L’optimisation informatique

Qu’est-ce que l’optimisation informatique ? 

L’optimisation informatique désigne une série de mesures qu'une entreprise met en place pour améliorer ses opérations, réduire ses coûts et rationaliser ses activités. L’optimisation informatique peut être mise en œuvre à tout moment.

Cependant, une restructuration (c’est-à-dire une fusion-acquisition) constitue une excellente occasion d'évaluer ses actifs et d'optimiser ses fonctions informatiques.

Voici quelques exemples d’optimisation des technologies : 

• Les applications : Ensemble des logiciels (tant internes que tiers) utilisés par l’entreprise pour exécuter différentes fonctions. Applications devant être rationalisées et modernisées pour réduire les coûts informatiques.
• Les services : Activités qui fournissent des services informatiques à l’entreprise. Services pouvant être réduits durant les périodes de faible utilisation.
• L’infrastructure (serveurs, réseaux, stockage) : Matériel nécessaire au fonctionnement de l’entreprise. L’optimisation de l’infrastructure comprend les mises à niveau et le remplacement du matériel par des versions plus récentes. 

Avantages

Les avantages de l'optimisation informatique sont nombreux. L’optimisation et la gestion stratégiques de l'informatique permettent aux entreprises de s'adapter à l'évolution des exigences métier.

Optimiser les technologies permet de pérenniser le succès du cœur de métier, de réduire les coûts, d'accélérer ou d’automatiser les processus et de stimuler la productivité. L'optimisation des technologies de l’information est importante pour les entreprises de toutes tailles, quel que soit leur stade de développement.

Les principaux avantages de l'optimisation informatique sont les suivants : 

• Augmentation de la rentabilité 
  Les entreprises peuvent utiliser les économies réalisées grâce à l’optimisation informatique pour investir dans leur développement et le service qu’elles proposent. L'entreprise gagne ainsi en rentabilité sur le long terme.  
• Réduction des coûts 
  Une fois l'état actuel de l’environnement informatique analysé, il est possible de mettre à niveau, modifier ou supprimer des actifs pour réduire les coûts inutiles. Ces opérations génèrent des économies sur le long terme. 
• Réduction de la complexité 
  La rationalisation des processus informatiques est l'un des principaux avantages de l’optimisation informatique. Dans un environnement informatique moins complexe, les applications fonctionnent plus rapidement, sont plus agiles et fournissent une meilleure expérience utilisateur. L’automatisation des processus métier est un excellent moyen de réduire la complexité et de gagner du temps.  
• Réduction des coûts de conformité et de gouvernance 
  Il est important que la stratégie technologique d’une entreprise soit alignée sur ses objectifs. L’optimisation informatique doit permettre aux entreprises de renégocier leurs contrats et de se départir des outils à valeur limitée, tout en maintenant les coûts de gouvernance à un faible niveau. 

• Stimulation de la productivité et de la croissance 
  L'optimisation informatique a pour objectif de stimuler la productivité et de soutenir la croissance sur le long terme. L’automatisation des processus, la simplification des opérations internes et la réduction des coûts dans l’ensemble de l’environnement informatique contribuent à cela. 

Défis

L’optimisation informatique fait face à plusieurs défis. Les plus courants sont le manque de ressources, la charge de travail, l’essor du télétravail et le manque de visibilité entre les différents domaines de l’informatique.

Une entreprise qui n'a pas encore adopté les principes Lean ou Agile risque de ne pas saisir l'utilité d’optimiser son infrastructure informatique.  

• Le manque de ressources et de temps 
  L’un des principaux défis de l'optimisation informatique est le manque de ressources et de temps. Une stratégie d’optimisation informatique fructueuse, qui nécessite certes du temps et des efforts, constitue un investissement qui favorise la croissance et le succès de l’entreprise dans son ensemble tout en renforçant les fondations. 
• Des optimisations répétées 
  Les entreprises qui ne reposent pas sur un cadre Lean ou Agile réitèrent souvent des optimisations similaires. Avec un plan détaillé et des actions ciblées, il est possible d'effectuer une optimisation globale à une fréquence de plusieurs années. 
• L’essor du télétravail 
  Alors que le travail à distance gagne en popularité, la rationalisation des activités professionnelles peut s'avérer plus complexe. Pour être efficaces, les employés travaillant en dehors des locaux ont besoin de nouvelles technologies, de nouvelles mesures de sécurité et de nouvelles applications. De nombreuses mesures d'optimisation inédites sont nécessaires à cet effet. 
• L’analyse et la gestion des données 
  Les entreprises dont les activités et l'environnement informatique manquent de transparence auront du mal à optimiser leurs systèmes. Avant que le service informatique puisse dresser une feuille de route technologique, il est nécessaire de réaliser une analyse approfondie pour définir l’état actuel de l’environnement informatique. 
  
