Das Application Portfolio Management (APM) ist ein Framework zur Verwaltung von Softwareanwendungen und softwarebasierten Diensten in Unternehmen. APM unterstützt Manager mit einem direkten Überblick über die Softwareanwendungen und -metriken innerhalb eines Unternehmens. Dadurch wird der geschäftliche Nutzen jeder einzelnen Anwendung veranschaulicht.
Eine komplette Transparenz der Anwendungslandschaft hilft Unternehmen dabei, Kosten zu verwalten, die Abstimmung zwischen Software und der unternehmerischen Wertschöpfungskette sicherzustellen sowie Agilität und Innovation zu fördern. Enterprise Architekten können diese Ziele mit Application Portfolio Management erreichen.
Application Portfolio Management bietet einen klaren Einblick in die Anzahl der verwendeten Anwendungen, ihren Wertbeitrag, ihre unterstützenden Technologien und ihren Lebenszyklus.
Application Portfolio Management funktioniert wie ein proaktiver Ansatz beim Kleidungskauf. Nehmen wir als Beispiel das T-Shirt, das Sie sich spontan auf dem Nachhauseweg gekauft haben – um dann leider feststellen zu müssen, dass Sie nichts besitzen, das dazu passt. Vermutlich verstaubt das T-Shirt immer noch in der hintersten Schublade Ihres Kleiderschranks. Hätten Sie einen methodischeren Ansatz gewählt, sähe die Situation wahrscheinlich anders aus. Sie hätten sich dann beispielsweise Ihren Kleiderschrank vorher angesehen und so feststellen können, was Sie wirklich brauchen, um dann so ein passendes Kleidungsstück zu kaufen.
Bei Unternehmensanwendungen ist es genauso.
Wenn Unternehmen wachsen, kaufen IT-Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter Anwendungen zur Lösung dringender Probleme, oft ohne sich (ausreichend) Gedanken über die Konsequenzen zu machen oder sich abzusprechen. Die Folge: Es sammeln sich Anwendungen an, die sich nur schwer oder gar nicht in bestehende Anwendungen oder andere Systeme integrieren lassen. Ähnliche Anwendungen zur Erledigung derselben Aufgaben werden mehrfach gekauft. Andere werden nicht mehr verwendet, aber immer noch bezahlt und nie deinstalliert. Und wieder andere werden gekauft und überhaupt nicht benutzt.
Nun stellen Sie sich vor, dass dieser Prozess hunderte oder gar tausende von Anwendungen auf einmal abdecken muss. Für viele Unternehmen klingt das nach einer zu großen Aufgabe.
Das ist ein Problem.
Wenn Unternehmen ihr Application Portfolio nicht auf dem neuesten Stand halten, geben sie unnötig Geld für Anwendungen aus, die keinen Mehrwert bieten. Dadurch bleiben weniger Geld und Ressourcen für Software und Dienstleistungen übrig, die einen Nutzen bieten und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigern könnten. Außerdem öffnen Sie so Tür und Tor für potenzielle Verstöße, sowie für Verletzungen gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsbestimmungen.
Die Lösung für dieses Problem lautet Application Portfolio Management.
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Welchen konkreten Nutzen haben Sie vom Application Portfolio Management?
Finden Sie heraus, welche Anwendungen welche Business Capabilities unterstützen und eliminieren Sie diejenigen, die keinen wichtigen Geschäftszweck erfüllen.
Durch die Modernisierung und Abschaffung einiger Anwendungen sowie durch den Wegfall technischer Kosten werden Budgets frei, die für Innovationen genutzt werden können.
Ein vollständiger Überblick über die von Ihnen genutzten Anwendungen hilft Ihnen, mögliche Verletzungen gesetzlicher Vorschriften zu vermeiden. Das ist viel mehr als nur ein „nettes Extra“, wenn die Strafen für die Nichteinhaltung neuer Vorschriften, wie z.B. die DSGVO der EU, im achtstelligen Bereich pro Verstoß liegen.
Die Anzahl der Anbieter verringern, doppelte Anwendungen löschen und die richtige Anzahl von Lizenzen sicherstellen – diese Maßnahmen rationalisieren den Aufwand und die Kosten für die Verwaltung von Anwendungen.
Veraltete Anwendungen und nicht unterstützte Lizenzen können tickende Zeitbomben für Sicherheit und gesetzliche Vorschriften sein. Application Portfolio Management hilft Ihnen dabei, diese zu entschärfen.
