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En savoir plusLa rationalisation du portefeuille d’applications consiste à utiliser une multitude de processus pour améliorer l’efficacité des applications existantes, réduire leur complexité et leur coût total de possession (TCO).
Les entreprises innovantes prennent des décisions métier informées. Pour réussir, les organisations doivent prendre des décisions métier judicieuses qui couvrent l’ensemble de leur cartographie organisationnelle. Il est donc plus important que jamais de comprendre le portefeuille d’applications. Disposer d’un portefeuille d’applications agile permet de réagir rapidement aux évolutions de l’activité, de la technologie et du marché.
Pour réussir la rationalisation des applications, nous devons nous assurer que les ressources informatiques sont en phase avec les différents services de l’entreprise. Ce guide ultime vous fournit un cadre en 9 étapes qui vous permettra de mettre en œuvre une rationalisation fluide des applications.
La rationalisation du portefeuille d’applications consiste à utiliser une multitude de processus pour améliorer l’efficacité des applications existantes et réduire leur complexité et leur coût total de possession (TCO). La rationalisation des applications pose les bases d’autres initiatives de réduction des coûts, notamment :
La rationalisation des applications vous permet également de sélectionner les applications qui ont un effet positif sur votre entreprise. Elle équilibre aussi la valeur et le coût des applications existantes, surveille continuellement la valeur des applications en temps réel et les ajuste en conséquence.
La rationalisation des applications rend votre cartographie des applications plus agile, plus adaptable et plus évolutive.
Environ 70 % des organisations ne disposent pas d’une documentation de référence pour connaître la version actuelle de leur portefeuille d’applications. Les résultats négatifs qu’engendre ce manque de documentation peuvent leur coûter beaucoup d’argent.
Infosys, une société leader mondiale des services et conseils technologiques, rapporte que la rationalisation des applications peut conduire une entreprise à réaliser des économies qui peuvent dépasser les 2 millions de dollars. Actuellement, 75 à 80 % des budgets informatiques sont consacrés à l’exploitation et à la gestion des applications.
La rationalisation des applications n’est pas seulement un moyen efficace d’identifier le capital qui peut être réinvesti, elle permet aussi d’optimiser la communication entre les dirigeants du service informatique et le personnel de l’entreprise.
Il est assez difficile d’assurer le suivi des différentes durées du cycle de vie de l’ensemble des applications. Les recherches de LeanIX indiquent que les grandes entreprises réalisant un chiffre d’affaires supérieur à 1 milliard d’euros possèdent en moyenne 650 applications. Parmi ces entreprises, 10 % des plus grandes montent même à une moyenne de 3400. Cependant, toutes ces applications ne sont pas forcément pratiques ou utiles.
Afin de se tenir au courant des tendances innovantes actuelles, de fournir un service client de premier ordre, de réduire les coûts et de développer les opérations au niveau mondial, les entreprises peuvent profiter d’une cartographie des applications parfaitement intégrée.
La rationalisation des applications réduit la complexité de la cartographie des ressources informatiques et diminue les dépenses qui y sont liées. De nombreuses études montrent que l’élimination des inefficacités dans la cartographie des équipements informatiques peut engendrer des centaines de millions de dollars d’économies.
Quels sont donc les principaux avantages de la rationalisation des applications ?
Il n’est pas rare de réaliser d’importantes économies après avoir mis en œuvre la rationalisation des applications. Ces fonds peuvent être réinvestis dans des initiatives innovantes comme l’IdO, l’intelligence artificielle et le machine learning.
Grâce à une mise en œuvre d’une stratégie forte et continue de rationalisation des applications, une cartographie organisée permet de fournir les informations nécessaires pour discuter de la nécessité des futurs investissements dans d’autres applications.
Symantec affirme que, fin 2016, une entreprise utilisait en moyenne 928 applications cloud, contre 841 plus tôt dans l’année. Symantec ajoute dans son rapport que « Toutefois, la plupart des DSI pensent que leur organisation n’utilise qu’environ 30 à 40 applications cloud. » L’utilisation d’un trop grand nombre d’applications peut conduire à une cartographie beaucoup trop complexe qui rend toute innovation inconcevable.
Une fois que le projet de rationalisation des applications est terminé, il devient très facile d’identifier les applications qui réalisent des fonctions similaires. La consolidation de ces applications semblables réduira les dépenses informatiques.
Chaque application utilisée dans une organisation nécessite une certaine quantité d’assistance de la part du fournisseur ou d’une équipe interne. Cette assistance est coûteuse. Si le nombre d’applications nécessitant une assistance baisse, les dépenses pour maintenir ces applications baisseront aussi. La rationalisation des applications améliore également l’efficacité globale des services informatiques en simplifiant la cartographie des applications. Ainsi, les organisations n’utilisent plus d’applications redondantes, réduisent leurs coûts de licences et n’investissent plus dans des programmes inutiles.
[SUITE DE L’ARTICLE]
Les acteurs désengagés peuvent anéantir vos efforts visant à mettre en œuvre une initiative de rationalisation des applications efficace et réussie. Une conversation basée sur des faits sur le coût total de possession des applications existantes est le meilleur moyen de commencer à les impliquer.
Si vous avez collecté des données sur le TCO de vos applications, vous devriez réussir à voir rapidement celles auxquelles vous pouvez renoncer.
Image 1 : Heat map d’une cartographie des applications illustrant les coûts annuels des composants informatiques associés aux applications.
