Application Portfolio Management (APM)

Übersicht

• Einleitung
• Was Sie über Application Portfolio Management wissen sollten
• Was Sie mit Application Portfolio Management erreichen können
• Die 12 wichtigsten Gründe, warum Sie Application Portfolio Management nutzen sollten
• Typische Fragen von Stakeholdern
  • In welche Anwendungen sollte investiert werden und in welche nicht?
  • Welche Anwendungen unterstützen die Business Capabilities nicht ausreichend?
  • Welche unserer Anwendungen sind wirklich notwendig und wo gibt es Lücken oder Überschneidungen?
  • Entwickelt sich unser Application Portfolio in die richtige Richtung, um unsere zukünftigen strategischen Ziele zu unterstützen?
• Erste Schritte mit dem Application Portfolio Management
• Fazit

Einleitung

Eine komplette Transparenz der Anwendungslandschaft hilft Unternehmen dabei, Kosten zu verwalten, die Abstimmung zwischen Software und der unternehmerischen Wertschöpfungskette sicherzustellen sowie Agilität und Innovation zu fördern. Enterprise Architekten können diese Ziele mit Application Portfolio Management erreichen.

Application Portfolio Management bietet einen klaren Einblick in die Anzahl der verwendeten Anwendungen, ihren Wertbeitrag, ihre unterstützenden Technologien und ihren Lebenszyklus.

Was Sie über Application Portfolio Management wissen sollten

Application Portfolio Management funktioniert wie ein proaktiver Ansatz beim Kleidungskauf. Nehmen wir als Beispiel das T-Shirt, das Sie sich spontan auf dem Nachhauseweg gekauft haben – um dann leider feststellen zu müssen, dass Sie nichts besitzen, das dazu passt. Vermutlich verstaubt das T-Shirt immer noch in der hintersten Schublade Ihres Kleiderschranks. Hätten Sie einen methodischeren Ansatz gewählt, sähe die Situation wahrscheinlich anders aus. Sie hätten sich dann beispielsweise Ihren Kleiderschrank vorher angesehen und so feststellen können, was Sie wirklich brauchen, um dann so ein passendes Kleidungsstück zu kaufen.

Bei Unternehmensanwendungen ist es genauso.

Wenn Unternehmen wachsen, kaufen IT-Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter Anwendungen zur Lösung dringender Probleme, oft ohne sich (ausreichend) Gedanken über die Konsequenzen zu machen oder sich abzusprechen. Die Folge: Es sammeln sich Anwendungen an, die sich nur schwer oder gar nicht in bestehende Anwendungen oder andere Systeme integrieren lassen. Ähnliche Anwendungen zur Erledigung derselben Aufgaben werden mehrfach gekauft. Andere werden nicht mehr verwendet, aber immer noch bezahlt und nie deinstalliert. Und wieder andere werden gekauft und überhaupt nicht benutzt.

Der methodische Ansatz, um solchen Szenarien vorzubeugen, sieht wie folgt aus:

• Führen Sie eine vollständige Bestandsaufnahme Ihrer Anwendungen durch.
• Definieren Sie den Wert jeder Anwendung.
• Behalten Sie die besten Anwendungen.
• Aktualisieren oder ändern Sie die Anwendungen, die nützlich, aber nicht mehr passend sind.
• Löschen Sie Anwendungen, die nicht mehr ihren ursprünglichen Zweck erfüllen.
• Nutzen Sie die aktualisierte Übersicht vor dem Kauf neuer Anwendungen, um zu entscheiden, was Sie tatsächlich benötigen.

Nun stellen Sie sich vor, dass dieser Prozess hunderte oder gar tausende von Anwendungen auf einmal abdecken muss. Für viele Unternehmen klingt das nach einer zu großen Aufgabe.

Das ist ein Problem.

