Qu’est-ce que la gestion des actifs logiciels (SAM) ?
La software asset management constitue un élément important de la stratégie technologique d’une organisation. Ce processus consiste à prendre en charge l'utilisation des logiciels d’une société en gérant et en optimisant les dépenses, les déploiements, les licences logicielles, la conformité des licences, l’utilisation et le retrait des applications logicielles dans tous les départements de l’entreprise.
La gestion des actifs logiciels (ou SAM, de l’anglais Software Asset Management) est une composante de la gestion des actifs informatiques (ou ITAM, de l’anglais IT asset management) qui garantit la bonne gestion et la bonne maintenance de tous les actifs informatiques.
La SAM est particulièrement importante pour les grandes organisations, car elle traite principalement de la réattribution des licences logicielles. La SAM aide également à gérer les risques juridiques associés à la propriété et à l’expiration des logiciels. Cet aspect est particulièrement important si vous utilisez des solutions SaaS.
Le Saas Management et la gestion du portefeuille d’applications constituent, pour les entreprises qui souhaitent aligner leurs actifs logiciels sur leurs capacités métier, des étapes clés qui doivent être effectuées en parallèle.
Objectifs stratégiques et avantages de la SAM
À l’heure où les logiciels jouent un rôle crucial dans les activités quotidiennes et la croissance de toute organisation moderne, la software asset management présente de nombreux avantages pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs stratégiques et à assurer le bon fonctionnement de leurs logiciels.
Réduction des coûts
La software asset management vise à réduire les coûts par la négociation ou la renégociation des contrats et l’élimination ou la réattribution des licences logicielles sous-utilisées. La SAM permet aux entreprises de documenter, de réduire et de maîtriser les différents coûts associés aux applications logicielles. Cela permet d’assurer que tous les logiciels sont utilisés comme il se doit.
Assurance de la conformité
Sans une bonne maîtrise des accords de licence, des problèmes juridiques ou des risques de sécurité peuvent survenir. La SAM assure la conformité grâce, entre autres, à des politiques de sécurité, au suivi des dates de renouvellement et à la mise à jour des normes matérielles. Les éditeurs de logiciels souhaitent savoir dans quelle mesure leur produit est utilisé et par qui, la SAM permet donc aux entreprises de se conformer aux spécificités du service.
Augmentation de la productivité des employés
Grâce à l’utilisation d’outils SAM automatisés qui assurent la bonne gestion des licences et des services logiciels, les employés savent exactement comment ils sont censés utiliser le programme et à quelle fin. Ils passent ainsi moins de temps à résoudre d’éventuels problèmes. La SAM permet également aux entreprises de savoir quels employés utilisent quel logiciel et à quelle fréquence. Sur la base de ces données, elles peuvent ainsi estimer les ressources à ajouter ou à supprimer pour augmenter leur productivité.
Renforcement de l'efficacité informatique
Il en va de même pour l'efficacité informatique. La SAM et l’ITAM permettent toutes deux aux entreprises d’accroître leur utilisation du matériel et des logiciels dans lesquels elles investissent et qu’elles utilisent. Pour ce faire, la gestion des actifs informatiques limite les coûts généraux liés à la gestion et à la maintenance de tous les processus informatiques. La software asset management, quant à elle, rationalise et automatise les processus courants pour les rendre beaucoup plus efficaces.
Établissement de politiques de cycle de vie des fournisseurs
La SAM peut aider à établir des politiques fixes en matière de cycle de vie des logiciels et des fournisseurs de logiciels, ce qui permet d’asseoir les avantages de la software asset management sur le long terme. Cela concerne la documentation, le déploiement, l’utilisation et le retrait de certains logiciels au fil de l’évolution de l’entreprise.
Les 3 axes de la SAM
La software asset management repose sur trois axes clés :
La gestion des licences logicielles : Le cœur de la stratégie SAM consiste à garantir la conformité de l’ensemble des logiciels grâce à la gestion et à la mise à jour des conditions générales, des politiques de renouvellement, des logiciels installés et de l'utilisation logicielle dans toute l'entreprise. La plupart des éditeurs de logiciels ont des accords de licence très stricts. Il convient donc aux entreprises de s’assurer qu’elles ne violent aucune des conditions de service.
Les audits logiciels : Si un éditeur soupçonne une entreprise de ne pas respecter ses conditions de service, il peut procéder à un audit des licences logicielles. Cet audit permet de déterminer si une entreprise fait un mauvais usage d’un logiciel, ce qui, dans l’affirmative, peut s’avérer très onéreux et perturber le flux de vos opérations courantes. Cela peut également engendrer des problèmes juridiques. La SAM peut faciliter le processus d’audit et le rendre moins coûteux.
