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Erfolgsgeschichte

Wie Pinellas County Behördendienste für seine Bürger digitalisierte

Industrie

County-Verwaltung

Hauptsitz

Florida, USA

Budget

2,4 Mrd. USD

Ergebnisse

  • Aufbau einer zuverlässigen Datenbasis für strategische Technologieentscheidungen
  • Eine einheitliche, abteilungsübergreifende Übersicht über die IT-Landschaft
  • Aufdeckung veralteter Technologien im IT-Portfolio
  • Modernisierung der Infrastruktur und ein verbesserter ROI für IT-Investitionen dank eindeutiger Roadmaps
  • Aufdeckung von IT-Assets für die Migration auf Windows 10 und Applikationszertifizierungen
  • Einführung strukturierter Prozesse zur Verwaltung von Technologieanfragen und Stärkung der datengetriebenen Entscheidungsfindung

Die Herausforderung

Keine Transparenz über die IT-Landschaft

Business Technology Services Group (BTS) stellt maßgeschneiderte Technologielösungen für Pinellas County bereit, dem sechstgrößten County des US-Bundesstaates Florida. Die IT-Abteilung des Countys wartet die gesamte Infrastruktur, in denen die Rechenzentren gehostet werden und welche das Netzwerk, das das umfangreiche Applikationsportfolio des Countys betreibt, unterstützen. BTS ermöglicht etwa einer Millionen Bürger Zugang zu digitalen Behördendiensten und unterstützt 4.100 interne Benutzer. Die Abteilung stellt den Kern für Technologie-Leadership und -Governance dar und bietet kostengünstige und innovative Technologielösungen.

Die Technologieroadmap von BTS bestand aus einer einzigen Tabelle, in denen Enterprise Architekten die Technologie-Komponenten einpflegten und verwalteten. Zudem kümmerten sich die EAs noch um die Configuration Management Database (CMDB) samt der zugehörigen Konfigurationselemente (configuration items; CI), die vom Service Management, Change Management und vom Helpdesk genutzt wurden. Die Tabelle wurde einmal jährlich aktualisiert und bot keine Transparenz hinsichtlich der betriebenen Applikationen oder der bestehenden Konfigurationselemente. Niemand wusste, wie viele Applikationen BTS unterstützte, wie ihre Systemanforderungen verbunden waren, wie genau der Lebenszyklus der Applikationen und IT-Komponenten aussah und welche Sicherheitsrisiken sich BTS aufgrund auslaufender oder bereits veralteter IT-Assets würde stellen müssen. Kurz gesagt – die IT-Landschaft war undurchsichtig und überholt. Daher entschied sich BTS im Jahr 2015, die LeanIX Enterprise Architecture Suite einzuführen, um die IT-Entscheidungsfindung zu optimieren.

„LeanIX bietet eine zugängliche und klare Vision, die die Beziehung zwischen IT und Business für Pinellas County fördert. Gleichzeitig hilft uns die EA Suite dabei, Schwachstellen in unserer IT aufzudecken und stellt zudem relevante Informationen für die strategische Ausrichtung der IT bereit.“

Nancy Halvorsen,
Senior Management Analyst, Enterprise Architecture/APM

nancy-halvorsen

Die Lösung

Der Aufbau eines schlanken
Technologie-Inventars

Mit dem Rollout von LeanIX begann für BTS die Reise hin zu einem schlanken und geordneten Technologie-Inventar. Indem die IT-Abteilung die CMDB und andere Tools (z.B. System Center Configuration Manager) nutzte, Stakeholder interviewte und dies dann mit unzähligen Tabellen von Support-Gruppen verband, konnte sich BTS eine erste Übersicht über die IT-Landschaft verschaffen. Schließlich wurden Prozesse, Datenobjekte und Business Capabilities ersichtlich. Alle BTS-Stakeholder und -Benutzer bekamen Zugriff auf die LeanIX-Software. Heute sind rund 780 Applikationen und 148 Benutzergruppen in LeanIX eingepflegt, die mehr als 150 Business Capabilities unterstützen. Nach dem Rollout der Enterprise Architecture Suite hatten die Benutzergruppen zum ersten Mal eine transparente Übersicht über ihre IT-Landschaft anstelle von vereinzelten, in der IT-Landschaft verstreuten Datensilos.

BTS fand heraus, dass etwa 60% des Portfolios aus veralteten Technologien bestand, die obsolete Applikationen unterstützten. Dies war nicht nur eine große finanzielle Belastung, sondern führte auch zu erheblichen Redundanzen in allen Business Capabilities. Dies erklärte, warum BTS solche Probleme damit hatte, die Systeme immer auf dem neusten Stand zu halten sowie die Sicherheitsvorfälle, die von veralteter Java-Software oder anderen obsoleten Technologien herrührten. Zudem kam die IT-Abteilung zu der Erkenntnis, dass Unmengen von IT-Ressourcen durch die manuelle Wartung und Instandhaltung virtualisierter und veralteter Applikationen verbraucht wurden. Seit 1998 hat BTS über 500 veraltete Applikationen und 182 redundante IT-Komponenten in der IT-Landschaft angehäuft. Deswegen nutzte BTS Gartners TIME-Modell (Tolerieren, Investieren, Migrieren, Eliminieren), um den Geschäftswert der vorhandenen Applikationen abzubilden und zu messen (siehe Abbildung 1) und diese dann für weitere Maßnahmen zu kategorisieren.

