Der ultimative Guide zu

Business Capabilites

Business Capabilities beschreiben die Kapazitäten, die ein Unternehmen zur Ausführung seiner Kernfunktionen benötigt. Enterprise Architects verwenden Business Capabilities, um die übergreifenden Bedürfnisse eines Unternehmens darzustellen und damit eine bessere Strategie für IT-Lösungen zu entwickeln, die die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen.
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Übersicht

Einführung

Im digitalen Zeitalter hat sich die Rolle der Technologie verlagert – weg von einer lediglich prozessunterstützenden Funktion und hin zum Schlüsselfaktor für die Strategieumsetzung. Informationstechnologie sorgt dafür, dass Kunden ihr online bestelltes Shirt direkt am nächsten Tag erhalten, ihre Zeitung beim Pendeln auf dem iPad lesen können und die Rechnungen für diese Leistungen reibungsfrei verarbeitet werden. Dadurch wird die Herausforderung immer größer, die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung in der IT zu schließen.

Diese Lücke wird häufig von Unternehmen verursacht, die unterschiedliche Sprachen sprechen. Sie sprechen von Missionen, Strategien, Zielen, Prozessen und Projekten. Der CEO sieht „Mobile First als oberste Priorität“, die Marketingabteilung spricht von der „Erhöhung des Marktanteils bei den Millennials“ und die IT vom „Load Balancing des Linux-Serverclusters“.

Doch welche ist nun die richtige Sprache? Business Capabilities können Ihre gemeinsame Sprache werden. In diesem Artikel erfahren Sie, was Business Capabilities sind und warum sie Ihnen das Leben erleichtern.

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Was Sie über die Modellierung von Business Capabilities wissen müssen

Die Modellierung von Business Capabilities (Geschäftsfertigkeiten) ist eine Technik zur Darstellung der Geschäftsfunktionen eines Unternehmens – unabhängig von der Organisationsstruktur, den Prozessen oder Personen.

Als Werkzeug für Enterprise Architects ermöglichen Business Capability-Modelle die Diskussion strategischer Investitionen oder Veräußerungen. Außerdem können Business Capabilities als strukturierendes Element dienen, um Redundanzen in der IT aufzudecken. McKinsey schätzt das Einsparpotential durch Aufdeckung von IT-Redundanzen auf 15-20%.

Zudem können Unternehmen durch die Abbildung ihrer Business Capabilities klar erkennen, was das Unternehmen zur Erreichung seiner Ziele tut. Business Capability-Modelle bieten IT-Verantwortlichen eine umfassende Übersicht. Die Geschäftsbedürfnisse sollten Ihre IT-Architektur gestalten. Mit Veränderungen, Innovationen und der Vorbereitung auf die digitale Transformation, wandeln sich auch Prozesse, Bedürfnisse und Ziele von Unternehmen. Nach komplexen Veränderungen in Unternehmen sollte auf keinen Fall vergessen werden, auch die verwendete Technologie zu überdenken.

Was können Sie mit Business Capability Mapping erreichen?

  • Beschreiben Sie mithilfe von Business Capabilities, was ein Unternehmen macht und was getan werden muss, damit sowohl derzeitige als auch zukünftige Herausforderungen gemeistert werden können
  • Definieren Sie das „Was“ und nicht das „Wie“ unternehmerischer Handlungen.
  • Schaffen Sie eine allgemeine Grundlage für Diskussion und Planung.
  •  Harmonisieren Sie Prozesse – von Planung bis hin zur Durchführung.
  • Beziehen Sie die jeweiligen Stakeholder mit ein, die die Strategie festlegen.
  • Wickeln Sie hochkomplexe Fusionen und Übernahmen ab.
  • Definieren Sie die Aufgaben innerhalb des Unternehmens detailliert.
  • Verwalten Sie Fusionen, bewerten Sie Risiken und bereiten Sie sich auf Innovationen vor.