Wenn Unternehmen ihr Application Portfolio nicht auf dem neuesten Stand halten, geben sie unnötig Geld für Anwendungen aus, die keinen Mehrwert bieten. Dadurch bleiben weniger Geld und Ressourcen für Software und Dienstleistungen übrig, die einen Nutzen bieten und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigern könnten. Außerdem öffnen Sie so Tür und Tor für potenzielle Verstöße, sowie für Verletzungen gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsbestimmungen.

Die Lösung für dieses Problem lautet Application Portfolio Management.

Was Sie mit Application Portfolio Management erreichen können

Welchen konkreten Nutzen haben Sie vom Application Portfolio Management?

• Application Portfolio Management ist eine effektive Methode, um Kapital für Reinvestitionen zu identifizieren.
• Die Rationalisierung von Anwendungen kann in einem einzigen Unternehmen Kosteneinsparungen von mehr als 2 Millionen US-Dollar bewirken. (Infosys).
• Die Optimierung von Lizenzen führt zu 30% Einsparungen bei den Lizenzkosten. (Gartner).
• Über 20% der Anwendungen werden nicht genutzt und können gekündigt werden.
• Kosten für Infrastruktur können um 45% reduziert werden.
• Die Rationalisierung von Anwendungen kann mindestens 10% der IT-Projektkosten einsparen. (Oracle).
• Die Reduzierung der Anzahl der Anbieter kann die Gesamtbetriebskosten (TCO) um 22-28% senken.
• Derzeit werden 75-80% des IT-Budgets für den Betrieb und die Verwaltung von Anwendungen ausgegeben. (Science Direct).

Die 12 wichtigsten Gründe, warum Sie Application Portfolio Management nutzen sollten

1. Richten Sie Anwendungen auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens aus

Finden Sie heraus, welche Anwendungen welche Business Capabilities unterstützen und eliminieren Sie diejenigen, die keinen wichtigen Geschäftszweck erfüllen.

2. Blicken Sie in die Zukunft mit dem Application Portfolio Management

Durch die Modernisierung und Abschaffung einiger Anwendungen sowie durch den Wegfall technischer Kosten werden Budgets frei, die für Innovationen genutzt werden können.

3. Reduzieren Sie Risiken bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften

Ein vollständiger Überblick über die von Ihnen genutzten Anwendungen hilft Ihnen, mögliche Verletzungen gesetzlicher Vorschriften zu vermeiden. Das ist viel mehr als nur ein „nettes Extra“, wenn die Strafen für die Nichteinhaltung neuer Vorschriften, wie z.B. die DSGVO der EU, im achtstelligen Bereich pro Verstoß liegen.

4. Steigern Sie die Effizienz ihres Portfolios an Anwendungen 

Die Anzahl der Anbieter verringern, doppelte Anwendungen löschen und die richtige Anzahl von Lizenzen sicherstellen – diese Maßnahmen rationalisieren den Aufwand und die Kosten für die Verwaltung von Anwendungen.

5. Verringern Sie technische Risiken

Veraltete Anwendungen und nicht unterstützte Lizenzen können tickende Zeitbomben für Sicherheit und gesetzliche Vorschriften sein. Application Portfolio Management hilft Ihnen dabei, diese zu entschärfen.

6. Sparen Sie Geld durch Application Portfolio Management

Überflüssige Anwendungen und ungenutzte Lizenzen loszuwerden kann dazu beitragen, Softwarekosten um bis zu 15% zu senken – ohne dabei die Unternehmensleistung zu beeinträchtigen.

7. Wechseln Sie ihre Anwendungen in die Cloud

Viele Anwendungen können das Unternehmen aus der Cloud heraus besser unterstützen. Aber Ihr Unternehmen wird erst dann davon profitieren, wenn Sie wissen, um welche Anwendungen es sich hier genau handelt. Die richtige Übersicht Ihres Application Portfolio Managements kann Ihnen dabei helfen, sie zu identifizieren.

