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ERFOLGSGESCHICHTE

Wie Flynn den Grundstein für ein ausgereiftes EA-Programm legte

Industrie

Bauwesen

Hauptsitz

Ontario, Kanada

Mitarbeiter

>6000

Ergebnisse

  • Eine zentrale Datenbasis, um eine komplexen IT-Landschaft zu bändigen
  • Ein verbessertes Verständnis der Stakeholder hinsichtlich der Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Geschäftsapplikationen
  • Applikationsrationalisierung zur Unterstützung der wichtigsten Business Capabilities

DIE HERAUSFORDERUNG

Umfassende Transparenz über eine komplexe IT-Landschaft

Flynn wurde 1978 in Winnipeg gegründet und ist das führende Unternehmen für Bedachungen, Verglasungen und Verkleidungen von Gewerbeobjekten in Nordamerika. In den letzten 45 Jahren ist das Unternehmen sowohl organisch als auch durch M&A-Aktivitäten stetig gewachsen und expandiert.

Dieses Wachstum hat die IT-Abteilung von Flynn vor eine Reihe einzigartiger Herausforderungen gestellt, die sich in der zunehmenden Komplexität des Softwarebestands widerspiegeln.

Natürlich ist Flynn hier bei weitem kein Einzelfall. Wenn ein Unternehmen ein anderes Unternehmen aufkauft oder eine Fusion eingeht, wird auch die Software des jeweiligen Unternehmens übernommen. Dies führt dazu, dass doppelte Systeme gekauft werden, die dieselben Business Capabilities unterstützen. Es bedeutet jedoch auch, dass der Softwarebestand rationalisiert und der gesamte Betrieb schrittweise auf ein gemeinsames System konsolidiert werden muss, das das Unternehmen zukünftig am besten unterstützen kann.

Ohne ein durchdachtes und vorausschauendes IT-Leadership kann ein Unternehmen nicht wachsen und seine kontinuierliche Transformation vorantreiben. Glücklicherweise konnte Flynn jedoch auf ein solch zukunftsorientiertes IT-Führungsteam zählen.

Alan Zych ist Vizepräsident der IT-Abteilung von Flynn. Während das Unternehmen immer weiter wuchs, war Zych sowohl für den Prüfungsprozess der M&A-Ziele als auch für die Beaufsichtigung der Einführung, Integration und Verwaltung einer kontinuierlich wachsenden Zahl neuer Systeme und Lösungen verantwortlich. Trotz seines kompetenten Teams, zu dem unter anderem auch der Business-Analyst Tracy Moffat zählte, erreichte die Komplexität des Softwarebestands einen Punkt, an dem sie mit Tabellen und dezentralem Wissen nicht mehr zu bewältigen war. Für alle, die diesem Team nicht angehörten, wurde es immer schwieriger, auf die Informationen zuzugreifen, die sie für die Systemkonsolidierung oder Investitionen in neue Lösungen benötigten.

Zych erkannte, dass das Team bei der Verwaltung der sich organisch entwickelnden Enterprise Architektur strenger und methodischer vorgehen musste. Er erkannte auch, dass das Unternehmen seine Softwarekomplexität nicht bewältigen werden könnte, indem ein neuer Enterprise Architekt eingestellt wird. Um das Unternehmenswachstum nachhaltig unterstützen zu können, müsste der Enterprise Architekt alle relevanten Informationen über die Business Capabilities, Systeme und Datenobjekte von Flynn erfassen und organisieren. Darüber hinaus müsste er die Verknüpfung und Abhängigkeiten zwischen all diesen Komponenten abbilden, analysieren und modellieren.

Zych wollte den Grundstein für das angestrebte EA-Programm legen und begann, all diese Informationen zu organisieren. Also wandte er sich an LeanIX.

„Mit LeanIX konnten wir relativ schnell und einfach sagen: ‚Hier sind unsere Applikationen, hier sind die zugrunde liegenden IT-Komponenten, hier sind die Datenobjekte, die sie enthalten und mit denen sie arbeiten, und hier sind die Schnittstellen, die den Austausch dieser Datenobjekte zwischen diesen verschiedenen Applikationen erleichtern.‘“

Alan Zych,
Vizepräsident der IT , Flynn Group of Companies

Alan Zych

DIE LÖSUNG

LeanIX Enterprise Architecture Management

„Vor LeanIX gab es keinen Ort, an dem auf all diese Informationen gebündelt hätte zugreifen können“, so Zych. „Diese Informationen befanden sich in meinem Kopf. Sie befanden sich in Tracys Kopf und in den Köpfen unserer Entwickler. Es gab keine zentrale Anlaufstelle für diese Informationen. Man konnte sich kein genaues Bild machen, wenn man nicht alle richtigen Leute in einem Raum beisammenhatte – gleichzeitig konnte man nicht alle richtigen Leute im Raum haben, wenn man nicht wusste, wer diese Leute sind und dass man sie überhaupt braucht!“

Flynn konnte auf viele kluge Köpfe setzen, brauchte jedoch ein unabhängiges Aufzeichnungssystem (System of Record), das von Zych und seinem Team leicht gepflegt und von anderen Kollegen genutzt werden konnte. Und genau das konnte LeanIX bieten.

