L’optimisation des coûts informatiques

Qu’est-ce que l’optimisation des coûts informatiques ? 

L’optimisation des coûts informatiques consiste à évaluer en permanence les processus technologiques de l’entreprise afin de détecter les opportunités de réduction des coûts. Sont notamment concernés les services cloud, l’infrastructure et les applications. 

Les initiatives d’optimisation informatique et d’optimisation des coûts informatiques sont similaires dans le sens où elles sont indispensables pour optimiser la valeur de l’entreprise. Les premières visent la modernisation et l’amélioration globale de l’efficacité, tandis que l’optimisation des coûts informatiques est une décision purement financière. 

Depuis le boom de l’Internet au début des années 2000, et plus récemment depuis la pandémie de covid-19, l’optimisation informatique est devenue un élément clé du succès des entreprises. L’évolution de l'environnement de travail a contraint les entreprises à évaluer et améliorer en permanence leur infrastructure et leur environnement informatiques. 
Les processus de réduction des coûts informatiques se retrouvent donc au cœur de toute stratégie d’optimisation des activités informatiques des entreprises.  

Voici quelques exemples d’actifs pouvant être optimisés afin de réduire les coûts : 

• Matériel informatique (ordinateurs, imprimantes)
• Infrastructure (serveurs, réseaux, stockage)
• Services cloud
• Services partagés
• Applications
• Matériel informatique de l’utilisateur final 

Avantages et défis 

• Augmentation de la rentabilité : grâce aux économies réalisées sur le long terme, l’entreprise dans son ensemble devient plus rentable.
• Réduction de la complexité : la réévaluation et la reconfiguration constantes des ressources permettent de réduire la complexité. L’automatisation des processus permet également de réduire les coûts.
• Réduction des risques : examiner où l’argent est dépensé permet de réduire le risque du Shadow IT  et de payer pour des applications et des services inutilisés.
• Augmentation du budget pour l'innovation : les économies issues de l’optimisation des coûts informatiques peuvent être réinjectées dans l’entreprise, par exemple pour la recherche et la modernisation afin d’aider l'entreprise à maintenir son avantage concurrentiel. 

Voici quelques-uns des défis de l'optimisation des technologies de l'information : 

• Le manque de ressources : la mise en place et le suivi de l’optimisation des coûts dans le cadre de la stratégie informatique d’une entreprise demandent du temps et des ressources. Les entreprises doivent prendre conscience que cet investissement favorise leur pérennité.
• Des processus d’optimisation à répétition : une infrastructure informatique lean ne doit être optimisée que toutes les quelques années.
• Le travail à distance : l’essor du télétravail a rendu l’optimisation des coûts plus complexe puisqu'il est moins évident de savoir quels actifs sont utilisés en dehors du cadre du bureau.
• Le manque de visibilité : la transparence financière entre les différents départements est indispensable aux efforts d’optimisation des coûts informatiques. 

Réduction des coûts informatiques vs optimisation des coûts informatiques 

Les initiatives de réduction des coûts et l'optimisation des coûts sont parfois utilisées de manière interchangeable alors qu’il s’agit en réalité de deux choses aux natures et aux finalités bien distinctes.  

La réduction des coûts est un processus qui repose sur des actions directes et ponctuelles visant à réduire les dépenses de manière immédiate. 

L’optimisation des coûts, quant à elle, consiste à évaluer et configurer les ressources en permanence dans le cadre d’une stratégie informatique globale afin de réaliser des économies grâce à une efficacité accrue. 

Méthode d’optimisation des coûts informatiques 

Les 5  étapes suivantes constituent la base des efforts d’optimisation des coûts informatiques. Cette méthode de travail évalue l’impact des coûts informatiques sur les services informatiques ainsi que leur effet sur les coûts et les revenus de l’entreprise.

Surveillez systématiquement ces coûts afin de supprimer les dépenses inutiles et de maximiser la valeur de toutes vos ressources informatiques. 

Collaboration avec les parties prenantes de l'entreprise 

La première étape d’une optimisation réussie des coûts informatiques consiste à collaborer avec les parties prenantes concernées. Établir une communication claire et structurée avec les directeurs financiers et les responsables métiers permettra d’atteindre le résultat escompté, de respecter le délai établi et d’adopter la meilleure approche.

