Software Asset Management: Best Practices

Einleitung

Da Software eine solch wichtige Rolle in den alltäglichen Arbeitsabläufen spielt und für das Wachstum von Unternehmen unerlässlich ist, können ebenjene Unternehmen von Software Asset Management (SAM) profitieren und dadurch nicht nur ihre strategischen Ziele erreichen, sondern gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Software reibungslos läuft.

Mithilfe von Software Asset Management kann Ihr Unternehmen:

• Kosten reduzieren
• Compliance sicherstellen
• Mitarbeiterproduktivität verbessern
• IT-Effizienz steigern
• Vendor Lifecycle-Richtlinien etablieren

Software Asset Management ist keine leichte Aufgabe für Unternehmen – ohne SAM hingegen können schnell Probleme bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften entstehen und die Softwareausgaben in schwindelerregende Höhen schnellen.

Im nächsten Abschnitt werden die Best Practices für Software Asset Management beschrieben, die Sie während der Implementierungsphase und auch nach der erfolgreichen Einführung von SAM nutzen können.

SAM: Best Practices

Bei der Planung und Implementierung Ihrer SAM-Strategie sollten Sie sich an SAM-Best Practices orientieren. Mithilfe dieser Best Practices lässt sich dieses gewaltige Projekt problemlos angehen.

SAM-Tools helfen dem Management bei der Bewertung der Software-Landschaft, bei der Implementierung neuer Software-Lösungen und bei der Verwaltung der verschiedenen Lizenzen, die mit der Softwarebeschaffung verbunden sind.

1. Bewerten Sie Ihren SAM-Reifegrad

Der erste Schritt für die Implementierung von Software Asset Management ist die Festlegung des SAM-Reifegrads. Sie müssen also herausfinden, wo genau Sie sich im Prozess befinden, und einen Plan entwerfen, wie Sie Ihre Ziele erreichen möchten. Die meisten Unternehmen brauchen Monate, wenn nicht Jahre, um einen hohen SAM-Reifegrad zu erreichen. Es gibt viele Tools, mit denen sich feststellen lässt, in welchem Stadium sich ein Unternehmen zurzeit befindet.

Zur Bewertung des SaaS-Reifegrads kann der ROI-Rechner von LeanIX hilfreich sein: Mithilfe dieses Rechners können Unternehmen herausfinden, in welchem SaaS-Stadium sie sich befinden. Der SAM-Reifegrad lässt sich in 5 Stufen einteilen:

1. Risk Drive: Diese ist im Prinzip die unorganisierteste und damit geringste SAM-Reifegradstufe. In diesem Stadium müssen Unternehmen erst einmal herausfinden, welche Software sie bereits besitzen, und die Bestände dokumentieren. Diese Stufe stellt das absolute Minimum dar.
2. Core Drive: In dieser zweiten Stufe erhalten Unternehmen einen Überblick über ihr Software-Portfolio und können feststellen, wie viele und welche Lizenzen sie überhaupt besitzen. Sie haben immer noch keine große Kontrolle darüber, welche IT-Assets genutzt werden, können aber den Prozess beginnen.
3. Cost Drive: In dieser Phase der SAM-Reifebewertung sollten die Unternehmen ihre Assets nachverfolgen und dazu in der Lage sein, Trends zu analysieren. Die Daten sind sichtbar und Unternehmen halten sich an Compliance-Vorgaben, sodass sie externe Audits problemlos bestehen.
4. Value Drive: Unternehmen, die sich in dieser Stufe befinden, sollten Tools, Verfahren und Richtlinien zur Automatisierung von Prozessen und Verwaltung von Software-Assets einsetzen. An diesem Punkt können Unternehmen damit beginnen, einen Mehrwert für ihre SAM-Strategie zu schaffen.
5. Transformation Drive: In dieser Stufe haben Unternehmen einen umfassenden SAM-Reifegrad erreicht. Hier können Unternehmen bequem Mittel in ihre Softwareumgebung reinvestieren und genügend fundierte Informationen sammeln, um ihre Assets effizient zu verwalten.

