Stratégies de réduction des coûts informatiques

Introduction

La mise au point de diverses stratégies de réduction des coûts informatiques constitue un nouvel enjeu pour les organisations modernes, en particulier pendant les périodes d’incertitude économique.

Lorsqu’ils sont contraints de réduire les coûts à brève échéance, les architectes informatiques doivent examiner les domaines dans lesquels il est possible d’opérer des réductions rapides et efficaces afin d’alléger immédiatement la pression qui pèse sur l’ensemble de l’entreprise.

La réduction des coûts est différente de l’optimisation des coûts à long terme, qui consiste à évaluer en continu des processus informatiques en vue d’éliminer le gaspillage et de réduire les dépenses.

La réduction des coûts informatiques, qui entraîne une diminution des dépenses informatiques dans un bref délai, est généralement une mesure ponctuelle visant à protéger la santé de l’entreprise à moyen et à court terme.

Cadre de réduction des coûts informatiques

La réduction des coûts informatiques désigne un ensemble de mesures mises en place pour réduire immédiatement les coûts informatiques en limitant le plus possible les dégâts. Elle a pour but de préserver ou de favoriser la santé de l’entreprise à moyen et long terme.

Ces mesures sont généralement prises au cours de périodes économiques difficiles, telles que l’inflation et la récession. Cette stratégie ne vise pas à favoriser la croissance et la santé à long terme de l’entreprise.

Un cadre solide de réduction des coûts informatiques ne peut être mis en place arbitrairement. Gartner explique qu’il existe des règles que les architectes informatiques doivent prendre en compte avant de chercher à réduire les coûts informatiques.

Une approche structurée et mesurée du processus permettra à l’entreprise d’atteindre ses objectifs de réduction des coûts en limitant les dégâts.

Suivez les règles ci-dessous :

1. Faites-le une bonne fois pour toutes

Les entreprises qui n’osent pas aller assez loin dans leurs réductions la première fois risquent de devoir répéter le processus plusieurs fois. Cette situation engendre de l’incertitude et une perte de productivité, et peut conduire à d’autres problèmes plus graves comme une perte de motivation, voire un éventuel sentiment d’insécurité.

2. Cartographiez le paysage informatique

L’optimisation des coûts informatiques permet d’évaluer les dépenses dans l’ensemble du paysage informatique. Autrement dit, vous devrez surveiller l’inventaire des ressources informatiques. La visibilité informatique est un élément clé de l’optimisation des coûts. Il est indispensable de dresser un inventaire complet et précis de votre paysage informatique et de le cartographier pour optimiser la pile technologique (ou tech stack).

Les solutions Enterprise Architecture Management (EAM) et SaaS Management Platform (SMP) de LeanIX sont deux des outils qui fournissent des cartes visuelles permettant aux organisations d’évaluer leurs environnements informatiques. De cette manière, les dirigeants ont toutes les clefs en main pour identifier les domaines où des gains de valeur sont possibles.

Grâce aux solutions SMP et Application Portfolio Management (APM), les entreprises peuvent identifier les applications On-Prem et SaaS déjà présentes dans leur paysage informatique, ainsi que les unités opérationnelles dont elles relèvent.

À ce stade, les architectes peuvent visualiser où l’argent est dépensé. Ils peuvent également procéder à des rationalisations rapides en fonction de l’étape du cycle de vie, de l’utilisation, de la valeur commerciale et des risques de chacune de ces applications.

3. Définissez une base de référence

Avant de prendre des décisions en matière d’économies, il importe de définir une base de référence. Pour ce faire, il convient de collaborer avec les parties prenantes et les responsables métier afin d’établir une approche claire et structurée des stratégies de réduction des coûts qui s’imposent. Voici les questions que les architectes informatiques doivent se poser avec les parties prenantes avant de procéder à des réductions de coûts :

1. Déterminer le résultat souhaité. Que souhaite obtenir l’organisation en réduisant les coûts informatiques ?
2. Vient ensuite le délai. Les parties prenantes et les architectes informatiques doivent déterminer le temps qu’il faudra pour effectuer les réductions nécessaires, de même que pour en apprécier le résultat.
3. Enfin, les équipes devront déterminer la bonne approche. De quelle manière l’entreprise va-t-elle s’attaquer au problème ? Que faut-il faire et quelles mesures faut-il prendre pour assurer la réussite du projet ?

4. Visez un impact immédiat

Pour réduire rapidement les coûts informatiques, il importe de cibler des domaines où les effets seront immédiats. Autrement dit, il faut procéder à des éliminations, des réductions ou des suspensions qui produiront des résultats en quelques jours, semaines ou mois plutôt qu’en quelques années. Vous pouvez y parvenir en éliminant les services, en rationalisant les actifs, les projets et le personnel et en renégociant des contrats.

