SAP Center of Excellence

Einleitung

Da so viele Unternehmen mit der SAP S/4HANA-Transformation und der Implementierung der SAP Activate Methodology beginnen, war der Bedarf nach einem speziellen SAP Center of Excellence (SAP CoE) wohl noch nie größer. Die digitale Transformation ist für SAP-Kunden unverzichtbar – dennoch haben viele Unternehmen Schwierigkeiten mit der Einführung, Verwaltung und Aktualisierung all jener Technologien, die für eine erfolgreiche SAP-Transformation erforderlich sind.

Deswegen profitieren alle SAP-Kunden von einem SAP CoE. Die Aufgabe des SAP Center of Excellence ist es, die Technologieinfrastruktur von Business und IT mit branchenüblichen Best Practices zu verbinden, um einen nachhaltigen Mehrwert aus SAP-Technologien erzielen zu können.

Was ist ein SAP Center of Excellence?

Das SAP Center of Excellence umfasst die notwendige Expertise, mit der Unternehmen ihre Infrastruktur auf die SAP-Transformation vorbereiten können. Das CoE soll Unternehmen dabei helfen, einen langfristigen Mehrwert aus ihren SAP-Technologien zu generieren, alle SAP-Produkte zu optimieren und kontinuierlichen Support zu leisten.

Es hilft Unternehmen dabei, SAP-Lösungen zu verstehen und angemessen zu nutzen. Dies sieht die Erstellung einer SAP-Supportstrategie vor, die die Entwicklung, Verwaltung und Optimierung von Schlüsselprozessen, die Bereitstellung von User Support und den reibungslosen Betrieb der komplexen SAP-Systemlandschaft umfasst.

Das Ergebnis des SAP CoE-Prozesses hängt ganz und gar von den festgelegten Unternehmenszielen ab. Mögliche Ziele könnten beispielsweise die Verbesserung der IT-Infrastruktur, die Optimierung von Applikationen oder die Migration zu einem neuen ERP-System sein. Ein spezielles CoE-Team arbeitet mit den Business Leadern zusammen, um die Prioritäten abzustecken.

Wichtige Aufgaben des SAP CoE

Die wichtigsten Aufgaben des SAP CoE lauten:

• Betrieblicher Support
• Applikationsmanagement und -verbesserungen
• Infrastrukturmanagement und
• Change Management

Der betriebliche Support hilft Unternehmen bei der Optimierung ihres alltäglichen SAP-Geschäftsbetriebs. Applikationsmanagement befasst sich mit der Optimierung bereits vorhandener Applikationen und unterstützt Unternehmen bei der Reduzierung der Applikationskosten. Change Management ist eine Voraussetzung für die Migration der IT-Infrastruktur, besonders bei der Umstellung auf SAP S/4HANA.

Besonderheiten des SAP CoE

Ein SAP CoE ist nicht nur geschäftsorientiert, sondern wird auch von der IT unterstützt. Diese beiden Aspekte des CoE sind miteinander verwoben und müssen in jedem Punkt der Strategie berücksichtigt werden, insbesondere bei der Optimierung der aktuellen Systeme, um allen Unternehmensanforderungen Rechnung zu tragen.

Obwohl Best Practices als Leitfaden für den Prozess dienen, weist jede CoE-Implementierung unternehmensspezifische Besonderheiten auf. Dadurch wird gewährleistet, dass die Ziele des Unternehmens erreicht und beibehalten werden.

Warum sollte man ein SAP CoE einführen?

Jedes Unternehmen verfolgt unterschiedliche Ziele, die es mit der Einführung eines SAP CoE erreichen möchte. Daher ist es schwierig, alle Vorteile eines CoE genau zu benennen, da sie so vielseitig sind. Es gibt jedoch einige universelle Funktionen und Vorteile, die jedes SAP Center of Excellence auszeichnen:

• Erstellung einer einzigartigen Plattform für globale SAP-Lösungen, die unternehmensspezifisch sind
• Einführung eines Standards für die Nutzung von SAP-Best Practices
• Ständiger Ansprechpartner für SAP-Fragen
• Entwicklung von Expertise in der gesamten SAP-Landschaft
• Verbesserte Benutzerproduktivität
• Verbesserte Service Levels
• Bessere Integration und mehr Standardisierung durch die SAP-Lösung
• Reduzierung der allgemeinen Kosten des SAP-Betriebs
• Mitarbeiterbindung (SAP-Personal)

Mit SAP CoE auf Erfolgskurs

Der nächste Schritt für den Aufbau eines erfolgreichen SAP Center of Excellence ist die Zusammenstellung des richtigen Teams. Die Rollen- und Teamstruktur des SAP Center of Excellence variiert je nach Unternehmensbedarf. Sie müssen also nicht jede einzelne der folgenden Positionen besetzen, um ein erfolgreiches CoE zu schaffen.