2. Bestimmen Sie Ihre Kernprozesse

Es gibt verschiedene Kernprozesse, die das Fundament des Software Asset Management darstellen. Der vorherige Schritt, die Bewertung des SAM-Reifegrads, hilft Ihnen bei der Auswahl der Kernprozesse, auf denen Ihr SAM-Projekt basieren sollte. Wählen Sie den wichtigsten Prozess aus, mithilfe dessen Sie sich der Unterstützung Ihre Stakeholder und Teams im nächsten Schritt sicher sein können:

1. Software-Nutzung: Dieser Prozess legt fest, wie genau die Benutzer die installierte Software verwenden dürfen.
2. Software-Beschaffung: Dieser Prozess unterstützt Unternehmen bei der Softwarebeschaffung.
3. Software-Implementierung: SAM-Prozesse unterstützen beim korrekten Deployment und der Genehmigung neuer Software-Anträge.
4. Mitarbeiterfluktuation: Software muss nachverfolgt und verwaltet werden, damit sie neu zugewiesen und effizient genutzt werden kann.
5. Notfallwiederherstellung: Aufrechterhaltung kritischer IT- und Software-Services, bis der Vorfall behoben wurde.
6. Wiederverwendung: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, dann kann mit der Wiederverwendung von Software-Assets sichergestellt werden, dass diese freigewordenen Assets effizient und gemäß den etablierten Prozessen anderen Benutzern zugewiesen werden – natürlich ohne Entstehung zusätzlicher, versteckter Kosten oder Gebühren.
7. Lizenz-Compliance: Behalten Sie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben der Lizenzen im Blick, damit Sie Software-Audits problemlos bestehen und potenzielle Probleme effizient beheben können.

3. Sichern Sie sich die Unterstützung der Stakeholder und bauen Sie ein SAM-Team auf

Die Einbindung von Stakeholdern in den SAM-Prozess ist grundlegend für dessen Erfolg. Software Asset Management kann nicht im Alleingang durchgeführt werden, da es geschultes Fachpersonal braucht, die den Prozess leiten und das Unternehmen zu seinem vollständigen Reifegrad führen. Diese Personen müssen in der Regel jedoch erst einmal eingestellt werden.

Die Unterstützung der Stakeholder kann man gewinnen, indem man die Vorteile von SAM für ein modernes Unternehmen beschreibt: Kosteneinsparungen, Verringerung der mit komplexen Softwarelizenzen verbundenen Risiken und Optimierung von Assets.

Der nächste Schritt beinhaltet den Aufbau eines SAM-Teams. Unternehmen können ein solches Team entweder vollständig intern aufbauen oder externe Softwarelizenzberater beauftragen.

Ein unternehmenseigenes, internes Team ist zwar langfristig teurer, teilt aber die Werte und Ziele des Unternehmens. So kann sich SAM zu einem integrierten und kontinuierlichen Prozess entwickeln, der sich an das Wachstum des Unternehmens anpasst.

Unternehmen können sich auch für die Hybridform entscheiden, bei der Vollzeitpersonal mit externen Beratern zusammenarbeiten und internes sowie externes Wissen miteinander kombiniert wird.

4. Bewerten und implementieren Sie die SAM-Lösung

Die Bewertungen, die in den ersten beiden Schritten des SAM-Implementierungsprozesses durchgeführt werden, helfen Unternehmen bei der Entscheidung, welche SAM-Lösung für ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist.

Bei der Auswahl des richtigen Tools sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Unternehmen sollten ihre eigene Unternehmensgröße bewerten und prüfen, ob die Infrastruktur des Unternehmens stark genug ist, um die gewählte Lösung adäquat zu unterstützen.

SAM-Teams sollten außerdem sicherstellen, dass sie sich für das Tool entscheiden, das ihre Anwendungsfälle bedient – sei es Datenerhebung oder Lizenzmanagement. Für Unternehmen ist es wichtig, Lösungen zu verwenden, die einen positiven ROI aufweisen.

5. Entdecken Sie alle Software-Assets

Diese Phase ist die Grundlage für alle SAM-Kernprozesse. Ohne ein fundiertes Verständnis und eine detaillierte Dokumentation von Software Discovery, einschließlich SaaS Discovery und Shadow IT Discovery können Unternehmen nicht zu den nächsten Schritten des SAM-Prozesses übergehen.

SAM-Tools, die auf SaaS spezialisiert sind, machen all dies ganz automatisch. Zu solchen Tools zählt auch LeanIX SMP – mithilfe dieser Lösung schaffen Sie Transparenz über Ihre SaaS-Umgebung, steigern Ihren SaaS-ROI, schließen Sicherheitslücken und stellen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicher.

