IT-Kostenoptimierung

Was ist IT-Kostenoptimierung?

Die IT-Kostenoptimierung beschreibt den Prozess der kontinuierlichen Bewertung der technologischen Geschäftsprozesse eines Unternehmens zur Aufdeckung möglicher Kosteneinsparungsbereichen. Dazu gehören unter anderem Cloud-Services, die IT-Infrastruktur und Applikationen.

Initiativen zur IT-Optimierung und IT-Kostenoptimierung ähneln sich, da sie beide die Maximierung des Business Value zum Ziel haben. Die IT-Optimierung zielt auf eine allgemeine Modernisierung und Effizienzsteigerung ab, wohingegen die IT-Kostenoptimierung rein finanzieller Natur ist.

Seit dem Dotcom-Boom Anfang der 2000er Jahre und jüngst auch durch die Covid-19-Pandemie entwickelte sich IT-Optimierung zu einem wahren Schlüsselfaktor für erfolgreiche Unternehmen.

Da sich die Arbeitswelt geändert hat, ist es für Unternehmen von unschätzbarem Wert, ihre IT-Infrastruktur und -Landschaft kontinuierlich zu bewerten und zu verbessern.

Demnach sollten IT-Kostensenkungsprozesse im Mittelpunkt der IT-Geschäftsoptimierungsstrategie eines Unternehmens stehen.

Im Folgenden finden Sie einige IT-Assets, deren Optimierung in Kostenreduzierung resultiert:

• Hardware (Computer, Drucker)
• Cloud-Services
• Shared Services
• Applikationen
• Computer der Endbenutzer

Vorteile und Herausforderungen

Die Hauptvorteile der IT-Kostenoptimierung liegen in der Tatsache begründet, dass Unternehmen ihre IT-Kosten so gering wie möglich halten können. Die Implementierung einer kontinuierlichen Kostenoptimierungsstrategie bietet jedoch noch viele weitere Vorteile, die nicht unbeachtet bleiben sollten:

• Gesteigerte Profitabilität: Durch langfristige Kosteneinsparung werden Unternehmen zwangsläufig profitabler
• Geringere Komplexität: Dank der kontinuierlichen Neubewertung und Rekonfiguration von Ressourcen sowie durch Prozessautomatisierung reduziert sich die Komplexität.
• Geringere Risiken: Das Risiko der Schatten-IT und unnötiger Ausgaben für nicht genutzte Applikationen und Services reduziert sich, da ganz genau analysiert wird, wofür das Geld ausgegeben wird.
• Mehr Budget für Innovation: All die Finanzmittel, die durch die Optimierung der IT-Kosten eingespart werden, können in das Unternehmen reinvestiert werden. Das Geld kann für Forschung und Modernisierung verwendet werden, um Unternehmen zu helfen, ihren Wettbewerbsvorteil aufrechtzuerhalten.

Die Herausforderungen im Bereich der IT-Optimierung umfassen:

• Fehlende Ressourcen: Der Aufbau und die Aufrechterhaltung einer Kostenoptimierungsinitiative im Rahmen einer IT-Geschäftsstrategie erfordert Zeit und Ressourcen. Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass es sich um eine langfristige Investition handelt, von der sie nachhaltig profitieren werden.
• Optimierungsprozesse wiederholen: Eine schlanke IT-Infrastruktur muss nur alle paar Jahre optimiert werden.
• Remote Work: Der Wandel hin zu Remote Work hat die Kostenoptimierung komplexer gemacht. Hier ist es weniger offensichtlich, welche Ressourcen außerhalb einer Büroumgebung genutzt werden.
• Mangelnde Transparenz: Finanzielle Transparenz über alle Abteilungen hinweg ist maßgeblich für die IT-Kostenoptimierung.

IT-Kostenreduzierung vs. IT-Kostenoptimierung

Kostenreduzierungsmaßnahmen und Kostenoptimierung werden manchmal synonym verwendet. Tatsache ist, dass sie unterschiedliche Dinge und Zielsetzungen beschreiben.

Kostenreduzierung ist in den meisten Fällen eine einmalige, direkte Maßnahme, um unmittelbare Kosteneinsparungen zu erzielen.

