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Customer Success Story

Comment Marc O’Polo a accéléré sa transformation vers SAP S/4HANA avec LeanIX

Industrie

Mode et commerce de détail

Siège social

Stephanskirchen, Allemagne

Chiffre d’affaires

440 millions d’euros

Résultats

  • Vue d’ensemble complète de l’environnement informatique en seulement trois mois
  • Mise en place des conditions nécessaires pour l’exploitation parallèle temporaire des anciens et nouveaux systèmes
  • Simplification du Change Management grâce à la transparence des données
  • Création d’une nouvelle architecture informatique comme base pour plus de croissance internationale

Le défi

Transformation parallèle aux opérations et implication de tous dans le processus

Marc O’Polo, marque de mode internationale proposant plusieurs collections chaque année, est active dans 60 pays dans le monde entier avec des magasins physiques, des boutiques en ligne et près de 2 000 partenaires commerciaux et franchisés. La stratégie de l’entreprise est axée sur l’internationalisation et sur un engagement conséquent en faveur du développement durable. Dans ce contexte, l’entreprise, dont le siège social se trouve en Allemagne, s’est lancée dans un projet de transformation en profondeur en vue d’introduire SAP S/4HANA comme système ERP central. 

Marc O’Polo a connu une croissance importante au cours des dix dernières années. Cette croissance, accompagnée de la nécessité de rapidement développer et implémenter des solutions informatiques en fonction des besoins, s’est répercutée sur l’environnement logiciel de l’entreprise. Avec le temps, cela a conduit à une multitude de processus complexes en place dans divers systèmes. L’entreprise disposait par exemple de plusieurs systèmes ERP pour les secteurs du commerce de gros, de vente au détail et des finances, des systèmes qui nécessitaient beaucoup de communication et d’échange de données entre eux. 

Afin de pouvoir poursuivre et accroître cette croissance sur les marchés existants ainsi que sur de nouveaux marchés internationaux, Marc O’Polo a décidé de totalement revoir la structure de son informatique. L’entreprise a choisi d’implémenter SAP S/4HANA comme système ERP central et de standardiser à la fois les processus et l’IT de l’entreprise dans le cadre de la transformation. 

Cette approche de transformation s’accompagnait de défis particuliers. Pour assurer la continuité des opérations et des activités de l’entreprise pendant ces changements, le déploiement de SAP S/4HANA devait se faire en plusieurs étapes pour chaque secteur de l’entreprise. Pour ce faire, il fallait pouvoir organiser et gérer la coexistence temporaire des anciens et des nouveaux systèmes, ce qui n’était possible qu’avec une documentation complète et une transparence totale. L’implication et la motivation des employés étaient également essentiels pour la réussite du projet de transformation, ces derniers jouant un rôle primordial dans la définition des processus et dans la réorganisation structurelle.

« Sans LeanIX, une transition en douceur de notre ancien environnement vers notre nouvel environnement SAP S/4HANA n’aurait pas été possible avec si peu de moyens. »

Oliver Dawid,
IT Enterprise Architect, Marc O’Polo AG

Oliver Dawid

LA SOLUTION

Une source de vérité unique pour tous les systèmes IT et accessible à tous les employés

Marc O’Polo a rapidement réalisé qu’une vue d’ensemble de l’entièreté de l’environnement logiciel était indispensable pour le succès de la transformation vers SAP S/4HANA et pour pouvoir mettre en place des structures durables. L’équipe savait que la discipline de gestion d’architecture d’entreprise pouvait les aider à y parvenir.

Après avoir dans un premier temps reporté l’implémentation de LeanIX, la nouvelle équipe responsable de l’architecture d’entreprise, dirigée par Oliver Dawid, a vite compris une chose : pour une transformation vers SAP S/4HANA réussie, présentant la qualité souhaitée et respectant les délais fixés de 2 ans, un outil d’architecture d’entreprise avec une approche axée sur les données était indispensable.  