Ce type de relations favorisent une optimisation plus rapide, plus efficace et plus structurée.

Voici quelques points à discuter avec les parties prenantes : 

• Définition du résultat escompté : quel est l’objectif de l’entreprise à travers ce projet d’optimisation des coûts informatiques ? 
• Les parties prenantes et les chefs de projet doivent ensuite déterminer le calendrier : combien de temps faudra-t-il pour mettre en place des processus permettant de contrôler en permanence les dépenses informatiques ?
• Enfin, les équipes devront déterminer la meilleure approche et les meilleurs processus d'optimisation des coûts : comment l’entreprise abordera-t-elle la question ? Quelles sont les mesures à prendre pour assurer la réussite du projet ? 

Cartographie de l’environnement informatique 

L’optimisation des coûts informatiques évalue les dépenses informatiques dans l’ensemble de l’environnement informatique, ce qui signifie que vous devez faire le point sur vos ressources informatiques. La visibilité informatique est un élément essentiel de l’optimisation des coûts.

Un inventaire complet et précis et une cartographie visuelle de votre environnement informatique sont indispensables à toute optimisation potentielle.

La solution Entreprise Architecture Management (EAM) et la plateforme de SaaS Management (SMP) vous permettent de visualiser votre architecture informatique. Riches en informations détaillées, elles permettent de prendre des décisions éclairées en matière d'optimisation de valeur.

Ces deux outils aident les entreprises à identifier toutes les applications sur site et les applications SaaS de leur environnement informatique et à les rattacher aux unités appropriées de l’entreprise.

Elles permettent également d'identifier les applications qui peuvent être rationalisées selon leur stade de cycle de vie, leur utilisation, leur valeur métier ou leur risque.

Ces outils peuvent également cartographier l'architecture cible, ce qui permet aux parties prenantes de visualiser l'inventaire, le futur aspect des flux de données ainsi que les domaines d’amélioration. 

Cartographie des capacités métier 

Une fois la transparence informatique établie, les actifs informatiques doivent être mis en correspondance avec les capacités métier et les processus. Cela permet d'identifier toute redondance ou lacune et de révéler la valeur métier selon le département de l’entreprise.

Les modèles de carte des capacités métier peuvent vous aider à découvrir ce que l'entreprise fait et devrait faire pour relever les défis actuels et futurs.

L’optimisation des capacités métier est une conséquence positive des efforts d’optimisation des coûts informatiques, car une grande partie des opérations quotidiennes dépendent de l’utilisation efficace de l’infrastructure informatique. 

Transparence financière 

L’optimisation des coûts informatiques est une stratégie financière et il est important que les parties prenantes aient conscience de l’impact des dépenses informatiques sur la valeur de l'entreprise. La transparence financière du département informatique constitue un élément fondamental de votre stratégie d'optimisation des coûts. Sans cette transparence, de mauvaises décisions seront prises et la démarche derrière l’optimisation des coûts informatiques sera compromise et inefficace.

Il est possible d'atteindre la transparence financière de l'informatique lorsque toutes les parties prenantes disposent d’une source unique de vérité sur leur environnement informatique. Les cartographies des capacités métier montrent les applications, les flux de données et la valeur métier de chaque département de l’entreprise. Elles révèlent également les possibilités d'optimisation et les coûts nécessaires.

L’optimisation informatique est une discipline continue, et non un effort ponctuel. Une fois la stratégie établie, la visibilité et l’optimisation informatiques permettent une analyse constante des investissements dans des projets informatiques et de leurs avantages. Cela crée un processus léger et financièrement efficace dès le départ. 

Surveillance continue  

Comme mentionné précédemment, l’optimisation des coûts informatiques est un processus continu d’évaluation et de réévaluation des ressources, des processus et des actifs. Grâce à cette stratégie informatique, les processus métier et les relations sont établis entre les bonnes parties prenantes et l’informatique peut dès lors devenir un atout commercial.

Les outils de collaboration tels que l’EAM et la SMP de LeanIX permettent aux entreprises de devenir plus transparentes et plus agiles. Une visibilité informatique constante est cruciale, car elle permet de détecter toutes les dépenses inutiles ainsi que les inefficacités qui peuvent facilement passer inaperçues dans un environnement informatique et métier complexe.

