Les activités de la phase SAP Prepare

Finalité de la phase SAP Prepare 

La phase SAP Prepare est la deuxième phase de la méthodologie SAP qui s’inscrit dans le cadre du  SAP Activate Framework. Elle prévoit une série d’activités développées par SAP pour guider les entreprises dans leur transition vers SAP S/4HANA. 

Une fois que les utilisateurs SAP ont effectué les activités de la phase SAP Discover, la phase SAP Prepare peut démarrer. L’objectif global de la phase SAP Prepare est de finaliser le plan du projet et de préparer le business case S/4HANA. 

Une fois cette phase terminée, le projet de mise en œuvre est lancé et les plans sont finalisés. Il est important que tous les membres de l’équipe et les parties prenantes soient impliqués pour valider les activités de base. 

Au cours de cette phase, tous les rôles sont finalisés afin de garantir des procédures de gouvernance solides qui mèneront le projet vers le succès. L’équipe de projet peut effectuer quelques itérations pour aligner et confirmer les objectifs du projet. 

Les activités de la phase SAP Prepare 

Les éléments suivants de la phase SAP Prepare sont les activités générales d’une mise en œuvre de S/4HANA. Cependant, il existe d’autres besoins propres à chaque option de déploiement (sur le cloud ou sur site). 

Selon les bonnes pratiques, les principales activités à réaliser durant cette phase visent à : 

• établir la gouvernance du projet ;
• analyser les processus SAP ECC ;
• identifier les principaux indicateurs clés de performance et indicateurs de référence ;
• créer des rapports sur la cartographie ;
• cartographier les capacités métier ;
• finaliser un calendrier de projet de haut niveau. 

L’issue de cette phase est de préparer les clients SAP à la phase la plus importante de la méthodologie, la phase SAP Explore. Elle permet de répondre à toutes les questions qu’ils peuvent se poser concernant la solution SAP et la feuille de route de mise en œuvre. 

Établissement de la gouvernance du projet 

La première activité de la phase SAP Prepare consiste à mettre en place une fonction de surveillance indispensable à la réussite du projet.

La gouvernance SAP fournit un cadre qui permet de gérer le projet de manière cohérente. Elle apporte des outils pour la prise de décision, la définition des rôles, les responsabilités et la responsabilisation et elle permet d’accorder les parties prenantes sur la finalité et les objectifs du projet.

L’établissement de la gouvernance du projet est un processus simple, qui est davantage facilité lorsque l’entreprise dispose d’un Centre d’excellence SAP. Les chefs de projet commencent par définir les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Cette étape doit prendre en compte les qualifications et la disponibilité nécessaires sur toute la durée du projet.

Les chefs de projet définissent ensuite la structure organisationnelle de l’équipe et valident les plans subsidiaires et de management sur la base de la portée du projet.   

Analyse des processus SAP ECC avec SAP Signavio 

Durant la phase SAP Discover, les processus métier et leurs responsables ont été identifiés. Cela permet aux consultants et aux équipes de mise en œuvre du projet de disposer des bonnes exigences. Grâce à SAP Signavio BPA, les équipes peuvent analyser les processus actuels de leur solution SAP. Pour beaucoup, il s’agit de la solution SAP ECC.

L’analyse des processus métier réalisée durant la phase SAP Discover aura permis d’identifier les goulets d’étranglement, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de définir la portée du projet.

Les équipes de projet créent des modèles de mise en œuvre qui sont automatiquement vérifiés par le SAP Signavio Process Manager à chaque sauvegarde. C’est un moyen simple d’identifier et d’améliorer tous les processus et diagrammes possibles. Durant cette activité, les chefs de projet doivent également mettre en place un environnement de travail d’équipe à l’aide du Collaboration Hub pour impliquer l’ensemble de l’entreprise.

SAP Signavio dote également les utilisateurs de fonctions d’analyse des processus qui permettent de contrôler les coûts, d’améliorer les opérations et de limiter le risque.

La finalité de cette activité est de cartographier les processus métier et de donner aux parties prenantes une vision d’ensemble des processus SAP ECC qui servira de base à la phase suivante. 

Identification des principaux indicateurs clés de performance et indicateurs de référence avec SAP Signavio 

L’analyse des processus métier permet de déterminer les indicateurs clés de performance et indicateurs de référence que les entreprises doivent créer pour faire du projet de mise en œuvre un succès. Pour ce faire, il convient d’établir une base de référence sur la performance des processus métier qui fera ressortir les domaines d’amélioration prioritaires.

La marche à suivre pour cette activité implique d’identifier les domaines d’intérêt sur la base des informations recueillies durant l’extraction des processus SAP à la phase précédente. La découverte des processus SAP permet aux équipes d’analyser la performance des processus, d’identifier les domaines des processus et de déterminer les bonnes pratiques de l’entreprise.

À partir de cela, les équipes créent un benchmarking des performances du secteur basé sur les KPI. Grâce à SAP Signavio, les utilisateurs sont en mesure de comprendre la performance des processus métier de l’ancien système SAP ERP.

