Comment EBSCO Information Services a mis en œuvre l’architecture d’entreprise orientée vers les données avec LeanIX

EBSCO Industries, Inc. (EBSCO), est le premier fournisseur d’informations de qualité, de bases de données de recherche, de journaux en ligne, d’abonnements à des magazines, de livres numériques, et de services de recherche pour des librairies en tous genres. La croissance rapide d’EBSCO Information Services, la plus grande division de l’entreprise, a mis au défi ses architectes d’entreprise de mettre en phase un écosystème informatique de plus en plus complexe. Les informations restaient compartimentées au sein des départements et les ressources étaient fragmentées. EBSCO devait connecter toutes ses informations d’Architecture d’entreprise (AE) pertinentes pour mettre en phase les unités métiers et optimiser leur flux de travail.

Pour atteindre son objectif de mise en phase des unités métiers avec les opérations informatiques, il était nécessaire de documenter la cartographie informatique dans son ensemble et de la visualiser grâce à une vue interactive. Cela permettrait aux architectes d’entreprise de prendre des décisions éclairées quant à sa dette technique accumulée. EBSCO a utilisé des tableurs statiques et des diagrammes de Gantt pour documenter et planifier ses besoins informatiques, ce qui a engendré d'importants frais généraux de gestion et de maintenance. Il lui manquait souvent des informations importantes qui lui auraient permis d’effectuer une analyse objective. Il est vite devenu évident que les architectes d’entreprise avaient besoin d’un outil orienté vers les données pour suivre l’inventaire informatique et aider à effectuer l’analyse afin de planifier et prendre des décisions. LeanIX s’est démarqué des autres outils grâce à son attention portée à la gestion lean des informations, une interface utilisateur simple, et des fonctionnalités de reporting très intuitives et utiles.

EBSCO a lancé son programme d’architecture d’entreprise durant l’été 2018 et a rapidement pris la décision délibérée de minimiser le cahier des charges des architectes de solutions tout en maximisant les contributions des responsables produit. Cette approche a engendré une culture ouverte et démocratisée de la gestion des informations informatiques. EBSCO a utilisé une nomenclature interne de métadonnées pour rendre les informations d’architecture d’entreprise pertinentes pour les acteurs, en utilisant le langage et les métriques des équipes de développement. Cela a permis à EBSCO de conduire le projet rapidement et de créer un pont riche en informations entre les domaines techniques et métiers.

Le processus de modélisation de l’architecture d’entreprise et le déploiement de LeanIX

La mise en œuvre de LeanIX chez EBSCO a suivi un processus bien structuré et détaillé. L’équipe d’architecture d’entreprise a dirigé environ 30 engagements de socialisation et sessions de formation avec différentes équipes informatiques depuis le lancement du système. Un guide d’utilisation complet de LeanIX a été créé et personnalisé pour l’installation et la nomenclature uniques d’EBSCO. Par la suite, des petits guides pratiques et des vidéos introductives ont été réalisés et mis à disposition via SharePoint à l’ensemble de l’entreprise, facilitant ainsi aux utilisateurs l’adoption du nouveau système.
Tandis que la priorité initiale était donnée aux responsables produit, celle-ci s’est vite étendue aux équipes de développement. L’un des éléments cruciaux pour lancer le projet était le soutien du PDG et des hauts dirigeants décisionnaires. Néanmoins, l’équipe d’AE a dû relever des défis pour obtenir la reconnaissance et l’approbation du programme de manière organique dans toute l’entreprise, ce qui a nécessité l’engagement de chacun au sein de la communauté.

EBSCO a personnalisé la plateforme LeanIX pour qu’elle soit mieux adaptée à ses besoins internes d’engagement. Les équipes de développement ont été chargées de créer des fiches d’informations sur les composants informatiques, et les responsables produit ont créé et entretenu les fiches d’informations Epic (projet), Market Problems (processus), Behavior (interface) et Capability (application). Voir le tableau ci-dessous :

En seulement 18 mois, EBSCO Information Services a réalisé un certain nombre d’avantages. EBSCO dispose désormais d'une source unique de vérité comptant environ 5 000 fiches d’informations remplies avec une estimation de 19 000 références croisées. Cela a permis d'accroître la visibilité tout en mettant en phase toutes les unités métiers avec la cartographie informatique. De plus, les équipes ont désormais un sentiment plus fort d'appartenance à la transformation numérique générale de l’entreprise.

La solution LeanIX a également fourni à EBSCO plus d’évolutivité et d’agilité en éliminant les silos qui entravaient sa capacité à pouvoir utiliser pleinement son environnement informatique. La mise en œuvre d’une architecture d’entreprise efficace a permis aux acteurs d’exposer leurs objectifs et leurs priorités de manière organisée et transparente.

Pour finir, LeanIX a offert une plus grande clarté aux équipes informatiques et aux responsables d’entreprise d’EBSCO autour de leurs processus de prise de décisions. Un conseil de gouvernance composé des vice-présidents et des responsables informatiques s'appuie désormais sur les rapports de heat map LeanIX pour effectuer la gestion du portefeuille d’applications et informer le DSI au cours des réunions trimestrielles. Un nouveau dialogue est apparu, dans le cadre duquel l’équipe d’AE peut également fournir des données relatives à la valeur métier et aux risques, et des métriques sur les capacités techniques et opérationnelles, afin d’orienter les décisions stratégiques, la gestion des actifs et la priorisation de la feuille de route.