Der ultimative Guide zu

Business Capabilites

Business Capabilities beschreiben die Kapazitäten, die ein Unternehmen benötigt zur Ausführung seiner Kernfunktionen benötigt. Enterprise Architekten verwenden Business Capabilities, um die übergreifenden Anforderungen eines Unternehmens zu verbildlichen und damit eine bessere Strategie für IT-Lösungen zu entwickeln, die die Anforderungen des Unternehmens erfüllen.
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Übersicht

Einführung

Im digitalen Zeitalter hat sich die Rolle der Technologie verlagert – weg von einer lediglich prozessunterstützenden Funktion und hin zum Schlüsselfaktor bei der Strategieumsetzung. Informationstechnologie sorgt dafür, dass Kunden ihr online bestelltes Shirt direkt am nächsten Tag erhalten, dass Kunden ihre Zeitung beim Pendeln auf dem iPad lesen und dass die Rechnungen für diese Leistungen reibungsfrei verarbeitet werden. Dadurch wird die Herausforderung immer größer, die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung in der IT zu schließen.

Diese Lücke wird häufig von Organisationen verursacht, die unterschiedliche Sprachen sprechen. Sie sprechen von Missionen, Strategien, Zielen, Prozessen und Projekten. Der CEO sieht „Mobile First als oberste Priorität“, die Marketingabteilung spricht von der „Erhöhung des Marktanteils bei den Millennials“ und die IT vom „Load Balancing des Linux-Serverclusters“.

Doch welche ist nun die richtige Sprache? Business Capabilities können Ihre gemeinsame Sprache werden. In diesem Artikel erfahren Sie, was Business Capabilities sind und warum sie Ihnen das Leben erleichtern.

Was Sie über das Business Capability-Modell wissen müssen

Mit dem Business Capability-Modell lassen sich die Ankerpunkte des Geschäftsmodells einer Organisation darstellen – unabhängig von der Struktur, den Prozessen, den Personen und ihren Bereichen.

Als Werkzeug für Enterprise Architekten ermöglichen Business Capability-Modelle die Diskussion strategischer Investitionen oder Veräußerungen. Außerdem können Business Capabilities als strukturierendes Element dienen, um Redundanzen in der IT aufzudecken. McKinsey schätzt das Einsparpotential durch Aufdeckung von IT-Redundanzen auf 15-20%.

Das Business Capability Mapping gibt Unternehmen die Möglichkeit, klar zu erkennen, was ein Geschäft zur Erreichung seiner Ziele tut. Business Capability-Modelle bieten IT-Verantwortlichen eine umfassende Übersicht. Die Anforderungen Ihres Unternehmens sollten Ihre IT-Architektur gestalten. Mit Veränderungen, Innovationen und der Vorbereitung auf die digitale Transformation, wandeln sich auch Prozesse, Bedürfnisse und Ziele von Unternehmen. Nach komplexen Veränderungen in Unternehmen sollte auf keinen Fall vergessen werden, auch die verwendete Technologie zu überdenken.

Was können Sie mit Business Capability Mapping erreichen?

  • Erfahren Sie alles Wesentliche darüber, welche Maßnahmen ein Unternehmen gerade ergreift und welche ergriffen werden müssen, um aktuelle und zukünftige Herausforderungen zu bewältigen.
  • Definieren Sie, "was" ein Unternehmen macht, weniger "wie" es etwas tut.
  • Schaffen Sie eine allgemeine Grundlage für Diskussion und Planung.
  •  Harmonisieren Sie Prozesse – von Planung bis hin zur Durchführung.
  • Beziehen Sie die jeweiligen Stakeholder mit ein, die die Strategie festlegen.
  • Wickeln Sie hochkomplexe Fusionen und Übernahmen ab.
  • Definieren Sie die Aufgaben innerhalb des Unternehmens detailliert.
  • Verwalten Sie Fusionen, bewerten Sie Risiken und bereiten Sie sich auf Innovationen vor.