Kostenoptimierung hingegen ist der Prozess der kontinuierlichen Ressourcenbewertung und -konfigurierung durch eine übergreifende IT-Strategie, um Finanzmittel dank gesteigerter Effizienz einzusparen.

IT-Kostenoptimierung: Das Framework

Die folgenden 5 Schritte legen das Fundament für Ihre IT-Kostenoptimierungsmaßnahmen. Anhand dieses Rahmens wird bewertet, wie sich die IT-Kosten auf die IT-Services sowie auf die Geschäftskosten und -einnahmen auswirken.

Überwachen Sie diese Kosten kontinuierlich, um ihre Finanzmittel nicht zu verschwenden und den Wert aller IT-Ressourcen zu maximieren.

Mit Stakeholdern zusammenarbeiten

Der erste Schritt hin zur IT-Kostenoptimierung ist die Zusammenarbeit mit den richtigen Stakeholdern. Eine klare und strukturierte Kommunikation mit dem CFO und den jeweiligen Business Ownern ermöglicht die Erreichung der festgesteckten Ziele, und das mit der richtigen Herangehensweise und ohne Überschreitung der Projektlaufzeit.

Mit solchen Geschäftsbeziehungen können Sie Ihre Optimierungsmaßnahmen schneller, besser und strukturierter gestalten.

Folgende Dinge sollte mit den Stakeholdern besprochen werden:

• Festlegen des gewünschten Ergebnisses: Was möchte das Unternehmen mit dem IT-Kostenoptimierungsprojekt erreichen?
• Danach werden die Stakeholder und Projektmanager sicherlich den Zeitrahmen abstecken wollen: Wie lange wird die Etablierung von Prozessen daueren, um IT-Ausgaben kontinuierlich zu überwachen?
• Zu guter Letzt müssen sich die Teams für den richtigen Ansatz und Kostenoptimierungsoptionen entscheiden: Wie geht das Unternehmen das Problem an? Welche Schritte müssen unternommen werden, damit das Projekt erfolgreich ist?

IT-Landschaft abbilden

Durch die IT-Kostenoptimierung werden die Ausgaben der gesamten IT-Landschaft analysiert – das bedeutet, dass Sie herausfinden müssen, welche IT-Ressourcen sich im Unternehmen befinden. IT-Transparenz ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Kostenoptimierung.

Ein gründliches und akkurates Inventar über die Assets in Ihrer IT-Landschaft sowie deren visuelle Abbildung sind grundlegende Faktoren für jede Optimierungsarbeit.

LeanIX Enterprise Architecture Management (EAM) und SaaS Management Platform (SMP) visualisieren Ihre IT-Architektur. Mit den detaillierten Einblicken können Unternehmen fundierte Entscheidungen dahingehend treffen, in welchen Bereichen der Mehrwert maximiert werden kann.

Beide Produkte helfen Unternehmen dabei,  On-Prem- und SaaS-Applikationen in der IT-Landschaft aufzudecken und herauszufinden, zu welchen Geschäftsabteilungen die Applikationen gehören.

Außerdem können Unternehmen ermitteln, welche Applikationen anhand ihres Lebenszyklus, ihrer Nutzung, ihres Geschäftswerts und ihrer Risiken rationalisiert werden können.

Zudem können diese Tools die Ziel-Architektur abbilden. So haben Stakeholder die Möglichkeit, das Inventar einzusehen, die Datenflüsse der Zielarchitektur darzustellen und ausmachen, in welchen Bereichen es Verbesserungspotenzial gibt.

Business Capabilities abbilden

Sobald Transparenz hergestellt wurde, müssen die IT-Assets den jeweiligen Business Capabilities und Prozessen zugeordnet werden. So können Redundanzen und Lücken schnell aufgedeckt und der Business Value basierend auf den Geschäftsfunktionen dargestellt werden.

Mithilfe von Business Capability Maps können Sie sofort ermitteln, was ein Unternehmen macht, und was getan werden muss, um sowohl die derzeitigen als auch die zukünftigen Ziele zu erreichen.

