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Erfolgsgeschichte

Wie die Compass Group Australia ein erfolgreiches EA-Programm entwickelte

Industrie

Lebensmittelbranche

Hauptsitz

Surrey, Vereinigtes Königreich

Umsatz

27,6 Mrd. EUR

Ergebnisse

  • Etablierung eines kleinen EA-Teams, das abteilungsübergreifend zusammenarbeitet und große Veränderungen anstößt
  • Aufdeckung der Schatten-IT
  • Erstellung von Reports, um Kommunikation mit Stakeholdern zu erleichtern
  • Geringerer Zeitaufwand bei der Datenerhebung
  • Verbesserte End-to-End-Prozesse

Die Herausforderung

Eine zuverlässige Datenbasis schaffen

Die Compass Group ist ein börsennotiertes britisches Catering-Unternehmen, das jährlich rund 5,5 Milliarden Mahlzeiten in etwa 50 Ländern serviert. Darren Shearsby ist Chief Enterprise Architect der Compass Group in Australien und verantwortlich für die Bereiche IT-Strategie und IT-Sicherheit. Als er seine neue Position antrat, war die IT-Strategie noch nicht auf das Business abgestimmt und erfolgte regelrecht ad hoc: „Wir brauchen ein neues Menü-Managementsystem. Moment – haben wir solch ein System nicht erst vor einem Monat abgeschafft? Welches Problem versuchen wir zu beheben? Welche Prozesse sind damit verbunden? Welche Benutzergruppen sind betroffen? Welche Datenvoraussetzungen sind vorhanden?“

Korrelierende Prioritäten und fehlende Transparenz über die bestehende IT-Landschaft (einschließlich der Business Capabilities) führten zu einer Anhäufung von IT-Anfragen und steigender Frustration. Aufgrund der hohen Anzahl an Anfragen war es der IT-Abteilung kaum möglich, herauszufinden, welches Problem als erstes behandelt werden sollte.

Erschwerend kam hinzu, dass sich Informationen in Excel-, Visio- und PowerPoint-Dateien verteilt fanden und der Compass Group ein zentrales Inventar fehlte. Wo war die zuverlässige Datenbasis? Ohne solch ein Inventar war es der IT-Abteilung der Compass Group unmöglich, den Stakeholdern ein transparentes und holistisches Bild der IT-Landschaft zu zeichnen. Das Unternehmen brauchte eine EA-Lösung.

„Für unser kleines Team ist LeanIX wie ein weiteres EA-Mitglied.“

Darren Shearsby,
Chief Enterprise Architect, Compass Group

Die Lösung

Ein auf Zusammenarbeit basierendes EA-Programm

Compass musste intelligenter arbeiten und Erkenntnisse aus der IT-Landschaft für die unterschiedlichen Stakeholder entsprechend aufbereiten. Laut Darren ermöglichte erst LeanIX diesen schlanken Ansatz, weswegen sich das Tool als virtueller Enterprise Architekt in das EA-Team des Unternehmens eingliederte. Nachdem Compass sich einen holistischen Überblick über die Ist-Architektur verschafft hatte, konnte das Unternehmen neue Geschäftschancen ausmachen und sich auf Änderungen vorbereiten. Alle Lücken, technischen Schulden, veralteten Technologien und Risiken wurden auf einen Schlag sichtbar.

Die Portfolio-Planung konzentrierte sich auf drei Bereiche:

  • Produktionsinstandhaltung
  • Risikoreduzierung
  • Transformation („IT 4 IT“ und „IT 4 Business”)

Es war ein EA-Programm notwendig, das den Schwerpunkt auf Zusammenarbeit legt und alle betroffenen Stakeholder involviert. Zudem konzentrierte sich die Compass Group Australia auf Bereiche, in denen die IT schnell konkrete Erfolge erzielen konnte. Der LeanIX „EA-in-a-box“-Ansatz, wie Darren ihn nennt, erfüllte all diese Anforderungen.

