IT Financial Management

Was bedeutet IT Financial Management (ITFM)?

Das Hauptziel von IT Financial Management (IFTM) besteht darin, Kosten effektiv zu senken und damit den Weg für eine erfolgreiche geschäftliche Zukunft zu ebnen. Überschüssige Finanzmittel, die anderweitig verwendet werden könnten, können selbst standhafte Unternehmen belasten und den Unterschied zwischen einem florierenden und einem schwachen Geschäftsmodell ausmachen.

Manager möchten ihre Abteilungen kosteneffizient leiten, aber wie genau sieht das in der Praxis aus? Eine einfache Kostensenkungsstrategie mag zwar verlockend klingen, aber jeder Ansatz braucht eine solide theoretische Grundlage. Auf diese Weise haben Manager, Teams und einzelne Mitarbeiter einen greifbaren Bezugspunkt bei der Durchführung ihrer Arbeit. Und genau hier kommt das IT Financial Management (ITFM) ins Spiel.

Im Wesentlichen befasst sich ITFM mit der genauen Überwachung aller IT-Ausgaben. Wenn ein Produkt oder ein Service die Implementierung von IT-Lösungen erfordert, dann sollte der gesamte Prozess auch aus finanzieller Sicht analysiert werden – von der Planung bis zur Lieferung an den Kunden. Das Ziel dieses Modells ist es, den Unternehmen einen genauen Ausgabenbericht über die von den IT-Abteilungen genutzten Finanzmittel zu geben. Nur dann sind die Teams in der Lage, ihre Ausgaben zu optimieren, was letztendlich zu größeren Gewinnen führt.

 ITFM orientiert sich an vielen Best Practices, die im Bereich Finance & Accounting vorzufinden sind, wie z.B. Prüfungen, Berichte und Systeme zur Erfassung von Ausgaben. In diesem Guide gehen wir ausführlich auf ITFM ein und zeigen Ihnen anhand konkreter Beispiele, wie Sie IT-Abteilungen durch eine finanzielle Brille beurteilen können.

So können Sie Ihre IT-Kosten erheblich senken

Strategische Kostensenkungen in wirtschaftlich guten Zeiten sind eine der effektivsten Möglichkeiten, mit denen sich Unternehmen für schlechte Zeiten wappnen können. Das Jahr 2020 hat der Welt deutlich vor Augen geführt, welches Ausmaß globale Ausnahmezustände auf die Weltwirtschaft und somit auf jedes einzelne Unternehmen haben. Für Geschäftsinhaber ist es wichtiger denn je, sich mithilfe von ITFM einen Finanzpuffer für unvorhergesehene Entwicklungen anzulegen.

Wenn Sie auch langfristig Ihre IT-Ausgaben optimieren möchten, müssen Sie einen kontinuierlichen Ansatz verfolgen. Dieser Kostensenkungsprozess sollte laufend evaluiert, überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie genau Sie Ihre IT-Kosten nachhaltig senken können:

Eliminieren oder neu definieren

Definieren oder eliminieren Sie Services, die sich als nicht kosteneffektiv erweisen haben oder die keinen wirklichen Mehrwert bieten. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie an allen Projekten Änderungen vornehmen müssen. Wenn Sie Finanzmittel für Projekte, Systeme oder Services streichen, die Ihr Unternehmen braucht, tun Sie niemandem einen Gefallen. Ganz im Gegenteil – mit dieser Herangehensweise werden Sie Ihrem Unternehmen definitiv schaden.

Unmittelbare Probleme ermitteln und lösen

Da sich die IT konstant wandelt, verändern sich dementsprechend auch die IT-Kosten. Daher sollten Sie sich auf die Reduzierung von Kosten konzentrieren, die Ihr Unternehmen in den kommenden Monaten und nicht erst in den kommenden Jahren beeinflussen werden.

Kosten rational senken

Es ist besser, überflüssige Kosten umgehend zu reduzieren oder zu eliminieren, anstatt sich ihrer zu einem späteren Zeitpunkt anzunehmen. Befassen Sie sich also zeitnah mit Ihren IT-Ausgaben, bevor diese in Zukunft zu einem Problem werden.

