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SaaS-Management

In diesem Guide erfahren Sie, womit sich SaaS-Management befasst, welche Vorteile diese Managementdisziplin bietet und wie Sie mit SaaS-Management in Ihrem Unternehmen durchstarten können.

► Erfahren Sie, wie Sie SaaS-Management in Ihrem Unternehmen etablieren können.

Einführung

SaaS entwickelte sich aus dem wachsenden Bedarf an zentralisierter Datenverarbeitung während der dritten industriellen Revolution. Die Kampagne „The End of Software“ von Salesforce¹ im Jahr 2000 und Concurs Widerstand gegen die Produktion von Disketten und CD-ROMs trugen zu unserer heutigen Welt bei, in der Applikationen und Services über das Internet bereitgestellt werden.

Dies führte zu einer explosionsartigen Entwicklung von Cloud Computing für den Normalbürger sowie zur Gestaltung preiswerter, webbasierter Geschäftslizenzmodelle. Diese disruptiven Fortschritte haben neben Produktivität und Wachstum auch zu Chaos und einer Vielzahl neuer Herausforderungen geführt.

Aber wie können Unternehmen dieses SaaS-Chaos unter Kontrolle bringen? Die Antwort lautet: SaaS-Management.

Was ist SaaS-Management?

SaaS-Management beschreibt alle Prozesse, die für die effiziente Skalierung von Cloud-Software, die Erweiterung strategischer Unternehmensziele und Unterstützung der Benutzerbedürfnisse erforderlich sind, bei gleichzeitiger Einhaltung der Datensicherheits- und Datenschutzstandards.

Anstelle Tabellenkalkulationsblätter für die Verwaltung von SaaS-Applikationen zu nutzen, setzt das SaaS-Management eher auf Integrationen mit modernen Unternehmenslösungen wie etwa ERP-, HR-, Ausgaben- und Vertragssysteme, SSOs, direkte SaaS-Integrationen, E-Mail-Scanning oder Web-Traffic-Monitoring.

In vielen Unternehmen verwaltet SaaS-Management die Prozesse, die einst für das Management von On-Premises-Software verwendet wurden und passt diese an die heutigen Abonnement-Modelle an.

Wo bestehende ITAM- und SAM-Tools an den Aufgaben eines umfassenden SaaS-Managements versagen, vereinfachen neue Plattformen verschiedener spezialisierter Anbieter den SaaS-Management-Aufwand erheblich.

SaaS-Management ermöglicht es Führungskräften aus den Bereichen IT, Finanzen und Sicherheit, schnelle und fundierte Entscheidungen für ihr Unternehmen zu treffen, was folglich zu einer verbesserten Kosteneffizienz und Sicherheit beträgt.

Warum SaaS-Management?

Viele Unternehmen wissen nicht, wie sie ihre SaaS-Landschaft angemessen verwalten können – gleichzeitig verlassen sich diese Unternehmen auf unvollständige CMP oder direkte Anbieteranalysen. SaaS ist weder eine On-Premises-Software noch ein typisches IT-Asset.

Da Softwareanbieter neue Technologien entwickeln, Pricing-Strukturen anpassen und Features bauen, um die Bedürfnisse der Cloud-begeisterten Unternehmen zu stillen, prognostiziert LeanIX ein rasantes Wachstum für den SaaS-Markt in den kommenden Jahren. Gartner² geht davon aus, dass bis zum Jahr 2025 rund 85% aller Unternehmen einen „Cloud-first“-Ansatz verfolgen.

Mitarbeiter und Abteilungen sind sehr gut darin, neue Technologien einzuführen. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Die Beschaffung neuer Technologien ist einfach, schnell und ermöglicht es, Produktivität gezielt zu steigern, wenn Ergebnisse erzielt werden müssen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass ein Mitarbeiter durchschnittlich 44 SaaS-Applikation³ für die Ausführung seiner Tätigkeiten benötigt.

Unternehmen können mit dem rasanten SaaS-Wachstum nicht Schritt halten, wenn sie sich für die Verwaltung Ihrer SaaS-Landschaft auf Kalkulationstabellen stützen. Hier ein Blick auf die Zahlen:

  • 30% der in Unternehmen getätigten SaaS-Ausgaben ist auf redundante oder ungenutzte SaaS-Services zurückzuführen, die absolut keinen Mehrwert bieten.
  • Die jährlichen SaaS-Ausgaben pro Mitarbeiter belaufen sich auf mehr als 13.000 US-Dollar.
  • Ein typisches US-amerikanisches Unternehmen mit 800 Mitarbeitern verwendet rund 141 SaaS-Applikationen.