5. Concentrez-vous sur les liquidités

L’objectif de la réduction des coûts informatiques est de libérer rapidement des liquidités d’une manière qui affecte le compte de résultat, plutôt que des éléments non monétaires. Le réexamen des services de cloud est une excellente occasion de libérer de l’argent, car il existe de nombreuses stratégies que vous pouvez adopter pour négocier ou évaluer les systèmes de cloud afin qu’ils soient mieux alignés sur les besoins monétaires et fonctionnels de l’entreprise.

6. Ne gelez pas les coûts, réduisez-les

Veillez à réduire ou à éliminer les coûts immédiatement, plutôt que de les geler. C’est important, car les coûts gelés peuvent à terme revenir hanter le bilan. Une approche plus résolue de la réduction des coûts informatiques s’avère donc avantageuse.

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Stratégies de réduction des coûts informatiques

Face au besoin pressant de réduire les coûts informatiques, il est essentiel de travailler avec le bon cadre et d’avoir une visibilité complète et les idées claires pour prendre les mesures d’élimination et de rationalisation.

Il est nécessaire de collecter au préalable les données nécessaires pour pouvoir évaluer la santé de l’entreprise après la réduction. Ces données permettront également de déterminer si le processus a porté ses fruits. Les effets de ces stratégies de réduction des coûts informatiques se ressentent normalement dans un délai de 1 à 6 mois ; elles ont donc un effet presque immédiat sur le bilan des profits et des pertes de l’entreprise.

Les trois principales stratégies consistent à éliminer, rationaliser et renégocier.

Éliminer

La première façon de libérer des liquidités, et la plus rapide, est d’éliminer les actifs informatiques. En visualisant votre paysage informatique, il est facile de voir quels actifs informatiques n’ajoutent plus de valeur à l’entreprise. Les licences d’application, l’environnement de l’utilisateur final (ou end-user computing), les services et les niveaux de service, ainsi que les actifs d’infrastructure sont autant d’exemples d’actifs qui peuvent être éliminés.

• Licences d’application
  Les licences de logiciels on-premise ou SaaS constituent généralement l’une des principales dépenses d’une entreprise. Éliminer les licences obsolètes ou inutilisées est un jeu d’enfant pour les entreprises qui gèrent activement leur portefeuille d’applications. 
  
  Les solutions LeanIX EAM et SMP permettent d’obtenir ces informations, ce qui fait de la rationalisation et de l’élimination des applications un moyen simple de réduire rapidement les coûts informatiques. 
  
  En gérant efficacement leur portefeuille d’applications, les architectes informatiques repèrent les licences inutilisées, dupliquées ou superflues et les suppriment du portefeuille.
  
  
• Environnement de l’utilisateur final
  Même si le matériel et les actifs des utilisateurs finaux perdent de leur importance, ils restent l’un des coûts les plus élevés, juste derrière les applications. Les entreprises peuvent donc rapidement éliminer les appareils inutilisés. 
  
  La réduction des actifs informatiques passe par l’élimination des imprimantes, la réduction du nombre de téléphones et d’ordinateurs portables de l’entreprise, l’utilisation du stockage sur le cloud au lieu du stockage sur site et le remplacer du matériel coûteux par du matériel moins coûteux.
  
  
• Services
  En examinant des services tels que la maintenance et l’externalisation pour déterminer ceux qui apportent le plus de valeur et en éliminer d’autres, il est possible de générer de nombreuses réductions de coûts.
  
  Les services tels que l’informatique en nuage (ou cloud computing) offrent de nombreux avantages, mais comportent également des inconvénients qu’il convient de prendre en compte pour en tirer le meilleur parti. Il s’agit notamment des accords de licence, du Shadow IT et du manque d’expertise en interne.
  
  Toutefois, ils offrent aux entreprises l’avantage de réduire la maintenance technique et de ne pas nécessiter de grandes équipes informatiques. Les entreprises peuvent facilement réduire leurs dépenses de services en abaissant les niveaux de service, en éliminant les services de maintenance et en réduisant les instances de service pendant les week-ends et les jours fériés.

Rationaliser

La deuxième stratégie pour réduire rapidement les coûts informatiques consiste à rationaliser les actifs d’infrastructure, les abonnements, les projets informatiques et le personnel. La rationalisation désigne le processus d’évaluation du portefeuille d’applications, des projets en cours et d’autres domaines du paysage informatique visant à déterminer les actifs à éliminer, à conserver ou à réorganiser pour permettre à l’entreprise de réaliser des économies.

Pour ce faire, il convient d’examiner le paysage informatique afin de distinguer les éléments générant la plus grande valeur. Les architectes informatiques peuvent ensuite prendre des décisions éclairées sur les meilleurs moyens de réduire les coûts avec un effet immédiat.

• Actifs d’infrastructure 
  Afin de réaliser des économies, il est possible d’éliminer entièrement ou de consolider les actifs d’infrastructure inutilisés au sein du portefeuille d’applications, tels que les centres de données, les serveurs, le matériel, les systèmes de communication, etc. 
  