Leadership

• Head of SAP CoE
  

  Der Head of SAP CoE ist dafür verantwortlich, dass die Projekte nach bestimmten, genau definierten Standards durchgeführt und implementiert werden. Er leitet das Team und ist für die Weitergabe dringender Updates und Informationen an die wichtigsten Stakeholder zuständig. Der Head of SAP CoE ist auch für die Priorisierung von Projekten, die Einhaltung des Budgets und die Einbindung des Teams verantwortlich.

Kernteam

Architects

• SAP Solution Architect
  SAP Architects sind wahre SAP-Experten. Sie verstehen die SAP-Prozesse im Detail und wissen ganz genau, wie unterschiedliche Module miteinander integriert werden können. Sie weisen eine umfassende Expertise hinsichtlich SAP-Produkten und Markttrends vor und verstehen, wie Business-Prozesse mit Technologien integriert sind.
• Enterprise Architect
  Der Enterprise Architect arbeitet daran, die Geschäfts- und Technologiestrukturen eines Unternehmens umfassend zu definieren, zu organisieren, zu standardisieren und zu dokumentieren, um die Unternehmensziele zu erreichen. Ein Enterprise Architect weiß, wie SAP-Produkte in die Technologielandschaft eines Unternehmens integriert werden.
• Business Process Architect
  Der Business Process Architect ist für die Überwachung der Business Transformation verantwortlich und ist das Bindeglied zwischen Geschäftsstrategie und Technologie. Sie stellen sicher, dass alle SAP-Prozesse auf die Geschäftsprozesse und die Geschäftsstrategie abgestimmt sind.

SAP Analysts

• SAP Security Analyst
  SAP Security Analysts sind für das Sicherheitsmanagement und den SAP IT-Support verantwortlich. Sie sind von Anfang an stark im Deployment oder Upgrade von SAP-Lösungen eingebunden und stellen sicher, dass das notwendige Sicherheitsniveau während des gesamten Prozesses aufrechterhalten wird.
• SAP Infrastructure Analyst
  Ein SAP Infrastructure Analyst stellt sicher, dass die SAP-Architektur in der Cloud und die Verbindungen innerhalb des SAP-Systems optimiert und sicher sind.
• SAP Basis Analyst
  Der SAP Basis Analyst ist dafür verantwortlich, dass die komplexen SAP-Systeme reibungslos laufen. Seine Hauptaufgabe ist es, den Betrieb aufrechtzuerhalten und gleichzeitig nach Bereichen Ausschau zu halten, die potenziell zu Problemen führen könnten.
• SAP Functional Analysts
  Der SAP Functional Analyst ist eine der wichtigsten Rollen innerhalb des SAP CoE-Teams. Sie verfügen über ein tiefgreifendes Wissen der SAP-Landschaft und sind in einer gesunden SAP-Umgebung nicht wegzudenken.

Subject Matter Expert(s)

• SAP Release Manager
  SAP Release Manager arbeiten eng mit den Project Managern zusammen und überwachen den Lebenszyklus von SAP-Projekten. Außerdem gewährleisten sie, dass die Zeitpläne für Releases eingehalten und auch genehmigt werden.
• SAP Test Coordinator
  Der SAP Test Coordinator stellt sicher, dass angemessene Testressourcen zur Verfügung stehen, damit die Tests rechtzeitig durchgeführt werden können.

Projektteam

• SAP Project Manager
  Der SAP Project Manager stellt sicher, dass alle Aspekte eines SAP-Projekts – einschließlich Implementierung und Migration – effizient und im Einklang mit den allgemeinen Unternehmenszielen abgeschlossen werden.