Abbildung der Business Capabilities

Business Capabilities haben sich für die Verwaltung von IT-Architekturen als ziemlich hilfreich erwiesen. Business Capabilities beschreiben die Geschäftsfunktionen eines Unternehmens, unabhängig von der Unternehmensstruktur, den Prozessen oder den Personen. Nachdem die Business Capability Map für die Compass Group erstellt worden war, begannen Gespräche mit Geschäftsbereichen wie HR oder Supply Chain Management, um Technologiefragen im richtigen Kontext zu vertiefen.

Die aussagekräftigen LeanIX-Reports halfen dem Unternehmen dabei, kontextbezogene Einblicke in die IT-Landschaft zu erhalten und diese Erkenntnisse den Stakeholdern zu vermitteln. Das Supply Chain Management verbesserte etwa den Wertstrom von „Source-2-Contract“ und „Procure-2-Pay“, und HR optimierte seinen „Hire-2-Retire“-Prozess. Plötzlich sprachen Business und Technologie dieselbe Sprache.

Planung des Applikationsportfolios

Es gab zwei strategische IT-Prioritäten, die ganz oben auf der Agenda der Compass Group waren: (1) Migration von Applikationen in die Cloud und (2) Back-Office-Transformation für das Supply Chain Management und die Finanzabteilung. Die in LeanIX gepflegten Daten wurden genutzt, um den Umfang der beiden Projekte festzulegen und gleichzeitig festzustellen, wie diese Systeme miteinander interagieren und wie Zulieferer involviert sind. Die dafür notwendigen Informationen wurden mittels Surveys eingeholt.

Es hat sich als sehr erfolgreich erwiesen, das Wissen der Mitarbeiter gezielt zu nutzen und zentral festzuhalten. Damit lassen sich eine Vielzahl von Fragen spielend leicht beantworten, darunter: Wie kritisch ist das System? Was sind die SLAs? Ist eine externe Partei beteiligt? Sind damit irgendwelche Risiken verbunden? Alle Genehmigungs- und Planungsmeetings basieren jetzt auf den in LeanIX gespeicherten Daten. Applikationen und Projekte werden zum Beispiel getaggt, sobald das Budget genehmigt worden ist.

Schatten-IT und Risiken aufdecken

Die Schatten-IT ist ein Bereich, den Compass in Zusammenarbeit mit dem Business verwaltet hat. Als Schatten-IT werden Technologien bezeichnet, die ohne die Beteiligung der IT-Abteilung beschafft oder entwickelt worden sind. In LeanIX-Heatmaps wird deutlich, ob eine Applikation offiziell eingeführt worden und somit Teil des Budgets ist. Auch dies hilft bei Gesprächen mit Business-Stakeholdern. Dank der klaren Informationsbasis können konstruktive Vorschläge zu den Vor- und Nachteilen der Beschaffung neuer Applikationen gemacht werden (z.B. das Fehlen eines internen Support-Modells).

Der Erfolg

Eine agile Enterprise Architektur

Mithilfe von LeanIX läuft das EA-Programm der Compass Group Australia nun auf Hochtouren. Den IT-Führungskräften des Unternehmens wird mehr Aufmerksamkeit geschenkt – zudem ist es nun für sie leichter, die Entscheidungsfindung mit fundierten Informationen zu unterstützen und so den Mehrwert von EA zu vermitteln.

LeanIX hat den Zeitaufwand für die Erfassung, Pflege und Visualisierung von Unternehmensdaten erheblich reduziert. Unzählige Analysen und Reports, deren Erstellung früher Stunden in Anspruch genommen haben, sind jetzt innerhalb weniger Minuten erledigt. Kurz gesagt: LeanIX ermöglichte es einem kleinen EA-Team, große Veränderungen in der IT-Landschaft umzusetzen.

(Übersetzung aus dem Englischen)

 

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LeanIX ermöglichte diesen schlanken Ansatz, weswegen das Tool als virtueller Enterprise Architekt unseres EA-Teams angesehen wird.

Darren Shearsby

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