L’équipe a rapidement déployé LeanIX, formé les employés, et collecté les informations actuelles sur les systèmes IT et les interfaces. Grâce à la fonctionnalité d’importation de LeanIX et à son modèle de données flexible aux Fiches d’Information prédéfinies, l’ensemble du processus a seulement duré trois mois. Marc O’Polo dispose désormais d’une visibilité totale sur son environnement logiciel, ainsi que sur les informations sur les cycles de vie et sur les différentes dépendances au sein de cet environnement. Ceci a permis à l’équipe responsable de l’architecture d’entreprise de poser les bases pour organiser au mieux la coexistence des anciens et des nouveaux systèmes durant le projet de transformation tout en assurant la poursuite des opérations en parallèle.

La collaboration étroite avec l’équipe Customer Success de LeanIX a été essentielle pour l’implémentation rapide de l’outil ainsi que pour répondre à d’autres besoins spécifiques. Marc O’Polo a décidé d’implémenter un intergiciel développé en interne comme couche API afin d’harmoniser la communication entre les différents systèmes. Grâce aux bonnes pratiques fournies par LeanIX, une solution pour cartographier cet intergiciel a pu être trouvée très rapidement. 

En fonction des phases du projet de transformation, l’équipe interdisciplinaire de Marc O’Polo comprenait jusqu’à 80 employés, qui utilisaient LeanIX comme source de vérité unique pour toute information liée à l’environnement logiciel. Dans les différents flux de travail, des dirigeants IT et d’autres départements ont travaillé avec des consultants externes afin de définir quels processus seraient disponibles dans LeanIX grâce à l’intégration avec SAP Signavio. En même temps, l’équipe dispose en permanence des informations précises sur les applications utilisées de LeanIX lors de la modélisation des processus dans SAP Signavio Process Manager. Cette intégration étroite entre Business et IT était un élément clé permettant d’accélérer cette transformation complexe.

L’intégration de LeanIX avec Confluence et Jira a également joué un rôle décisif, surtout pour la participation des employés. Les divers acteurs pouvaient ainsi continuer à utiliser leurs outils familiers directement associés avec LeanIX, leur permettant par exemple de partager des rapports concernant le projet dans Confluence ou bien de contrôler le statut de tickets Jira directement dans LeanIX. Pour Marc O’Polo, il était particulièrement important que les informations soient accessibles et transparentes pour tout le monde. 

L’interface utilisateur intuitive et le modèle de tarification compétitif, indépendant du nombre d’utilisateurs, étaient des facteurs déterminants ayant influencé le choix de LeanIX comme solution de gestion d’architecture d’entreprise. Marc O’Polo savait que seuls les acteurs bien informés pourraient participer au changement et aider à mener ce dernier. Avec LeanIX, tout le monde au sein de l’organisation pouvait désormais contribuer au projet de transformation.

« LeanIX est notre source de vérité unique
pour tous les systèmes informatiques,
et sera accessible à tout le monde
dans l’entreprise sans aucune restriction. »

Oliver Dawid, IT Enterprise Architect, Marc O’Polo AG

Le résultat

Des structures informatiques durables parées pour l'avenir et pour plus de croissance

La devise de Marc O’Polo pour ce projet était la suivante : « L’avenir est là où le client nous attend, peu importe où il nous attend et ce qu’il attend de nous. »

Avec des clients exigeant plus d’éco-responsabilité et de durabilité, les structures informatiques de Marc O’Polo doivent être en mesure de répondre à ces exigences. SAP S/4HANA offre aux entreprises plus de flexibilité et un large éventail de nouvelles possibilités sur la voie vers l’entreprise intelligente.

Pour profiter pleinement de ces diverses possibilités, les entreprises ont toutefois besoin d’une vue d’ensemble de leur environnement informatique et des interdépendances au sein de celui-ci. Grâce à LeanIX, Marc O’Polo a pu obtenir cette visibilité totale en très peu de temps et ainsi poser les bases pour une transformation réussie.

(Traduit de l’allemand)

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