Fusionsmanagement

Da Business Capabilities ein Unternehmen anhand der Hauptgeschäftstätigkeiten strukturieren, sind Business Capability Maps grundlegend für erfolgreiche Fusionen und Übernahmen. Mit ihnen lässt sich die optimale Zielarchitektur für die sich zusammenschließenden Unternehmen entwickeln. Dies geschieht, indem Applikationen spezifischen Benutzergruppen sowie Business Capabilities zugeordnet werden. Mit dieser holistischen Übersicht der Applikationen und ihres Geschäftswerts können Redundanzen ermittelt sowie Lücken in der IT-Landschaft aufgedeckt werden.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein multinationales Versicherungsunternehmen hat vor kurzem ein lokales Versicherungsunternehmen übernommen. Während des M&A-Prozesses setzen sich beide Teams zusammen und bewerten ihre Applikationen. Die Teams müssen entscheiden, welche Applikationen in Zukunft verwendet werden und welche abgeschafft sollen. Wie können Teams, die mit ihren eigenen Applikationen vertraut und an ihre bisherigen Organisationsstrukturen gewöhnt sind, objektiv die am besten geeignete Applikation für die neue Unternehmenslandschaft auswählen? Anstatt sich in Unsicherheiten und in Aussagen wie "Diese Anwendung hat schon früher für uns funktioniert, sie sollte auch in Zukunft funktionieren" zu verlieren, können sich die Teams mit einer Business Capability Map zusammensetzen, um so die gesamte Fusion zu strukturieren.

Der LeanIX-Kunde Helvetia konnte bei seiner Fusion mit der Swiss Re Redundanzen verringern und erhebliche Einsparungen erzielen. Die Helvetia hat in ihrem Halbjahresbericht die IT als wesentlichen Faktor dieser Einsparungen ausgewiesen. Transparenz zu schaffen war dafür ein entscheidender erster Schritt. Heute dient das eingeführte LeanIX Inventar als zuverlässige Datenbasis, auf der alle strategischen IT-Managemententscheidungen beruhen.

 

Technology Risk Management

Indem Applikationen mit Business Capabilities und Technologiekomponenten verknüpft werden, können CIOs einen Blick auf die Business Capability Map werfen und schnelle strategische Risikobewertungen durchführen. Auf Basis der richtigen Informationen können CIOs nun beispielsweise folgende Aussage treffen: "Wir können das Risiko eines End-of-Life Serverclusters nicht in Kauf nehmen, da dieses die Infrastruktur für unser Online-Buchungssystem bereitstellt, das ausschlaggebend für den Direktvertrieb an unsere Kunden ist. Der direkte Verkauf an den Kunden hat aufgrund seiner finanziellen Bedeutung höchste strategische Priorität." Eine klare Vorstellung davon, welche Technologiekomponenten von anderen Technologiekomponenten abhängig sind, ist insbesondere in Zeiten hoher Sicherheitsanfälligkeit von großer Bedeutung.

Innovationsmanagement

Business Capabilities sind auch eine große Hilfe, um Ideen zur Transformation des Unternehmens und der IT zu strukturieren. Im digitalen Zeitalter müssen Unternehmen nach neuen Wegen für Innovationen suchen und diese verfolgen. Ein SaaS-Anbieter könnte beispielsweise nach Möglichkeiten suchen, seine Capabilities zu verändern und zu modernisieren. Mit einem Blick auf die Capability "Preisverwaltung" lässt sich herausfinden, wie diese optimiert werden könnte. In der Vergangenheit hat das Unternehmen möglicherweise ein einfaches Standard-Preismodell verwendet. Jetzt könnte das SaaS-Unternehmen die Preise basierend auf aktualisierten Daten gestalten.

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Vorteile von Business Capabilities

Business Capabilities bieten viele Vorteile. Mithilfe von Business Capabilities können Sie Strategie und Ausführung miteinander in Einklang bringen, indem Sie bspw. diejenigen Capabilities ausmachen, die Ihre Strategien unterstützen oder in unternehmenskritische Capabilities (core capabilities) investieren sowie Leistungskennzahlen messen und überwachen. Der Fokus auf strategische Capabilities (strategic capabilities) ermöglicht Ihrem Unternehmen eine Differenzierung gegenüber anderen Wettbewerbern, wodurch Sie die kontextbezogene Capabilities (context capabilities) standardisieren und unterstützende Capabilities (foundational/commodity capabilities) auslagern können. Business Capabilities bieten Ihnen eine holistische Übersicht Ihrer Geschäftsmotivationen, Prozesse, Daten und Ressourcen. Dies erleichtert es Ihnen, Synergien, Überschneidungen und Vernetzungen innerhalb Ihrer IT-Landschaft besser zu verstehen.