Überflüssige Anwendungen und ungenutzte Lizenzen loszuwerden kann dazu beitragen, Softwarekosten um bis zu 15% zu senken – ohne dabei die Unternehmensleistung zu beeinträchtigen.
Viele Anwendungen können das Unternehmen aus der Cloud heraus besser unterstützen. Aber Ihr Unternehmen wird erst dann davon profitieren, wenn Sie wissen, um welche Anwendungen es sich hier genau handelt. Die richtige Übersicht Ihres Application Portfolio Managements kann Ihnen dabei helfen, sie zu identifizieren.
Viele Anwendungen besitzen unzählige Funktionen, die die meisten Unternehmen niemals nutzen. Die Möglichkeit, Anwendungen mit Business Capabilities zu verknüpfen, hilft Ihnen dabei herauszufinden, auf welche Anwendungen Sie verzichten können.
Nachdem Sie Ihr Application Portfolio rationalisiert haben, zeigen sich deutliche Lücken und Redundanzen, die Ihre Prozesse verlangsamen. Es ist Zeit, diese zu beseitigen!
Da Sie wissen, welche Anwendungen und Dienstleistungen eher kritisch zu betrachten sind, können Sie auch besser entscheiden, welche ausgelagert werden sollen. Und das, bevor Sie Verträge unterschreiben.
Ein aktives Application Portfolio Management hilft Ihnen dabei, Projekte und die dazugehörigen Anwendungen nach ihrem geschäftlichen Nutzen zu priorisieren und diejenigen zu eliminieren, die nicht ausreichend zum geschäftlichen Erfolg beitragen.
Eine kleinere Anzahl von Anwendungen mit höherem Nutzen ermöglicht es Ihnen, die Infrastruktur-Ressourcen entsprechend zu reduzieren oder neu zuzuweisen.
Die richtige Enterprise Architektur unterstützt verschiedene Stakeholder: CIO, CTO, IT-Manager usw. Jeder Stakeholder hat unterschiedliche Informationsbedürfnisse, die durch eine gute Enterprise Architektur bedient werden können.
Mit dem Application Portfolio Management sind wir in der Lage, verschiedene Fragen zu beantworten. Zum Beispiel:
Nachdem die Anwendungen aufgelistet wurden, könnte ein IT-Manager zum Beispiel die Frage stellen, welche Anwendungen wir behalten sollten und welche nicht. Dazu müssen wir im ersten Schritt herausfinden, ob die Anwendung aus technischer und funktionaler Sicht passend ist. Dies lässt sich beispielsweise mit einem Survey an die tatsächlichen User der Anwendung herausfinden.
Nachdem wir diese Informationen gesammelt haben, lässt sich recht schnell feststellen, wie viele Anwendungen nicht zu unserem Unternehmen passen. Der nächste Schritt wäre dann, eine Empfehlung auszusprechen, sich von diesen Anwendungen zu trennen.
Abbildung 1: Ein Application Portfolio, das zeigt, ob die Anwendung aus funktionaler und technischer Sicht zum Unternehmen passt.
Wie wir alle wissen, managen Enterprise Architekten sowohl die Business- als auch die IT-Seite in einem Unternehmen. Ein Business Program Manager könnte daran interessiert sein herauszufinden, wie die aktuellen Anwendungen die Business Capabilities unterstützen. Im folgenden Beispiel sehen wir, dass viele Anwendungen funktional den Customer Success nicht unterstützen. Dies ist die perfekte Gelegenheit, um vorzuschlagen, diese Anwendungen zu entfernen und Ihr Application Portfolio zu bereinigen.
Abbildung 2: Anwendungslandschaft, die die funktionale Übereinstimmung von Anwendungen zu den Business Capabilities zeigt.
Eines der Hauptprobleme in großen Unternehmen ist die Vereinheitlichung von Anwendungen innerhalb der gesamten Organisation. Auf der unten aufgeführten Abbildung sehen wir, dass China keine Anwendung zur Unterstützung der HR verwendet. Europa hingegen nutzt sechs Anwendungen zur HR-Unterstützung. Hier könnten wir vorschlagen, den Zugang zu den Anwendungen für alle Benutzergruppen zu vereinheitlichen.
Abbildung 3: Anwendungsmatrix, die aufzeigt, welche Anwendungen Business Capabilities unterstützen – unterteilt in geografische Benutzergruppen.