6. Kategorisieren Sie Software-Lizenzen und analysieren Sie deren Nutzung

Wie in diesem Guide bereits angesprochen ist das Hauptargument für die Etablierung von Software Asset Management Transparenz über die Software-Lizenzen zu schaffen und zu analysieren, welche Software wie häufig genutzt wird. In diesem Schritt wird genau das erreicht.

Software Management Tools sind darauf ausgelegt, Lizenzen gemäß Geschäftsabteilungen zu organisieren und Bereiche auszumachen, in denen Software nicht ausreichend genutzt wird.

Die Softwarenutzung wird anhand von Nutzungstrenddaten analysiert. Dank dieser Informationen können dann fundierte Entscheidungen über die Verlängerung und Anpassung von Lizenzverträgen sowie zukünftigen Investitionen getroffen werden.

7. Recyclen und optimieren Sie Software-Lizenzen

SAM-Manager können dann anhand der in den vorherigen Schritten gesammelten Nutzungs- und Lizenzdaten entscheiden, ob ein Unternehmen einen ausreichenden Mehrwert aus seinen SaaS- und Softwareinvestitionen generiert.

Hier können Unternehmen erfahren, wie sie ihre SaaS-Ausgaben optimieren und gleichzeitig anhand datengetriebener Informationen entscheiden können, welche Lizenzen wiederverwendet, neu zugewiesen oder optimiert werden müssen, um den bestmöglichen ROI aus den Lizenzvereinbarungen zu erzielen.

Dieser Prozess führt dazu, dass nicht ausreichend genutzte SaaS-Applikationen und -Lizenzen angepasst oder sogar vollständig abgeschafft werden.

8. Führen Sie Regeln für die Softwarebeschaffung ein

Jetzt sind Unternehmen bereit, neue Regeln und Vorgaben für die Softwarebeschaffung zu implementieren. Indem die vorigen Schritte alle ausführlich und gewissenhaft durchgeführt werden, können SAM-Teams genau ausmachen, in welchen Bereichen Vorgaben eingeführt werden müssen und welche Stakeholder wo involviert sein müssten.

Ein Beispiel für Vorgaben, die während dieser Phase etabliert werden können, sind etwa Regeln zum Lebenszyklus-Management und zur Vertragserneuerung von SaaS-Lizenzen. Beide Aspekte führen dazu, dass es einheitliche Regeln für die Anbieter-Kunden-Beziehung gibt und Vertragsverlängerungen und Updates automatisiert werden können.

Sobald diese Vorgaben eingeführt wurden, können sich Unternehmen auf den eigentlichen Vorteil ihrer SAM-Strategie konzentrieren: Transformation und Mehrwert.

Mithilfe von Beschaffungsrichtlinien erkennen Unternehmen sofort, sobald eine Lösung nicht mehr funktioniert und können dem direkt entgegenwirken. So wird kostspieligen Audit-Runden und unnötigen Ausgaben für nicht genutzte Software vorgebeugt.

9. Erstellen Sie Software-Budgets und Prognosen

Schlussendlich führt jeder Schritt der SAM-Strategie dazu, dass Unternehmen ihre Software-Budgets besser planen und kontinuierlich mit der Geschäftsentwicklung anpassen können.

Für viele Unternehmen stellen unnötige Ausgaben für ungenutzte SaaS-Software ein großes Problem dar. Sobald Sie jedoch einen umfassenden SAM-Prozess etabliert haben, werden sofort Bereiche mit Optimierungspotenzial sowie die Ausgabenentwicklung deutlich.

Dies ermöglicht eine bessere Budgetierung von IT-Finanzmitteln und führt dazu, dass SaaS-Lösungen kostengünstiger werden.

Fazit

Der wichtigste Schritt für wirklich jedes SAM-Vorhaben ist, die richtige Software oder die passende SaaS Management Platform zu finden, die die Geschäftsstrategie unterstützen und Ihnen dabei helfen, Ihre allgemeinen Geschäftsziele zu erreichen.

Manche Lösungen konzentrieren sich ausschließlich auf bestimmte Anwendungsfälle, wohingegen andere auch mithilfe von Application Portfolio Management die Software-Assets Ihren Business Capabilities zuweisen können.