Best Practices für ITFM

Es gibt einige Strategien, die Ihnen bei der Etablierung von Best Practices für Ihr ITFM helfen. 

Schaffen Sie zunächst eine finanzielle Grundlage. Es spielt keine Rolle, welchem Geschäft, welcher Organisation oder welchem Unternehmen Sie angehören, alle Bereiche des Arbeitsplatzes reagieren und operieren auf der Grundlage des gemeinsamen Verständnisses der finanziellen Situation des Unternehmens. Genauso funktioniert es auch in der IT. Oder, genauer gesagt, sollte es in der IT funktionieren. Ein häufig auftretendes Problem von IT-Experten ist die Tatsache, dass sie in der Regel nur sehr wenig Einblick in die weiteren finanziellen Auswirkungen ihrer Services und ihrer Arbeit haben. Wie Wellen in einem Teich hat jede IT-Aktion Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen – wenn diese Wellen aber nicht gezählt, beobachtet und aufgezeichnet werden, können IT-Abteilungen ihre Arbeitsweisen nicht optimieren.

Kürzen Sie die laufenden Ausgaben. Während die Rationalisierung überflüssiger Aspekte des Geschäftsmodells zu einer Rentabilitätssteigerung führen kann, müssen in der IT mehr Aspekte als Vorabkäufe oder Arbeitskosten in Betracht gezogen und optimiert werden. Obwohl die Analyse von Lizenzausgaben in der Tat wichtig ist, sollten auch immaterielle Ausgaben berücksichtigt werden. Unternehmen können beispielsweise Services kündigen, die nicht ausreichend genutzt oder mangelhaft dokumentiert werden, und redundante Applikationen eliminieren.

Verhindern Sie unerwartete Ausgaben. IT-Kosten können sich schnell summieren. Besonders in der schnelllebigen Cloud-Welt muss das IT-Kostenmanagement auf einige unerwartete Änderungen vorbereitet sein. Bereiten Sie sich auf potenzielle Turbulenzen vor, indem Sie die Ist-Ausgaben verfolgen und mit den geplanten Ausgaben vergleichen. Dies wird Ihnen helfen, zukünftige Kosten vorherzusagen.

Etablieren Sie ein finanzielles Verantwortungsgefühl. Eines der Hauptprobleme im modernen IT-Management ist die mangelnde Verantwortung für anfallende IT-Ausgaben. Die zunehmende Abhängigkeit von technologischen Services hat dazu geführt, dass IT-Ausgaben beinahe immer genehmigt werden. Sogar Vorgesetzte sind in Bezug auf ITFM häufig der Meinung, „dass keine Ausgaben zu hoch“ seien. Im Rahmen eines effektiven ITFM sollten jedoch Kennzeichnungssysteme eingeführt werden, um über jeden ausgegebenen Euro vollständig Rechenschaft ablegen zu können. Auf diese Weise kann jedes IT-Mitglied fundierte Entscheidungen treffen und Kosten prognostizieren und überflüssige Ausgaben minimieren.

Unternehmen können hierbei auf LeanIX setzen. Mithilfe unterschiedlicher Reports wie dem Application Landscape und dem Business Capability Cost Report können Finanzen im Verhältnis zum Gesamtbudget des Unternehmens transparent überwacht und überprüft werden.

Modellieren Sie Ihre Unternehmens-IT. Jedes Unternehmen ist einzigartig, daher benötigt auch jedes Unternehmen einen maßgeschneiderten ITFM-Framework. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Kommunikation zwischen den Teams zu erleichtern, damit die Geschäftsziele des Unternehmens und das IT-Budget aufeinander abgestimmt werden können. In Verbindung mit einem optimalen ITFM-Framework kann die IT-Abteilung zur Gewinnsteigerung von Unternehmen beitragen.

Schauen Sie in die Zukunft. ITFM ist ein kontinuierlicher Prozess. Neben ihren regulären Aufgaben sollten sich Manager immer bewusst sein, was hinter der nächsten Ecke lauert. Ziele müssen optimistisch priorisiert werden. Außerdem sollten sich die jeweiligen Stakeholder regelmäßig treffen, um ihre Pläne zu kommunizieren und das Unternehmen zu informieren.