In großen und komplexen Unternehmen kann man schnell den Überblick über eines der wichtigsten Dinge verlieren: Den Lebenszyklus von Anwendungen. Läuft eine Anwendung aus, muss ein Nachfolger für diese Anwendung eingeplant werden – besonders, wenn Projekte oder Situationen auf diese Anwendung angewiesen sind. Diese Informationen sind für fast alle Stakeholder in Ihrem Unternehmen von Bedeutung. Ihr Security Officer muss wissen, dass alle Anwendungen auf dem neuesten Stand sind, um Angriffe auf veraltete Anwendungen zu vermeiden. Der CTO muss wissen, wie die Application Roadmap aussieht, usw.
Abbildung 4: Application Roadmap, die den Lebenszyklus von Anwendungen und mit diesen Anwendungen verbundene Projekte zeigt.
Es gibt viele zusätzliche Arten von Reports, die unerlässlich für ein Unternehmen sind und auf die ein Enterprise Architekt Zugriff haben sollte.
Verschaffen Sie sich hier einen schnellen Überblick über 24 wichtige Ansichten für Ihr Unternehmen:
Nachdem wir erklärt haben, warum Application Portfolio Management wichtig ist, ist es nun an der Zeit, Ihnen die ersten Schritte mit dem Application Portfolio Management vorzustellen.
Erstellen Sie eine Liste alter, aktueller und zukünftiger Anwendungen Ihres Systems. Diese Liste sollte alle User und Büros Ihres Unternehmens weltweit einschließen.
Identifizieren Sie die betroffenen Stakeholder (User) der Anwendungen. Oft stellt sich während dieses Prozesses heraus, dass bestimmte Anwendungen nur von wenigen Personen genutzt werden. Ebenso kann es sein, dass Sie herausfinden, dass einzelne Anwendungen überhaupt nicht genutzt werden.
Sobald die Technologie aktiv wird, steigt der Wert und das Risiko sinkt. Läuft ein technisches Produkt aus, muss sich das IT-Management mit Herausforderungen wie Integrationsproblemen, begrenzter Funktionalität, unterschiedlichen Serviceniveaus, Mangel an verfügbaren Ressourcen und fehlender Unterstützung durch die Anbieter auseinandersetzen. Erfahrene Führungskräfte sind sehr gut darin, Risiken in einem frühen Stadium zu managen. Andere neigen dazu, die Risiken nicht unterstützer Technologien zu unterschätzen oder gar zu ignorieren.
Abbildung 5: Ansicht des Lebenszyklus der Anwendungen, die zeigt, welche Anwendungen unterstützt werden, sich in der Auslaufphase befinden oder nicht unterstützt werden.
Oftmals werden Anwendungen nicht in vollem Umfang oder falsch genutzt. Missbräuchlich verwendete Anwendungen können im Rahmen einer Anwendungsrationalisierung identifiziert werden.
Bestimmen Sie die Gesamtkosten und den Unternehmensnutzen jeder einzelnen Anwendung – auch derer, die kaum genutzt werden. Vergleichen Sie diese Kosten mit dem TCO ähnlicher Anwendungen, die in der Branche verwendet werden. Am Besten nutzen Sie für diesen Schritt die Business Capabilities.
Business Capabilities fassen zusammen, was ein Unternehmen gerade tut und was es tun muss, um aktuelle und zukünftige Herausforderungen zu meistern. Sie definieren, "was" ein Unternehmen tut, und nicht "wie" es das tut.
Business Capabilities helfen dabei, Redundanzen in der IT zu erkennen, Risiken aufzudecken und innovative Technologielösungen zu entwickeln.
Eine bewährte Praxis ist die Entwicklung einer Vision und eines Frameworks mit Prinzipien und festgelegten Regeln für eine Application Architecture. Definieren Sie eine Reihe von Geschäfts-, Informations- und Anwendungskonzepten, die Ihre Organisation langfristig dargestellt sehen möchte.
Und genau hier kann LeanIX glänzen. Die leicht greifbare, visuelle Darstellung der Anwendungslandschaft hilft dabei, einen vollständigen Überblick darüber zu behalten, welche Ziele des Unternehmens durch die aktuellen Anwendungen erfüllt werden. Außerdem lässt sich die wirkliche Relevanz jeder einzelnen Anwendung feststellen.