SAP CoE: Platzierung

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Unternehmen ein SAP Center of Excellence in ihrer Unternehmenslandschaft positionieren können: Entweder durch die Einrichtung eines internen Center of Excellence oder durch die Nutzung externer Kapazitäten, d.h. Outsourcing. Abhängig von den individuellen Unternehmensbedürfnissen und -strukturen bietet jede dieser beiden Möglichkeiten Vor- und Nachteile.

1. Internes SAP Centers of Excellence
   

   Zu den Vorteilen eines unternehmensinternen CoE-Teams gehören unter anderem ein besserer und direkter Zugang zu Ressourcen und Mitarbeitern, die bereits über fundiertes Wissen über das Zusammenspiel von SAP und Geschäftsprozessen verfügen.

   Ein internes Team in Vollzeit zu unterhalten ist jedoch teuer und birgt immer das Potenzial, dass sich wichtige Mitarbeiter wegbewerben. Außerdem verfügt ein internes Team möglicherweise nur über ein begrenztes Verständnis der übergeordneten SAP-Landschaft und branchenspezifischen Best Practices.

2. Externes SAP Center of Excellence 
   Durch die Auslagerung eines CoE-Teams können Unternehmen Ressourcenrisiken vermindern und SLAs (Service Level Agreements) einführen, was deutlich kostengünstiger ist als der Unterhalt eines eigenen, unternehmensinternen Teams. Outgesourcte Team verfügen in der Regel auch über ein fundiertes Wissen über SAP-Lösungen und Best Practices.
   
   Andererseits benötigen outgesourcte CoE-Teams viel detailliertere Projektübersichten und ein umfassendes Support Resource Planning.
   
   

SAP CoE: Implementierung

Sobald ein Unternehmen sich dazu entschieden hat, ein SAP CoE zu etablieren und ein Team zu organisieren, kann die Implementierung auch schon beginnen. Es gibt einige Methoden, mithilfe derer Unternehmen ihr SAP Center of Excellence implementieren können. Das Ergebnis ist immer ein gesteigerter Softwaremehrwert. Hiervon profitieren Unternehmen besonders während ihrer SAP S/4HANA-Transformation.

Die Einführung eines CoE kann eine ziemlich herausfordernde Aufgabe sein, da alle Unternehmen intensive Unterstützung benötigen, um die IT- und Prozessveränderungen vollständig zu übernehmen, die mit der SAP-Implementierung einhergehen. Zur Gewährleistung eines reibungslosen Prozesses sollten SAP Architects und SAP Teams:

• Die wichtigsten Ziele zur Steigerung des SAP-Mehrwerts definieren
• Entscheiden, ob sie ein internes, hybrides oder externes SAP CoE-Team haben möchten
• Das CoE aus Personen zusammenstellen, die das richtige Mindset und das erforderliche Wissen mitbringen
• Eine klare Vision für das SAP-Management nach erfolgter Implementierung definieren
• User Support und Training bereitstellen
• Die strategische Ausrichtung und Verantwortlichkeit mithilfe von Governance-Richtlinien sicherstellen

Sobald die SAP-Lösung in Betrieb geht, müssen CoE-Teams direkt mit Analysen und Optimierungsvorhaben starten, um eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen. Dazu gehören unter anderem die Identifizierung von fehlerhaften Geschäftsprozessen, ineffizienten Systemdesigns, Problemen bei der Datenverwaltung etc.

Eine erfolgreiche CoE-Implementierung zeigt Unternehmen, wie sie mit Veränderungen innerhalb der SAP-Landschaft umgehen können und sollten, damit diese auch weiterhin einen Mehrwert aus ihrer SAP-Lösung ziehen können.

Fazit

Ein gut implementiertes SAP Center of Excellence ist für Unternehmen, die SAP-Produkte nutzen, ein absoluter Erfolgsfaktor. Die Etablierung eines CoE ist jedoch nur der erste Schritt. Genauso wichtig ist es, dass Unternehmen ihre CoE-Bemühungen richtig verwalten und optimieren, um das Potenzial ihrer SAP-Lösung  voll auszuschöpfen.

Um das Maximum aus dem SAP CoE herauszuholen, sollten Unternehmen ihrer Software erlauben, sich parallel zu den Geschäftszielen weiterzuentwickeln und anzupassen, um Flexibilität und Agilität zu gewährleisten und das CoE langfristig zum Erfolg zu führen.