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En savoir plusLa gestion financière des systèmes informatiques (ITFM, IT Financial Management) réduit de manière efficace les coûts de production informatique, et assure ainsi un futur florissant pour l’entreprise.
L’objectif principal de la gestion financière des systèmes informatiques (ITFM) est de réduire efficacement les coûts et d’assurer ainsi un futur florissant pour l’entreprise. Les fonds excédentaires qui pourraient être utilisés autre part peuvent affecter même la plus solide des entreprises et faire toute la différence entre un modèle métier prospère et un modèle en fin de vie.
Les responsables peuvent avoir envie de gérer leur département de façon à éviter les dépenses inutiles, mais comment cela se passe-t-il en pratique ? Bien qu’une simple stratégie de réduction des coûts semble intéressante, chaque approche nécessite une base théorique solide. De cette façon, les responsables, les équipes et les autres personnes ont un point de référence concret pour effectuer leur travail. C’est là que la gestion financière des systèmes informatiques (ITFM) entre en jeu.
Par essence, l’ITFM est la surveillance étroite de toutes les dépenses liées à l’informatique. Si un produit ou un service requiert la mise en œuvre de solutions informatiques, chacune des composantes de la chaîne, jusqu’à la livraison au client, doit être comptabilisée financièrement. L’objectif de ce modèle est de fournir aux entreprises un rapport précis sur les dépenses concernant les ressources utilisées par les départements informatiques. Ce n’est qu’ensuite que les équipes seront capables d’optimiser leurs dépenses, ce qui engendrera finalement des bénéfices plus importants.
En ITFM, l’adage financier éprouvé « réduisez où vous pouvez » est pris très au sérieux. Et il n'est pas surprenant que l’ITFM suive bon nombre des bonnes pratiques présentes dans les secteurs de la finance et de la comptabilité, telles que les audits, les rapports et les systèmes de surveillance des dépenses. Dans ce guide, nous aborderons l’ITFM en détail, en vous fournissant des exemples sur la manière d’analyser les départements informatiques d’un point de vue financier.
Une réduction stratégique des coûts peut être l’une des meilleures façons de se préparer à une tempête, même lorsqu’une entreprise se porte bien. Si l'année 2020 a envoyé un message au monde entier, c'est que les situations les plus inattendues peuvent survenir et nous mettre des bâtons dans les roues. Pour les entrepreneurs, il est plus important que jamais de faire de l’ITFM une protection efficace contre les changements imprévus.
L’optimisation idéale des dépenses informatiques, rationalisation des applications, est considérée comme un effort constant. Il doit s'agir d'un processus évalué, contrôlé et développé en permanence. Voici plusieurs façons d’œuvrer à la réduction des coûts informatiques :
Suspendez ou repensez les services qui s'avèrent être peu rentables ou dont la valeur est finalement limitée. Cela ne signifie pas que vous devez supprimer chaque section de l’informatique au nom de la gestion financière des systèmes informatiques. Supprimer des projets, des systèmes ou des services dont l’entreprise a besoin ne ferait que la faire souffrir davantage lorsque l’activité revient à la normale.
La nature des coûts liés à l’informatique étant soumise à la nature changeante de l’informatique même, le mieux est de concentrer vos efforts sur les coûts qui affecteront le budget dans les mois à venir, plutôt que dans les années à venir.
Il vaut mieux réduire ou supprimer des coûts superflus ou non essentiels plutôt que de les bloquer pour plus tard. Essayez de gérer les dépenses qui posent problème avant qu’elles ne ressurgissent ultérieurement.
Vous trouverez ci-dessous une liste de stratégies qui vous aideront à établir vos bonnes pratiques de la gestion financière pour les systèmes informatiques.
Nous avons évoqué quelques-unes des stratégies et des raisons qui justifient un système d’ITFM solide, mais comment mettre en pratique un tel modèle ?
La gestion des coûts informatiques doit être basée sur une relation entre le DSI et le DAF. L’informatique démontrerait alors comment son département peut être géré comme une entreprise. Selon Gartner, en moyenne 81 % du budget d’un DSI est utilisé par l’informatique.
Il est clair qu’il revient au DSI de garantir l’efficacité et le faible impact des actions informatiques, afin de ne pas affecter négativement le reste du budget et l’organisation dans son ensemble.
La prise de responsabilité pour les dépenses informatiques est l’étape la plus importante d’une relation saine entre le DSI et le DAF. Après tout, c’est comme cela qu’un dialogue transparent s’installe vraiment. À partir de là, le DAF et le département informatique peuvent collaborer de plusieurs façons :
Mais à quoi ressemble un cadre de gestion financière des systèmes informatiques ? Il est facile de conseiller une gestion de l’informatique « comme une entreprise », mais réussir sa mise en pratique l’est bien moins.
