ÉTUDE DE CAS CLIENT

Comment le comté de Pinellas numérise les services gouvernementaux pour ses citoyens

Industrie

Gouvernement

Siège

Floride, États-Unis

Budget

2,4 milliards de dollars

Résultats

Mise en place d’une base de données fiable pour les décisions technologiques stratégiques
Aperçu cohérent et uniforme de la cartographie informatique, couvrant l’ensemble des départements
Découverte de technologies obsolètes dans le portefeuille informatique
Modernisation de l’infrastructure et meilleur ROI pour les investissements informatiques grâce à des feuilles de route claires
Identification des actifs informatiques pour la migration vers Windows 10 et certification des applications
Mise en place de processus structurés pour la gestion des demandes de technologies et pour la prise de décisions fondées sur des données fiables

LE DÉFI

Manque de transparence de la cartographie informatique

Le groupe Business Technology Services (BTS) fournit des solutions technologiques personnalisées au comté de Pinellas, sixième plus grand comté de l’État de Floride. Le groupe assure le maintien de l’infrastructure, constituée des centres de données qui hébergent tous les systèmes informatiques et qui soutiennent le réseau permettant de gérer le vaste portefeuille d’applications du comté. BTS permet à près d’un million de citoyens ainsi qu’à plus de 4 100 utilisateurs internes d’accéder aux services gouvernementaux numériques. Le groupe fonctionne comme un centre de leadership et de gouvernance technologique : il fournit des solutions technologiques rentables et innovantes qui garantissent la réussite de ses partenaires.

La feuille de route technologique de BTS était un simple tableur maintenu et géré par son architecte d’entreprise, dans lequel étaient repris les divers composants technologiques. C’est également cet architecte qui se chargeait de la maintenance de la base de données de gestion de configuration (CMDB), qui contient les éléments de configuration (Configuration Items, CI) utilisés pour la gestion des services, la gestion des changements et par les groupes de services d’assistance. La feuille de route technologique était mise à jour de manière annuelle et n’offrait aucune transparence sur les applications en cours d’exécution ou sur les CI existants. Personne ne connaissait le nombre d’applications prises en charge par BTS, les différentes relations entre les exigences de leurs divers systèmes, les cycles de vie des applications et des composants informatiques ou encore les risques de sécurité que BTS pourrait rencontrer en raison de cycles de vie dépassés. En résumé, la cartographie informatique était opaque et obsolète. En 2015, BTS a décidé d’implémenter la solution Enterprise Architecture Management de LeanIX afin d’optimiser les processus pour la prise de décision informatique.

« LeanIX fournit une solution accessible, claire et collaborative qui permet de renforcer les relations entre business et IT au sein du comté de Pinellas. La solution Enterprise Architecture Management nous permet également d’identifier les vulnérabilités dans notre environnement informatique et nous fournit les informations pertinentes nécessaires pour l’alignement stratégique de l’informatique. »

Nancy Halvorsen,
Senior Management Analyst, Enterprise Architecture/APM

LA SOLUTION

Établissement d’un inventaire de technologies lean

Avec l’implémentation de LeanIX, BTS a entamé son voyage vers un inventaire simple et ordonné de ses technologies. Grâce à l’utilisation de la CMDB et d’autres outils (tels que le System Center Configuration Manager), à des entretiens avec les différentes parties prenantes et en combinant le tout avec les nombreux tableurs mis à disposition par les groupes de soutien, des premiers aperçus de la cartographie informatique ont pu être créés. Ensuite, les processus, objets de données et capacités métier sont à leur tour devenus visibles. L’accès au logiciel LeanIX a été octroyé à l’ensemble des acteurs et utilisateurs de BTS. Aujourd’hui, environ 780 applications et 148 groupes d’utilisateurs, supportant plus de 150 capacités métier, sont enregistrés dans LeanIX. Après le déploiement de LeanIX, ces groupes d’utilisateurs ont pour la première fois bénéficié d’une vue d’ensemble claire sur l’ensemble de leur cartographie informatique au lieu de se heurter à des silos de données épars.