L’optimisation des logiciels : La software asset management permet d’optimiser les dépenses et de réduire les coûts associés aux logiciels inutilisés. Sans une stratégie de SAM, les entreprises peuvent se retrouver à payer pour des licences qu’elles n’utilisent pas ou pour une maintenance dont elles n’ont pas besoin. Cela est particulièrement important pour les solutions SaaS qui comportent souvent d’innombrables fonctions qui peuvent, au fil du temps, perdre de leur pertinence pour votre entreprise. Savoir exactement quels logiciels sont utilisés de manière régulière dans l’entreprise, ceux dont vos employés ne peuvent se passer et vous assurer des audits réussis garantit une utilisation des fonds à bon escient.
Les processus de base
L’ADN de la software asset management est constitué de plusieurs processus de base. Les sept processus de base ci-dessous sont ceux autour desquels tout projet de SAM doit s'articuler.
- Processus d’utilisation des logiciels
Ce processus/cette politique décrit ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec tout logiciel installé. Les éditeurs peuvent ainsi identifier les utilisations abusives de leur service et d’assurer la conformité de l’entreprise.
- Processus d’achat de logiciels
Ce processus aide les entreprises dans le cadre des achats de logiciels. Il les aide à définir ce qui est nécessaire, qui utilisera le logiciel et à quelle fin.
- Processus de mise en œuvre des logiciels
Les processus de SAM accompagnent le bon déploiement et la bonne approbation des demandes de nouveaux logiciels. Il est ainsi plus facile de rationaliser les applications et les logiciels.
- Processus de mobilité des employés
Lorsqu’un employé entre en fonction, change de département ou quitte l’entreprise, les logiciels qu'il utilise doivent être suivis et gérés afin d’être réattribués et utilisés de manière efficace.
- Processus de récupération après sinistre
Des sinistres peuvent arriver à tout moment. Les processus de la software asset management permettent de maintenir les services informatiques et les logiciels essentiels jusqu'à ce que le sinistre soit résolu.
- Processus de recyclage
Lorsque des employés quittent l’entreprise, le recyclage des logiciels permet de garantir la redistribution efficace des actifs logiciels, selon les bonnes méthodes et sans frais cachés. Le recyclage peut également survenir durant un examen interne des licences logicielles.
- Processus de conformité des licences
Enfin, les processus de SAM assurent surtout la conformité des licences afin de pouvoir passer des audits logiciels et garantissent que tout problème est traité efficacement.
Les fonctions de SAM au sein d'une entreprise
Lorsque la direction d’une entreprise envisage de mettre en œuvre une stratégie de SAM, plusieurs postes liés à cette discipline peuvent être établis selon les besoins et les spécificités de l’entreprise. Ces postes sont notamment les postes d’administrateurs, d’analystes, de responsables, de consultants et de spécialistes de la software asset management.
Chaque membre de l'équipe SAM endosse des responsabilités différentes selon les besoins de l’organisation. Par exemple, les analystes effectuent des audits internes et analysent l’utilisation des licences, tandis que des consultants peuvent être sollicités pour une période limitée si des conseils d’experts sont requis.
Le rôle de la SAM s’adapte à l’évolution de l’entreprise. Un Centre d’excellence SaaS employant un responsable SAM pour rationaliser la découverte et la gestion du SaaS, les rapports, les cycles de vie des utilisateurs, le nombre de licences et rédiger des rapports sur les contrats et l’utilisation est un exemple de poste SAM.
Ces postes sont créés au fur et à mesure que l’entreprise construit son portefeuille d’applications et doit surveiller attentivement et faire respecter les accords de licence tout en orchestrant un environnement informatique multidisciplinaire, agile et intégré.
Les piliers secondaires de la SAM
La software asset management comporte trois piliers secondaires qui permettent de tirer parti des avantages de la SAM. Il s’agit de la gestion des licences logicielles, de la gestion des éditeurs de logiciels et de la gestion des dépenses logicielles.
Pris ensemble, ces trois piliers constituent le socle de la stratégie SAM et posent les fondations de l’amélioration continue.
La gestion des licences logicielles
Certaines organisations utilisent des centaines d’applications logicielles différentes en parallèle. Le travail de documentation, de rationalisation et de gestion de toutes ces applications fait dès lors de la SAM un atout majeur. Les outils SAM permettent de maîtriser simultanément de nombreux accords complexes de licence logicielle.
De plus, les applications logicielles pouvant être en mode SaaS, sur le cloud ou sur site, gérer les différents types de licence peut s’avérer énergivore et complexe, surtout si des logiciels sont achetés à l’insu de l’entreprise (ce que l’on appelle le Shadow IT). Dans ce cas, les solutions de SaaS Management peuvent être appliquées.