Die Beschaffung von SaaS-Services ist einfach, dezentral und dadurch für Führungskräfte kaum zu kontrollieren oder nachzuvollziehen.

Die wichtigsten Vorteile von SaaS-Management

Die fünf Hauptvorteile von SaaS-Management zur Verwaltung von SaaS-Landschaften lauten:

Transparenz über die SaaS-Landschaft

SaaS-Management bietet Unternehmen einen vollständigen Überblick über vorhandene SaaS-Abonnements, Benutzerlizenzen, Ownership, Verträge, Verlängerungen und Ausgaben. Gleichzeitig können mithilfe dieser Managementdisziplin wichtige Nutzungstrends erfasst werden, die als Entscheidungsgrundlage für anstehende Vertragsverlängerungen oder zukünftige Investitionen dienen.

Da Unternehmen durch SaaS-Management herausfinden können, welche Abonnements nicht genutzt werden bzw. keinen Mehrwert bringen, können sie diese SaaS-Lizenzen für die nächste Vertragsperiode aufkündigen. Transparenz ist und bleibt der wichtigste Anwendungsfall für SaaS-Management-Plattformen.

Optimierung der SaaS-Ausgaben – Steigerung des SaaS-ROI

IT-Administratoren können mithilfe der vom Tool erfassten Nutzungsdaten bestimmen, ob Unternehmen einen Mehrwert aus ihren SaaS-Investitionen ziehen. SaaS-Management-Plattformen und Optimierungsprozesse für SaaS-Ausgaben bieten ihnen die Möglichkeit, ungenutzte Lizenzen und redundante Software abzuschaffen.

Erkenntnisse über die SaaS-Abonnements können genutzt werden, um Vergünstigungen auszuhandeln, indem etwa viele unterschiedliche Salesforce-Instanzen und -Verträge konsolidiert werden. Außerdem können Unternehmen Kosteneinsparungen erzielen, wenn sie sich auf eine einzige Videokonferenzlösung einigen und bei den jeweiligen Anbietern (z.B. Webex, Zoom, GoToMeeting, Skype, etc.) das beste Angebot einholen.

Überwindung von Sicherheitslücken und Einhaltung von Compliance

Mit SaaS-Management können Unternehmen Sicherheitsrisiken überwinden, indem der Schatten-IT vorgebeugt wird. Durch Integrationen können Softwarekäufe in jeder Abteilung nachverfolgt werden – selbst dann, wenn die Software mittels Firmenkreditkarten gekauft worden ist.

Außerdem kann dank SaaS-Management der Zugriff auf sensible Daten gesichert werden, indem Lizenzen von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben, automatisch identifiziert und gekündigt werden.

Durch eine umfassende Transparenz über die SaaS-Landschaft können Führungskräfte und IT-Administratoren SaaS-Anbieter ermitteln, die den Compliance-Vorgaben des Unternehmens entsprechen und sich gleichzeitig an gesetzliche Richtlinien wie die DSGVO oder SOC II halten.

SaaS-Management ermöglicht es Unternehmen dank intelligenter Erkenntnisse, ihre Geschäftsrisiken zu kontrollieren.

Betriebseffizienz

Das kontinuierliche Wachstum des SaaS-Stacks bedeutet, dass Teams pro Woche mehrere Vertragsverlängerungen verarbeiten müssen. Dank SaaS-Management kann auch hier effizient gearbeitet und Zeit gespart werden, da sich alle Informationen zu Vertragsverlängerungen an einem Ort finden: Ownership, Nutzungsdaten, Vertragswert und Vertragskalender (mit genauen Verlängerungsdaten).

Finanz-, HR- und IT-Analysten sehen sich nun also nicht mehr gezwungen, reaktiv zu handeln. Da sie ganz genau wissen, wann Vertragsverlängerungen anstehen, können sie einen proaktiven Ansatz verfolgen und dadurch folgende Fragen beantworten:

  • Welche Software braucht ein Sales Rep für seinen Arbeitsalltag?
  • Wie hoch sind die Softwarekosten pro Marketingmitarbeiter? Auf welchen Betrag belaufen sich die Abteilungskosten?
  • Um welchen Betrag sinken unsere Softwareausgaben, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Das On- und Offboarding von Mitarbeitern nimmt viel Zeit in Anspruch – besonders dann, wenn das komplette SaaS-Portfolio unbekannt ist. Dank SaaS-Management-Daten können IT-Administratoren schnell ermitteln, welche Applikationen von Mitarbeitern genutzt wurden, die das Unternehmen verlassen haben. Außerdem können IT-Administratoren durch die Automatisierung von IT-Request-Prozessen sicherstellen, dass die Mitarbeiter Zugriff auf die Software erhalten, die sie für die Ausführung ihrer Arbeit brauchen – und zwar schnell und mit minimalen Auswirkungen auf die IT-Ressourcen.