BTS a découvert qu’environ 60 % du portefeuille était composé de technologies obsolètes prenant en charge des applications elles aussi obsolètes. Cela représentait non seulement un gouffre financier, mais présentait aussi des redondances importantes dans les capacités métier. Ceci explique les difficultés rencontrées par BTS pour maintenir les systèmes à jour ainsi que les problèmes de sécurité dus à des versions obsolètes du logiciel Java ou d’autres technologies anciennes. Le département informatique a également constaté qu’une quantité énorme de ressources informatiques étaient consacrées à l’entretien et la maintenance manuelle d’applications virtualisées et obsolètes. Depuis 1998, BTS a accumulé plus de 500 applications obsolètes et 182 composants informatiques redondants dans son environnement. C’est pourquoi BTS a décidé de recourir au modèle TIME (Tolérer, Investir, Migrer, Éliminer) de Gartner afin de mesurer et de cartographier la valeur métier des applications (voir figure 1) et de les classer en conséquence pour les actions à venir.

Figure 1.
Statut du portefeuille d’applications représenté selon le modèle TIME

Status of Application Portfolio Following the TIME Model

Source : BTS, Pinellas County

Une grande partie des applications de BTS appartenait à la catégorie « Migrer » du modèle TIME. Ces applications sont correctes sur le plan fonctionnel (elles accomplissent la tâche demandée) mais elles ne sont pas correctes sur le plan technologique (obsolètes). Ceci reflète l’environnement budgétaire fortement restreint des agences gouvernementales.

BTS a également un groupe de coopération informatique interne composé de membres de différents départements informatiques qui contrôlent les développements externes tels que l’introduction de nouvelles technologies ou l’émergence de menaces à la cybersécurité. L’une des tâches principales de cette coopération est d’établir un alignement stratégique de l’informatique au sein de l’ensemble de l’organisation en recueillant les contributions de tous les groupes d’utilisateurs. Les actifs informatiques sont alors divisés en 4 catégories différentes en fonction de leur degré d’alignement avec les services de l’organisation. La figure 2 illustre le nombre d’applications classées dans les 4 catégories d’alignement stratégique différentes chez BTS. Une classification similaire est également appliquée aux composants informatiques sous-jacents. Cet alignement stratégique permet non seulement à l’informatique de répondre aux besoins actuels de l’entreprise de manière réactive, mais également de se préparer aux défis à venir.

Figure 2.
Applications représentées en fonction de leur alignement stratégique

Applications by Strategic Alignment

Source : BTS, Pinellas County

LE RÉSULTAT

Un programme d’AE
moderne, source de valeur
pour l’organisation

BTS a utilisé de manière proactive les rapports de LeanIX comme base d’informations pour les planifications stratégiques, y compris pour la modernisation de l’infrastructure obsolète et un meilleur retour sur investissement pour les dépenses en technologies informatiques. Grâce à LeanIX, BTS a également obtenu les résultats suivants :

Un référentiel de données centralisé

BTS dispose désormais d’une seule base de données fiable pour ses développeurs, ses architectes d’entreprise et Solutions et ses chefs de projets ainsi que d’une infrastructure prenant en charge les technologies informatiques. Toutes les parties prenantes peuvent en quelques clics seulement accéder aux informations pertinentes.

Mise en place d’une structure pour la gestion des demandes de technologies et la planification des feuilles de route

Les partenaires et les clients de BTS disposent désormais d’une structure simple pour évaluer les demandes de technologies et les aider à déterminer la priorité des projets et leur portée. Les différents rapports de LeanIX facilitent l’analyse informatique et l’élaboration de feuilles de route des applications et des technologies. Ces feuilles de route fournissent aux responsables des technologies des informations fiables pour les aider à mettre en œuvre les décisions stratégiques. Les vues portefeuille dans LeanIX sont également utilisées par les départements informatiques responsables des finances et de la gestion des contrats pour suivre les renouvellements de produits technologiques, déterminer le nombre de contrats en cours, évaluer si les investissements dans des contrats de support étendu sont appropriés ou encore pour effectuer des analyses en vue d’optimiser les investissements logiciels.

Identification des vulnérabilités grâce au Technology Risk Management

Avec LeanIX, BTS a pu identifier un nombre important de technologies obsolètes. Le département informatique du Comté de Pinellas estime par ailleurs que 45 % de ses technologies en fin de vie peuvent être remplacées. L’équipe de BTS a déployé un espace de travail LeanIX supplémentaire qui se concentre sur l’Application Portfolio Management (APM) afin d’obtenir un portefeuille optimisé composé à la fois d’applications personnalisées et d’applications standard. Concernant le Technology Risk Management (TRM), LeanIX a là aussi assisté l’équipe de BTS et joué un rôle central dans les projet de prévention des ransomwares de l’organisation, de migration des appareils vers Windows 10 et de certification des applications. Enfin, LeanIX a permis à BTS d’identifier 486 serveurs Windows 2003 qui entrent en ligne de compte pour un support étendu.

(Traduit de l’anglais)

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