ERFOLGSGESCHICHTE

Wie Marc O’Polo mit LeanIX die SAP S/4HANA-Transformation beschleunigt

Industrie

Fashion & Retail

Hauptsitz

Stephanskirchen, Deutschland

Umsatz

440 Mio. Euro

Ergebnisse

Überblick über Software-Landschaft in nur drei Monaten
Voraussetzung für temporären Parallelbetrieb von Alt- und Neusystemen
Unterstützung des Change-Managements durch Datentransparenz
Schaffung einer neuen IT- Architektur als Grundlage für internationales Wachstum

DIE HERAUSFORDERUNG

Transformation im Parallelbetrieb und Einbindung aller in den Veränderungsprozess

Als internationale Fashionmarke lanciert Marc O’Polo jährlich verschiedene Kollektionen und ist mit eigenen Stores und Onlineshops sowie rund 2.000 Handels- und Franchisepartnern bereits in weltweit 60 Ländern aktiv. Die zukünftige Firmenstrategie ist auf Internationalisierung und das konsequente Bekenntnis zu Nachhaltigkeit ausgerichtet. Vor diesem Hintergrund entschied sich das Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland zu einem tiefgreifenden Transformationsvorhaben, in dessen Mittelpunkt die Einführung von SAP S/4HANA als zentrales ERP-System steht.

Die bestehende Software-Landschaft von Marc O’Polo ist geprägt von zehn Jahren dynamischem Wachstum und der daraus folgenden Notwendigkeit, IT-Lösungen vor allem schnell zu entwickeln und implementieren. Das führte im Lauf der Zeit zu einer Vielzahl komplexer Prozesse über viele Systeme. So betreibt das Unternehmen aktuell für die Bereiche Großhandel, Retail und Finanzen mehrere ERP-Systeme, die ein hohes Maß an Kommunikation und Datenaustausch untereinander erfordern.

Marc O’Polo beschloss eine komplette Neuordnung seiner Strukturen, um in bestehenden und neuen internationalen Märkten zukünftig noch besser und schneller wachsen zu können. Man entschied sich für SAP S/4HANA als zentrales ERP-System. Mit dem Ziel, nicht nur die IT, sondern auch die Prozesse im Unternehmen zu standardisieren.

Aus diesem unternehmensbezogenen Transformationsansatz resultieren besondere Herausforderungen. Um den Geschäftsbetrieb im Angesicht der tiefgreifenden Veränderungen sicherzustellen, soll der Go-live von SAP S/4HANA bei Marc O’Polo in einzelnen Schritten für jeden Unternehmensbereich erfolgen. Dafür muss die Koexistenz alter und neuer Systeme organisiert und gesteuert werden, was nur mit umfassender Dokumentation und Transparenz gelingen kann. Mindestens ebenso entscheidend für den Erfolg des Transformationsvorhaben ist die Einbindung und Motivation der Mitarbeitenden im Unternehmen, denn für die strukturelle Neuordnung nehmen die Fachbereiche bei der Definition der Prozesse eine Schlüsselrolle ein.

„Ohne die Unterstützung von LeanIX wäre ein kosteneffizienter und reibungsloser Übergang von der alten zur neuen Software-Landschaft mit SAP S/4HANA nicht möglich.“

Oliver Dawid,
IT Enterprise Architect, Marc O’Polo AG

DIE LÖSUNG

Single Source of Truth für alle IT-Systeme und alle Mitarbeitenden

Im Vorfeld der SAP S/4HANA-Transformation erkannte Marc O’Polo schnell, wie wichtig eine holistische Betrachtung der gesamten Software-Landschaft für die Funktionsfähigkeit des Gesamtkonstrukts und die Entwicklung nachhaltiger Strukturen ist – und welchen Beitrag die Disziplin Enterprise Architektur Management dafür leisten kann.

Nachdem die Einführung von LeanIX im Unternehmen zunächst aufgeschoben wurde, stellte das neu gegründete EA-Team um Enterprise Architekt Oliver Dawid nach dem Start des Projekts fest: Für eine erfolgreiche SAP S/4HANA-Transformation in der angestrebten Qualität und im geplanten Zeitraum von rund zwei Jahren geht es nicht ohne modernes EA-Tool mit einem datenbasierten Ansatz.