Mitarbeiterzufriedenheit

Benutzer können durch SaaS-Management den Wert von SaaS-Investitionen nachvollziehen und sicherstellen, dass sie das volle Potenzial aus der erworbenen SaaS-Software schöpfen. SaaS-Management-Tools bieten detaillierte Einblicke in den Nutzungs- und Auslastungsgrad neuer Technologien seitens der Benutzer und decken Bereiche mit Verbesserungspotenzial auf.

Mithilfe eines Self-Service-Portals für die im Unternehmen vorhandenen Applikationen und den zugrunde liegenden sicheren, autorisierten Workflows können Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Tools erhalten, die für ihren Arbeitsalltag notwendig sind.

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Etablierung von SaaS-Management

Sie kennen Ihr Unternehmen und wissen ganz genau, in welchen Bereichen es unwirtschaftlich agiert oder es nicht schafft, einen finanziellen Mehrwert aus den getätigten Technologieinvestitionen zu realisieren. Der Markt für SaaS-Management-Tools wächst kontinuierlich und jedes Tool zeichnet sich durch besondere Charakteristika aus. Genau darum ist es notwendig zu wissen, wie man ein SaaS-Management-Programm etabliert, das den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht:

Unterstützung seitens der Stakeholder

Der wohl wichtigste Schritt für die Etablierung eines SaaS-Management-Programms ist die Erarbeitung eines Business Case, mit dem alle notwendigen Stakeholder mit ins Boot geholt werden können. Wenn Sie wissen, welche Ziele Sie warum erreichen möchten und diese deutlich kommunizieren, können Sie auf die Unterstützung Ihrer Stakeholder zählen. LeanIX schlägt vor, die Ansichten intern abzustimmen:

  • Ownership an Teams mit fachübergreifenden Perspektiven und Beziehungen zuweisen
  • Eine deutliche Vision für SaaS-Management definieren, einschließlich der wichtigsten Ergebnisse
  • Auf einen holistischen SaaS-Management-Ansatz einigen. Dies beinhaltet die Verwaltung von SaaS-Software durch Genehmigung, Erwerb, Nutzung und Erneuerung oder Abschaffung
  • Beziehungen aufbauen und Kollaboration mit SaaS-Management-Stakeholdern aufbauen
  • Experience Owner festlegen (z.B. FP&A oder IT) und die erforderlichen Mitarbeiter für SaaS-Management zur Verfügung stellen
  • SaaS-Management-Plattformen bewerten und einen Anbieter mit Branchenexpertise und einem dedizierten Support-Team auswählen

Festlegung der Anforderungen und Ziele

Stakeholder brauchen gemeinsame Ziele – dies beginnt mit der Festlegung der Erwartung auf der Führungsebene und zieht sich durch alle Unternehmensebenen durch. Die Definition dieser Ziele basiert auf einer Reihe gemeinschaftlicher Erfahrungen. Interessierte Stakeholder können zusammenarbeiten, um die Verbesserungsmöglichkeiten für das gesamte Unternehmen zu diskutieren. Anschließend können Projektleiter aus diesen Zielen konkrete Maßnahmen ableiten und auf die Erreichung der festgelegten Ziele hinarbeiten.

Hochrangige Führungspositionen sollten die wichtigsten Herausforderungen gemeinsam besprechen. Darunter fallen unter anderem Risiken, Compliance, Schaffung von Mehrwert, Mitarbeitereinbindung und/oder Kostenreduzierung. Diese Herausforderungen können priorisiert und quantifiziert werden sowie klaren Zielen zugeordnet werden. Eine Task Force, bestehend aus Führungskräften aus den Bereichen IT, Finance, HR und Sicherheit, kann ins Leben gerufen werden, um SaaS-Management-Plattformen zu bewerten und einen Implementierungsplan zu erarbeiten.

Analyse von Anbieter- und Plattformunterschieden

Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen, innovativen SaaS-Management-Plattformen, die sowohl von Fortune-500-Unternehmen als auch von Startups genutzt werden. Die Features und Capabilities, die die Plattformen bieten, variieren jedoch stark.