Source: LeanIX GmbH
Dans l’exemple ci-dessus, nous voyons déjà que nous pouvons renoncer à certaines : nous utilisons par exemple « AC Management v1 » et « AC Management v2 ». Nous voyons également que le coût associé à la version 1 est beaucoup plus élevé que celui de la version 2. La première question à se poser est donc « Pourquoi utilisons-nous les deux applications ? Serait-il plus judicieux d’investir uniquement dans la version 2 (qui s’avère également moins coûteuse) ? ».
Vos acteurs savent certainement déjà que votre portefeuille d’applications présente des problèmes. Si vous ne disposez pas encore des informations concernant le TCO de toutes vos applications, nous vous conseillons de commencer par examiner les plus anciennes applications qui tournent sur les systèmes existants. Celles-ci sont susceptibles d’accumuler toutes sortes de ressources et peuvent donc permettre d’obtenir un résultat rapide.
Si vous vous penchez sur la rationalisation des applications, il est très probable que vous ayez des centaines d’applications... ce qui signifie généralement que le simple fait de réduire leur nombre sera déjà bénéfique.
Dans la vue ci-dessous, nous confirmons ce que nous pensions au point précédent. Nous pouvons voir que la capacité technique de « AC Management v1 » n’est pas bonne pour l’entreprise, tandis que son prédécesseur est adapté : une autre raison de renoncer à celui-ci.
Image 2 : Cartographie des applications présentant la capacité technique des applications.
Source: LeanIX GmbH
Faire un nouvel achat est simple et souvent très excitant. Toutes les semaines, nous testons des applications ou nous installons de nouvelles extensions que nous utilisons une fois avant de les oublier complètement. Ce même comportement est constaté à grande échelle au sein des entreprises et il peut contrecarrer le bon déroulement des initiatives de rationalisation des applications.
Il est donc préférable d’optimiser l’utilisation des applications existantes avant d’en acheter de nouvelles. Vous pouvez également regarder ce que vos collègues utilisent de l’autre côté du globe.
Par exemple, sur la capture d’écran LeanIX ci-dessous, nous pouvons voir que la capacité fonctionnelle de « Personnel System » est parfaite, mais que cette application n’est utilisée qu’en Chine. Ainsi, quand les Brésiliens décident d’utiliser également une application pour gérer le personnel, ils devraient idéalement utiliser cette application existante plutôt que d’investir dans une nouvelle application redondante.
Image 3 : Cartographie des applications présentant la capacité fonctionnelle des applications en fonction des groupes d’utilisateurs.
Source: LeanIX GmbH
Comment pouvons-nous alors relever ces défis ? Et la question la plus importante : comment parvenons-nous à collecter toutes les données ?
Dans le contexte économique actuel, il est essentiel d’utiliser une cartographie agile. La transformation numérique étant le moteur des demandes des clients, l’architecture informatique doit s’adapter de manière dynamique à l’évolution rapide des besoins du marché. La plupart des entreprises consacrent 70 à 80 % de leur budget informatique à la maintenance d’anciennes applications de faible valeur, et gardent donc très peu d’argent pour investir dans l’optimisation des processus métier.
L’objectif de la rationalisation des applications est de formuler une vision architecturale qui permette d’atteindre les objectifs métier, de répondre aux moteurs stratégiques, de respecter les principes et les normes d’architecture et de répondre aux préoccupations et aux objectifs des acteurs.
Les efforts de rationalisation des applications vous aideront à optimiser vos applications existantes, à favoriser la transparence entre les acteurs, à apporter de la valeur aux dirigeants de l’entreprise, à réduire considérablement les coûts et à trouver de l’argent pour investir dans des sujets d’actualité.
Définir le périmètre et l’inventaire du portefeuille d’applications en évaluant la capacité fonctionnelle, la capacité technique et le cycle de vie de chaque application.
Identifier les opportunités d’investissement ou les redondances à éliminer, et décider de l’état de l’architecture technologique que vous souhaitez à l’avenir.
Planifier et mettre en œuvre une feuille de route comprenant des structures de gouvernance.
Que signifie rationalisation des applications ?
La rationalisation des applications apporte à votre entreprise une cartographie d’applications plus agile, plus adaptable et plus évolutive.
L’objectif explicite de la rationalisation des applications est d’améliorer leur efficacité, de réduire leur complexité et leur coût total de possession en utilisant une multitude de processus. La rationalisation des applications peut également vous aider à cibler vos applications uniquement sur la base de leur effet positif dans l’entreprise. Elle permet aussi d’équilibrer la valeur et le coût des applications existantes, de surveiller continuellement la valeur des applications en temps réel et de l’ajuster en conséquence.
Quels sont les avantages de la rationalisation des applications ?
Grâce à la rationalisation des applications, une entreprise peut diminuer ses coûts informatiques – et avant tout minimiser toutes les dépenses informatiques non essentielles –, réduire la complexité des ressources informatiques, éliminer les redondances dans la cartographie des ressources informatiques et réduire les formations inutiles à des applications qui ne sont plus utilisées.
Quels sont les principaux défis à relever pour réussir une rationalisation des applications ?
Les principaux défis à relever pour réussir une rationalisation des applications sont le manque de collaboration, qui réduit l’engagement des acteurs au sein de la société, les portefeuilles informatiques surchargés et les applications sous-utilisées.