Business Capabilities können die gemeinsame Sprache von Business und IT werden. Mit ihnen können Business- und IT-Führungskräfte gemeinsam Aufgaben besprechen, die im Unternehmen angegangen werden müssen, ohne dabei in Fachjargon zu verfallen.

Business Capabilities ermöglichen eine präzisere Architekturdefinition, die wiederum zu effizienteren Technologielösungen führt. Wenn Sie Ihre Business Capabilities einmal dargestellt haben, werden Sie IT-Assets optimal nutzen und auch wiederverwenden können, wodurch Kosten eingespart und unnötige Soft- und Hardwareeinkäufe vermieden werden. Business Capabilities helfen bei der Überwindung von Datensilos in Business sowie IT und beschleunigen die Markteinführung.

Zudem helfen Business Capabilities Unternehmen dabei, Technologierisiken besser zu verstehen und zu reduzieren. Zudem können durch Business Capabilities Kosten von 590.000 US-Dollar aufwärts eingespart werden – die durchschnittlichen Kosten eines einzigen IT-Vorfalls.

Business Capabilities sollten unternehmensübergreifend sein. Sie stellen eine gemeinsame Basis für Diskussionen und Planung innerhalb des Unternehmens dar, machen die Entwicklung und Umsetzung von Strategien greifbarer und können bei der Überwindung von Informationssilos nützlich sein.

Business Capability: Strategie und Ausführung

Abbildung 1: Business Capabilities als Brücke zwischen Strategie und Ausführung

Die meisten Unternehmen setzen sich zum Ziel, wettbewerbsfähige Arbeitskräfte anzuziehen, zu beschäftigen und an das Unternehmen zu binden. Damit dieses Ziel erreicht werden kann, brauchen diese Unternehmen die Business Capability „Mitarbeitermanagement“. 

Business Capabilities sind also wesentlich für erfolgreiche IT-Strategien, da sie beschreiben, was ein Unternehmen tun muss, um die gesetzten Ziele zu erreichen – lässt aber die Vorgehensweise offen.

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Erstellen Sie in nur vier Schritten eine Business Capability Map für Ihr Unternehmen

1 – Unternehmensziele verstehen

"Wissen, wohin Ihr Unternehmen steuert und wie die IT dabei helfen kann."

Wenn die IT-Abteilung nicht weiß, in welche Richtung das Unternehmen steuert, kann sie keine unterstützenden Entscheidungen treffen. Ein guter Anfang ist es, Strategie- und Zieldokumente Ihres Unternehmens durchzusehen – noch besser ist es, diejenigen Stakeholder einzubeziehen, die für die Definition der Strategien verantwortlich sind. Hier bietet sich zum Beispiel die Strategie- oder Unternehmensentwicklungsabteilung an.

2 – Business Capabilities definieren

"Die Faustregel für die Modellierung von Business Capabilities: Lieber in die Breite als in die Tiefe"

Denken Sie zunächst über die Capabilities nach, die Ihr Unternehmen zur Ausführung seiner Kernfunktionen braucht. Auf der ersten Ebene sollten sich nur ein paar der wichtigsten Capabilities befinden, die typischerweise abteilungsspezifisch sind. Sie können sowohl einen Top-Down-Ansatz verfolgen (was möchte das Unternehmen erreichen) als auch die Capabilities aus einer Bottom-Up-Perspektive betrachten (welche Organisationsstrukturen, Prozesse und Personen sind vorhanden).

Die vier Schritte zm Erstellen eines Business Capability Modells

Abbildung 2: Die vier Schritte zur Erstellung eines Capability-Modells

3 – Business Capabilities bewerten

"Nicht alle Business Capabilities sind hinsichtlich des Kundennutzens und der finanziellen Auswirkungen gleichwertig."

