Centre d’excellence SaaS - SCoE

Introduction

Le SaaS (Software-as-a-Service) gagne de plus en plus de terrain et remplace les logiciels classiques à vitesse grand V. En effet, le marché du SaaS devrait peser 265 milliards de dollars d’ici 2025. Ainsi, les entreprises ont toutes les peines du monde à réaliser que la gestion traditionnelle des logiciels n’est plus adaptée à l’ère du SaaS.

Une des raisons de ce constat est que les entreprises ont tendance à acheter leurs propres logiciels, rendant la gestion centralisée des SaaS tout simplement impossible (Shadow IT). La connaissance est dispersée et les informations relatives à l’utilisation, aux coûts et aux contrats ne sont pas centralisées. Par ailleurs, les modèles de coûts et de contrats sont radicalement différents de ceux des logiciels classiques et reposent principalement sur un modèle d’abonnement.

Ce phénomène ne date toutefois pas d’hier. De nombreuses entreprises ont déjà réalisé des transitions similaires dans d’autres domaines tels que le Public Cloud, l’intelligence artificielle ou le DevOps. L’expérience nous a montré que la formation d’équipes spécialisées sous le nom de « Centre d’excellence (COE) » était la meilleure solution pour faire face aux nouvelles tâches et aux nouveaux problèmes.

Selon Gartner, cela s’applique tant au CTO qu’au directeur financier. Dès lors, en plus d’une équipe de gestion des actifs logiciels, il importe d’établir un Centre d’excellence SaaS (SCoE) qui favorisera encore plus l’adoption du SaaS.

Dans le cadre de notre récente étude sur la gestion du SaaS, LeanIX a interrogé 105 entreprises sur leur comportement en matière de SCoE. Et les résultats sont éloquents :

• Plus de la moitié des répondants (57 %) estime que leur entreprise tirerait parti d’un Centre d’excellence SaaS, même si ce concept ne figure pas à l’ordre du jour de l’entreprise.
• Toutefois, pour 21 % des entreprises interrogées, une équipe pluridisciplinaire de ce type existe déjà ou est prévue.
• Dernier point mais pas des moindres, 22 % des répondants estiment qu’un Centre d’excellence SaaS s’avèrerait utile pour leur entreprise.

Découvrez ci-dessous les caractéristiques d’un SCoE, comment composer une telle équipe et en quoi elle favorise l’adoption du SaaS.

 

Caractéristiques d’un Centre d’excellence SaaS (SCoE)

Quelles sont les clés du succès d’un SCoE ? L’expérience d’autres COE nous montre que les caractéristiques suivantes sont importantes pour créer et gérer un Centre d’excellence SaaS.

Pluridisciplinaire : une équipe efficace est variée et représente les différentes perspectives des parties prenantes qui participent à ce centre.

Habilité : le SCoE doit pouvoir prendre des décisions sans nécessiter l’approbation de la direction, ce qui fragiliserait sa réactivité et son agilité.

Agile : le SCoE doit bien saisir les exigences nécessaires pour obtenir des résultats à court terme et s’adapter à un paysage SaaS en constante évolution.

Orienté processus et coûts : idéalement, le SCoE se concentre sur l’optimisation des processus et la réduction des coûts, et applique une approche de travail itérative.

Engagé : tous les membres de l’équipe doivent être sur la même longueur d’onde et travailler ensemble sur les tâches à accomplir. Cela nécessite une excellente communication.

Centre SaaS : pour obtenir les meilleurs résultats possibles, le Centre d’excellence doit être composé de personnes qui possèdent une expérience en pile technologique Saas, intégrations SaaS, protection des données SaaS, sécurité de l’information SaaS et architecture SaaS.

Intégré : les membres de l’équipe doivent refléter la diversité de tous les départements de l’entreprise ou de toutes les divisions d’une organisation. Cela permet l’intégration de la nouvelle équipe dans la structure existante de l’entreprise.

Petit : commencer avec une petite équipe de maximum 10 personnes pour permettre au SCoE d’intégrer progressivement les connaissances et l’expertise nécessaires pour réussir.

Pourquoi un Centre d’excellence SaaS (SCoE)

Un Centre d’excellence SaaS commence avec une petite équipe qui analyse dans un premier temps toutes les applications SaaS utilisées au sein d’une entreprise. Ensuite, cette équipe peut commencer à rationaliser les contrats ou métiers qui font double emploi en prenant des décisions éclairées avec les responsables respectifs. La troisième étape consiste en l’optimisation des actifs SaaS les plus importants impliquant les plus grandes dépenses présumées en vue de les développer.

Lorsque ces étapes sont terminées, le SCoE doit passer de la phase analytique et consultative à la gestion complète du SaaS. Pour atteindre un niveau de gestion complète du SaaS, le SCoE doit développer des processus autour du cycle de vie entier du SaaS. Voici quelques exemples qui peuvent servir de guide :

• Développement et établissement d’un processus interne de gestion des nouvelles applications SaaS.
• Mise en œuvre d’un processus pour le recyclage transversal des licences, le déploiement de nouvelles applications SaaS et la mise à jour des licences uniquement en cas de besoin.
• Préparation des renouvellements des licences reposant sur des informations détaillées relatives à l’utilisation des produits et acquisition d’une marge de négociation.
• Suivi des applications SaaS utilisées et de leur conformité avec les politiques de l’entreprise.

