SaaS User Management

Einleitung

In einem digitalen Zeitalter, in der cloudbasierte Applikationen die Norm darstellen, sind akkurate und stets aktuelle Benutzerdaten wesentlich, damit alle Stakeholder glücklich sind. Wenn Sie nicht wissen, welche Benutzer welche Applikationen verwenden, wird die Verwaltung oder gar Optimierung Ihrer SaaS-Lizenzen und -Ausgaben schwierig.

Dieser Guide liefert Ihnen Tipps und Tricks für ein erfolgreiches SaaS User Management und beschreibt, wie genau Sie die SaaS-Nutzung Ihrer Mitarbeiter nachverfolgen können, um Produktivität zu steigern.

Was ist SaaS User Management?

SaaS User Management beschreibt den Prozess der Verwaltung und Kontrolle der SaaS-Zugriffsrechte von Benutzern. Je zentraler die SaaS-Benutzerdaten erfasst werden, desto effizienter gestaltet sich auch das SaaS User Management.

Die Zeiten, in denen jeder Mitarbeiter vorinstallierte Programme auf seinem ihm zugewiesenen Computer hatte, gehören der Vergangenheit an. Unternehmen sind heutzutage auf eine Vielzahl unterschiedlicher Tools angewiesen, um eine vollständige Transparenz über ihre SaaS-Umgebung herzustellen und ein Maximum an Benutzerfreundlichkeit zu ermöglichen.

Eine geeignete Plattform für SaaS User Management, die einen umfassenden Überblick über alle genutzten oder aufgerufenen SaaS-Applikationen bietet, ist sowohl für IT-, Finanz-, HR-, InfoSec-Teams als auch für viele andere Abteilungen nützlich, die SaaS direkt oder indirekt verwalten müssen.

In den nächsten Abschnitten erfahren Sie mehr über die Beweggründe für SaaS User Management und warum es so wichtig ist, nur eine einzige zentrale Datenbasis zu haben.

Worauf zielt SaaS User Management ab?

Im Verlauf der letzten Jahre wurde das Software-Management immer dezentraler gestaltet. Dies liegt zum Teil daran, dass fast jeder Mitarbeiter dazu in der Lage ist, beliebige Softwarelösungen zur Erleichterung oder Optimierung seines Arbeitsalltags zu beschaffen. In den meisten Unternehmen ist es doch recht unwahrscheinlich, dass eine Vielzahl von Benutzer- und Applikationstabellen regelmäßig überprüft oder aktualisiert werden.

Genau dafür – also für die Verwaltung von SaaS-Accounts und SaaS-Benutzern – brauchen Unternehmen, die SaaS-Applikationen verwenden, dedizierte Tools. Wenn solch ein Tool richtig eingeführt und genutzt wird, können Sie mithilfe dieser zentralen Datenbasis folgende Ziele erreichen:

• Steigern Sie die Produktivität aller SaaS-Benutzer Ihres Unternehmens, indem Sie die richtigen Ressourcen den richtigen Benutzern zuweisen.
• Verbessern Sie die Zusammenarbeit innerhalb der IT-Abteilung, die aufgrund der dezentralen SaaS-Beschaffung die Kontrolle über die im Unternehmen vorhandene Software verloren hat.
• Bringen Sie alle Stakeholder zusammen, wenn wichtige Daten über SaaS-Benutzer erfasst werden müssen – Applikationen, Cloud-Ausgaben, Nutzungsmuster und Benutzerverhalten, alles in einem System.
• Sichern Sie das Unternehmen, indem Sie von der unternehmensweiten SaaS-Transparenz profitieren.

Warum sollten Stakeholder SaaS-Benutzer verwalten?