8. Eliminieren Sie redundante Applikationen

Viele Anwendungen besitzen unzählige Funktionen, die die meisten Unternehmen niemals nutzen. Die Möglichkeit, Anwendungen mit Business Capabilities zu verknüpfen, hilft Ihnen dabei herauszufinden, auf welche Anwendungen Sie verzichten können.

9. Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Nachdem Sie Ihr Application Portfolio rationalisiert haben, zeigen sich deutliche Lücken und Redundanzen, die Ihre Prozesse verlangsamen. Es ist Zeit, diese zu beseitigen!

10. Outsourcing richtig umgesetzt

Da Sie wissen, welche Anwendungen und Dienstleistungen eher kritisch zu betrachten sind, können Sie auch besser entscheiden, welche ausgelagert werden sollen. Und das, bevor Sie Verträge unterschreiben.

11. Projekte priorisieren dank Application Portfolio Management

Ein aktives Application Portfolio Management hilft Ihnen dabei, Projekte und die dazugehörigen Anwendungen nach ihrem geschäftlichen Nutzen zu priorisieren und diejenigen zu eliminieren, die nicht ausreichend zum geschäftlichen Erfolg beitragen.

12. Optimieren Sie Ihre Infrastruktur

Eine kleinere Anzahl von Anwendungen mit höherem Nutzen ermöglicht es Ihnen, die Infrastruktur-Ressourcen entsprechend zu reduzieren oder neu zuzuweisen.

Typische Fragen von Stakeholdern

Die richtige Enterprise Architektur unterstützt verschiedene Stakeholder: CIO, CTO, IT-Manager usw. Jeder Stakeholder hat unterschiedliche Informationsbedürfnisse, die durch eine gute Enterprise Architektur bedient werden können.

Mit dem Application Portfolio Management sind wir in der Lage, verschiedene Fragen zu beantworten. Zum Beispiel:

Welche Anwendungen bedürfen Investitionen und welche sollten rausgeworfen werden?

Nachdem die Anwendungen aufgelistet wurden, könnte ein IT-Manager zum Beispiel die Frage stellen, welche Anwendungen wir behalten sollten und welche nicht. Dazu müssen wir im ersten Schritt herausfinden, ob die Anwendung aus technischer und funktionaler Sicht passend ist. Dies lässt sich beispielsweise mit einem Survey an die tatsächlichen User der Anwendung herausfinden.

Nachdem wir diese Informationen gesammelt haben, lässt sich recht schnell feststellen, wie viele Anwendungen nicht zu unserem Unternehmen passen. Der nächste Schritt wäre dann, eine Empfehlung auszusprechen, sich von diesen Anwendungen zu trennen.

Abbildung 1: Ein Application Portfolio, das zeigt, ob die Anwendung aus funktionaler und technischer Sicht zum Unternehmen passt.

Welche Anwendungen unterstützen die Business Capabilities nicht ausreichend?

Wie wir alle wissen, managen Enterprise Architekten sowohl die Business- als auch die IT-Seite in einem Unternehmen. Ein Business Program Manager könnte daran interessiert sein herauszufinden, wie die aktuellen Anwendungen die Business Capabilities unterstützen. Im folgenden Beispiel sehen wir, dass viele Anwendungen funktional den Customer Success nicht unterstützen. Dies ist die perfekte Gelegenheit, um vorzuschlagen, diese Anwendungen zu entfernen und Ihr Application Portfolio zu bereinigen.

Abbildung 2: Anwendungslandschaft, die die funktionale Übereinstimmung von Anwendungen zu den Business Capabilities zeigt.

Welche unserer Anwendungen sind wirklich notwendig und wo gibt es Lücken oder Überschneidungen?

Eines der Hauptprobleme in großen Unternehmen ist die Vereinheitlichung von Anwendungen innerhalb der gesamten Organisation. Auf der unten aufgeführten Abbildung sehen wir, dass China keine Anwendung zur Unterstützung der HR verwendet. Europa hingegen nutzt sechs Anwendungen zur HR-Unterstützung. Hier könnten wir vorschlagen, den Zugang zu den Anwendungen für alle Benutzergruppen zu vereinheitlichen.