Nicht alle Business Capabilities schaffen einen großen Mehrwert oder haben besondere finanzielle Auswirkungen. Nachdem Sie die Strategie sowie die Ziele Ihres Unternehmens verstanden haben, sollten Sie die Capabilities anhand von Kriterien bewerten, die die Grundlage für zukünftige Analysen und Planungen bilden.

4 – Business Capabilities mit Applikationen verknüpfen

"Die Verbindung zwischen Business Capabilities und Applikationen schlägt eine Brücke zwischen Unternehmen und IT."

Die Verknüpfung von Business Capabilities und Applikationen schlägt eine Brücke zwischen Business und IT. Im Gegensatz zu IT-Komponenten dienen Applikationen immer einem spezifischen Geschäftszweck. Applikationen sind die perfekten Vermittler zwischen Geschäfts- und Technologiearchitektur, da jede Abteilung tagtäglich Applikationen nutzt, um einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Um sich einen vollständigen Überblick zu verschaffen, kann man die Business Capabilities als verschachtelte Felder darstellen, die die zugewiesenen Applikationen beinhalten.

Beispiel eines zweistufigen Business Capability-Modells eines multinationalen Produktionsunternehmens

Abbildung 3: Beispiel eines zweistufigen Business Capability-Modells eines multinationalen Produktionsunternehmens

LeanIX unterstützt Sie bei der Erstellung Ihrer Business Capability Map. Laden Sie unsere Best Practices zur Erstellung von Business Capability Maps herunter.

Wir empfehlen Ihnen, sich das Video von Mike Rosen, Vizepräsidenten der Business Architecture Guild, anzusehen. Er erläutert die Best Practices für Business Capabilities im Unternehmen:

Nützliche Reports und Ansichten zu Business Capabilities

Nachdem Sie nun Ihre Business Capabilities definiert und sie mit Ihren Applikationen verknüpft haben, können Sie sich nun eine Vielzahl an Reports anzeigen lassen. LeanIX bietet Ihnen unter anderem folgende Ansichten:

LeanIX-Ansicht des Technologierisikos von Anwendungen, die eine bestimmte Geschäftsfähigkeit unterstützen.

Abbildung 4: Technologierisiken einer Applikationslandschaft, dargestellt nach Business Capabilities

In diesem Screenshot wird die Business Capability "Customer Relationship Management" von 14 Applikationen und/oder IT-Komponenten unterstützt. Wir sehen, dass eine überwiegende Mehrheit der zugrundeliegenden Technologien gefährdet ist.

LeanIX-Ansicht über den Lebenszyklus von Anwendungen.

Abbildung 5: Lebenszyklus von Applikationen, dargestellt nach Business Capabilities

Lassen Sie sich den Lebenszyklus jeder Applikation anzeigen, die eine Business Capability unterstützt. 

LeanIX-Ansicht der Anwendungsmatrix

Abbildung 6: Applikationsmatrix

Diese Ansicht zeigt Ihnen, welche Applikationen Ihre Business Capabilities wie unterstützen. Klicken Sie hier, um mehr über die Matrix-Ansichten in LeanIX zu erfahren.

Fazit

Business Capabilities können die gemeinsame Sprache von Business und IT werden. Wenn sie präzise definiert sind, können Business Capabilities dazu beitragen, Kosten zu senken, Risiken zu reduzieren und Wachstum zu fördern

Best Practices zeigen, dass Business Capability-Modelle von Unternehmen, die einen schlanken Ansatz verfolgen, etwa sieben bis zehn Capabilities auf der höchsten Hierarchieebene enthalten und nicht tiefer als drei Ebenen gehen. Das daraus resultierende Modell kann zur Unterstützung von Analysen verwendet werden, um IT-Investitionen und die Unternehmensstrategie aufeinander abzustimmen, Technologierisiken zu identifizieren und das Application Portfolio zu rationalisieren. Mit den sofort einsatzbereiten, auf Best Practices basierenden Reports, unterstützt LeanIX eine schnelle Erstellung ausführlicher Analysen zur IT-Landschaft.

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