Die Kontrolle über SaaS-Produkte zu haben und zu wissen, wer von den Mitarbeitern diese Produkte nutzt, hört sich für jeden Stakeholder nach einer guten Idee an. SaaS User Management ist aber nicht nur einfach eine gute Idee, sondern ein wesentlicher Grundstein für alle Unternehmen, die in der Cloud agieren. Im Folgenden sind fünf der wichtigsten Gründe aufgelistet, die für die Verwaltung von SaaS-Benutzern sprechen.

SaaS-Wachstum: Die schnelle Einführung von SaaS-Produkten führt zu mehr Benutzern, mehr Tools und schlussendlich auch zu mehr Lizenzen, die für jeden Benutzer verwaltet werden müssen. Dies kann in Effizienzeinbußen innerhalb der Geschäftsabläufe von Unternehmen resultieren.

Dezentrale SaaS-Beschaffung: SaaS-Lösungen verfügen nicht über eine gemeinsame Verknüpfung oder Plattform, wodurch eine zentrale Verwaltung ohne ein dafür vorgesehenes Tool nicht möglich ist.

Ersetzen veralteter Systeme: Die meisten Unternehmen verwenden immer noch Kalkulationstabellen, die nicht automatisch synchronisiert oder aktualisiert werden – bei einer Mitarbeiterfluktuation von rund 30% in Deutschland nützen diese Aufzeichnungen den Unternehmen nicht wirklich.

Ineffiziente Prozesse: Mit der zunehmenden Zahl von SaaS-Lösungen steigt auch der Verwaltungsaufwand, was zu ineffizienten Geschäftsprozessen und Sicherheitslücken führen kann.

Compliance: Wenn Unternehmen die Cloud nutzen, müssen sie auch mehr gesetzliche Vorschriften einhalten. Man muss wissen, wie die Nutzerdaten verwendet und wo genau diese Daten genutzt und gespeichert werden. Nicht verwaltete Benutzer stellen daher eine Sicherheitsbedrohung dar.

Verfolgung von SaaS-Nutzung und -Einführung: Eine langsame SaaS-Einführung kann ein Indikator dafür sein, dass die Mitarbeiter mehr Hilfe bei der Verwendung eines SaaS-Tools benötigen. Eine geringe SaaS-Nutzung kann Unternehmen auch eine Möglichkeit bieten, ihre SaaS-Kosten zu senken.

Die wichtigsten Vorteile, die Lösungen für SaaS User Management bieten

Der wohl größte Vorteil eines intelligenten SaaS User Management Tools wie LeanIX besteht darin, dass Sie ein altes System oder mehrere Kalkulationstabellen durch eine modere zentrale Datenbasis (Single Source of Truth) ersetzen können. Solch ein Tool synchronisiert alle Informationen automatisch und unterstützt mehrere Abteilungen sowie deren Führungskräfte. Im Folgenden erfahren Sie, wie verschiedene interne Stakeholder von einem SaaS User Management Tool profitieren. 

Finanzabteilung: Durch den direkten Zugriff auf SaaS-Nutzungsdaten können Finanzleiter die Cloud-Ausgaben ihres Unternehmens genauer budgetieren und prognostizieren. Sie sehen auf einen Blick, wie viel jede Lizenz kostet und wie stark eine bestimmte SaaS-Lösung genutzt wird. Eine Plattform für SaaS User Management liefert ihnen Informationen wie die voraussichtlichen monatlichen und jährlichen SaaS-Ausgaben, die Ausgaben nach Abteilung oder Benutzer und den Namen es Applikationsverantwortlichen. All diese Informationen sind für die Optimierung von SaaS-Kosten von unschätzbarem Wert.

IT: Der größte Vorteil für die IT liegt in der SaaS-Transparenz, die solch ein Tool schaffen kann. Die IT-Mitarbeiter können schnell herausfinden, welche Benutzer SaaS-Lösungen abonniert haben, die von der IT nicht verwaltet werden. Sie können auch feststellen, welche SaaS-Applikationen von einem ehemaligen Mitarbeiter genutzt wurden und die entsprechenden Lizenzen neu zuweisen. Außerdem können sie nachverfolgen, wie sich die SaaS-Einführung entwickelt, und feststellen, welche Mitarbeiter nach der ersten SaaS-Implementierung zusätzliche Schulungen benötigen.