„Mit LeanIX konnten wir relativ schnell und einfach sagen: ‚Hier sind unsere Applikationen, hier sind die zugrunde liegenden IT-Komponenten, hier sind die Datenobjekte, die sie enthalten und mit denen sie arbeiten, und hier sind die Schnittstellen, die den Austausch dieser Datenobjekte zwischen diesen verschiedenen Applikationen erleichtern.‘“

Dank der sofort einsatzbereiten Reports und Diagramme zu Datenobjekten und Schnittstellen, die in LeanIX in kürzester Zeit erstellt werden können, hatte Flynn nun einen umfassenden Überblick über seine gesamte Software.

Laut Zych konnten sie nun feststellen: „Diese Applikation interagiert mit dieser Applikation über dieses Datenobjekt, und es handelt sich um eine asynchrone, API-basierte Integration.“

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Dank der sofort einsatzbereiten Reports und Diagramme zu Datenobjekten und Schnittstellen, die in LeanIX in kürzester Zeit erstellt werden können, hatte Flynn nun einen umfassenden Überblick über seine gesamte Software.

Zych schätzte an LeanIX, dass man sich über eine einzige Schnittstelle, die verschiedene Granularitätsebenen unterstützte, schnell und einfach einen Gesamtüberblick verschaffen konnte. „Man konnte etwa sehen, dass es sich um eine asynchrone, API-basierte Integration handelte, oder dies mit einem einfachen Klick ausschalten, um eine reduzierte Version des Landschaftsdiagramms zu erhalten.“

„Das war der große Aha-Moment“, so Zych. Er verstand schnell: „Wenn ich jemandem dieses Diagramm zeige, dann erhält er ein besseres Verständnis für die Integrationslandschaft unserer verschiedenen Applikationen.“

Durch die unterschiedlichen Filtereinstellungen konnte er die Diagramme anpassen und je nach Bedarf eine komplexe oder vereinfachte Ansicht der Applikationslandschaft erstellen.

„Allein die Tatsache, dass ich einen solchen Überblick über eine Vielzahl von Applikationen erhalten kann, ist großartig“, sagt Zych.

Neben diesem großen Pluspunkt konnte sich LeanIX auch auf anderen Ebenen beweisen, beispielsweise bei der Bewältigung der vielen Herausforderungen, mit denen Flynn sich konfrontiert sah.

DER ERFOLG

Applikationsrationalisierung, Lebenszyklus- und Risikomanagement

Applikationsrationalisierung

Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind eine universelle Business Capability. Jedes Unternehmen muss seine Mitarbeiter bezahlen. Die Unterstützung dieser Business Capability mit mehreren Lösungen ist alles andere als ideal.

Zych erklärt: „Vor sechs Monaten wäre für die Unterstützung dieser Business Capability je nach Region auf eine von vier Applikationen zurückgegriffen worden.“

Die Erkenntnis, dass es insgesamt vier Applikationen gibt, die ein und dieselbe Business Capability unterstützen, ist ein wichtiger erster Schritt hin zu mehr Transparenz. Aber wie findet man heraus, welche Applikation man behalten und welche man ausphasen soll – und in welcher Reihenfolge?

Dafür musste Zych zunächst eine Reihe grundlegender Fragen beantworten: „Welche Stärken und Schwächen hat eine bestimmte Applikation bei der Unterstützung der Business Capability? Arbeiten die Benutzer gerne mit der Applikation? Oder arbeiten sie gezwungenermaßen mit der Applikation, weil sie die Einzige ist, die ein bestimmtes Geschäftsbedürfnis erfüllt? Dies gilt es herauszufinden.“

Dank der Diagramm-, Survey- und Analyse-Features von LeanIX nutzt Flynn zurzeit nur noch drei Applikationen für Gehaltsabrechnungen. Im nächsten halben Jahr werden es zwei sein.

Diese Transformation der IT-Landschaft ist ein kontinuierlicher Prozess. Aber selbst bei kontinuierlichen Prozessen ist es möglich, immer wieder sinnvolle und wichtige Meilensteine zu erreichen.