Voici comment le Centre d’excellence SaaS accélère l’adoption du SaaS :

• Être le point de contact central pour toutes les questions relatives au SaaS.
• Créer des processus rapides, directs et centralisés pour l’introduction de nouvelles applications SaaS.
• Obtenir des données granulaires pour se faire une idée de l’utilisation et de l’adoption des applications SaaS.
• Identifier des possibilités de réduction des coûts et établir des prévisions annuelles et précises en matière de logiciels.
• S’occuper des contrats et renouvellements pour maîtriser les coûts du SaaS.
• Obtenir une visibilité complète de l’infrastructure SaaS.
• Suivre le respect des politiques de l’entreprise en matière de SaaS et de gouvernance du cloud dans votre portefeuille SaaS.
• Jouer le rôle de consultant technique pour l’intégration du SaaS dans les cartographies informatiques existantes (SSO, systèmes informatiques, etc.).

Dans la prochaine section, découvrez les différents rôles et missions du SCoE.

Développer un SCoE : la clé du succès

Un Centre d’excellence SaaS n’est pas une entité statique : elle poursuit son évolution au gré de l’adoption de nouveaux SaaS. Des études ont montré que la combinaison entre des experts et des personnes expérimentées dans le domaine des centres d’excellence était la solution idéale.

Les experts suivants forment la combinaison idéale pour une gestion réussie du SaaS.

• Directeur du Centre d’excellence SaaS : il s’agit du chef de l’équipe chargé de composer le groupe d’experts et de prendre les décisions exécutives surtout lors des étapes de formation.
  
  
• Experts SaaS (Ingénieur et architecte) : les experts SaaS sont la charpente technique du SCoE et opèrent en tant qu’ingénieurs, consultants et architectes solutions en même temps. Ils aident à relier les applications SaaS avec les interfaces des applications métier existantes ainsi que les systèmes d’authentification. Dans la plupart des cas, il s’agit du propriétaire de la plateforme de gestion SaaS.
  
  
• Gestionnaire des actifs SaaS (SAM) : similaire au gestionnaire des actifs logiciels, c’est un rôle essentiel pour l’identification et la gestion du SaaS, le reporting du SaaS, les cycles de vie des utilisateurs, la rationalisation et le dimensionnement, et le reporting sur l’engagement et l’utilisation. En règle générale, ce sont les gestionnaires des actifs SaaS qui connaissent le mieux les applications SaaS existantes au sein de l’entreprise.
  
  
• Acheteur SaaS : si plusieurs personnes comme un acheteur informatique, un acheteur de produits ou un responsable des achats peuvent acheter des actifs pour une entreprise, ce rôle devrait être réservé à des personnes qui se concentrent sur le processus d’achat de SaaS, l’analyse des dépenses, l’application du budget et la gestion des renouvellements de SaaS.
  
  
• Expert en protection des données : lorsque les données sont stockées dans le cloud, chaque entreprise doit engager une personne compétente pour protéger ces données conformément aux législations et règlements propres au secteur en suivant la conformité des fournisseurs de SaaS.
  
  
• Expert en sécurité de l’information : ce rôle chevauche quelque peu celui de l’expert en protection des données dans la mesure où l’expert en sécurité informatique est chargé d’analyser les procédures de sécurité et de trouver des solutions pour les optimiser.

Développement d’un SCoE

En règle générale, il existe deux options pour intégrer le Centre d’excellence SaaS au sein d’une entreprise. Cela peut se faire au sein de la division CTO (informatique) ou au sein de la division CFO (finance).

Les membres du SCoE sont sélectionnés de façon indépendante avec des experts des deux camps. Ainsi, ils ne devraient pas former la base de cette décision importante. De fait, la décision devrait dépendre de si le SaaS est considéré comme une responsabilité informatique ou comme une responsabilité d’achat.

Contrairement à l’achat de logiciels classiques basés sur des licences, le SaaS continue de gagner du terrain et l’intégration du SCoE au sein de la division CFO pourrait faciliter ce changement. Toutefois, le pourcentage de logiciels installés et gérés sur les serveurs informatiques en sus des produits Saas augmente également progressivement.

Par conséquent, l’intégration du SCoE au sein de la division CTO pourrait accompagner le passage d’une entreprise d’un rôle administratif à un rôle de propriétaire d’un produit. Il va sans dire que la stratégie gagnante serait une approche transversale

SCoE implementation

Si les raisons de l’établissement d’un SCoE sont assez évidentes, le parcours qui conduit à sa mise en œuvre peut être semé d’embûches et doit être passé en revue. Les étapes suivantes vous permettront d’établir un Centre d’excellence SaaS qui génère des changements positifs et de l’innovation via les solutions SaaS.

1. Définir une vision et une stratégie claires pour l’utilisation des solutions SaaS au sein de votre entreprise.
2. Définir vos filets de sécurité SaaS sous la forme d’un SaaS ou d’une gouvernance du cloud via le Centre d’excellence Cloud (CCoE).
3. Former le SCoE avec des personnes qui possèdent les connaissances nécessaires et le bon état d’esprit.
4. Définir une vision claire pour la gestion SaaS, en définissant notamment les priorités, par exemple la visibilité, la gestion de la conformité, l’optimisation des renouvellements ou une procédure d’approbation des achats, etc.
5. Établir des relations et planifier des collaborations fructueuses avec les parties prenantes de la gestion SaaS
6. Évaluer et mettre en œuvre une plateforme de gestion SaaS pour concrétiser la vision et se conformer aux filets de sécurité SaaS.

 

Conclusion

Personne ne peut contester que les styles de gestion doivent évoluer au fur et à mesure du temps. S’agissant de la gestion logicielle, toutes les entreprises qui opèrent au sein du cloud, quel que soit le secteur, doivent mettre en place une équipe qui exploite pleinement le potentiel des solutions Saas.

Une équipe variée d’experts SaaS, à savoir un Centre d’excellence SaaS, accélère l’adoption du SaaS, réduit les dépenses liées au cloud, et renforce dès lors la compétitivité des entreprises dans un marché numérique basé sur le cloud.