HR: Mit einer Plattform für SaaS User Management kann die Personalabteilung sicherstellen, dass neue Mitarbeiter Zugriff auf die richtigen Tools erhalten, die sie für die Ausführung ihrer Stelle benötigen. Dafür kann die Personalabteilung die Liste der SaaS-Applikationen nach Abteilungen durchsuchen.

Beschaffung: Die Beschaffungsabteilung kann die Nutzungsdaten der Benutzer zu ihrem Gunsten nutzen und bestehende SaaS-Verträge mit den jeweiligen SaaS-Anbietern neu verhandeln. Wenn die Nutzungsrate geringer als der im Vertrag festgelegte Wert ist, kann die Beschaffungsabteilung den SaaS-Vertrag optimieren und an die tatsächliche Nutzungsrate anpassen. SaaS-Plattformen liefern der Beschaffungsabteilung jedoch auch viele weitere wichtige Informationen, darunter die genauen Verlängerungszeiträume für SaaS-Verträge, benutzer- und abteilungsspezifische Service-Nutzung und Namen der Applikationsverantwortlichen.

InfoSec: Die InfoSec-Abteilung kann die SaaS-Sicherheitsrisiken reduzieren, indem sie die von den Mitarbeitern verwendeten Applikationen nachverfolgt und sicherstellt, ob diese noch den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen. Wenn das Unternehmen auf eine andere SaaS-Lösung umgestiegen ist, können Sie des Weiteren feststellen, welche Benutzer immer noch die veraltete Lösung verwenden.

Best Practices für SaaS User Management

Sobald Sie eine Plattform für das SaaS User Management eingeführt haben, sollten Sie sich all seine Features und Vorteile zu Nutze machen, damit Sie das Potenzial Ihrer SaaS-Lösungen voll ausschöpfen können. Im Folgenden finden Sie sechs Best Practices, die Ihnen dabei helfen:

1. Schaffen Sie eine umfassende Transparenz über Ihre SaaS-Umgebung, indem Sie alle SaaS-Applikationen Ihrer Mitarbeiter ermitteln.
2. Identifizieren Sie Applikationsverantwortliche und weisen Sie gegebenenfalls neue Applikationsverantwortliche zu, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen hat.
3. Erarbeiten Sie eine proaktive SaaS-Verlängerungsstrategie mit einem Verlängerungskalender, der Sie benachrichtigt, sobald eine Vertragsverlängerung ansteht und Sie den jeweiligen Vertrag überprüfen sollten.
4. Verfolgen Sie die benutzerspezifische Applikationsnutzung, damit Sie wissen, welche Applikationen geschäftskritisch sind und welche ausgephast werden können.
5. Ermitteln Sie alle neuen SaaS-Services, die vor kurzem in den unterschiedlichen Abteilungen Ihres Unternehmens eingeführt worden sind.
6. Fördern Sie SaaS-Services, die die Produktivität und Zusammenarbeit stärken und gleichzeitig alle Sicherheitsstandards erfüllen.

Fazit

SaaS-Lösungen haben den Alltagsbetrieb moderner Unternehmen regelrecht revolutioniert. Auch wenn SaaS-Lösungen eine Reihe von Vorteilen bieten, gehen sie doch Hand in Hand mit neuen Sicherheitsrisiken und stellen eine Herausforderung für traditionelle Managementansätze dar, die überprüft und angepasst werden müssen.

Da immer mehr Daten in der Cloud gespeichert werden, sind Unternehmen von Plattformen für SaaS User Management abhängig, um einen holistischen Blick auf ihre SaaS-Landschaft zu erhalten und die Verwaltung der SaaS-Anbieter einfacher zu gestalten.