 

Lebenszyklus-Management

Jede IT-Abteilung befasst sich mit dem Lebenszyklus-Management. Wenn durch Fusionen und Übernahmen jedoch ständig neue IT-Komponenten zur IT-Landschaft hinzugefügt werden, ist die Verwaltung von Lebenszyklen leichter gesagt als getan.

Zych bringt dafür ein praktisches Beispiel an: „Sie haben einen SQL Server 2018 oder 2018 R1, R2 oder SP3. Wann läuft der Support aus? Wann endet der Mainstream-Support? Und wann endet der erweiterte Support?“

Der SQL Server 2018 SP2 wird nicht mehr unterstützt. Was bedeutet das? Welche Applikationen sind davon betroffen? Haben wir bereits einen Nachfolger für SP2? Und was müssen wir tun, um SQL Server 2018 SP3 auf 2019 zu bringen?“

„Es braucht eine solide Methode, mit der man erkennen kann, ob eine Geschäftsapplikation – sei es ERP oder AP-Automatisierung – aus diesen IT-Komponenten besteht. Diese IT-Komponenten haben einen Lebenszyklus, der verwaltet werden muss. Ansonsten findet man sich in einem Support-Albtraum wieder. Um dem entgegenzuwirken, sollte man Licht ins Dunkel bringen und einen Plan für die Verwaltung von Lebenszyklen entwickeln.“

„Vor LeanIX“, so Zych, „fehlte uns ein fundiertes Verständnis aller Komponenten, die nicht mehr unterstützt wurden. Außerdem wussten wir nicht, warum wir sechs verschiedene Versionen von SQL Servern im Einsatz hatten. Es gab gute Gründe dafür, die wir jedoch zunächst aufdecken mussten. Bei unserer Suche machten wir unterschiedliche Entdeckungen: Diese Applikation unterstützt nur SQL Server 2016. Wir fanden auch heraus, dass ein SQL Server 2012 ein allgemeiner SQL Server ohne irgendwelche Abhängigkeiten ist und sich schlichtweg noch nie jemand die Zeit für ein Upgrade genommen hat.“

Die Verwaltung von Lebenszyklen ist wichtig, da beim Supportende von Systemen wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen: Sollen wir das System upgraden oder ersetzen? Oder finden wir einen Weg, wie wir das System in-house pflegen und warten können?

 An dieser Stelle sollte nicht vergessen werden, dass das Lebenszyklus-Management auch Auswirkungen auf eine wichtige IT-Capability hat: das Risikomanagement.

 

DIE ZUKUNFT

Bessere unternehmensweite Zusammenarbeit

Flynn hat in LeanIX investiert, weil das Unternehmen auch immer die Zukunft im Blick hatte. Wie bereits erwähnt, wollte das Unternehmen den Grundstein für ein solides EA-Programm legen und schuf zu diesem Zweck eine zentrale Datenbasis, mit der jeder zukünftige Enterprise Architekt arbeiten können würde.

Gleichzeitig sollte die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens gefördert werden, insbesondere in Hinblick auf Entscheidungen, die die IT-Landschaft betrafen. Der erste Schritt bestand darin, allen Stakeholdern des Unternehmens einen holistischen, aussagekräftigen Überblick über die gesamte IT-Landschaft zu ermöglichen. 

„Die Features zur Visualisierung der Landschaft waren bereits sehr hilfreich“, so Moffat. „Wir konnten der gesamten IT-Abteilung verdeutlichen, wie stark wir wirklich miteinander integriert sind. Das war eine wahre Wissenslücke.“

Noch wichtiger ist jedoch, dass LeanIX die Zusammenarbeit auf neue Höhen gebracht hat. Moffat erklärt: „LeanIX hat Personen miteinander in Kontakt gesetzt, die zuvor gezögert hatten, sich über Teams hinweg auszutauschen. Häufig wurde ich als eine Art Mittelsmann eingesetzt, anstatt dass sich direkt an die Person gewandt wurde, die von einer bestimmten Systemänderungen bzw. -integration betroffen sein würde.“

„Da wir nun LeanIX haben und die Mitarbeiter immer vertrauter im Umgang mit der Lösung werden, übermittle ich keine Nachrichten mehr. Die Leute kommunizieren miteinander.“

[Übersetzung aus dem Englischen]

Die Features zur Visualisierung der Landschaft waren bereits sehr hilfreich“, so Moffat. „Wir konnten der gesamten IT-Abteilung verdeutlichen, wie stark wir wirklich miteinander integriert sind. Das war eine wahre Wissenslücke.“

Tracy Moffat, Business-Analyst, Flynn Group of Companies

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