Fusionsmanagement

Da Business Capabilities ein Unternehmen nach betrieblichen Aktivitäten gliedert, sind Capability Maps äußerst wichtige Tools zur Durchführung hochstrategischer Fusionen und Übernahmen. Capability Maps ermöglichen die vorteilhafte Strukturierung von Fusionen – auch wenn die Organisationsstrukturen und -prozesse der beiden Unternehmen sehr unterschiedlich sind. Sie weisen Anwendungen den jeweiligen Benutzergruppen und Business Capabilities zu. Diese holistische Sicht auf Anwendungen und deren Wertbeitrag ermöglicht die Aufdeckung von Redundanzen und Lücken im IT-Support auf beiden Seiten.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein multinationales Versicherungsunternehmen hat vor kurzem ein lokales Versicherungsunternehmen übernommen. Während des M&A-Prozesses setzen sich beide Teams zusammen und bewerten ihre Anwendungen. Die Teams müssen entscheiden, welche Anwendungen in Zukunft verwendet werden und welche auslaufen sollen. Wie können Teams, die mit ihren eigenen Anwendungen vertraut und an ihre bisherigen Organisationsstrukturen gewöhnt sind, objektiv die am besten geeignete Anwendung für das neue Unternehmen auswählen? Anstatt sich in Unsicherheiten und in Aussagen wie "Diese Anwendung hat schon früher für uns funktioniert, sie sollte auch in Zukunft funktionieren" zu verlieren, können sich die Teams mit einer Business Capability Map zusammensetzen, um so die gesamte Fusion zu strukturieren.

Ein Business Capability-Modell hilft dabei, strategische Investitionen oder Veräußerungen zu diskutieren. Business Capabilities können außerdem als strukturierendes Element zur Aufdeckung von Redundanzen in der IT dienen. McKinsey schätzt das Einsparpotential durch die Aufdeckung von IT-Redundanzen auf 15-20%.

Der LeanIX-Kunde Helvetia konnte bei seiner Fusion mit der Swiss Re Redundanzen verringern und erhebliche Einsparungen erzielen. Die Helvetia hat in ihrem Halbjahresbericht die IT als wesentlichen Faktor dieser Einsparungen ausgewiesen. Transparenz zu schaffen war dafür ein entscheidender erster Schritt. Heute dient das eingeführte LeanIX Inventar als zuverlässige Datenbasis, auf der alle strategischen IT-Managemententscheidungen beruhen.

IT Risk Management

Durch die Verknüpfung von Business Capabilities und Anwendungen und folglich der Verknüpfung dieser Anwendungen mit Technologiekomponenten, können CIOs einen Blick auf die Business Capability Map werfen und schnelle strategische Risikobewertungen durchführen. Auf Basis der richtigen Informationen können CIOs nun beispielsweise folgende Aussage treffen: "Wir können das Risiko eines End-of-Life Serverclusters nicht in Kauf nehmen, da dieses die Infrastruktur für unser Online-Buchungssystem bereitstellt, das ausschlaggebend für den Direktvertrieb an unsere Kunden ist. Der direkte Verkauf an den Kunden hat aufgrund seiner finanziellen Bedeutung höchste strategische Priorität." Eine klare Vorstellung davon, welche Technologiekomponenten von anderen Technologiekomponenten abhängig sind, ist insbesondere in Zeiten hoher Sicherheitsanfälligkeit von großer Bedeutung.

Innovationsmanagement

Business Capabilities sind auch eine große Hilfe, um Ideen zur Transformation des Unternehmens und der IT zu strukturieren. Im digitalen Zeitalter müssen Unternehmen nach neuen Wegen für Innovationen suchen und diese verfolgen. Ein SaaS-Anbieter könnte beispielsweise nach Möglichkeiten suchen, seine Capabilities zu verändern und zu modernisieren. Mit einem Blick auf die Capability "Preisverwaltung" lässt sich herausfinden, wie diese angepasst werden könnte. In der Vergangenheit hat das Unternehmen möglicherweise ein einfaches Standard-Preismodell verwendet. Jetzt könnte das SaaS-Unternehmen die Preise basierend auf aktualisierten Daten gestalten.

Vorteile von Business Capabilities

Die Arbeit mit Business Capabilities bietet viele Vorteile. So ist es mit ihr möglich, die Ausführung mit der Strategie zu verknüpfen. Dafür identifizieren Sie diejenigen Capabilities, die die Pfeiler Ihrer Strategie unterstützen, gleichen diese an Ihre Kernleistungen an und messen, überwachen und weisen ihnen wichtige Key Performance Indikatoren zu.