Um die empfohlenen Maßnahmen zu überprüfen und ein geeignete Roadmap für zukünftige Implementierung zu formulieren, sollten sich Business Leader, IT Leader und EAs zusammensetzen. Die Einbeziehung verschiedener Führungskräfte des Unternehmens bei der Erstellung einer unterstützenden Architektur hilft dabei, Transparenz zu schaffen und das Business mit der IT zu koordinieren. Einige empfohlene Maßnahmen werden leichter umzusetzen sein, als andere. Um ein gemeinsames Geschäftsmodell zu erstellen, konsolidieren Sie am besten Anwendungen innerhalb eines Geschäftsbereiches – z.B. Personalwesen, Finanzen usw.
Jetzt, nachdem das Portfolio offiziell optimiert wurde, ist es unerlässlich, es kontinuierlich zu pflegen. Eine einmalige Rationalisierung von Anwendungen kann dem Unternehmen zwar anfangs Geld sparen, verpasst jedoch den langfristigen Erfolg einer kontinuierlichen Rationalisierung. Die Rationalisierung von Anwendungen verbessert die Gesamteffektivität der IT und stellt sicher, dass sich die IT-Landschaft aktiv an den Geschäftszielen ausrichtet.
In der heutigen Zeit ist eine agile IT-Landschaft der Schlüssel zum Erfolg. Die digitale Transformation erhöht die Kundenanfragen, weshalb sich die IT-Architektur dynamisch an die schnell wechselnden Bedürfnisse des Marktes anpassen muss. Viele Unternehmen investieren 70-80% ihres IT-Budgets in alte bzw. geringwertige Anwendungen. Damit bleibt nur wenig Geld für die Optimierung von Geschäftsprozessen übrig.
Das Ziel des Application Portfolio Management ist es, eine Vision der EA zu formulieren, die die Geschäftsziele realisierbar macht, auf die strategischen Triebkräfte reagiert, mit den Architektur-Prinzipen und Standards übereinstimmt und die Anliegen und Ziele der wichtigsten Stakeholder berücksichtigt.
Application Portfolio Management hilft Ihnen dabei, Ihre Anwendungslandschaft zu optimieren, Transparenz zwischen den Stakeholdern herzustellen und Ihren Business Leadern einen Mehrwert zu bieten.
Was bedeutet Application Portfolio Management?
Application Portfolio Management ist ein Rahmen, um alle IT-Softwareanwendungen innerhalb des Unternehmens zu identifizieren und diese Anwendungen in einer klaren und effizienten Übersicht zu verwalten. APM hilft den einzelnen Managern spezifische Geschäftsanforderungen oder Risiken innerhalb bestimmter Abteilungen in Bezug auf ihre IT zu veranschaulichen.
Das Ziel von Application Portfolio Management besteht darin, eine EA-Vision zu formulieren, die die Geschäftsziele realisierbar macht, auf die strategischen Triebkräfte reagiert, mit den Architekturprinzipien und -standards in Einklang steht und auf die Anliegen und Ziele der wichtigsten Interessengruppen eingeht.
Was bietet Application Portfolio Management an?
Das Application Portfolio Management bietet einen klaren Einblick in die Anzahl der genutzten Anwendungen, ihren Wertbeitrag, die unterstützenden Technologien und den Lebenszyklus.
Was kann Application Portfolio Management im Unternehmen bewirken?
Application Portfolio Management kann zu Lizenzkosteneinsparungen von bis zu 30 % führen, indem vorhandene Softwarelizenzen optimiert oder rationalisiert werden.
In der Regel werden durchschnittlich 20% der Anwendungen nicht genutzt und können daher beendet werden. Application Portfolio Management ermöglicht es, IT-Projekte wesentlich schneller abzuschließen und ihre Projektkosten um mindestens 10% zu senken.
Einblicke in das IT-Portfolio gewinnen
APM bietet Unternehmensarchitekten und Stakeholdern auf Führungsebene gleichermaßen die Möglichkeit, große IT-Transformationsprojekte zu überwachen.
Senkung der Kosten um bis zu 45%
80% des IT-Budgets eines Unternehmens sind durch die Wartung veralteter Anwendungen gebunden. Die Rationalisierung von Anwendungen kann in einem Unternehmen zu Kosteneinsparungen von mehr als 2 Millionen US-Dollar führen.
Reduzierung der IT-Komplexität
IT-Landschaften in Unternehmen enthalten in der Regel Tausende von voneinander abhängigen Einheiten. APM entwirrt diese IT-Komplexität systematisch, indem es Anwendungen kategorisiert und Redundanzen aufspürt.