmen bereits spürbar? Wie reagieren Enterprise-Architekten – als Experten für die Optimierung von Kosten im Applikationsportfolio – auf solche Anforderungen? Welche Hürden gilt es zu überwinden und wo liegen eventuell ungenutzte Chancen? Mit diesen Fragen befasst sich der „SAP LeanIX IT Cost Optimization Survey 2025“.

Befragung von Enterprise-Architekten internationaler Unternehmen

Als marktführender Anbieter im Bereich Enterprise-Architektur arbeitet SAP LeanIX seit vielen Jahren mit global tätigen Organisationen zusammen. Aus diesem Kundenportfolio hat das Unternehmen für den „SAP LeanIX IT Cost Optimization Survey 2025“ im August und September 2025 die Verantwortlichen für Enterprise-Architektur aus insgesamt 225 Firmen online befragt. Drei Viertel der Befragten sind in Unternehmen in Europa tätig, weitere 17 Prozent in den USA oder Kanada. In Bezug auf die Unternehmensgröße zeigt sich die Stichprobe ausgewogen.

Der Kostendruck in der IT ist gestiegen – und wird weiter zunehmen

Eine überwältigende Mehrheit von 85 Prozent der Befragten berichtet von einer gestiegenen Nachfrage in den letzten beiden Jahren, die IT-Ausgaben im Unternehmen zu reduzieren. Niemand rechnet damit, dass die Kosteneinsparungen im Jahr 2026 an Bedeutung verlieren werden. Im Gegenteil: 70 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass der Druck von Unternehmensseite weiter zunehmen wird.

Bemerkenswert ist jedoch, was die befragten Enterprise-Architecture-Verantwortlichen als vorrangiges Ziel dieser IT-Kosteneinsparungen nennen: 70 Prozent geben an, dass diese Maßnahmen zu einem unternehmensweiten Sparprogramm zählen. Nur 21 Prozent der Firmen wollen dadurch Budget freisetzen und es in andere IT-Projekte investieren.

Applikationsrationalisierung steht fast überall auf der Agenda

Doch es gibt Hürden auf dem Weg zu einem optimierten Portfolio. Als größte Schwierigkeit nennen 61 Prozent der Verantwortlichen die mangelnde Zusammenarbeit von IT und den Stakeholdern aus den Fachbereichen – nur 7 Prozent sehen darin kein Problem. Knapp die Hälfte beklagt die fehlende Transparenz über das Applikationsportfolio und seine wechselseitigen Abhängigkeiten. 44 Prozent geben an, dass der Prozess erschwert wird, weil das Senior Leadership Team keine Unterstützung leistet.

Entscheidungen über das Applikationsportfolio sind schwierig

Was behindert diesen Entscheidungsprozess am stärksten? Die Hälfte der Verantwortlichen nennt unklare Rollen und Verantwortlichkeiten, inklusive der verstreuten Budgetzuständigkeiten, an erster oder zweiter Stelle. 40 Prozent sehen in den unrealistischen Zeitvorgaben des Unternehmens das größte Problem für informierte Entscheidungen. Ebenso viele beklagen, dass die größte Herausforderung der Mangel an relevanten Informationen über die diskutierten Applikationen ist. Mit 36 Prozent gibt es einen ähnlich starken Anteil an Befragten, die die Beschwerden der Unternehmensseite, dass die Entscheidungskriterien die geschäftlichen Anforderungen nicht reflektieren, als besonders große Schwierigkeit ansehen. Auch ein fehlender standardisierter Prozess wird von 34 Prozent als große Herausforderung angesehen, jedoch ordnen die meisten Befragten dieses Thema auf dem letzten Platz ein.

Offensichtlich gibt es nicht das eine Problem, mit dem alle kämpfen, sondern die Herausforderungen werden von den Befragten unterschiedlich priorisiert. Dennoch lassen sich diese Herausforderungen in zwei grundlegende Kategorien einteilen: Zum einen gibt es organisatorische Probleme im Zusammenhang mit Zusammenarbeit, Rollen und Zeitvorgaben.