Die Fokussierung auf die Kernleistungen verschafft Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, indem Sie die Kontextleistungen standardisieren und die Warenkapazitäten auslagern können. Der 360-Grad-Überblick auf Ihr Unternehmen bietet Ihnen einen kohärenten und umfassenden Eindruck über Geschäftsmotivation, Fähigkeiten, Prozesse, Daten und Ressourcen. Zudem ermöglicht es Ihnen Zusammenhänge, Überschneidungen und Synergien zu verstehen.

Business Capabilities etablieren eine gemeinsame Sprache und bieten einen Rahmen für das Unternehmen und die IT. Somit können IT und Business Leader gemeinsam zu erledigende Aufgaben kommunizieren, ohne geschäftlichen oder technischen Fachjargon.

Business Capabilities ermöglichen eine spezifischere Definition der Architektur. Sie tragen dazu bei, eine bessere Business-Definition formulieren zu können, die wiederum zu effektiven und effizienten Technologielösungen führt. Einmal organisiert, können IT-Assets mehrfach genutzt und sinnvoll eingesetzt werden. Das spart Kosten und reduziert unnötige Anschaffungen von Soft- und Hardware. Business Capabilities helfen dabei, Silos abzubauen – sowohl in der IT als auch im Business. Die Arbeit mit einem Organisationsdesign, das auf Capabilities zentriert ist,  beschleunigt die Markteinführung.

McKinsey berichtet, dass mit Business Capabilities Redundanzen aufgedeckt werden können – Einsparpotenziale liegen häufig zwischen 15 und 20%. Capability-getriebenes Denken hilft Unternehmen dabei, Technology Risks besser zu verstehen und zu entschärfen. Das spart Kosten von 590.000 USD aufwärts – und das sind nur die Kosten für einen einzelnen IT-Vorfall.

Grundsätzlich sollten Business Capabilities auf der obersten Ebene der Business Architektur liegen.

Business Capabilities weisen drei Hauptmerkmale auf: Sie sind die verlässlichste Referenz für die Planung von Organisationen, sie machen Strategien greifbarer und – wenn richtig definiert – können sie dazu beitragen, organisatorische Silos zu vermeiden.

Business Capability: Strategie und Ausführung

Abbildung 1: Business Capability-Strategie und ihre Ausführung

Falls die Aussage einer Business Capability ist "Rekrutiert großartige Mitarbeiter", involviert dies verschiedene Mitarbeiter, das HR-Team, den Prozess – anwerben, prüfen, interviewen, einstellen und die dafür notwendige Technologie – das Online Assessment Center, digitale Personalakten usw. in die Capability des Unternehmens.

Business Capabilities sind ein zentraler Bestandteil großartiger IT-Strategien. Sie geben den Weg zum Erfolg vor und zeigen die notwendigen Schritte sowohl der IT als auch des Unternehmens auf.

Erstellen Sie Ihr eigenes Business Capability-Modell in vier Schritten

1 – Bedürfnisse verstehen

"Wissen, wohin Ihr Unternehmen steuert und wie die IT dabei helfen kann."

Wenn die IT-Abteilung nicht weiß, in welche Richtung das Unternehmen steuert, kann sie keine unterstützenden Entscheidungen treffen. Ein guter Anfang ist es, Strategie- und Zieldokumente Ihres Unternehmens durchzusehen – noch besser ist es, diejenigen Mitarbeiter einzubeziehen, die die Strategie definieren. Hier bietet sich zum Beispiel die Strategie- oder Unternehmensentwicklungsabteilung an.

2 – Definieren Sie Ihre Business Capabilities

"Die Business-Capability-Syntax: Wenn Sie Zweifel haben, entscheiden Sie sich eher für die Breite als für die Tiefe."

Denken Sie an die wichtigsten Capabilities, die Ihr Unternehmen für den Betrieb benötigt. Auf der ersten Ebene (Ebene 1) sollten nur wenige kritische Capabilities vorhanden sein. Eine Analyse der 100 wichtigsten LeanIX-Arbeitsbereiche zeigt, dass Unternehmen in der Regel etwa sieben bis zehn Capabilities auf höchster Ebene nutzen.