  

Stratégie d’optimisation informatique 

Une stratégie solide est indispensable à la réussite de tout processus d'optimisation informatique. L’objectif est d'éviter les répétitions de ce processus et de mettre en place les cadres nécessaires pour une gestion lean. 

Ce travail prend plus de 6 mois. Une fois la stratégie mise au point par le service informatique, les entreprises peuvent lancer l’optimisation, avec les bonnes cibles et les bons outils. 

1. Définir le résultat et le calendrier 

Avant toute chose, les architectes et les stratèges informatiques doivent définir le résultat d’optimisation souhaité ainsi que le calendrier du projet. À cet effet, il convient notamment de rencontrer les parties prenantes concernées pour établir un plan. 

Ce plan détermine les délais et les ressources nécessaires pour mener à bien l’optimisation informatique. Cette phase est consacrée à la définition des besoins de l'entreprise, concernant notamment les processus, les mises à niveau logicielles, les nouvelles technologies et la migration vers le cloud. 

2. Évaluer l’état actuel de l'environnement informatique 

L’analyse de l’état actuel de l’environnement informatique est un élément clé de l’optimisation informatique. Les analyses informatiques permettent d’identifier les lacunes des technologies actuelles et de mettre en évidence les risques éventuels. Elles peuvent être menées dans tous les domaines de l’environnement informatique. 

Infrastructure 

Tout matériel informatique a une date d'expiration. Tenir une liste des infrastructures de l'entreprise, telles que les serveurs, les réseaux et le stockage, facilitera l’évaluation de leur valeur. 

Systèmes informatiques de l’utilisateur final 

Cela comprend les dispositifs ou les systèmes informatiques de l’utilisateur final tels que les imprimantes, les ordinateurs portables, les ordinateurs de bureau, les smartphones, etc. 

Les technologies évoluent rapidement et en permanence, beaucoup de ces actifs peuvent donc vieillir rapidement ou être obsolètes ou de faible valeur. 

Les actifs qui ne sont plus utiles à l’entreprise peuvent être vendus ou optimisés. Il est également possible transférer les centres de données et le stockage vers le cloud pour bénéficier d'une tarification à l’utilisation. 

Applications : 

L’inventaire d’applications, en particulier les solutions SaaS, occupe désormais une place centrale dans l’informatique, mais peut peser lourd sur les ressources s’il n’est pas correctement géré et comptabilisé. 

Il est possible que des services SaaS achetés sans approbation passent sous les radars de l’entreprise. C’est ce que l’on appelle le shadow IT, que l'on détecte à l’aide de plateformes de SaaS Management. 

Autre 

Parmi les autres éléments de l'environnement informatique à analyser, citons les centres de données, les abonnements et les adhésions, l’externalisation, les services partagés et les effectifs. 

Faute d'évaluation et d'optimisation, tous ces éléments peuvent finir par peser sur les ressources de l’entreprise.  

3. Cartographier les capacités métier 

Une fois l’état actuel de l’environnement informatique déterminé, l’étape suivante consiste à mettre en correspondance les technologies et les capacités métier ou les processus métier. Cette étape a pour objectif d’identifier les lacunes et les redondances, d’améliorer le flux de valeur et de mettre en évidence les inefficacités au sein des unités de l’entreprise.

Cette mise en correspondance des capacités métier fournit aux experts informatiques une vue d'ensemble de l’architecture de l’entreprise et de l’architecture technologique. Ces cartographies permettent de prendre des décisions éclairées sur la manière d’optimiser les unités de l’entreprise pour atteindre l'état informatique souhaité. 

4. Rationaliser

Les entreprises doivent ensuite rationaliser leurs technologies. À cet effet, elles doivent normaliser les interfaces technologiques et les portefeuilles technologiques. La consolidation des systèmes crée instantanément une infrastructure informatique plus légère et plus rentable. 