L’issue de cette activité est de créer des alertes, des prédictions, des automatisations, du contenu et des recommandations guidées visant à améliorer les processus de bout en bout à l’aide d’outils de BPI. Les résultats de cette activité seront utilisés durant la phase Realize de la méthodologie SAP Activate. 

Création de rapports cartographie avec LeanIX EAM

Tandis que les outils de transformation des processus métier (Signavio) concernent la cartographie des processus d’une entreprise, les outils EAM fournissent aux architectes une vision globale de l’environnement informatique.

À partir des résultats obtenus durant la phase SAP Discover, les équipes sont à présent en mesure de créer des rapports cartographie configurables. Ces rapports facilitent la planification des projets et jouent un rôle crucial dans la mise en correspondance des capacités métier avec les facteurs de valeur.

Les rapports du type cartographie dressent un tableau des environnements informatiques à un moment ou sur une période donné(e). Ils peuvent être établis en fonction des capacités métier, des processus, des interfaces utilisées/fournies, des composants informatiques ou d’un large éventail d’autres exigences techniques et fonctionnelles.

En utilisant les différents affichages de ces rapports, les utilisateurs peuvent créer des cartes thermiques à code couleur de leurs environnements informatiques. Cela leur permet de visualiser leur projet S/4HANA de manière appropriée et d’obtenir des informations concrètes. Les rapports de la cartographie sont faciles à mettre à jour et à modifier. Le menu d’édition de l’affichage du rapport permet aux utilisateurs de modifier rapidement les balises, les attributs et les liens vers les Fiches d’information LeanIX. 

Les chefs de projet peuvent ensuite utiliser ces rapports pour cartographier les capacités métier de l’entreprise. 

Cartographie des capacités métier avec LeanIX EAM

Sur la base des résultats de la phase SAP Discover et des rapports de la cartographie, les équipes sont désormais en mesure de mettre en correspondance les capacités métier avec les facteurs de valeur.

LeanIX EAM permet aux architectes d’entreprise et aux chefs de projet S/4HANA de modéliser les capacités métier. Il s’agit d’une technique de représentation du modèle d’ancrage d’une entreprise. Celui-ci est indépendant de la structure, des processus, des personnes ou des domaines.

Les modèles de capacités métier permettent de discuter de la prise de décisions stratégiques et peuvent servir d’élément structurant pour déceler d’éventuelles redondances au sein des ressources informatiques.

L’outil LeanIX EAM offre des vues d’ensemble par couche des capacités métier. Ces vues en couches aident les équipes à examiner le paysage d’applications, et en particulier les relations entre les capacités métier et les objectifs stratégiques.

Sur la base des cartes des capacités métier, les architectes peuvent aligner les objectifs de l’entreprise avec les initiatives informatiques SAP et non SAP et créer ou affiner les éléments de transformation. Les cartes des capacités métier englobent ce qu’une entreprise fait actuellement et ce qu’elle devrait faire pour relever ses défis actuels et futurs. Elles établissent un lien clair entre la stratégie et l’exécution. Il s’agit d’une activité essentielle du calendrier d’un projet SAP. 

Finalisation d’un calendrier de projet de haut niveau 

Grâce à toutes les informations recueillies au cours de la phase SAP Prepare, les équipes SAP peuvent finaliser le plan et le calendrier du projet de transformation vers S/4HANA. Durant cette activité, les rôles et les responsabilités sont complétés, les membres de l’équipe de projet sont identifiés et la procédure de gouvernance et la matrice de remontée sont mises au point.

Le plan final inclut des activités spécifiques et les objectifs clés qui guideront le projet SAP. Cela inclut notamment : 

• Plan de gestion du projet : il prévoit les stratégies de gestion appropriées et mobilise les parties prenantes. 
• Définition de la portée : celle-ci évolue au cours de la planification du projet et définit avec clarté les produits livrables du plan du projet S/4HANA.
• WBS : création de la structure de découpage du projet (ou WBS, de l’anglais Work Breakdown Structure). Celle-ci est essentielle pour l’organisation et la coordination du projet.
• Calendrier du projet : le calendrier du projet définit le travail à effectuer, les ressources, les échéances associées et les différentes phases du projet.
• Planification du budget/des risques/de la communication : le budget initial est finalisé et les risques du projet sont identifiés et évalués. Un plan de gestion de la communication est également établi pour définir les besoins du projet en matière de communication.
• Planification des achats : Préparer les lignes directrices pour tous les achats, notamment concernant le matériel, les produits et les services qui seront achetés à des fournisseurs externes. 

Conclusion

La phase SAP Prepare pose les jalons de la phase suivante, la phase SAP Explore, qui constitue sans nul doute une des étapes les plus importantes de la méthodologie SAP Activate. SAP fournit de nombreux outils internes tels que des évaluations, des feuilles de route et des modèles (RICEFW) pour faire de la transformation vers S/4HANA un processus plus simple et structuré.

SAP approuve également certaines applications tierces comme l’outil LeanIX EAM pour faciliter la migration. Utilisé seul ou en association avec SAP Signavio, LeanIX EAM permet d’atténuer la complexité inhérente aux environnements informatiques.

LeanIX EAM est la seule solution d’architecture d’entreprise à figurer dans le catalogue des « applications approuvées » de SAP.