Zum anderen zeigen sich Schwierigkeiten mit Daten und Transparenz. Enterprise-Architekten sind in der Regel für das Applikationsportfolio verantwortlich und erfassen und steuern die entsprechenden Informationen, um das Portfolio sowie andere Technologie-Investitionen zu analysieren und zu optimieren.  Daher stellt sich die Frage, über welche Daten die Befragten bereits verfügen – und wo es noch Lücken gibt.

Zahlreiche Informationen zu Applikationen sind nicht vollständig vorhanden

In 42 Prozent der Unternehmen sind die Daten zur Eigentümerschaft der Applikationen in vollem Umfang verfügbar und in 23 Prozent die Informationen darüber, welche Geschäftsfertigkeiten durch spezifische Applikationen unterstützt werden.

Was jedoch auffällt: Die Mehrheit räumt bei allen abgefragten Informationen ein, diese seien jeweils nur „teilweise“ vorhanden – wenn überhaupt. So liegen derzeit beispielsweise nur in der Hälfte der Unternehmen unvollständig erfasste Nutzungsdaten zu den Applikationen vor. Besonders selten sind Daten zur „Total Cost of Ownership“ (TCO) von Applikationen: In 77 Prozent der Fälle haben die Enterprise-Architecture-Verantwortlichen darauf aktuell keinen Zugriff, wobei die meisten planen, diese zukünftig verfügbar zu machen.

Detaillierte Kostendaten würden Entscheidungen beschleunigen

Dass sich so viele der befragten Verantwortlichen mit Informationen zur „Total Cost of Ownership“ (TCO) von Applikationen befassen wollen, ist schnell erklärt. Es herrscht große Einigkeit über die Bedeutung dieser Daten: 90 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass sie den Prozess der Applikationsrationalisierung beschleunigen würden. Allerdings weisen mit 82 Prozent fast ebenso viele Befragte auf die Problematik hin, dass Kosteninformationen oft unvollständig und fehlerhaft sind, weil sie über verschiedene Systeme verteilt sind und nicht in einer zentralen Datenquelle erfasst werden.

Das vorhandene Enterprise-Architecture-Tool könnte zu einer solchen zentralen Quelle werden. Zwei Drittel der Befragten sehen darin eine geeignete Plattform, um detaillierte Kosteninformationen zu erfassen und so alle relevanten Daten zum Applikationsportfolio an einer Stelle verfügbar zu machen. Doch nur 26 Prozent sind der Meinung, dass die Verantwortung für das Zusammentragen und die Pflege der Daten bei den Enterprise Architekten liegen sollte. Das ist nicht verwunderlich, denn wie bereits erwähnt betrachten Verantwortliche die unternehmensweit verstreuten Informationen als Herausforderung.

Die generelle Zusammenarbeit zwischen IT und Business könnte besser sein

39 Prozent der Enterprise-Architecture-Verantwortlichen sind generell mit der Zusammenarbeit zwischen IT und Business zufrieden und halten diese für ausreichend. Das ist zwar kein verheerendes Ergebnis. Alarmierend ist jedoch: Weniger als die Hälfte der Befragten gibt eine positive Einschätzung ab, wenn es um die Frage der Kollaboration zwischen den Abteilungen geht.

Fazit: Es geht nicht darum, ob IT-Kosten optimiert werden – sondern wie

Eines ist klar: Die Befragten spüren einen zunehmenden Druck, IT-Kosten zu senken, und gehen davon aus, dass dieser auch in der Zukunft anhalten wird. Die gute Nachricht ist, dass die meisten auch erhebliche vermeidbare Ausgaben in ihren IT-Budgets erkennen. Der Anteil derer, die von mehr als einem Fünftel verschwendetem IT-Budget berichten, ist seit dem letzten LeanIX IT Cost Optimization Survey von 23 auf jetzt 30 Prozent gestiegen.