Sie können diese aufbauen, indem Sie sowohl von oben nach unten denken (was möchte das Unternehmen erreichen) als auch von unten nach oben (welche Organisation, Prozesse und Personen sind vorhanden).

Die vier Schritte zm Erstellen eines Business Capability Modells

Abbildung 2: Die vier Schritte zum Erstellen eines Business Capability-Modells

3 – Bewerten Sie Ihre Capabilities

"Nicht alle Business Capabilities sind hinsichtlich des Kundennutzens und der finanziellen Auswirkungen gleichwertig."

Und nicht alle Capabilities sind gleich wichtig. Bewerten Sie Capabilities nach definierten Kriterien als Grundlage für spätere Analysen und Planungen.

4 – Funktionen mit Anwendungen verknüpfen

"Die Verbindung zwischen Business Capabilities und Anwendungen schlägt eine Brücke zwischen Unternehmen und IT."

Im letzten, aber ebenso wichtigen Schritt verknüpfen Sie also Ihre Capabilities mit Ihren Anwendungen. Im Gegensatz zu IT-Komponenten können Anwendungen immer mit einem bestimmten Geschäftszweck verbunden werden – es soll also Wert geschaffen werden. Deswegen bilden Anwendungen den perfekten Übergang zwischen Business Architektur und Technologiearchitektur. Um sich einen vollständigen Überblick zu verschaffen, kann man die Business Capabilities als verschachtelte Felder darstellen, die die zugewiesenen Anwendungen beinhalten.

Beispiel eines zweistufigen Geschäftsfähigkeitsmodell eines multinationalen Produktionsunternehmens

Abbildung 3: Beispiel eines zweistufigen Business Capability-Modells eines multinationalen Produktionsunternehmens

LeanIX unterstützt die Erstellung von Business Capability Maps. Laden Sie unsere Best Practices zur Erstellung von Business Capability Maps herunter.

Wir empfehlen Ihnen, sich das Video von Mike Rosen, Vizepräsidenten der Business Architecture Guild, anzusehen. Er erläutert die Best Practices für Business Capabilities im Unternehmen:

Nützliche Business Capability Reports und Ansichten

Nachdem Sie Ihre Business Capabilities definiert und mit Ihren Anwendungen verknüpft haben, ist es Zeit, umfassende Analysen durchzuführen. Ein Tool wie LeanIX bietet folgenden Ansichten:

LeanIX-Ansicht des Technologierisikos von Anwendungen, die eine bestimmte Geschäftsfähigkeit unterstützen.

Abbildung 4: LeanIX-Ansicht der Technologie-Risiken von Anwendungen, die eine bestimmte Business Capability unterstützen.

In diesem Screenshot wird die Business Capability "Customer Relationship Management" von 14 Anwendungen und/oder IT-Komponenten unterstützt. Wir sehen, dass eine überwiegende Mehrheit der zugrundeliegenden Technologien gefährdet ist.

LeanIX-Ansicht über den Lebenszyklus von Anwendungen.

Abbildung 5: LeanIX-Ansicht über den Lebenszyklus von Anwendungen.

Sehen Sie den Lebenszyklus jeder Anwendung, die eine Business Capability unterstützt. 

LeanIX-Ansicht der Anwendungsmatrix

Abbildung 6: LeanIX-Ansicht der Anwendungsmatrix

Diese Ansicht zeigt Ihnen, welche Anwendungen Ihre Business Capabilities wie unterstützen. Klicken Sie hier, um mehr über LeanIX Metrics zu erfahren.

Fazit:

Business Capabilities haben das Potential, die gemeinsame Sprache von Business und IT zu bilden. Richtig definiert können sie dazu beitragen, Geld zu sparen, Risiken zu verringern und Wachstum zu ermöglichen.

Best Practices zeigen, dass Unternehmen mit einer schlanken Philosophie in ihren Business Capability Maps über etwa zehn Top-Level-Capabilities und zwei untere Ebenen verfügen. Das daraus resultierende Modell kann zur Unterstützung von Analysen verwendet werden, um IT-Investitionen mit der Strategie in Einklang zu bringen, Technology Risk Maps zu zeichnen und IT-Anwendungen zu konsolidieren. LeanIX unterstützt diese Analysen mit sofort einsatzbereiten Best Practice Reports.