Les activités de la phase SAP Explore

Finalité de la phase SAP Explore

La phase SAP Explore est la troisième des six phases de la méthodologie SAP Activate. Cette méthodologie s'inscrit dans le cadre plus large du SAP Activate Framework conçu par SAP pour améliorer la gestion et l’exécution des mises en œuvre SAP, notamment la migration vers SAP S/4 HANA. 

Avant d’aborder la phase SAP Explore, les équipes de mise en œuvre SAP devront avoir mené à bien les phases de découverte et de préparation de la méthodologie. Ces deux étapes mènent à la phase SAP Explore qui pose les bases de la réussite du projet dans son ensemble. 

C’est durant cette étape que les processus métier sont définis et que l'architecture cible est établie à l’aide des bonnes pratiques SAP et de l’analyse Fit-to-Standard. Celle-ci permet d'évaluer la mesure dans laquelle une solution SAP standard répond aux besoins de l'entreprise. L’ensemble des systèmes et processus non SAP sont ajoutés au  document SAP RICEFW pour une meilleure adéquation. 

Une fois la phase SAP Exploreterminée, les trois dernières phases (réalisation, déploiement et run) peuvent être envisagées. 

Principales activités de la phase SAP Explore 

La phase SAP Explore est sans doute la phase la plus importante de la méthodologie SAP Activate. C’est à ce stade qu’une grande partie de la planification détaillée élaborée durant la phase de préparation est convenue et finalisée, posant ainsi les bases de la réussite du projet. Voici quelques-unes des finalités de la phase SAP Explore : 

• Définition des processus et de l'architecture cibles : d'un commun accord entre les responsables des processus métier et les parties prenantes. 
• Démonstrations et tests : les équipes peuvent analyser les impacts du changement et utiliser des échantillons de données pour permettre aux utilisateurs finaux d'exécuter les processus de bout en bout et ainsi identifier les éventuels écarts. 
• Stratégie de formation : elle vise à former les utilisateurs SAP et à les familiariser avec le système.  

1. Définition des processus cibles 

Les équipes SAP réalisent ensuite une série de sessions d’analyse Fit-to-Standard pour tester et analyser les processus SAP cibles attendus. L’analyse Fit-to-Standard est réalisée sous la forme d'une série d’ateliers visant à valider les processus métier prédéfinis, identifier les exigences et enfin fournir une conception approuvée. Si la mise en œuvre du projet implique le SAP S/4HANA Cloud (édition « Single Tenant »), une analyse Fit-to-Gap supplémentaire est effectuée. 

C’est à ce moment que les exigences supplémentaires de l'entreprise peuvent être détectées et cartographiées dans le système SAP en fonction de leur faisabilité. 

Les consultants créent et présentent un organigramme des processus métier au responsable des processus métier, puis réalisent une démonstration à l’aide du système initial. L’équipe de projet et les utilisateurs clés de l'entreprise utiliseront ces résultats pour discuter de la meilleure façon de faire concorder les processus de l'entreprise avec les bonnes pratiques ainsi que pour définir les processus cibles généraux. 

2. Définition de l’architecture cible 

À l'aide des outils d'architecture d'entreprise, les architectes d'entreprise SAP peuvent commencer à créer une carte des solutions techniques SAP qui définira l’architecture cible. L’architecture cible définit le cadre de la planification, de l’affectation des ressources et la de rationalisation des activités pour atteindre le résultat escompté de la solution SAP. 

L’objectif de cette activité est d'identifier les écarts ainsi que les changements et mises à jour devant être effectués pour correspondre à l'architecture S/4HANA cible. Cela permet de mettre en phase les futures exigences métier et les technologies les plus adaptées pour atteindre les objectifs opérationnels. 

Les outils d'AE fournissent également aux équipes de projet des moyens d'intégrer tout système non SAP Cloud (SuccessFactors, Ariba, etc.) à l'architecture SAP cible. Cela permet de simplifier et de rationaliser le flux entre des systèmes disparates pendant la configuration de l’intégration S/4HANA. 