Zudem herrscht die weit verbreitete Ansicht vor, dass der Großteil der vermeidbaren IT-Ausgaben auf redundante Applikationen und technische Schulden zurückzuführen ist. In den befragten Unternehmen scheint es dasselbe Verständnis darüber zu geben, wie sich diese Situation verbessern lässt und wie IT-Ausgaben reduziert werden können. Die überwiegende Mehrheit führt bereits Programme zur Applikationsrationalisierung durch oder plant diese.

Doch so vielversprechend das in der Theorie auch klingt: In der Umsetzung stoßen IT und Business auf dem Weg zu einer effektiven Applikationsrationalisierung immer wieder auf Hürden.

Wie bereits dargelegt, sind diese Hürden sowohl organisatorischer als auch operativer Natur. So zeigt der „SAP LeanIX IT Cost Optimization Survey 2025“ nach wie vor eine allgemeine Unzufriedenheit mit der Zusammenarbeit zwischen der IT und den Fachabteilungen, wenngleich diese im Vergleich zum Jahr 2023 etwas abgenommen hat. Diese Unzufriedenheit spiegelt sich auch darin wider, dass Entscheidungen über das Applikationsportfolio als zeitaufwändig und schwierig empfunden werden. Oftmals werden die Entscheidungskriterien in solchen Diskussionen vom Business kritisch hinterfragt. Währenddessen monieren die Verantwortlichen unrealistische Zeitvorgaben durch die Geschäftsseite, die es erschweren, überhaupt fundierte Entscheidungen zu treffen.

Im operativen Bereich herrscht ein weit verbreiteter Mangel an Daten und Transparenz. Zwar variiert der Zugriff auf relevante Informationen für die Entscheider – so sind beispielsweise Daten zur Eigentümerschaft von Applikationen besser verfügbar als Lifecycle-Informationen oder Nutzungsdaten zu Applikationen. Doch selbst im besten Fall sind die verfügbaren Daten oft unvollständig.

Aus Sicht der IT-Kostenoptimierung ist besonders problematisch, dass Informationen zur „Total Cost of Ownership“ von Applikationen am schwierigsten zu beschaffen sind – obwohl fast alle Befragten der Überzeugung sind, dass eben diese Daten die Entscheidungen über das Portfolio beschleunigen würden. Die Mehrheit stimmt darüber hinaus zu, dass das vorhandene Enterprise-Architecture-Tool ideal wäre, um die häufig über viele Systeme verteilten TCO-Informationen zentral zusammenzuführen.

Alle relevanten Daten – von der Eigentümerschaft bis zu den Gesamtbetriebskosten – in einer Lösung zu bündeln, bietet den zusätzlichen Vorteil, dass sich dadurch auch die Zusammenarbeit zwischen IT und Business verbessert.  Denn eine zentrale, umfassende Datenquelle für alle Applikationen und die gesamte Software-Landschaft fördert ein gemeinsames Verständnis, das auf der Geschäftssicht basiert. Sie ermöglicht außerdem eine schnellere und bessere Wertschöpfung durch einen beschleunigten Entscheidungsprozess.

Weitere Informationen: SAP LeanIX IT Cost Optimization Survey 2025

SAP LeanIX hat im August und September 2025 insgesamt 225 Enterprise-Architekten und IT-Verantwortliche international tätiger Kunden online zur möglichen Optimierung von IT-Kosten und zu damit verbundenen Themen befragt. Hinsichtlich der Unternehmensgröße ist die Stichprobe ausgewogen. Knapp drei Viertel der Befragten kommen aus Unternehmen in Europa, 17 Prozent sind aus den USA oder Kanada.

Unterschiedliche Fallzahlen in den Charts ergeben sich aus dem Ausschluss von Befragten, die zu einzelnen Punkten keine Angabe machen konnten oder wollten. Für eine bessere Lesbarkeit werden die Ergebnisse in diesem Report mit Prozentwerten ohne Nachkommastellen dargestellt.