Abbildung 3: Anwendungsmatrix, die aufzeigt, welche Anwendungen Business Capabilities unterstützen – unterteilt in geografische Benutzergruppen.

Entwickelt sich unser Application Portfolio in die richtige Richtung, um unsere zukünftigen strategischen Ziele zu unterstützen?

In großen und komplexen Unternehmen kann man schnell den Überblick über eines der wichtigsten Dinge verlieren: Den Lebenszyklus von Anwendungen. Läuft eine Anwendung aus, muss ein Nachfolger für diese Anwendung eingeplant werden – besonders, wenn Projekte oder Situationen auf diese Anwendung angewiesen sind. Diese Informationen sind für fast alle Stakeholder in Ihrem Unternehmen von Bedeutung. Ihr Security Officer muss wissen, dass alle Anwendungen auf dem neuesten Stand sind, um Angriffe auf veraltete Anwendungen zu vermeiden. Der CTO muss wissen, wie die Application Roadmap aussieht, usw.

Abbildung 4: Application Roadmap, die den Lebenszyklus von Anwendungen und mit diesen Anwendungen verbundene Projekte zeigt.

Es gibt viele zusätzliche Arten von Reports, die unerlässlich für ein Unternehmen sind und auf die ein Enterprise Architekt Zugriff haben sollte.

Verschaffen Sie sich hier einen schnellen Überblick über 24 wichtige Ansichten für Ihr Unternehmen:

Erste Schritte mit dem Application Portfolio Management

Nachdem wir erklärt haben, warum Application Portfolio Management wichtig ist, ist es nun an der Zeit, Ihnen die ersten Schritte mit dem Application Portfolio Management vorzustellen.

1. Stellen Sie eine Liste der Anwendungen zusammen

Erstellen Sie eine Liste alter, aktueller und zukünftiger Anwendungen Ihres Systems. Diese Liste sollte alle User und Büros Ihres Unternehmens weltweit einschließen.

2. Finden Sie heraus, wer der Owner der Anwendung ist

Identifizieren Sie die betroffenen Stakeholder (User) der Anwendungen. Oft stellt sich während dieses Prozesses heraus, dass bestimmte Anwendungen nur von wenigen Personen genutzt werden. Ebenso kann es sein, dass Sie herausfinden, dass einzelne Anwendungen überhaupt nicht genutzt werden.

3. Stellen Sie den Lebenszyklus der Anwendung fest

Sobald die Technologie aktiv wird, steigt der Wert und das Risiko sinkt. Läuft ein technisches Produkt aus, muss sich das IT-Management mit Herausforderungen wie Integrationsproblemen, begrenzter Funktionalität, unterschiedlichen Serviceniveaus, Mangel an verfügbaren Ressourcen und fehlender Unterstützung durch die Anbieter auseinandersetzen. Erfahrene Führungskräfte sind sehr gut darin, Risiken in einem frühen Stadium zu managen. Andere neigen dazu, die Risiken nicht unterstützer Technologien zu unterschätzen oder gar zu ignorieren.

Abbildung 5: Ansicht des Lebenszyklus der Anwendungen, die zeigt, welche Anwendungen unterstützt werden, sich in der Auslaufphase befinden oder nicht unterstützt werden.

4. Bewerten Sie die Nutzung von Anwendungen

Oftmals werden Anwendungen nicht in vollem Umfang oder falsch genutzt. Missbräuchlich verwendete Anwendungen können im Rahmen einer Anwendungsrationalisierung identifiziert werden.