Bewertung der SaaS-Lösungen

Um die perfekte Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, müssen die Features und Capabilities der Plattform verstanden werden. Auf den ersten Blick scheinen sich die Plattformen stark zu ähneln, dennoch fokussiert sich jede Plattform auf andere Funktionen und priorisiert unterschiedliche Business Driver.

Nachfolgend finden sich eine Reihe von Themen, die Sie bei der Auswahl und Bewertung einer SaaS-Plattform beachten sollten:

  • Transparente SaaS-Landschaft und Ermittlung von SaaS-Applikationen
  • Wertbeitrag der SaaS-Plattform
  • Verbesserung des Risikomanagements
  • Verbesserung der Betriebseffizienz

Festlegung des Zeitraums für den Roll-Out

Auch wenn die Dauer des Roll-Outs von der Projektkomplexität abhängt, kann als ungefährer Richtwert angegeben werden, dass SaaS-Management-Plattformen in den meisten Unternehmen nach rund sechs Wochen nach Unterzeichnung des Vertrags voll funktionsfähig sind.

Für ein reibungsloses Onboarding sollte im gesamten Unternehmen Einigung darüber herrschen, welche Probleme mit SaaS-Management gelöst werden soll. Danach müssen interne Ressourcen bereitgestellt, Informationen zum SaaS-Inventar erhoben und die Dokumentation vergangener SaaS-Management-Projekte allen Stakeholdern zugänglich gemacht werden.

Fazit

Unabhängig davon, wie ausgereift Ihre SaaS-Management-Prozesse sind – von gut etabliert bis hin zu nicht existent – ist es nie zu spät, die Kontrolle über die SaaS-Landschaft zu gewinnen.

Smarte Unternehmen setzen verstärkt auf SaaS-Management, um sowohl die Value Proposition von Cloud-Applikationen zu erfüllen als auch kritische Sicherheits- und Compliance-Probleme zu überwinden. Diese Unternehmen haben verstanden, welche Bedeutung agile, digitale Businesses in unserer heutigen Zeit einnehmen.

¹ https://www.provokemedia.com/latest/article/the-launch-of-salesforce-com-and-the-end-of-software

² https://www.gartner.com/en/documents/3994453/predicts-2021-building-on-cloud-computing-as-the-new-nor

³ Statistics are taken from 2019 The State of SaaS Business Spend report conducted by Cleanshelf (now a part of LeanIX).

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FAQ: SaaS-Management

Was ist SaaS-Management?

SaaS-Management (SM) beschreibt alle Prozesse, die für die effiziente Skalierung von Cloud-Software, die Erweiterung strategischer Unternehmensziele und Unterstützung der Benutzerbedürfnisse erforderlich sind, bei gleichzeitiger Einhaltung der Datensicherheits- und Datenschutzstandards.

Wie lange dauert die Implementierung von SaaS-Management?

Auch wenn die Dauer des Roll-Outs von der Projektkomplexität abhängt, kann als ungefährer Richtwert angegeben werden, dass SaaS-Management-Plattformen in den meisten Unternehmen nach rund sechs Wochen nach Unterzeichnung des Vertrags voll funktionsfähig sind.

Kann ich SaaS-Management anstelle von anderen Asset-Management-Systemen wie ITAM oder SAM nutzen?

Unternehmen, die ausschließlich SaaS-Applikationen nutzen, brauchen SaaS-Management für die effiziente und sichere Verwaltung ihrer SaaS-Landschaft. Falls Unternehmen jedoch nur teilweise von SaaS-Software Gebrauch machen, ist ein etabliertes ITAM- oder SAM-System ein großartiger Ausgangspunkt, um eine gewisse Transparenz herzustellen und die SaaS-Nutzung nachzuvollziehen. Daher kann SaaS-Management eine nützliche Ergänzung zu Ihren bestehenden Prozessen sein.

Wer braucht SaaS-Management?

SaaS-Management richtet sich an Unternehmen und Führungskräfte, die umfassende Einblicke in ihre SaaS-Landschaft erhalten möchten. Unsere aktiven Benutzer umfassen IT-, Finanz- und Sicherheitsverantwortliche, die SAM-, HR-, Beschaffungs-, Projektmanagement- und Business-System-Teams mit zuverlässigen Daten unterstützen und mit ihnen zusammenarbeiten.

Wie kann ich einschätzen, ob mein Unternehmen von SaaS-Management profitieren kann?

Wenn Sie nach einem proaktiven Ansatz für die Verwaltung und Planung Ihrer SaaS-Applikationen suchen, dann ist SaaS-Management die richtige Wahl für Ihr Unternehmen.

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