Wie Innogy SE mit der LeanIX-Apptio-Integration Kostentransparenz ermöglicht

Die Reduzierung von IT-Kosten stellt für alle Unternehmen eine der wichtigsten Prioritäten dar – so auch für Innogy SE, eines der führenden Energieunternehmen Deutschlands. Innogy SE hat über 21 Millionen Kunden und verfügt über ein Anlagevermögen von rund 12 Milliarden Euro. Christian Schürmann, Team Lead für Demand & Project Portfolio Management, verrät, wie sein Unternehmen Enterprise Architektur (EA) und IT-Finanzmanagement (ITFM) miteinander verbindet, um jederzeit einen transparenten Blick auf die Kostenentstehung und -entwicklung innerhalb der dynamischen IT-Landschaft zu haben.

Die Unternehmensinitiative „Transparency@IT“ wurde im Jahr 2017 ins Leben gerufen und besteht aus einem abteilungsübergreifenden Expertenteam, das sowohl die bestehenden Datenmodelle als auch die im Unternehmen eingesetzten Tools überprüft, um vor und während der Fusion mit E.ON SE eine stärker integrierte Lösung zu konzipieren. Mithilfe dieser Initiative wollte Innogy SE größtmögliche Klarheit über die Server schaffen (z.B. Ownership, unterstützte Applikationen, Verantwortliche für Sicherheitsupdates, etc.). Zudem wollte das Unternehmen folgende Aspekte optimieren:

• Informationssicherheit (Erkenntnisse zur Stärkung kritischer IT-Infrastruktur)
• Betriebseffizienz (Reduzierung von IT-Vorfällen dank einer gut dokumentierten und transparenten IT-Landschaft)
• E2E-Kostenfluss (Befähigung des gesamten Unternehmens, Kosten umfassend nachzuvollziehen und kosteneffiziente IT-Services zu erbringen)

Noch vor der Transparency@IT-Initiative setzte Innogy SE auf Apptio als zentrale Plattform zur Verwaltung von IT-Kosten – ein ITFM-Tool mit solch einer technischen Detailtiefe, dass Schürmann die TBM-Lösung mit „Magie“ verglich. Aber selbst Apptio, so Schürmann, brauche eine verlässliche Datenbasis, die aktuelle Echtzeitdaten der gesamten IT-Wertschöpfungskette widerspiegele. Insbesondere musste Innogy SE genau nachvollziehen können, welche IT Business Services wie viele IT-Ressourcen verbrauchen – dies stellte sich als der perfekte Anwendungsfall heraus, um das datengetriebene EAM-Tool von LeanIX einzusetzen und eine umfassende Transparenz hinsichtlich der im Unternehmen entstehenden IT-Kosten zu schaffen.

Abbildung 1
Allgemeine Darstellung des Datenflusses zwischen Apptio und LeanIX

Quelle: LeanIX GmbH

Schürmann erklärte, dass LeanIX als zuverlässige Datenbasis für den Austausch von IT-Daten zwischen zwei der wichtigsten Objekte der Transparency@IT-Initiative fungiert: (1) IT Resource Towers und (2) IT Business Services. Innogy SE machte nicht nur von den sofort einsatzbereiten LeanIX-Features zur Dokumentation der Applikationslebenszyklen in ihren jeweiligen Systemumgebungen Gebrauch, sondern erstellte zudem maßgeschneiderte LeanIX-Fact Sheets, in denen alle Informationen zu unternehmensspezifischen Services und Angebote, die den Applikationen zugrunde liegen, zusammengetragen werden.

Mit diesen detaillierten Informationen konnten die Elemente nun automatisch via der LeanIX-ServiceNow-Integration in die ServiceNow-CMDB übersetzt werden. Zudem ließen sich die Elemente nach Attributen wie Konfigurationselemente oder Supportgruppen weiter definieren. Dank der LeanIX-Apptio-Integration werden diese Objekte wöchentlich automatisch von Apptio verarbeitet – einschließlich Sonderattributen wie bspw. Beitragsschlüssel. So kann die Vielfalt der IT-Kosten in Zusammenhang mit den jeweiligen Business Services gesetzt und verstanden werden.

Um sicherzustellen, dass die LeanIX-Apptio-Integration absolut präzise Informationen liefert, erstellte Innogy SE einen „Fallout Report“ in Apptio. Mithilfe dieses Reports wird dargestellt, ob und wo das Mapping verbessert werden sollte. So konnte Innogy SE genau erkennen, welche Verlinkungen zwischen Installationen (Applikationsumgebung, die in Relation zu einem Konfigurationselement steht) und ihren unterschiedlichen Installationskompositionen (Sammlung von Applikationsumgebungen) bestehen. Gleiches gilt für Applikationen und ihre Business Capabilities. Aufgrund der unzähligen Vorteile, die dieser Report bietet, kann Innogy SE Apptio einmal pro Woche aktualisieren (im Gegensatz zu den meisten anderen Unternehmen, die solche Updates nur einmal im Monat ausführen). Dieser gesamte Prozess hängt davon ab, wie gut das IT-Inventar von Innogy SE gepflegt wird – eine Aufgabe, die einen regelmäßigen Austausch zwischen der IT und den unterschiedlichen Stakeholdern erfordert.

Modernes IT-Management beruht auf der reibungslosen Zusammenarbeit zwischen einer Vielzahl von Stakeholdern. Dank der nützlichen Funktionalitäten von LeanIX, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern, kann Innogy SE sein IT-Inventar mühelos pflegen. Von der Datenerfassung bis hin zu Aktualisierungen von Fact Sheet-Informationen – alle Stakeholder können gemeinsam ihren Beitrag zur Datenqualität des IT-Inventars leisten. Mit der LeanIX-Apptio-Integration kann Innogy SE gewährleisten, dass das Unternehmen stets über aktuelle und korrekte Daten verfügt und so eine transparente Sicht auf die entstehenden IT-Kosten erhält.

Abbildung 2
Zusammenfassung der wichtigsten Features der LeanIX-Apptio-Integration

Quelle: LeanIX GmbH

Die Integration unterstützt Innogy SE dabei, verschiedene Bereiche (darunter Informationssicherheit, Betriebseffizienz und End-to-End-Kostenflüsse) durch kontextbezogene Analysen der IT-Kosten, der Geschäftskritikalität, der fachlichen und technischen Eignung und des technologischen Risikos zu verbessern. Innogy hat nun jederzeit Überblick über wichtige IT-Systeme und kann diese stärken, wodurch die Anzahl technischer Vorfälle innerhalb der IT-Landschaft reduziert werden. IT und Business können jetzt ihre IT-Services kosteneffizient erbringen.

Falls Sie noch mehr darüber erfahren möchten, wie Innogy SE die LeanIX-Apptio-Integration erfolgreich einsetzt, dann laden Sie hier die Aufzeichnung der Präsentation von Christian Schürmann herunter. Dieses Video enthält auch eine detaillierte Einführung zur Integration von Johannes Wilden (Product Manager, LeanIX) und Informationen von Ed Hayman (TBM Architect & Sr. Director, Product Management, Apptio).