Il est important de noter que la rationalisation simultanée de toute l’infrastructure informatique d'une entreprise peut présenter des risques, induire des coûts et engendrer des inefficacités. Par conséquent, la rationalisation informatique doit se faire par segments gérables. 

Les principaux domaines propices à une rationalisation sont les applications, le matériel informatique, les services et les projets informatiques. 

Rationaliser les applications inutilisées 

Simplifier et rationaliser les applications permet aux entreprises d’améliorer leur efficacité, de réduire leur complexité et de diminuer le coût total de possession (TCO) pour toutes les applications. 

La rationalisation des applications est un processus qui met en évidence les applications redondantes, les applications non conformes et le shadow IT. Elle pose les bases pour d’autres initiatives de réduction des coûts.  

Le module de gestion du portefeuille d’applications de l’outil EAM de LeanIX et sa fonctionnalité de découverte du SaaS donnent aux entreprises une visibilité totale de leurs applications et de leur valeur métier. Ainsi, les clients peuvent utiliser les applications uniquement en fonction de leur impact positif sur l'entreprise. 

La plateforme permet également de pondérer la valeur et le coût de toutes les applications existantes et de suivre leur valeur au fil du temps. 

Éliminer le matériel informatique inutilisé 

Supprimer le matériel inutilisé ou obsolète permet aux entreprises d’éviter des frais annuels de serveur ainsi que des dépenses de stockage. 

L’élimination du matériel informatique constitue un moyen simple de réduire les coûts et de libérer du temps pour la recherche et la mise en œuvre de technologies plus pointues et plus utiles. Voici les différents types de matériel informatique pour utilisateurs finaux que l'on peut trouver sur les lieux de travail : 

• Ordinateurs de bureau
• Imprimantes
• Téléphones fixes
• Serveurs
• Stockage de données

Tous ces éléments peuvent être mis à niveau, supprimés ou optimisés. La rationalisation du matériel peut inclure la suppression d'écrans d’ordinateur, de lignes fixes ou d'imprimantes inutilisé(e)s. 

Supprimer le matériel informatique inutile (comme un télécopieur) permet également de faire de la place pour de nouveaux systèmes à plus forte valeur pour l'entreprise. 

Supprimer ou réduire les services 

Les grandes entreprises recourent beaucoup à l'externalisation et ces services partagés peuvent entraîner une réduction rapide des coûts. Une évaluation de tous les accords de niveau de service (SLA) permet d’identifier les services informatiques pouvant être réduits ou supprimés pour une certaine période. 

Ces services comprennent les services d’assistance par téléphone, les centres d’appels, les services de maintenance ou encore les travailleurs temporaires.

L’optimisation des SLA inclut notamment :

• un audit des licences ;
• l’utilisation de services informatiques sur le cloud avec des outils intégrés d’optimisation des coûts ;
• l’arrêt et la réduction des instances ou des utilisations pendant les week-ends, les vacances, etc. 

Rationaliser les projets informatiques 

Examiner tous les projets informatiques en cours et prévus. La complexité des projets informatiques et les différents départements impliqués peuvent entraîner des chevauchements prêtant à confusion ou des charges de travail redondantes. 

L’élimination, la suppression ou l’adaptation des projets peut permettre aux entreprises d’économiser d’énormes quantités de ressources. Une carte des capacités métier peut aider les entreprises à identifier les projets prioritaires ou secondaires en fonction de leur valeur suggérée. Classez les projets dans les catégories suivantes : 

1. Projets à forte valeur métier qui soutiennent directement la stratégie informatique ; 
2. Projets à forte valeur métier, mais qui ne sont pas conformes à la stratégie informatique et doivent donc être modifiés ; 
3. Projets conformes à la stratégie informatique, mais qui ont peu de valeur métier et doivent donc être reportés ; 
4. Projets à faible valeur métier et sans pertinence informatique. Ces projets doivent être abandonnés. 

5. Optimiser

L’optimisation de l’architecture d’entreprise d’une société permet de constituer un portefeuille lean et profite à tout le processus métier de l’entreprise. La modernisation informatique est la clé de la croissance, les entreprises devant s’adapter aux progrès technologiques pour rester compétitives. 

L’optimisation de l'architecture repose sur l'application de trois principes : virtualisation, automatisation et consolidation. 