Parmi les exemples de dépenses inutiles, citons le Shadow IT (les applications non gérées et non documentées) et les services SaaS/IaaS installés sans l’autorisation exprès ou à l'insu de l’entreprise. Les membres de l’équipe non informatique sont à l’origine de 85 % de l’ensemble des achats d’applications cloud qui ne sont généralement pas optimisées pour l'efficacité ou la valeur.

Ces applications peuvent être installées à tout moment, raison pour laquelle la surveillance informatique continue est importante pour identifier le Shadow IT.

Toute technologie a une date d'expiration et doit être mise à jour. Déclasser les anciennes technologies, mettre à niveau les systèmes actuels et garder à l'œil les dates d’expiration des contrats sont autant de processus qui permettent aux entreprises de s’assurer que leur argent n’est pas gaspillé.

L’argent économisé grâce à ce processus permanent de réévaluation peut être investi dans l’innovation et la croissance de l’entreprise. 

Techniques d’optimisation des coûts informatiques 

Une fois le cadre établi et approuvé par les parties prenantes et les chefs de projet, les techniques d’optimisation peuvent être mises en place afin d’appliquer la stratégie d'optimisation informatique. 

1. Optimisation et rationalisation des applications 

La rationalisation des applications et  l’optimisation SaaS constituent les moyens les plus rapides de réduire les coûts informatiques. En dressant une vue d’ensemble de l’environnement informatique et des capacités métier, ces techniques permettront d’identifier les domaines pouvant être optimisés.

L’outil EAM de LeanIX comporte des modules de gestion du portefeuille d’applications et la SMP une fonctionnalité de découverte du SaaS. Véritables tableaux de bord des technologies d’une entreprise, ces outils permettent de créer un environnement informatique optimisé uniquement en fonction de l’impact des technologies sur l’entreprise.

Si leur effet est positif, les applications peuvent être conservées ou optimisées. Les applications sans valeur ajoutée peuvent être résiliées ou supprimées. La rationalisation des applications est un processus qui permet de mettre en évidence les applications redondantes ou se chevauchant, les applications non conformes et le shadow IT.

Grâce aux outils EAM et SMP de LeanIX, les entreprises peuvent gérer l’ensemble de leur environnement informatique, identifier le Shadow IT, suivre leurs coûts et leur utilisation et prévoir leurs coûts en fonction de la feuille de route informatique. 

2. Consolidation des centres de données 

La consolidation des centres de données est une autre technique d'optimisation des coûts qui permet de réduire les dépenses sur le long terme. La consolidation des données consiste à rassembler les données de toute l’entreprise et à les conserver en un seul endroit pour un accès et un suivi faciles.

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, le coût de maintenance des centres de données augmente, ce qui pousse certaines entreprises à adopter une architecture de commutation des centres de données.

Des opérations optimisées, une plus grande flexibilité, une plus grande transparence des données entre les départements et une plus grande efficacité énergétique sont quelques-uns des avantages de la consolidation des données, qui permet également aux entreprises d’économiser entre 10 et 20 % de leur budget global pour le centre de données. 

3. Alignement avec les DevOps 

Le développement logiciel devenant une capacité métier incontournable, les architectes d'entreprise et les chefs de projet doivent soutenir les DevOps. Un effort collectif est nécessaire afin d’améliorer continuellement l’efficacité de l’ingénierie logicielle et de garder un œil sur la stratégie d’optimisation des coûts.

Cela peut se faire de deux manières. Tout d’abord, la pile de technologies de développement doit être reflétée dans la pile technologique globale de l'entreprise. La collaboration entre le responsable du développement et les architectes logiciels est donc cruciale.

Les AE peuvent également utiliser leurs outils et leur expertise pour aider les équipes de développement à gérer leurs propres environnements informatiques, en particulier en ce qui concerne les microservices et les ressources sur le cloud.

Les cartographies des capacités métier et d’autres outils visuels peuvent être utilisés pour aligner les processus et les objectifs des différents départements, des équipes de développement notamment.  

4. Planification de la feuille de route technologique et du budget 

Il est important de planifier votre feuille de route technologique et d'anticiper votre budget avant l’activation pour comprendre comment les services informatiques seront fournis et prévoir les coûts connexes. Les feuilles de route présentent une vue d’ensemble de votre environnement informatique et permettent de planifier les cycles de vie, d’identifier les opportunités d’optimisation et d’améliorer la planification et l'affectation des ressources.