  Cette stratégie de réduction des coûts informatiques consiste à évaluer la valeur de tous les actifs d’infrastructure, puis à les rationaliser en conséquence.
  
  La rationalisation de l’infrastructure comprend la consolidation des centres de données, l’élimination des serveurs inutilisés, la vente d’actifs et l’adoption de services de cloud, par exemple IaaS.
  
  
• Projets informatiques
  Examinez et classez par ordre de priorité les projets planifiés et imminents en fonction de leur valeur et de leur urgence, puis réévaluez la nécessité de les poursuivre eu égard à votre stratégie de réduction des coûts informatiques.
  
  Il est important de ne pas réduire les projets en cours pour lesquels des coûts sont engagés pour éviter d’éventuels problèmes.
  
  Il convient plutôt de revoir les plans, de rationaliser les projets de moindre valeur et d’annuler ceux qui n’apportent pas de valeur immédiate.
  
  
• Personnel
  La rationalisation du personnel peut prendre différentes formes et constitue un moyen rapide de réduire les coûts de manière efficace.
  
  Plusieurs moyens permettent de réduire les coûts de personnel avec un effet immédiat. Une méthode bien connue consiste à réduire le nombre d’employés permanents, de prestataires et de consultants engagés par l’entreprise.
  
  D’autres moyens de réduire les frais de personnel consistent à limiter les voyages d’affaires et à reporter ou annuler les formations externes. Les réunions en présentiel peuvent être organisées virtuellement, des effectifs entiers peuvent travailler à distance et les postes vacants peuvent rester ouverts jusqu’à ce qu’ils redeviennent nécessaires.

Renégocier

La troisième stratégie de réduction des coûts à laquelle les architectes informatiques et les responsables métier peuvent recourir consiste à négocier des contrats avec les fournisseurs de produits et services informatiques, notamment de produits SaaS. En collaborant avec les fournisseurs afin d’éliminer les dépenses et les services inutiles, les entreprises ont la possibilité de négocier des contrats moins onéreux.

La gestion des fournisseurs informatiques est utile à la fois comme stratégie de réduction des coûts, mais aussi comme moyen d’optimiser et de rationaliser les services SaaS, IaaS et autres pour mieux répondre aux besoins de l’entreprise.

• Contrats SaaS
  Gérer et renégocier les contrats SaaS est le meilleur moyen d’examiner et de réduire les coûts que vous payez pour utiliser le service. Les budgets liés au cloud peuvent devenir incontrôlables s’ils ne sont pas suivis correctement. Des outils modernes tels que LeanIX SMP peuvent vous donner un aperçu de l’utilisation du SaaS, des différentes dates de renouvellement, des coûts, des outils dont les fonctionnalités se chevauchent, etc. 
  
  Une stratégie SaaS réussie nécessite une stratégie de renouvellement, et certains outils permettent de suivre l’utilisation du SaaS et de se préparer au préavis de résiliation du contrat.
  
  Parmi les exemples de renégociation de contrats SaaS, citons la négociation avec un nombre d’utilisateurs inférieur à celui prévu au contrat et l’établissement d’analyses comparatives des prix proposés par les fournisseurs, qui sont disponibles dans les rapports SMP de LeanIX ou peuvent être réalisées par des pairs.
  
  
• Fournisseurs
  L’évaluation des fournisseurs informatiques à l’aide des outils de gestion des fournisseurs informatiques permet d’identifier les domaines dans lesquels des économies peuvent être réalisées. Elle permet de distinguer les logiciels qui apportent une valeur ajoutée à l’entreprise et ceux qui peuvent être éliminés ou renégociés.
  
  Voici quelques questions que les responsables informatiques peuvent se poser au sujet de leurs fournisseurs : le service est-il ou non utilisé par les employés, le fournisseur est-il essentiel ou simplement « apprécié », est-il compatible avec le nouveau budget que vous essayez de créer et répond-il aux critères d’évaluation que vous avez définis à cet égard ? Existe-t-il un produit similaire, moins cher et qui fait essentiellement la même chose ?
  
  Lorsque vous avez répondu à ces questions, l’étape suivante consiste à renégocier les contrats des fournisseurs informatiques. Il s’agit notamment de renégocier les contrats et les coûts avec les fabricants, les revendeurs de logiciels, les distributeurs et les intégrateurs de systèmes.

Conclusion

En période d’incertitude économique, la réduction des coûts informatiques peut être le facteur déterminant de la réussite ou de l’échec d’une entreprise. La mise en place d’une stratégie structurée, telle que la gestion du portefeuille d’applications, permet d’alléger la pression propre à une réduction rapide des coûts.

Les architectes informatiques et les responsables métier peuvent ainsi limiter les dégâts et s’assurer que les mesures sont suffisamment efficaces pour ne pas avoir à être réitérées.