En raison de la mise à disposition d’un nombre grandissant de solutions externes, comme des logiciels ou de nouvelles infrastructures, le département informatique interne doit fournir des services qui sont gérés et optimisés davantage, et qui offrent une meilleure valeur.
Cognizant a développé un cadre qui contredit la stratégie de «gestion comme une entreprise » le Technology Cost Management 4D Framework. Le cadre est constitué de quatre piliers:
Autrefois, les entreprises ne prenaient en compte que les coûts de gestion sans penser à la gestion des coûts informatiques et se retrouvaient dans des situations préoccupantes. Aujourd’hui, les équipes sont prévoyantes et utilisent la gestion des coûts tout au long de l’année, même lorsque l’entreprise se porte bien.
À partir des années 80, le format traditionnel de gestion des coûts était focalisé sur les catégories de coûts et les processus. Durant cette période, la gestion des coûts était axée sur l’amélioration continue et la reconfiguration des processus métiers.
Cependant, avec la crise financière de 2008, les modèles de fonctionnement ont commencé à prendre des chemins alternatifs. Il s’est produit un changement vers une internationalisation du modèle de fonctionnement et de la gouvernance, ainsi qu’une réorientation vers de nouveaux types de prestations des services du niveau local au niveau mondial.
Néanmoins, en 2017, nous avons pu constater l’émergence de nouvelles solutions de coûts numériques et technologiques. C’est dans cette génération de gestion des coûts que nous retrouvons l’ITFM moderne, axée sur les technologies cognitives comme l’IA et l’automatisation pour améliorer la main-d’œuvre et l’efficacité générale. On constate également une tendance croissante à l'automatisation des processus robotiques en remplacement du travail.
À l’heure actuelle, en 2020, l’adoption accrue de solutions technologiques est encore plus apparente. Les dépenses informatiques de l’industrie ont augmenté parallèlement au chiffre d’affaires et, selon Spiceworks, 44 % des entreprises s’attendaient à voir leur budget augmenter à partir de 2019, tandis que seulement 8 % s’attendaient à une diminution.
Cette tendance n’exclut aucune industrie en particulier, selon les données de Flexera. 56 % des organisations interrogées pensaient voir leurs dépenses informatiques augmenter en 2020. Il semble donc que le type d’entreprise importe peu, car les dépenses informatiques de l’industrie augmentent d’année en année. Les raisons de cette évolution technologique sont diverses.
Selon Spiceworks, les dépenses nécessaires à la modernisation des infrastructures obsolètes, mentionnées par 64 % des entreprises, serait l’un des facteurs les plus importants. En plus des inquiétudes quant à la sécurité et le besoin d’engager plus d’employés, la priorisation des projets informatiques, citée par 45 % des entreprises interrogées, est un autre facteur significatif.
Le point le plus important dans toute discussion concernant une ITFM correcte est l’importance cruciale d’une attitude proactive envers la réduction des coûts informatiques. Bien qu’il existe de nombreuses nuances dans les bonnes pratiques évoquées ci-dessus, une ITFM réussie repose fortement sur l’évaluation continue et le développement de l’informatique, ainsi que sur la responsabilité des départements informatiques.
L’informatique est plus dynamique et changeante que jamais, et les organisations dont les services dépendent de l’exécution de l’informatique doivent être capables de prévoir, de planifier et de compenser cet environnement informatique en perpétuelle évolution. Le transfert intégral du budget vers les actions informatiques non supervisées n’est pas le rôle du DAF seul.
Au contraire, un canal de communication ouvert et productif est requis pour pouvoir discuter dans un contexte général des besoins et des coûts de chaque branche de l’entreprise. L’ITFM devrait être gérée comme une entreprise dans laquelle l’ensemble des coûts, des sorties d’argents et des dépenses sont consignés et comptabilisés. Par conséquent, la réduction des coûts informatiques peut être réalisée grâce à une approche active et simultanée de la prévision des coûts à venir, de l’optimisation des dépenses actuelles, de la rationalisation des services et d’autres stratégies qui reposent sur le modèle métier individuel.
Le processus entier peut être facilité grâce à des outils d’AE qui utilisent également des solutions informatiques pour améliorer l’ITFM. En utilisant des outils d’architecture d’entreprise, la gestion financière des systèmes informatiques peut non seulement rationaliser les opérations de l’entreprise, mais également le processus de rationalisation lui-même.
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