Compass musste intelligenter arbeiten und Erkenntnisse aus der IT-Landschaft für die unterschiedlichen Stakeholder entsprechend aufbereiten. Laut Darren ermöglichte erst LeanIX diesen schlanken Ansatz, weswegen sich das Tool als virtueller Enterprise Architekt in das EA-Team des Unternehmens eingliederte. Nachdem Compass sich einen holistischen Überblick über die Ist-Architektur verschafft hatte, konnte das Unternehmen neue Geschäftschancen ausmachen und sich auf Änderungen vorbereiten. Alle Lücken, technischen Schulden, veralteten Technologien und Risiken wurden auf einen Schlag sichtbar.
Die Portfolio-Planung konzentrierte sich auf drei Bereiche:
- Produktionsinstandhaltung
- Risikoreduzierung
- Transformation („IT 4 IT“ und „IT 4 Business”)
Es war ein EA-Programm notwendig, das den Schwerpunkt auf Zusammenarbeit legt und alle betroffenen Stakeholder involviert. Zudem konzentrierte sich die Compass Group Australia auf Bereiche, in denen die IT schnell konkrete Erfolge erzielen konnte. Der LeanIX „EA-in-a-box“-Ansatz, wie Darren ihn nennt, erfüllte all diese Anforderungen.
Abbildung der Business Capabilities
Business Capabilities haben sich für die Verwaltung von IT-Architekturen als ziemlich hilfreich erwiesen. Business Capabilities beschreiben die Geschäftsfunktionen eines Unternehmens, unabhängig von der Unternehmensstruktur, den Prozessen oder den Personen. Nachdem die Business Capability Map für die Compass Group erstellt worden war, begannen Gespräche mit Geschäftsbereichen wie HR oder Supply Chain Management, um Technologiefragen im richtigen Kontext zu vertiefen.
Die aussagekräftigen LeanIX-Reports halfen dem Unternehmen dabei, kontextbezogene Einblicke in die IT-Landschaft zu erhalten und diese Erkenntnisse den Stakeholdern zu vermitteln. Das Supply Chain Management verbesserte etwa den Wertstrom von „Source-2-Contract“ und „Procure-2-Pay“, und HR optimierte seinen „Hire-2-Retire“-Prozess. Plötzlich sprachen Business und Technologie dieselbe Sprache.
Planung des Applikationsportfolios
Es gab zwei strategische IT-Prioritäten, die ganz oben auf der Agenda der Compass Group waren: (1) Migration von Applikationen in die Cloud und (2) Back-Office-Transformation für das Supply Chain Management und die Finanzabteilung. Die in LeanIX gepflegten Daten wurden genutzt, um den Umfang der beiden Projekte festzulegen und gleichzeitig festzustellen, wie diese Systeme miteinander interagieren und wie Zulieferer involviert sind. Die dafür notwendigen Informationen wurden mittels Surveys eingeholt.
Es hat sich als sehr erfolgreich erwiesen, das Wissen der Mitarbeiter gezielt zu nutzen und zentral festzuhalten. Damit lassen sich eine Vielzahl von Fragen spielend leicht beantworten, darunter: Wie kritisch ist das System? Was sind die SLAs? Ist eine externe Partei beteiligt? Sind damit irgendwelche Risiken verbunden? Alle Genehmigungs- und Planungsmeetings basieren jetzt auf den in LeanIX gespeicherten Daten. Applikationen und Projekte werden zum Beispiel getaggt, sobald das Budget genehmigt worden ist.
Schatten-IT und Risiken aufdecken
Die Schatten-IT ist ein Bereich, den Compass in Zusammenarbeit mit dem Business verwaltet hat. Als Schatten-IT werden Technologien bezeichnet, die ohne die Beteiligung der IT-Abteilung beschafft oder entwickelt worden sind. In LeanIX-Heatmaps wird deutlich, ob eine Applikation offiziell eingeführt worden und somit Teil des Budgets ist. Auch dies hilft bei Gesprächen mit Business-Stakeholdern. Dank der klaren Informationsbasis können konstruktive Vorschläge zu den Vor- und Nachteilen der Beschaffung neuer Applikationen gemacht werden (z.B. das Fehlen eines internen Support-Modells).
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