5. Ermitteln Sie den Wert der Anwendung für das Unternehmen, die Qualität und die Kosten

Bestimmen Sie die Gesamtkosten und den Unternehmensnutzen jeder einzelnen Anwendung – auch derer, die kaum genutzt werden. Vergleichen Sie diese Kosten mit dem TCO ähnlicher Anwendungen, die in der Branche verwendet werden. Am Besten nutzen Sie für diesen Schritt die Business Capabilities.

Business Capabilities fassen zusammen, was ein Unternehmen gerade tut und was es tun muss, um aktuelle und zukünftige Herausforderungen zu meistern. Sie definieren, "was" ein Unternehmen tut, und nicht "wie" es das tut.

Business Capabilities helfen dabei, Redundanzen in der IT zu erkennen, Risiken aufzudecken und innovative Technologielösungen zu entwickeln.

6. Erstellen Sie ein Application Architecture Framework

Eine bewährte Praxis ist die Entwicklung einer Vision und eines Frameworks mit Prinzipien und festgelegten Regeln für eine Application Architecture. Definieren Sie eine Reihe von Geschäfts-, Informations- und Anwendungskonzepten, die Ihre Organisation langfristig dargestellt sehen möchte.

Und genau hier kann LeanIX glänzen. Die leicht greifbare, visuelle Darstellung der Anwendungslandschaft hilft dabei, einen vollständigen Überblick darüber zu behalten, welche Ziele des Unternehmens durch die aktuellen Anwendungen erfüllt werden.  Außerdem lässt sich die wirkliche Relevanz jeder einzelnen Anwendung feststellen.

7. Bilden Sie das Gesamtkonzept auf der Landschaft ab

Um die empfohlenen Maßnahmen zu überprüfen und ein geeignete Roadmap für zukünftige Implementierung zu formulieren, sollten sich Business Leader, IT Leader und EAs zusammensetzen. Die Einbeziehung verschiedener Führungskräfte des Unternehmens bei der Erstellung einer unterstützenden Architektur hilft dabei, Transparenz zu schaffen und das Business mit der IT zu koordinieren. Einige empfohlene Maßnahmen werden leichter umzusetzen sein, als andere. Um ein gemeinsames Geschäftsmodell zu erstellen, konsolidieren Sie am besten Anwendungen innerhalb eines Geschäftsbereiches – z.B. Personalwesen, Finanzen usw.

8. Machen Sie die Rationalisierung von Anwendungen zu einem kontinuierlichen Prozess

Jetzt, nachdem das Portfolio offiziell optimiert wurde, ist es unerlässlich, es kontinuierlich zu pflegen. Eine einmalige Rationalisierung von Anwendungen kann dem Unternehmen zwar anfangs Geld sparen, verpasst jedoch den langfristigen Erfolg einer kontinuierlichen Rationalisierung. Die Rationalisierung von Anwendungen verbessert die Gesamteffektivität der IT und stellt sicher, dass sich die IT-Landschaft aktiv an den Geschäftszielen ausrichtet.

Fazit

In der heutigen Zeit ist eine agile IT-Landschaft der Schlüssel zum Erfolg. Die digitale Transformation erhöht die Kundenanfragen, weshalb sich die IT-Architektur dynamisch an die schnell wechselnden Bedürfnisse des Marktes anpassen muss. Viele Unternehmen investieren 70-80% ihres IT-Budgets in alte bzw. geringwertige Anwendungen. Damit bleibt nur wenig Geld für die Optimierung von Geschäftsprozessen übrig.

Das Ziel des Application Portfolio Management ist es, eine Vision der EA zu formulieren, die die Geschäftsziele realisierbar macht, auf die strategischen Triebkräfte reagiert, mit den Architektur-Prinzipen und Standards übereinstimmt und die Anliegen und Ziele der wichtigsten Stakeholder berücksichtigt.

Application Portfolio Management hilft Ihnen dabei, Ihre Anwendungslandschaft zu optimieren, Transparenz zwischen den Stakeholdern herzustellen und Ihren Business Leadern einen Mehrwert zu bieten.