Die Optimierung von Business Capabilities ist ein positives Ergebnis der IT-Kostenoptimierung, da das Alltagsgeschäft von der effizienten Nutzung der IT-Infrastruktur abhängt.

Finanzielle Transparenz gewährleisten

Die IT-Kostenoptimierung ist eine Finanzstrategie. Stakeholder müssen verstehen, wie sich IT-Ausgaben auf den Business Value auswirken. Finanzielle Transparenz ist ein wichtiger Bestandteil der IT-Kostenoptimierung. Bei fehlender Transparenz werden schlechte Entscheidungen getroffen, die die IT-Kostenoptimierung als solche untergraben können.

Finanzielle Transparenz in der IT kann erreicht werden, wenn alle Stakeholder eine zentrale Datenbasis für ihre IT-Landschaft haben. Business Capability Maps zeigen Applikationen, Datenflüsse und den Business Value für jede einzelne Geschäftsabteilung. Gleichzeitig decken sie Optimierungspotenzial und die erforderlichen Kosten auf.

Die IT-Optimierung ist ein kontinuierlicher Prozess und keine einmalige Initiative. Sobald eine Strategie etabliert wurde, ermöglichen IT-Transparenz und -Optimierung eine fortlaufende Analyse der IT-Projektinvestitionen und ihres Nutzens. So entsteht schon zu Beginn ein schlanker und finanziell effizienter Prozess.

Kontinuierlich überwachen

Wie bereits erwähnt, ist die IT-Kostenoptimierung ein kontinuierlicher Prozess, der die (Neu-)Bewertung von Ressourcen, Prozessen und Anlagen umfasst. Durch diese IT-Strategie werden Geschäftsprozesse und Beziehungen zwischen den richtigen Stakeholdern etabliert, wodurch die IT zu einem Business Enabler werden kann.

Auf Zusammenarbeit ausgerichtete Tools wie LeanIX EAM und SMP ermöglichen es Unternehmen, transparenter und flexibler zu werden. Kontinuierliche IT-Transparenz ist von wesentlicher Bedeutung, denn sie deckt alle verschwendeten Ausgaben und Ineffizienzen auf, die in einer komplexen IT- und Business-Landschaft leicht unbemerkt bleiben können.

Ein Beispiel für diese Verschwendung ist die Schatten-IT; also nicht verwaltete und nicht dokumentierte Applikationen oder Cloud-SaaS/IaaS, die ohne die ausdrückliche Genehmigung oder das Wissen des Unternehmens angeschafft werden. 85% aller Cloud-App-Käufe werden von Mitarbeitern getätigt, die nicht dem IT-Team angehören – und häufig sind diese Apps nicht optimal in Sachen Effizienz oder erbrachtem Mehrwert.

Diese Applikationen können jederzeit installiert werden, weshalb eine kontinuierliche IT-Überwachung wichtig ist, um Schatten-IT aufzudecken.

Jede Technologie hat ihr eigenes Ablaufdatum und muss aktualisiert werden. Durch die Abschaffung alter Technologien, die Aufrüstung aktueller Systeme und die Überwachung abgelaufener Verträge können Unternehmen sicherstellen, dass keine Finanzmittel verschwendet werden.

All die Kosten, die durch diese kontinuierliche Überwachung eingespart werden, können in die Stärkung der Innovationsfähigkeit und das Unternehmenswachstum investiert werden.

Verfahren zur IT-Kostenoptimierung

Sobald ein Framework etabliert und von Stakeholdern und Projektmanagern genehmigt wurde, können Optimierungsverfahren zur Umsetzung der IT-Optimierungsstrategie implementiert werden.

1. Applikationen optimieren und rationalisieren

Applikationsrationalisierung und SaaS-Optimierung sind der schnellste Weg, um IT-Kosten zu reduzieren. Durch die Abbildung der gesamten IT-Landschaft samt der Business Capabilities werden Bereiche mit Optimierungspotenzial aufgedeckt.

LeanIX EAM umfasst Module für Application Portfolio Management, wobei SMP den Unternehmen ein SaaS-Discovery-Feature bietet. Als komplettes Business-Technologie-Cockpit ermöglicht LeanIX EAM die Erstellung einer optimierten IT-Landschaft, die ausschließlich auf den Auswirkungen auf das Geschäft basiert.