Les feuilles de route aident également les entreprises à évaluer les ressources métier et à identifier les chevauchements informatiques. Les outils modernes et collaboratifs tels que l’EAM de LeanIX permettent aux chefs de projet, aux parties prenantes et aux DSI de planifier l’architecture cible et de comparer différents scénarios.

Cela permet aux entreprises d'accélérer les cycles de planification, de prévoir les résultats et d’allouer les budgets de manière efficace. 

5. Gestion active des fournisseurs 

• L’utilisation efficace du cloud computing constitue une part importante de l’optimisation des coûts informatiques, les entreprises s’appuyant fortement sur le SaaS, l’IaaS et le PaaS pour leurs opérations quotidiennes. 
  
  Des outils tels que la SMP de LeanIX permettent aux entreprises d’examiner leur utilisation du cloud et leurs licences ainsi que la manière dont celles-ci sont utilisées par les différents départements et utilisateurs. 
  
  En gérant activement leurs fournisseurs, les entreprises peuvent :
• négocier de meilleurs tarifs : elles ne payent que pour les fonctionnalités du service que l’entreprise utilise réellement.
• obtenir de meilleures conditions de service : elles évitent ainsi les abonnements à long terme aux coûts de sortie élevés ou aux clauses de non-concurrence qui entravent le processus d’optimisation.
• mettre en place une mentalité de recyclage des licences : plutôt que d’acheter de nouvelles licences, elles réattribuent les licences nominatives pour qu’elles soient utilisées par d’autres.  

6. Transformation continue 

La transformation continue est la pierre angulaire de l’optimisation informatique et de l’optimisation des coûts. L’adaptation et la flexibilité permettent aux entreprises de maximiser la valeur de leur infrastructure informatique. Voici quelques-uns des avantages de la transformation continue : 

1. Adoption de services cloud si nécessaire 
   Les services cloud présentent de nombreux avantages, mais comportent aussi des inconvénients qui doivent être pris en compte pour tirer pleinement parti de ces services : le système de licences, le risque de coûts inutiles et le manque d’expertise en interne. 
    
   Cependant, le cloud computing permet aux entreprises de moins dépenser en maintenance des équipements techniques ou pour l’embauche de grandes équipes informatiques. De plus, ces services aident les entreprises à maintenir leur avantage concurrentiel grâce à des mises à niveau et des améliorations régulières.
   
   
2. Mise en œuvre de l'automatisation 
   L’automatisation des processus signifie moins de travail pour les équipes informatiques. L’architecture d’entreprise s’appuie sur la gestion du portefeuille d’applications et la cartographie des capacités métier pour mettre en évidence les domaines à améliorer et automatiser les systèmes et les processus nécessaires. 
   Les outils modernes tels que l’automatisation robotisée des processus imitent les effectifs et libèrent du temps et des ressources qui peuvent être alloués à autre chose. 
   
   
3. Recherche d’idées de transformation des entreprises 
   Pour rester compétitives, les entreprises doivent investir dans leur transformation numérique. Elles doivent notamment rechercher et évaluer l’infrastructure informatique actuelle de l'entreprise et utiliser les informations fondées sur les données pour planifier et exécuter des projets de transformation. L’argent économisé grâce à l’optimisation des coûts informatiques peut être utilisé à cette fin. 
   
   
4. Évaluation des effectifs 
   Optimiser les effectifs à travers la gestion des performances, fixer des objectifs réalistes, calculer la durée des tâches et adopter la perspective « le client d'abord » sont autant d’éléments qui aident les entreprises à limiter leurs frais généraux. 
    
   Vous vous assurez ainsi que les compétences et les tâches de vos effectifs contribuent à un flux de travail efficace et économique. 

Conclusion

À mesure qu’une entreprise se développe et assume plus de dépenses, l’optimisation des coûts informatiques devient un élément de plus en plus important d’une stratégie informatique efficace. 

En mettant en place l’optimisation des coûts, les entreprises peuvent acquérir une valeur financière sur la durée, à l’inverse de mesures ponctuelles et immédiates de réduction des coûts. 

L’EAM et la SMP de LeanIX contribuent à ce processus. Ces outils permettent de créer un inventaire d’applications lean qui peut être utilisé pour développer une stratégie d'optimisation des coûts continue et efficace.