Virtualisation

Adapter l’infrastructure pour qu’elle devienne plus agile est un élément clé de l'optimisation informatique. Il est possible d'optimiser tous les actifs de l’infrastructure pour les adapter à la croissance actuelle et future de l’entreprise. Voici quelques exemples de virtualisation : 

• Supprimer le matériel redondant en créant des serveurs de bureau virtuels qui fonctionnent sur des pools de serveurs accessibles à distance. 
• Améliorer les services d’application grâce à des grilles qui fournissent des pools de conteneurs d’applications répartis sur des serveurs matériels. 
• Améliorer la scalabilité de l’entreprise à moindre coût en utilisant des gestionnaires de stockage sur disque logique. 
• Adopter l’infrastructure-as-a-service (IaaS) qui modernisera automatiquement les systèmes informatiques. 

Vous disposerez ainsi d'un centre de données moderne et virtuel capable d'optimiser les performances, la scalabilité et la flexibilité pour accompagner la croissance de votre entreprise.  

Automatiser

L’architecture d’entreprise et la gestion des actifs informatiques (ou ITAM, de l’anglais IT asset management) sont deux disciplines qui aident les entreprises à automatiser et à moderniser tous leurs actifs informatiques. L’architecture d’entreprise aligne la technologie sur les processus métier afin de créer des solutions qui répondent aux objectifs de l'entreprise. 

L’AE s’appuie sur la gestion du portefeuille d’applications et la cartographie des capacités métier pour mettre en évidence les domaines d’amélioration et automatiser les systèmes et les processus nécessaires. La gestion cohérente de la performance des applications (ou APM, de l’anglais application performance management) constitue un aspect important de l'optimisation de l'informatique. 

L’ITAM est une discipline similaire qui tient compte des risques et des coûts liés au cycle de vie des actifs technologiques afin d'optimiser leur valeur métier. Elle assure le suivi de l'ensemble du matériel et des logiciels utilisés dans le cadre des activités de l’entreprise. 

Si l’un de ces actifs n’est pas utilisé, il peut être signalé, supprimé ou mis à niveau. Les entreprises peuvent grandement bénéficier de l’AE et de l’ITAM. 

Consolider

Pour disposer d'une infrastructure informatique robuste, tous les centres de données, les applications et les systèmes doivent être consolidés. Savoir exactement comment les ressources sont affectées rendra le processus d'amélioration des systèmes plus simple et plus efficace. 

6. Opter pour le cloud computing

En optant pour le cloud computing, les entreprises peuvent rendre leurs plateformes, leurs services et leurs outils accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. 

Les services de cloud computing incluent : 

• l’IaaS (Infrastructure-as-a-Service) ; 
• le PaaS (Platform-as-a-Service) ; 
• le SaaS (Software-as-a-Service). 

Les entreprises n’ont pas besoin de se ruiner pour acheter ou maintenir le matériel technique ou le recrutement de grandes équipes informatiques. Elles peuvent utiliser cet argent pour autre chose. 

Ces services nécessitent également moins de maintenance en interne et sont dotés de protections avancées telles que le chiffrement, le contrôle d'accès et des modules d'authentification en couches pour protéger les données des clients. 

De plus, les entreprises peuvent maintenir leur avantage concurrentiel grâce à des mises à niveau et des améliorations régulières. 

7. Suivre l’impact

Le bilan final est important pour connaître le degré d’efficacité de la stratégie d’optimisation informatique appliquée. Il convient d’assurer le suivi des efforts déployés en réexaminant régulièrement les changements et en surveillant les coûts et les données informatiques. 

Vous pourrez ainsi déterminer l’efficacité de la stratégie dans les domaines ciblés et identifier les domaines qui peuvent nécessiter une révision. 

Si les efforts d’optimisation ont été fructueux, des optimisations à grande échelle ne seront plus nécessaires puisque le système informatique aura gagné en légèreté. 

Conclusion

Si l’optimisation informatique peut sembler complexe, le processus suit des étapes logiques fondées sur les principes du lean management afin de rationaliser les opérations, de réduire les coûts et de stimuler la productivité. 

En s’aidant d’un logiciel d’AE et de la plateforme de SaaS Management, les entreprises peuvent constituer un portefeuille informatique optimisé ayant un impact à tous les échelons de l’entreprise. 

Elles disposent ainsi d'une base informatique solide plus simple à maintenir et à utiliser, mieux intégrée et au coût moindre. Une fois cette base posée, toute initiative d’optimisation des coûts informatiques  deviendra plus facile à réaliser.