Wenn die Applikationen sich positiv auf das Geschäfts auswirken, können sie beibehalten oder optimiert werden. Applikationen, die keinen Nutzen bringen, können entfernt werden. Die Applikationsrationalisierung ist ein Prozess, der redundante, sich überschneidende und Compliance-widrige Applikationen sowie die Schatten-IT aufzeigt.

Mit LeanIX EAM und SMP können Unternehmen die gesamte IT-Landschaft verwalten, SaaS aufdecken, deren Kosten und Nutzung verfolgen und Kostenprognosen auf Grundlage der IT-Roadmap erstellen.

2. Rechenzentren konsolidieren

Die Konsolidierung von Rechenzentren ist ein weiteres Kostenoptimierungsverfahren mit dem Kosten langfristig reduziert werden können. Die Datenkonsolidierung ist ein Prozess, bei dem Daten aus dem gesamten Unternehmen erfasst und an einem zentralen Ort gespeichert werden, damit man schnell auf sie zugreifen und sie überwachen kann.

Wenn Unternehmen wachsen, steigen die Kosten für den Betrieb von Rechenzentren. Das veranlasst einige Unternehmen dazu, auf eine Switching-Architektur für Rechenzentren umzusteigen. 

Zu den Vorteilen der Datenkonsolidierung gehören verbesserte Abläufe und Flexibilität, verbesserte Datentransparenz zwischen Abteilungen und eine höhere Energieeffizienz. Außerdem können Unternehmen zwischen 10 und 20 % ihres Gesamtbudgets für Rechenzentren einsparen.

3. Mit DevOps-Teams abstimmen

Da die Softwareentwicklung eine wichtige Business Capability ist, müssen Enterprise Architects und Projektmanager ihre DevOps-Teams unterstützen. Für die kontinuierliche Verbesserung der Softwareentwicklung und Überwachung der Kostenoptimierungsstrategie müssen EAs, DevOps und Projektmanager zusammenarbeiten.

Dies kann auf zwei unterschiedlichen Arten geschehen. Zunächst muss sich der Entwicklungs-Tech Stack im gesamten Tech Stack des Unternehmens widerspiegeln – die Zusammenarbeit mit dem Head of Development und Software Architects ist hier entscheidend.

Darüber hinaus können EAs ihre Tools und Expertise nutzen, um Entwicklungsteams bei der Verwaltung ihrer individuellen IT-Landschaften zu unterstützen, insbesondere hinsichtlich Microservices und Cloud-Ressourcen.

Mithilfe von Business Capability Maps und anderen visuellen Tools können Prozesse und Ziele abteilungsübergreifend abgestimmt werden – auch für die Entwicklungsteams.

4. Technologieroadmap und -budget planen

Die Planung ihrer Technologieroadmap und die Prognose des Budgets helfen Ihnen dabei, die Bereitstellung der IT-Services zu verstehen und die damit verbunden Kosten einschätzen zu können. Roadmaps bieten einen umfassenden Überblick über Ihre IT-Landschaft und ermöglichen Ihnen, die Lebenszyklen der IT-Assets zu planen, Bereiche mit Optimierungspotenzial auszumachen und die Ressourcenplanung sowie -zuweisung zu verbessern.

Roadmaps helfen Unternehmen zudem bei der Bewertung von Geschäftsressourcen und der Aufdeckung von Überschneidungen innerhalb der IT-Landschaft. Dank moderner und auf Zusammenarbeit ausgerichteter Tools wie LeanIX EAM können Projektmanager, Stakeholder und CIOs die Zielarchitektur gemeinsam planen und verschiedene Szenarien miteinander vergleichen.

Auf diese Weise beschleunigen Unternehmen ihre Planungszyklen, prognostizieren Ergebnisse und optimieren die Ausgaben.

5. Anbieter aktiv verwalten

Die effiziente Nutzung von Cloud Computing ist ein wichtiger Bestandteil der IT-Kostenoptimierung, da sich Unternehmen in ihrem Alltagsbetrieb stark auf SaaS, IaaS und PaaS verlassen.