Dieser Erkenntnis folgte ein sehr schnelles LeanIX-Onboarding des Teams und die Erfassung aller aktuellen Informationen zu IT-Systemen und Schnittstellen in nur drei Monaten. Entscheidend waren dabei die Import-Funktion sowie das flexible best-practice Datenmodell mit vordefinierten Fact Sheets. Marc O’Polo verfügt jetzt über eine wirkliche Transparenz seiner Software-Landschaft, die sich mit Hilfe der hinterlegten Lifecycle-Informationen und mit der Verknüpfung aller relevanten Abhängigkeiten zu jedem beliebigen Zeitpunkt betrachten lässt. Dank dieser Möglichkeiten konnte das EA-Team die Voraussetzungen schaffen, um innerhalb des Transformationsprojekts die Koexistenz alter und neuer Systeme bestmöglich auszugestalten und den Parallelbetrieb sicherzustellen.

Die enge Zusammenarbeit mit dem LeanIX Customer Success Team war maßgeblich für die schnelle Implementierung, aber auch für andere spezifische Fragestellungen. So hat Marc O’Polo entschieden, eine eigenentwickelte Middleware als API-Layer zu implementieren und so die Kommunikation zwischen den Systemen zu harmonisieren. Mit Hilfe der bereit gestellten Best Practices von LeanIX wurde schnell eine Lösung für die Abbildung dieser Middleware gefunden.

Das interdisziplinäre Projektteam von Marc O’Polo umfasst je nach Transformationsphase bis zu 80 Personen, die LeanIX als Single Source of Truth für alle mit der Software-Landschaft verbundenen Informationen nutzen. Innerhalb der verschiedenen Workstreams definieren Verantwortliche aus IT und Fachbereichen gemeinsam mit externen Consultants die Prozesse, die anschließend über die SAP Signavio-Integration in LeanIX bereitgestellt werden. Gleichzeitig stehen bei der Prozessmodellierung im SAP Signavio Process Manager stets die aktuellen Informationen zu den verwendeten Applikationen aus LeanIX zur Verfügung. Diese enge Verzahnung von Business und IT beschleunigt die komplexe Transformation.

Die LeanIX-Integrationen zu Confluence und Jira spielen vor allem für die Einbindung der Mitarbeitenden eine wichtige Rolle. Stakeholder können weiter die vertrauten Tools nutzen, die direkt mit LeanIX als zentrale Datenquelle für das Transformationsvorhaben verknüpft sind. So können beispielsweise Reports aus dem Projekt in Confluence geteilt oder der Status von Jira-Tickets über LeanIX eingesehen werden. Auf diese Weise unterstützen die Integrationen die Verankerung von LeanIX als Single Source of Truth für alle IT-Systeme im Unternehmen. Besonders wichtig ist Marc O’Polo, dass alle Informationen für alle zugänglich und transparent sind. Deshalb war die intuitive Benutzeroberfläche und das von der Anzahl der Nutzer unabhängige Preismodell maßgeblich bei der Entscheidung für LeanIX als EAM-Lösung. So kann wirklich jede und jeder in der Organisation auf dem Weg der Transformation mitgenommen werden. Der Gedanke dahinter: Nur wer umfassend informiert ist, trägt Veränderungen mit.

LeanIX ist unsere sogenannte „Single Source of Truth“ für IT-Systeme, die in Zukunft ohne Einschränkungen für alle im Unternehmen zugänglich ist.

Oliver Dawid, IT Enterprise Architect, Marc O’Polo AG

DER ERFOLG

Ermöglichung nachhaltiger IT-Strukturen für internationales Wachstum

Der Projektansatz für Marc O’Polo ist: „Die Zukunft ist da, wo der Kunde uns erwartet. Wo auch immer das ist und was auch immer er von uns will.“

Nachhaltige IT-Strukturen müssen dieser Anforderung zu jeder Zeit und an jedem Ort auf der Welt gerecht werden. Sie müssen skalierbar und flexibel für Innovationen sein. Auf dem Weg zum intelligenten Unternehmen bietet der postmoderne ERP-Ansatz von SAP S/4HANA eine Vielzahl neuer Möglichkeiten.

Um diese in vollem Umfang auszuschöpfen, müssen Organisationen ihre Software-Landschaft mit allen wechselseitigen Abhängigkeiten betrachten. Mit Hilfe von LeanIX hat Marc O’Polo diese Transparenz in kurzer Zeit hergestellt und so die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Transformation geschaffen.

Erfolgsgeschichten

Vertrauen Sie nicht nur auf unser Wort – sondern lesen Sie auch, was unsere Kunden erlebt haben und wie LeanIX ihnen bei der Implementierung eines erfolgreichen Enterprise Architecture Managements geholfen hat.

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