À partir des résultats des sessions d'analyse Fit-to-Gap et Fit-to-Standard, l’équipe de projet peut : 

• obtenir des données et des informations sur les composants techniques à installer ; 
• définir la technologie d'intégration requise ; et 
• obtenir des informations sur le modèle de déploiement des composants. 

Ces informations peuvent ensuite être intégrées aux cartes d’interfaces et aux diagrammes de flux de données de la solution d’architecture d’entreprise. Cela permet de mettre en évidence les changements à apporter aux processus de flux de travail pour atteindre l'architecture cible. 

Le but de cette activité est de créer une carte des solutions techniques de l'architecture cible. Cette carte sera ensuite approuvée par toutes les parties prenantes actives avant de passer à la phase de réalisation de la méthodologie SAP Activate. 

Les architectes d'entreprise SAP doivent veiller à mobiliser et impliquer les parties prenantes dès le début du processus et à communiquer les motifs de toute modification ou mise à jour de larchitecture cible. 

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3. Analyse d’impact des changements 

Une fois la carte des solutions techniques créée, une analyse d'impact des changements SAP peut être réalisée pour mettre en avant les avantages que le nouveau système apportera à l’entreprise. Cette analyse souligne également les actions nécessaires pour faciliter la transition vers le nouveau système SAP. 

Durant cette analyse, une base de référence de l'état actuel est établie et une approche d'alignement organisationnel est validée par les parties prenantes au projet. 

C’est également à ce stade que les utilisateurs clés sont identifiés et qu'une analyse des besoins d’apprentissage des utilisateurs finaux ainsi qu’un plan de formation doivent être préparés. La finalité de cette activité est d'assurer que tous les scénarios ont été envisagés, ce qui assure le succès de la suite du projet. 

4. Élaboration d’une stratégie de formation 

Enfin, une stratégie de formation est élaborée pour garantir la réussite du projet SAP. L’équipe de projet définit une stratégie de test qui inclut les objectifs, la portée, l’outil de test, la gestion des erreurs et les rôles requis pour les tests S/4HANA. 

Au cours de cette activité, les équipes commencent à examiner et à cartographier l'accès des utilisateurs, la sécurité, les extensions des utilisateurs clés, etc. et à effectuer les activités de préparation du chargement des données. Elles planifient également des tests SAP incluant l'analyse des besoins de formation des utilisateurs finaux afin que ces derniers puissent commencer à se familiariser avec la nouvelle solution. L'équipe de formation participe également à la préparation et à la diffusion des contenus de formation auprès des testeurs identifiés. 

La finalité de l'activité de planification des tests SAP est de poser les bases nécessaires au succès durable de la mise en œuvre. Cette étape est importante, car la stratégie de formation définira les modalités de déroulement des tests durant le projet. Par conséquent, toutes les parties prenantes doivent s’accorder sur l'approche à adopter avant le début des tests. 

À partir des résultats des sessions d'analyse Fit-to-Gap et Fit-to-Standard, l’équipe de projet peut : 

• obtenir des données et des informations sur les composants techniques à installer ; 
• définir la technologie d'intégration requise ; et 
• obtenir des informations sur le modèle de déploiement des composants. 

Conclusion

La dernière étape de la phase SAP Explore consiste à faire approuver par tous les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes concernées l’ensemble des activités prescrites de contrôle de la qualité ainsi que les objets RICEFW générés. Les produits livrables de cette étape sont l'architecture cible et les processus cibles convenus, qui peuvent être exécutés au cours de la phase suivante de la méthodologie SAP Activate (appelée, à juste titre, phase de réalisation). 

SAP fournit de nombreux outils internes tels que des évaluations, des feuilles de route et des modèles pour faire de la transformation vers S/4HANA un processus plus simple et structuré. SAP approuve également certaines applications tierces comme l’outil EAM de LeanIX pour faciliter la migration. Il s’agit de la seule « Application approuvée » pour l'architecture d’entreprise dans la boutique SAP. 

Utilisé seul ou en association avec SAP Signavio, cet outil permet d'atténuer l'incertitude et la complexité inhérentes aux paysages informatiques et des processus métier, ce qui rend la planification de la pré transformation plus claire.