Framework zur Verwaltung von IT-Budgets

Nun haben wir einige der Strategien und Gründe für ein robustes ITFM-System diskutiert, aber wie setzt man ein solches Modell in die Praxis um?

Das IT-Kostenmanagement sollte auf einer ausgeglichenen Beziehung zwischen dem CIO und dem CFO basieren, wobei die IT zeigen sollte, wie ihre Abteilung wie ein Unternehmen geführt werden kann. Laut Gartner werden durchschnittlich 81% des Budgets eines CIOs von der IT verwendet. Es liegt eindeutig in der Verantwortung des CIO, dafür zu sorgen, dass die Maßnahmen der IT so kosteneffizient wie möglich sind, um den Rest des Budgets und das Unternehmen als solches nicht negativ zu beeinflussen.

Die Übernahme von Verantwortung für IT-Ausgaben ist der wichtigste Schritt zur Bildung einer gesunden Beziehung zwischen CIO und CFO. Schließlich beginnt hier ein offener Dialog. Von hier an können der CFO und die IT auf verschiedenen Wegen zusammenarbeiten:

1. Nutzen Sie Technologie zur Optimierung von Geschäftsprozessen
   Bilden Sie eine spezielle Arbeitsgruppe aus IT-Experten und Mitarbeitern anderer Abteilungen. Diese Gruppe sollte Bereiche hervorheben, die durch innovative Technologieprojekte verbessert werden könnten. Während diese Projekte auf die Effizienzsteigerung der IT abzielen, können sie auch zur Optimierung aller anderen Geschäftsaspekte genutzt werden.
2. Optimieren Sie Ihr IT-Budget
   Dies geht auf den bereits erwähnten Aspekt der Verantwortung zurück. Stellen Sie sicher, dass sich ITFM auf die Kennzeichnung und Erfassung aller Ausgaben konzentriert. Betrachten Sie die IT-Ausgaben aus der Sicht des CFO und lassen Sie dann die IT-Teams ihre Budgets sorgfältiger planen.
3. Erhöhen Sie die Sichtbarkeit
   Beauftragen Sie die IT-Abteilung mit der Erstellung eines Katalogs, der den Value der Unternehmensservices aus Kundenperspektive veranschaulicht.Bewerten Sie zusätzlich die OpEx und CapEx Ihres Unternehmens, um den Stakeholdern ein detailliertes Bild der Finanzsituation zu vermitteln.

Doch wie sieht ein ITFM-Framework aus? Da immer mehr externe Lösungen wie Software und neue Infrastrukturen zur Verfügung gestellt werden, muss die interne IT bessere Services bieten, dem Unternehmen einen Mehrwert bieten.

Technology Cost Management 4D Framework

Cognizant entwickelte dafür das Technology Cost Management 4D Framework. Das Framework besteht aus vier Säulen:

• Definition der Geschäftsvision, wobei alle IT-Ausgaben durch ein Gefühl der Miteigentümerschaft (co-ownership) an der IT auf die Gesamtziele des Unternehmens ausgerichtet werden sollten
• Dokumentation des aktuellen Zustands, wobei eine Momentaufnahme des Unternehmens erstellt wird, um Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten hervorzuheben
• Abgrenzung angestrebten Business Architecture, wobei die Business Architecture in Übereinstimmung mit den Erkenntnissen aus der Phase der Geschäftsvision definiert wird
• Entscheidung zwischen Build vs. Buy, wobei das Unternehmen die Entscheidung trifft, ob es Lösungen intern entwickelt, ein Standardprodukt kauft oder einen hybriden Ansatz verfolgt.

Die Entwicklung von ITFM und der Kostenverwaltung

Früher war es nur allzu üblich, dass Unternehmen nur dann über Kostenmanagement, geschweige denn über IT-Kostenmanagement nachdachten, wenn sie sich inmitten turbulenter Zeiten befanden. Heutzutage setzen Teams auf ein kontinuierliches Kostenmanagement – also auch in Zeiten, in denen das Unternehmen floriert.