Abbildung 1.
Stand des Applikationsportfolios, dargestellt nach dem TIME-Modell

Status of Application Portfolio Following the TIME Model

Quelle: BTS, Pinellas County

Ein Großteil der Applikationen fiel in die Migrationskategorie innerhalb des TIME-Modells. Diese Applikationen sind zwar fachlich geeignet (sie erfüllen ihre Aufgaben), jedoch technologisch ungeeignet (veraltet). Dies spiegelt die sehr eingeschränkte Budgetflexibilität von Regierungsbehörden wider.

BTS unterhält auch eine interne IT-Kooperation, die sich aus Mitgliedern verschiedener IT-Abteilungen zusammensetzt und die die externen Entwicklungen wie die Einführung neuer Technologien und aufkommende Bedrohungen im Bereich Cybersicherheit beobachtet. Eine der Hauptaufgaben der Kooperation ist die Förderung der strategischen Ausrichtung der IT im gesamten Unternehmen, indem Input aller Benutzergruppen gesammelt wird. Daraufhin werden IT-Assets basierend auf ihrem Ausrichtungsgrad einer von vier Kategorien zugeordnet. Abbildung 2 zeigt die Anzahl der Applikationen in den vier unterschiedlichen Kategorien, die den Grad der strategischen Ausrichtung bei BTS darstellen. Eine ähnliche Klassifizierung findet auch mit den zugrunde liegenden IT-Komponenten statt. Die strategische Ausrichtung stellt sicher, dass die IT nicht nur reaktiv auf die derzeitigen Bedürfnisse des Unternehmens eingeht, sondern sich gleichzeitig auch auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet.

Abbildung 2.
Applikationen, dargestellt nach strategischer Ausrichtung

Applications by Strategic Alignment

Quelle: BTS, Pinellas County

Der Erfolg

Ein modernes EA-Programm, das das Business unterstützt

BTS nutzte die LeanIX-Reports als Informationsgrundlage für strategische Planungen, einschließlich der Modernisierung der veralteten Infrastruktur und einem verbesserten ROI für IT-Technologieausgaben. Weitere Ergebnisse des LeanIX-Rollouts waren:

Eine harmonisierte, zentrale Sicht auf die Enterprise Architektur

BTS verfügt nun über eine zuverlässige Datenbasis für ihre Entwickler, Enterprise und Solution Architekten und Projektmanager sowie über eine Infrastruktur, die die IT-Technologie unterstützt. Mit nur wenigen Klicks haben Stakeholder jetzt uneingeschränkten Zugriff auf relevante Informationen.

Ein strukturierter Prozess zur Planung von Roadmaps und zum Umgang mit Technologieanfragen

Die Partner und Kunden von BTS verfügen nun über klare Strukturen, anhand derer sie Technologieanfragen prüfen und bei der Priorisierung von Projekten sowie der Festlegung der jeweiligen Projektrahmen helfen können. Die unterschiedlichen LeanIX-Reports unterstützen IT-Analysen und die Erstellung von Applikations- und Technologieroadmaps. Diese Roadmaps geben Technologieführern verlässliche Informationen an die Hand, mit denen sie strategische Entscheidungen umsetzen können. Die Portfolio-Ansichten in LeanIX werden von den IT-Finanz- und Vertragsabteilungen genutzt, um die Erneuerung von Technologieprodukten zu verfolgen, die Anzahl der laufenden Verträge zu bestimmen, die Angemessenheit von Investition in erweiterten Support zu überprüfen sowie Analysen zu Optimierung der Softwareinvestitionen durchzuführen.

Aufdeckung von Schwachstellen mittels Technology Risk Management

Mithilfe von LeanIX konnte BTS eine Vielzahl von veralteten Technologien ausmachen. Die IT-Abteilung von Pinellas County schätzt zudem, dass 45% der Technologien, die bereits ihr Lebensende erreicht haben, ersetzt werden können. Das BTS-Team hat einen zusätzlichen LeanIX-Workspace deployed, das sich auf das Application Portfolio Management (APM) konzentriert, um so ein ausgewogenes Portfolio maßgeschneiderter und standardmäßiger Applikationen zu gewährleisten. Auch bezüglich des Technology Risk Managements (TRM) war LeanIX von grundlegender Bedeutung für BTS, da das EA-Tool die Durchführung verschiedener Initiativen unterstützte, darunter das Ransomware-Präventionsprojekt, die Migration auf Windows 10 und das Projekt zur Applikationszertifizierung. Zudem konnte BTS dank LeanIX insgesamt 486 Windows 2003 Server ermitteln, die als Kandidaten für einen erweiterten Support in Frage kamen.

(Übersetzung aus dem Englischen)

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