Mithilfe von Tools wie LeanIX SMP können Unternehmen sowohl die Cloud-Nutzung als auch die Cloud-Lizenzen überprüfen und herausfinden, wie sie von verschiedenen Geschäftsbereichen und Benutzern verwendet werden.

Durch die aktive Verwaltung von Anbietern können Unternehmen:

• Bessere Preise aushandeln: Zahlen Sie nur für die Services, die das Unternehmen tatsächlich benutzt.
• Bessere Servicebedingungen erhalten: Vermeiden Sie langfristige Abonnements mit teuren Vertragsabbruchskosten oder Wettbewerbsverboten, die den Optimierungsprozess behindern.
• Lizenzen „recyclen“: Anstatt neue Lizenzen zu kaufen, verwenden Sie einzelne Lizenzen wieder und weisen Sie sie den Benutzern zu, die sie wirklich brauchen.

6. Kontinuierlich transformieren

Kontinuierliche Transformation ist der Eckpfeiler der IT-Optimierung und Kosten-Optimierung. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität ermöglichen es Unternehmen, den Wert ihrer IT-Infrastruktur zu maximieren. Zu den Vorteilen der kontinuierlichen Transformation gehören:

1. Cloud-Services einführen, falls notwendig
   Cloud-Services bieten viele Vorteile – dennoch gibt es einige Tücken, die man berücksichtigen sollte. Dazu gehören etwa die Lizenzierung, die Gefahr unnötiger Kosten und ein Mangel an internem Fachwissen.
   Mit Cloud Computing geben Unternehmen weniger für die Wartung des technischen Equipments oder den Aufbau eines großen IT-Teams aus. Außerdem behalten Unternehmen ihren Wettbewerbsvorteil durch regelmäßige Updates und Entwicklungen.
   
   
2. Automatisierung implementieren
   Die Automatisierung von Prozessen bedeutet weniger Arbeit für IT-Teams. Enterprise Architecture nutzt Application Portfolio Management und Business Capability Mapping, um Bereiche mit Optimierungs- oder Automatisierungspotenzial auszumachen.
   Moderne Tools wie robotergestützte Prozessautomatisierung imitieren die Arbeitskräfte und setzen dadurch Zeit und Ressourcen frei, die anderweitig genutzt werden können.
   
   
3. Ideen für Business Transformations ergründen
   Damit Unternehmen auf dem Markt bestehen können, müssen sie in ihre digitale Transformation investieren. Dies bedeutet, dass die aktuelle IT-Infrastruktur des Unternehmens genau beleuchtet und bewertet werden muss. Außerdem müssen datengetriebene Erkenntnisse zur Planung und Durchführung von Transformationsprojekten verwendet werden. Die durch die Optimierung der IT-Kosten eingesparten Finanzmittel können dann in die Business Transformation des Unternehmens fließen.

4. Die Belegschaft bewerten
   Mit der Optimierung der Belegschaft durch Leistungsmanagement, realistische Zielvorgaben, Zeiterfassung und eine „kundenorientierte“ Sichtweise können Unternehmen ihre Gemeinkosten niedrig halten.
   Auf diese Weise stellen Sie auch sicher, dass die Mitarbeiter mit ihren Fähigkeiten und Aufgaben zu effizienten und kostensparenden Arbeitsabläufen beitragen.

Fazit

Wenn Unternehmen skalieren und mehr Ausgaben tätigen, wird IT-Kostenoptimierung zu einem unverzichtbaren Bestandteil einer wirkungsvollen IT-Businessstrategie.

Indem Maßnahmen zur Kostenoptimierung umgesetzt werden, können Unternehmen im Verlauf der Zeit einen finanziellen Mehrwert erzielen – im Gegensatz zu einmaligen Kostenreduzierungsmaßnahmen mit sofortigen, aber nicht nachhaltigen Ergebnissen.

LeanIX EAM und SMP können Sie in diesem Prozess unterstützen. Diese Tools helfen Ihnen dabei, ein schlankes Applikationsinventar zu erstellen, mit dem Sie eine kontinuierliche und erfolgreiche Kostenoptimierungsstrategie entwickeln können.