Seit den 1980er Jahren konzentrierte sich die traditionelle Form des Kostenmanagements auf Kostenkategorien und Prozesse. In dieser Zeit zielte das Kostenmanagement auf eine kontinuierliche Verbesserung und Umgestaltung von Geschäftsprozessen ab. Doch mit der Finanzkrise im Jahr 2008 entwickelten sich die Betriebsmodelle in eine andere Richtung: Stichwort Globalisierung. Es gab eine Verschiebung hin zu globalisierten Betriebsmodellen und einer globalisierten Unternehmensführung. Außerdem wurden Services mehrheitlich global und nicht mehr lokal erbracht.

Im Jahr 2017 kamen neue digitale und technologische Kostenlösungen auf. In dieser Generation des Kostenmanagements wird auf ein modernes ITFM gesetzt, das sich für die Verbesserung der Gesamteffizienz von Unternehmen auf künstliche Intelligenz und kognitive Automatisierung stützt. Es gibt auch einen wachsenden Trend hin zu robotergestützter Prozessautomatisierung, die die Arbeit ersetzt. Auch im Jahr 2020, war die verstärkte Übernahme technologischer Lösungen deutlicher zu erkennen.

Es ist zu beobachten, dass die IT-Ausgaben der Industrie parallel zu den Einnahmen steigen. Laut Spiceworks erwarteten 44% der Unternehmen, dass sie ihre Budgets ab 2019 erhöhen würden, während nur 8% einen Rückgang erwarteten. Dieser Trend lässt sich nach Angaben von Flexera in allen Branchen erkennen. 56% der Unternehmen erwartete für 2020 erhöhte IT-Ausgaben. Es scheint also keine Rolle zu spielen, um welche Art von Unternehmen es sich handelt – die IT-Ausgaben steigen von Jahr zu Jahr. Die Gründe für diesen technologischen Schub sind vielfältig. Laut Spiceworks nennen rund 64% der Unternehmen die anfallenden Ausgaben für die Aktualisierung veralteter Infrastrukturen als einen der größten Kostentreiber. Neben Sicherheitsbedenken und der Notwendigkeit, mehr Mitarbeiter einstellen zu müssen, stellt die Priorisierung von IT-Projekten für rund 45% der befragten Unternehmen einen weiteren wichtigen Faktor dar.

Fazit

Bei der Diskussion über ITFM muss sich die Frage gestellt werden, welche Bedeutung einer proaktiven Kostensenkung in der IT zukommt. Auch wenn in diesem Guide viele Best Practices angeführt worden sind, hängt der Erfolg von ITFM weitgehend von der kontinuierlichen Evaluierung und Entwicklung der IT und der IT-Abteilung ab, die Verantwortung übernimmt.

Die IT ist so dynamisch und flexibel wie nie, und Unternehmen, deren Services von ihrer IT-Performance abhängen, müssen in der Lage sein, in einer sich ständig verändernden IT-Landschaft Vorhersagen zu treffen, zu planen und zu kompensieren. Der CFO sollte nicht in die Situation gelangen, dass sein Budget vollständig von der IT gelenkt wird – ohne dass der CFO einen transparent über die Arbeit seiner IT-Abteilung erhält. Stattdessen ist ein offener und produktiver Kommunikationskanal erforderlich, in dem die Bedürfnisse und Kosten der einzelnen Geschäftsbereiche in einem Gesamtkontext diskutiert werden können.

ITFM hilft Unternehmen dabei, alle Kosten, Ausgaben und Ausgaben zu protokollieren und abzurechnen. Indem Unternehmen anfallende Kosten prognostizieren, laufenden Ausgaben reduzieren und bestimmte Services rationalisieren, können sie die IT-Kosten ohne Mehraufwand senken.

Dieser gesamte Prozess kann durch EA-Tools erleichtert werden. Durch den Einsatz von Enterprise Architecture Tools kann ITFM nicht nur die Abläufe im Unternehmen optimieren, sondern auch die dafür notwendigen Prozesse entsprechend anpassen.