La gestion des éditeurs de logiciels
Un autre pilier de la software asset management consiste à s’assurer que les entreprises sont en mesure de collaborer étroitement et de manière efficace avec les fournisseurs SaaS et autres éditeurs afin d’atteindre les objectifs de l'entreprise. Comme pour la gestion des fournisseurs SaaS, une fois qu’un nouveau logiciel a été étudié, acheté et mis en œuvre, il est important que l’entreprise reste en conformité avec les conditions de service de l’éditeur.
Un audit raté peut entraîner des frais importants. La SAM vous aide à prendre les choses en main et à réaliser des audits internes pour identifier en amont toute violation de la conformité ou tout risque potentiel.
La gestion des dépenses logicielles
Le troisième pilier secondaire de la SAM concerne les dépenses logicielles. Les audits informatiques internes aident l’entreprise à comprendre où les logiciels sont utilisés et où ils ne le sont pas. À partir de ces informations, elle peut établir un nouveau budget qui tient compte des licences logicielles actuelles et des renouvellements à venir.
Les solutions de gestion des dépenses logicielles qui se concentrent par exemple spécifiquement sur le SaaS instaurent des normes sur la manière d’acquérir des solutions SaaS. Cela permet de s’affranchir du Shadow IT et des problèmes de sécurité associés.
Cela permet également d’éviter les coûts inutiles liés aux licences non approuvées et de s’assurer que les entreprises ne dépensent pas leur budget dans des applications qu’elles n’utilisent pas ou dont elles n’ont pas besoin.
Mise en œuvre de la software asset management
Lors de la planification et de la mise en œuvre d’une stratégie de software asset management, les bonnes pratiques en matière de SAM (expliquée ici en détail) constituent un cadre qui permet de surmonter ce qui peut sembler être une tâche colossale.
Les outils SAM aideront la direction à évaluer la cartographie logicielle de l’entreprise, à mettre en œuvre de nouvelles solutions logicielles le cas échéant et à gérer les différentes licences associées à l’achat de logiciels.
Voici comment mettre en œuvre une software asset management :
- Évaluez votre niveau de maturité SA
Cela signifie déterminer votre avancement du processus et établir un plan pour atteindre votre objectif. Utilisez le calculateur de retour sur investissement de LeanIX pour estimer le niveau actuel de votre entreprise.
- Remportez l’adhésion des parties prenantes et constituez une équipe
Impliquez les parties prenantes dans le processus SAM car celui-ci nécessite l’embauche de personnel spécialisé en SAM afin de guider le processus.
- Évaluez et mettez en œuvre la solution SAM
Les deux premières étapes vous auront aidé à décider quelle solution SAM répond le mieux à vos besoins. Créez une matrice d’évaluation des éditeurs de logiciels pendant vos recherches pour comparer les différentes caractéristiques de vos fournisseurs.
- Identifiez tous les actifs logiciels
Durant ce processus essentiel de la SAM, vous devez identifier tous vos actifs logiciels, y compris les solutions SaaS et le Shadow IT. Cette étape est essentielle et doit être documentée en préalable aux étapes suivantes du processus SAM.
- Catégorisez les licences logicielles et analysez leur utilisation
Démystifiez les licences logicielles et analysez où ces logiciels sont utilisés (et à quelle fréquence). Vous pourrez ainsi mieux organiser les licences par département et à détecter les logiciels sous-utilisés.
- Recyclez et optimisez les licences logicielles
Exploitez les données relatives à l’utilisation et aux licences recueillies à l'étape précédente pour déterminer si l’entreprise tire profit de ses investissements en solutions SaaS et en logiciels. Optimisez vos dépenses logicielles et décidez de la manière dont vous souhaitez recycler, réattribuer ou optimiser vos licences afin de tirer le meilleur RSI possible de ces contrats.
- Mettez en œuvre des politiques d'achat de logiciels
Au cours des étapes précédentes, vos équipes SAM ont pu identifier les endroits où des politiques sont nécessaires et les personnes à impliquer. Ces politiques s’avèrent utiles pour tous les renouvellements de contrats existants qui nécessitent une stratégie spéciale standardisée.
- Établissez et prévoyez un budget logiciels
L’argent gaspillé dans des actifs logiciels inutilisés constitue un problème important pour beaucoup d’organisations. La mise en place d’un processus SAM complet permet de mettre en avant les zones d’amélioration de l’utilisation ainsi que l’historique des dépenses. Il vous sera ensuite plus facile de prévoir un budget logiciels plus précis.
Conclusion
La software asset management est un défi de taille pour n'importe quelle organisation, mais sans cela, elles pourraient être confrontées à des problèmes de conformité complexes et à des dépenses logicielles totalement inutiles.
Une fois les principaux moteurs de la SAM mis en place, l’étape suivante consiste à appliquer les bonnes pratiques et à trouver le logiciel ou la plateforme de SaaS Management le plus adapté pour atteindre les objectifs technologiques stratégiques de votre entreprise.
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